Автоматизация на бизнес процесите за хартиената и опаковъчна промишленост
PaperOffice DMS за хартиената и опаковъчна индустрия дава възможност за плавен поток от информация благодарение на цифровизацията и автоматизацията на бизнес процесите.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Писмени документи, договори, чернови, фактури, бележки за доставка и много други се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията, като по този начин всички работни процеси се оптимизират максимално.Интегрираният ИИ дава възможност бизнес процесите да бъдат до голяма степен автоматизирани, ускорявайки процесите ви и увеличавайки успеха и удовлетворението.
Цифровизация в хартиената и опаковъчна промишленост
Фирмите от хартиената и опаковъчна промишленост се възползват значително от използването на подходящо управление на данни, защото получават хартиени документи всеки ден.
Така фирмите от хартиената и опаковъчна промишленост ежедневно генерират важни документи:
Писания, скици, чернови, външни писма, изследвания, експертни мнения и много други. Тези не само пристигат по пощата, много писма също пристигат по електронна поща.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.
Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи. PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.
PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори или писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.
През последните години устойчивостта се утвърди като една от най-силните тенденции в хартиената и опаковъчна промишленост. Екологичната съвместимост и многоцелевият пригодност ще бъдат определящи за бъдещи покупки. Въпреки това, отиването на зеления маршрут вече не означава, че клиентите са готови да платят по-висока цена или компромис по отношение на качеството, по-скоро тези два аспекта на качеството и устойчивостта вървят ръка за ръка, когато става въпрос за гъвкави опаковки.
Защо софтуерът за управление на документи е идеалното решение?
Системата за управление на документи PaperOffice носи организация и защита на данните под една качулка. Иновативната система предоставя рационализирани инструменти за търсене и извличане, които намаляват времето за реакция и гарантират, че документите никога не се губят, което винаги е удовлетворение за предприятията.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на договори, пледирания, сметки, преценки и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи PaperOffice предишните Ви Процеси във вашата фирма са цифровизирани, което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Благодарение на интегрирания ИИ се задействат автоматични правила. Този ИИ автоматично сортира документите в папки като "Фактура" и "Бележки за доставка", съхранява подходящи ключови думи и задейства цифровия работен поток, съхранен за съответния тип документ.
Как да отида без хартия?
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение, води до икономии на разходи, като премахване на хартиени документи, и създава ясен преглед на важни документи, като разписки, договори, бележки за доставка или други писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще .
Заснемането, обработката, споделянето, търсенето и проследяването на вашите документи става много лесно с използването на PaperOffice.
Благодарение на контролирания достъп, подробните списъци със задачи, както и одобренията, използващи работни потоци и надеждни известия по имейл, служителите могат да изпълнят възложените задачи ефективно и упълномощените лица могат лесно да одобряват или отказват одобрение.
PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на права за достъп.
Потребителят определя отделните работни стъпки точно по същия начин, както се извършват във фирмата, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "осчетоводяване" на фактури. Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Управление на строителството", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.
Управление на документи, ориентирани към процеса
Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice ви поддържа тук с обширна задача и модул за работен поток.
По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.
Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, да изискват цифрово освобождаване, но и автоматично да задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа.
По този начин всички процеси на документи могат да бъдат нанесени.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Защо PaperOffice DMS е правилният софтуер
Печалба във времето за важни неща, икономии на разходи чрез елиминиране на хартиените ви архиви, подобряване на вашата услуга чрез възможност за бързо предоставяне на информация и проверка-доказателство и цифрово архивиране на обема на вашия документ - това е гарантирано от PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко, от което се нуждаят компаниите от хартиената и опаковъчна индустрия, като например:
OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички полета с данни, които са от значение за данъчното облагане, като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.
Данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани във вашия данъчен консултант само с едно кликване.
- Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД
- Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
- Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
- Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
- Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
- Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции
Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения. В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров.
Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да използва скенер или мобилен телефон, за да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира, при което текстовете се преобразуват в шрифтове с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
Сигурността на данните е изключително важен въпрос, особено в хартиената и опаковъчна промишленост. Ето защо PaperOffice DMS работи с код за криптиране 1024bit, но не само това.
Всички данни се превръщат в собствен формат, който е независим от операционната система. В резултат на това хакерите и ексторторите първо трябва да разбият защитната стена на операционната система, след това криптирането и накрая чуждестранния формат, който не се е случвал досега. PaperOffice DMS има много ефективна система за управление на паролите, така че в крайна сметка човешкото същество, което трябва да се разглежда като най-голямата слаба точка на всеки компютър, да не може да причини щети.
Всички цифрови данни се шифроват в PaperOffice DMS със 1024 бита и форматът се преобразува. Това води до такива големи препятствия за хакери и шпиони, че всички те са се провалили с PaperOffice DMS досега. В същото време йерархична система за управление на паролите пречи на всички да имат достъп до всичко.
Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.
Дигиталната обработка на фактури е изгодна и за много компании от хартиената и опаковъчна индустрия. Входящите фактури могат да бъдат автоматизирани благодарение на PaperOffice DMS и се препращат на отговорния служител. Процесът на управление и освобождаване чрез цифрово освобождаване също може да се обработва своевременно и ефективно чрез системата.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия данъчен консултант или обратно.
Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволява свързването на друг софтуер, например ERP, и разбира се прехвърлянето на документи от Microsoft Office чрез подходящи интерфейси. PaperOffice DMS ускорява комуникацията.
Сроковете и срещите се следят и действията се задействат автоматично в зависимост от желаната настройка. Процесите на поръчка могат да бъдат автоматизирани и дори промените, които са планирани за бъдещето, могат да бъдат въведени по такъв начин, че да влязат в сила в желаното време.
Благодарение на обширните си функции, PaperOffice DMS определено може да бъде класифициран в по-високия сегмент на управлението на корпоративното съдържание (ECM).
ECM включва цялостното управление на цялото съдържание в организация със съответна йерархия на достъпа. PaperOffice DMS е в състояние да запише всяко съдържание в цифров вид, да промени съдържанието и формата си и да го направи достъпен.
PaperOffice DMS има всички функции на ECM и това в отлично съотношение цена-производителност, както и интуитивно учаема форма на работа, която прави скъпо външно или вътрешно обучение ненужно. По-скоро, безплатни видео уроци са на разположение, за да свикне с различните менюта. PaperOffice DMS може да се превърне в организационен център във всяка компания и това почти със скоростта на светлината.
Фирми от хартиената и опаковъчна промишленост се възползват от управлението на цифрови документи
38% от всички анкетираните компании просто нямат време да цифровизират процесите си. Препоръчваме процедура, която започва с основния процес, сканирането на аналогови документи едновременно с обработването им. По този начин групата хора, които работят с копирната програма всеки ден, също би могла да бъде инструктирана, доколкото е възможно, да сканира архива малко по малко.
Благодарение на автоматичното разпознаване на документи с последователни характеристики, PaperOffice DMS винаги може да присвои всички сканирани документи на правилното място за съхранение в цифровата памет. Логично е да започнете да сканирате архива с най-скорошните записи, за да намалите допълнително размера на аналоговата архива, тъй като изтичат периодите на задържане. Освен това имаме много ръководства как да постигнем офис без хартия благодарение на скенера.
PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата чрез скенера ви и да ги цифровизира, при което текстовете се преобразуват в шрифтове с помощта на OCR, които могат да се променят в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.
Наличните механизми за оценка, контролирани от ИИ, интегрирани в PaperOffice DMS, позволяват оценки и статистически изследвания на материалните потоци, настъпващи във фирмата.
PaperOffice DMS, със своите многобройни инструменти за управление, е идеалният софтуер за хартиената и опаковъчна индустрия, който позволява както сигурен, така и светкавичен достъп до всички данни, необходими за възможно най-добрите съвети на клиентите. В същото време PaperOffice DMS може да се използва за управление на всички въпроси, които в противен случай възникват при бизнес операции.
Така че да има не само разнообразие в управлението на документи и защитата на данните, PaperOffice DMS препоръчва използването на вътрешно мрежово хранилище (NAS) с резервна функция, което намалява вероятността от обща загуба до минимум и в същото време представлява вътрешен облак, който за разлика от облаците от външни доставчици наистина предпазва от нежелан достъп на правителствени или неправителствени органи.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация за хартиената и опаковъчна промишленост":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, е имунизиран срещу кражба на данни, например, и надвишава всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS поддържа компании от хартиената и опаковъчна индустрия и предлага съответни интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширен по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.