Цифровизация в публичната администрация и органите

Цифровизация в публичната администрация и органите

От данъчната служба до КИТА, местното управление, властите или обществения транспорт до отдела за поддръжка на пътищата.

Официалните и публичните институции свързват и също така стабилизират структури в общините, градовете, областите, а също и федералните държави, до Федерална република Германия като политическа общност.

Документите и данните се създават в много различни отдели на органа. Така се генерират важни документи всеки ден:

Писания, договори, чернови, изследвания, експертни мнения и много други. Те не само пристигат по пощата, много документи също пристигат по електронна поща.

Paperless work through digital processes

Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.

В допълнение, всеки документ е класифициран според неговия тип и може да бъде присвоен на хора и обекти, които след това дори можете да получите достъп в движение, независимо от устройството. Така че имате цялата информация и документи за цялата информация ясно на едно място, а именно вашата база данни.

С помощта на решението за управление на документи записвате и архивирате цялата информация на централна платформа по проверка-доказателство начин.

За да се решат много съществуващи административни проблеми в управлението на собствеността, следва да се приложи системата за управление на документи PaperOffice.

По този начин ежедневната работа може да бъде опростена, оптимизирана и подобрена с помощта на цифровизацията. PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.

PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.

Можете също така да се възползвате от цифрови административни задачи и да държите под око официалната кореспонденция, която се поставя на реподаване или се възлага на служителите чрез възлагане на задача.

Цялата налична информация незабавно

Добрият софтуер за управление на документи не може да взема политически решения, но може да бъде от голяма помощ в много области на публичната администрация в различни процеси, защото по-голямата част от така наречените административни файлове нямат суверенен приоритет.

Отделно от това, цифровите документи не трябва да заменят оригиналите, но улесняват работата.

С PaperOffice DMS документите могат да бъдат цифровизирани в много органи и публични институции и архивирани централно по такъв начин, че достъпът да може да бъде направен от всеки компютър, без да се налага да отивате в архива или първо да разследвате кой/ Вашият колега в момента обработва файла.

PaperOffice DMS не само цифровизира аналогови документи, софтуерът за управление на документи записва всяка промяна в документа в хронологичен ред. Оригиналът остава незасегнат. Функцията за работен поток може да се използва например за присвояване на определени дейности по време на работа по проекта и всеки служител запазва общ преглед на текущото състояние.

В същото време могат да се подават идеи или предложения, без да се налага да свикват срещи всеки път. Архивираните документи могат да бъдат търсени по ключови думи или датата или референтните номера и автоматизираните шаблони могат да бъдат създадени от ИИ в PaperOffice DMS.

Възможните употреби за PaperOffice DMS резултат в различните нива на официална и публична администрация, например в:

• Училища
• Детски градини
• Библиотеки
• Университети
• Болници
• Общински администрации
• данъчни служби
• Старчески домове

Разбира се, благодарение на изтънченото съхранение на данни със 1024-битово криптиране, както и специално вътрешно форматиране и защитната стена, се поддържа сигурност в съответствие с ОРЗД. PaperOffice DMS също впечатлява с лекотата си на учене, възможността за настройване на до 800 свързани терминала и много добро съотношение цена-производителност.

Това е PaperOffice DMS, софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.

Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.

Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Оптимизация на бизнес процесите благодарение на PaperOffice DMS

Благодарение на интегрирания ИИ се задействат автоматични правила. Този ИИ автоматично сортира документите в папки като "Фактура" и "Договор", съхранява съответните ключови думи и задейства цифровия работен поток, съхранен за съответния тип документ.

PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно както биха изпълнили, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.

Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Производство", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.

OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички свързани с данъци полета с данни като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.

Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.

Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент, данъчен консултант или обратно.

Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения. В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

Дигиталната обработка е съществена основа за гарантиране на високото качество на услугите на общинските услуги в бъдеще

Публичните институции и органи трябва да обработват документи за всички бизнес сделки. Постоянното по-нататъшно развитие на бизнес моделите постоянно създава нови предизвикателства. Това, от което се нуждаят, е добра система за управление на документи.

PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко, от което се нуждаят органите и публичните институции, като например:

• Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД/ли>
• Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
• Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
• Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
• Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
• Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции

Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO

Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

Обширните функции на работния поток на PaperOffice са много интересни за органите и публичните администрации. Съдържанието на срещите по проекта се записва и може да бъде допълнено от участниците по всяко време, всички на екрана и от различни места. Архивирането, което е доказателство за одит, е гарантирано по всяко време, както и оптимизиране на организационните процеси.

PaperOffice поддържа това с обширна задача и модул за работен поток.

Публичните институции и органи се възползват от управлението на цифрови документи

Системата за управление на документи позволява отделното създаване на бази данни за всяка отделна област и може да създава връзки едновременно. Аналоговите документи, като подадените фактури за занаятчии, се сканират с PaperOffice DMS и се записват както като снимка, така и като преобразуван текст с помощта на OCR софтуер. Всички съществуващи данни, например на наемател, могат да бъдат показани ясно и недвусмислено, поради което не трябва да се пренасят файлове заедно за срещи извън къщата. Управлението на базата данни, контролирано с ИИ, създава шаблони от главни данни или статистически използваеми списъци, както се изисква.

В същото време необходимата защита на данните се поддържа чрез йерархично управление на пароли и 1024-битово криптиране.

Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.

Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.

С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.

PaperOffice DMS е не само обширен в своите функции, но и лесен за научаване, ръководен от видео уроци, но и от индивидуални съвети и обучение, ако желаете. Всичко това при наистина добро съотношение цена-производителност.