Цифровизация във финансите и банковото дело

Цифровизация във финансите и банковото дело

С днешния потоп от цифрови и хартиени данни трябва да се гарантира, че важните документи не се губят и са достъпни в точния момент, защото финансовите институции и банките се възползват значително от използването на подходящо управление на данните - те получават важни документи с високи нива на класификация и изисквания за незабавно завършване.

Финансовите институции и банките се възползват значително от използването на подходящо управление на данни, което отговаря на всички изисквания.

Важни документи като пледирания, договори, сметки и външни писма не само влизат по пощата. Много клиентски писма също пристигат по имейл. При това трябва да се запази пълният преглед на отговорностите, сроковете, разходите и задачите и стандартите за безопасност да бъдат гарантирани.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.

Тъй като всички процеси във финансите изискват перфектен поток от информация и структурирано изпълнение. Необходимите предимства могат да бъдат постигнати само благодарение на цифровизацията.

Тъй като архив с цифрови документи дава възможност за незабавен достъп до всички необходими документи и участие в процесите на одобрение. Няма значение дали сте в офиса, работите от дома или в командировка.

Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи.

PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.

PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.

Преобразуване на документи в решения

Във финансовата индустрия и банките всеки ден се използва много хартия и се произвеждат огромен брой документи. От една страна, тъй като процесите са доста сложни, това води до големи планини хартия, огромни количества данни, но и до дълъг процес на търсене. Освен това документите трябва да бъдат записани, индексирани, класифицирани и, ако е необходимо, да бъдат споделяни с колеги.

Системата за управление на документи PaperOffice носи организация и защита на данните под една качулка. Иновативната система предоставя рационализирани инструменти за търсене и извличане, които намаляват времето за реакция и гарантират, че документите никога не се губят, от което финансовите институции винаги са доволни.

Това е PaperOffice DMS, софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.

Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.

Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

Контрол на достъпа и повече прозрачност

Благодарение на интегрирания ИИ се задействат автоматични правила. Този ИИ автоматично сортира документите в папки като "Фактура" и "Банкови извлечения", съхранява съответните ключови думи и задейства цифровия работен поток, съхранен за съответния тип документ.

За финансовите институции и банки това означава поддържане на много обширен клиент или клиентско досие, което също трябва да има няколко специални функции. Например принципите на ОРЗД трябва да се спазват и, разбира се, финансовите институции подлежат на безусловно задължение за поверителност, което не само се отнася до устни изявления, но и до сигурно съхранение на документи, защитени срещу неупълномощени лица. Съществува и задължение за спазване на законови и договорено договорени срокове.

В някои случаи неспазването на тези срокове може да има криминални последици, но най-вече само граждански последици. Защитата на търговските тайни на техните клиенти е от първостепенно значение и за финансовите институции.

PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно както биха изпълнили, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.

Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "ИТ отдел", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.

OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички полета с данни, които са от значение за данъчното облагане, като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.

Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент или обратно.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Перфектни финансови работни потоци

Финансовите институции, както и доставчиците на услуги и банките трябва да обработват документи за всички бизнес сделки. Постоянното по-нататъшно развитие на бизнес моделите постоянно създава нови предизвикателства. Това, от което се нуждаят, е добра система за управление на документи.

PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко, от което се нуждаят финансовите институции и банки, като например:

• Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД/ли>
• Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
• Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
• Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
• Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
• Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции

Интегриране на цифровите работни потоци в бизнес процесите

Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

Функцията paperOffice работен поток опростява комуникацията. Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice DMS ви дава възможност лесно да вземете предвид приложимите периоди на задържане и изтриване. Цифровите работни потоци са интегрирани в бизнес процесите, което гарантира спазването на съществените стъпки на процеса и по този начин спазването.

PaperOffice поддържа това с обширна задача и модул за работен поток.

По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.

Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, да изискват цифрово освобождаване, но и автоматично да задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа. Което е абсолютна МЪСт във финансовия сектор.

По този начин съответните метаданни могат да се съхраняват и след процеса на архивиране на документи. В допълнение към вида на документа може да се посочи периодът на архивиране и свързаната с него информация за клиента.

Доставчиците на финансови услуги се възползват от управлението на цифрови документи

Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.

Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.

Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения.

В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office.

Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.

PaperOffice DMS е не само обширен в своите функции, но и лесен за научаване, ръководен от видео уроци, но и от индивидуални съвети и обучение, ако желаете. Всичко това при наистина добро съотношение цена-производителност.