Автоматизация на бизнес процесите в логистиката и спедицията
PaperOffice DMS за логистика и спедиция на товари дава възможност за плавен поток от информация между отделите благодарение на цифровизацията и автоматизацията на бизнес процесите.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Писмените документи, договорите, черновите, изследванията, бележките за доставка и много други се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията и по този начин оптимизират всички работни процеси максимално.Интегрираният ИИ дава възможност бизнес процесите да бъдат до голяма степен автоматизирани, ускорявайки процесите ви и увеличавайки успеха и удовлетворението.
Цифровизация в логистиката и спедицията
Все по-нарастващите световни вериги на доставки представят логистиката и спедицията на товари с нови предизвикателства. Местоположението и независимото от времето наличие на всички важни данни и документи е от решаващо значение в транспортната и логистическата индустрия, което засяга не само времето, но и финансово.
Фактури, договори, поръчки, бележки за доставка и много други - всички документи трябва да бъдат незабавно достъпни при поискване, независимо от местоположението. Затова компаниите в тези индустрии са тези, които се възползват значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи.
Голям брой документи се генерират всеки ден в логистическата индустрия. Голяма част от документите като бележки за доставка и документи за изпращане все още са създадени на хартиен носител - но ръчната обработка на тези документи е много отнема много време, което от своя страна причинява ненужни разходи и понякога тече неправилно.
За да стане информацията, съдържаща се в нея, бързо достъпна и за да се подготви за следващи автоматизирани процеси, тези хартиени документи трябва да бъдат цифровизирани и съдържанието да се чете и предоставя.
За логистическата индустрия е особено важно сроковете да бъдат спазени и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи. За да се решат много съществуващи административни проблеми в логистическата и спедиторска промишленост, следва да се приложи системата за управление на документи PaperOffice.
С помощта на решението за управление на документи записвате и архивирате цялата информация на централна платформа по проверка-доказателство начин.
Колко без хартия в спедиторската и логистическата индустрия?
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение и създава ясен преглед на важни документи като договори, фактури, поръчки, бележки за доставка, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще.
Заснемането, обработката, споделянето, търсенето и проследяването на вашите документи става много лесно с използването на PaperOffice.
Благодарение на контролирания достъп, подробните списъци със задачи, както и одобренията, използващи работни потоци и надеждни известия по имейл, служителите могат да изпълнят възложените задачи ефективно и упълномощените лица могат лесно да одобряват или отказват одобрение.
Системата за управление на документи следва да обхваща следните важни функции в спедиторската и логистическата индустрия:
Разбираемост на важните релации благодарение на цифровите папки и папките с документи
Когато редактирате документи ръчно, важните релации като бележки и анотации могат бързо да бъдат загубени. Така че е почти невъзможно да се хване връзката след това. След като връзките могат да се проследят, се задействат дублиращи се процеси, което отнема време и струва скъпо.
Благодарение на внедряването на PaperOffice във Вашата логистично дружество документите, информацията за тях и процесите са логично обобщени. Цифровите папки съдържат описателни свойства, имат предварително определена вътрешна структура или структура и предоставят възможност за дефиниране на разрешения за защита на данните. Виртуалните бележки, анотации и задачи гарантират, че важна информация за процесите вече не се губи.
Автоматизирано подаване
Ръчното сканиране на документи е особено отнемащ време и процес, предразположен към грешки. След като спедиторски компании са доставили куп документи, започва истинската работа: кой е най-лесният начин за записване и присвояване на документи, които са на хартиен носител?
Благодарение на интегрираната функция на скенера и разпознаването на QR код, спедиторската и логистична компании могат да поставят цял куп бележки за доставка и други документи в скенера - PaperOffice разпознава целевото подаване или въз основа на признатия контакт, преподаван шаблон за документи, или като се чете информация за QR кодовете.
По този начин цели партиди документи могат да бъдат автоматизирани на едно място и постепенно да се обработват с интегриран режим на обучение или по друг начин, по желание, без почти никакви човешки ресурси.
Управление на документи, ориентирани към процеса
Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice ви поддържа тук с обширна задача и модул за работен поток.
По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.
Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, изискват цифрово одобрение, но и автоматично задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа.
По този начин всички процеси на документи могат да бъдат нанесени.
Софтуерът за управление на документи като PaperOffice DMS е най-подходящ за тези задачи. Тъй като това е софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на договори, пледирания и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи PaperOffice предишните Ви процеси във фирмата се цифровизират , което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.
Дигиталната обработка е съществена основа за гарантиране на високото качество на услугите на общинските услуги в бъдеще
PaperOffice отговаря на най-високите стандарти за сигурност като управление на оторизацията или предоставяне на разрешения за достъп. Потребителят определя отделните работни стъпки точно както биха изпълнили, например "записа", "проверка", "освобождаване" и "резервация" на фактури.
Отговорността може не само да бъде възложена на отделни хора, но и на потребителски групи като "Счетоводство" или "Производство", така че колега да може да се намеси незабавно, ако отсъства служител.
OCR технологията не само разпознава съдържанието на документа, но и всички полета с данни, които са от значение за данъчното облагане, като номер на документ, дата, нетна, данъчна и брутна сума. Внесените данни са налични за контрол на оценки, платежни операции и финансово счетоводство. Това спестява изморителен запис работа и намалява публикуване грешки.
PaperOffice архивира всички документи, генерирани в логистиката и спедицията, както и цялата съответна информация при спазване на закона и по одитен начин
PaperOffice DMS, във връзка с NAS (Мрежово прикачено хранилище), дава възможност за изграждане на много сигурен интранет за вътрешна комуникация и предаване на данни. Това създава двойна сигурност срещу атаки отвън. Първо защитната стена на операционната система и второ криптирането на PaperOffice DMS. В същото време се настройва отделен облак чрез NAS, независим от доставчици трети страни.
Обширната функция на работния поток на PaperOffice DMS прави вътрешната комуникация много по-лесна. Терминът вътрешен включва също клонове или чужди местоположения. В случай на работа, свързана с проекта, например текущото състояние винаги се показва и в същото време историята.
Разбира се, включен е и свързан с екипа и частен календар, в който се въвеждат срокове и събития, свързани с времето.
Разпознаването на документи, оборудвано с ИИ, автоматично подрежда всички документи, които да бъдат записани в правилната папка, и създава както индекс на ключови думи, така и хронология на промените. Вътрешната търсачка на PaperOffice DMS намира всеки документ на части от секундата.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент, данъчен консултант или обратно.
Разбира се, PaperOffice DMS позволява миграцията и интегрирането на съществуващи цифрови данни от съществуващи софтуерни решения. В същото време PaperOffice DMS е интерфейсът между аналогов и цифров. Използвайки функцията си за сканиране, софтуерът може да чете аналогови документи, планове и снимки в системата и да ги цифровизира с помощта на скенери, но и записи от мобилни телефони, при което текстовете се превръщат в писане с помощта на OCR и могат да бъдат променяни в програмите на Office. Времевите печати и версията гарантират, че цифровият документ съответства на аналоговия оригинал.
Логистичните и спедиторски компании трябва да обработват документи за всички бизнес сделки. Постоянното по-нататъшно развитие на бизнес моделите постоянно създава нови предизвикателства. Това, от което се нуждаят, е добра система за управление на документи.
PaperOffice DMS е правилният софтуер, защото идва с всичко необходимо, например:
- Съхранение на документи във всички цифрови формати съгласно принципите на ОРЗД/ли>
- Функции за подаване и подаване отново на късни документи, които изискват действия
- Функция за самообучение за съхранение на данни с маркиране и вътрешна търсачка
- Автоматично присвояване на новодобавени документи в правилната папка
- Проста връзка за създаване на база данни и база данни, включваща индивидуално персонализируема маска
- Автоматизирано създаване на шаблони за повтарящи се процеси и операции
Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволява свързването на друг софтуер, например ERP, и разбира се прехвърлянето на документи от Microsoft Office чрез подходящи интерфейси. PaperOffice DMS ускорява комуникацията в търговията и производството с доставчици и клиенти.
Сроковете и срещите се следят и действията се задействат автоматично в зависимост от желаната настройка. Процесите на поръчка могат да бъдат автоматизирани и дори промените, които са планирани за бъдещето, могат да бъдат въведени по такъв начин, че да влязат в сила в желаното време.
Благодарение на обширните си функции, PaperOffice DMS определено може да бъде класифициран в по-високия сегмент на управлението на корпоративното съдържание (ECM).
ECM включва цялостното управление на цялото съдържание в организация със съответна йерархия на достъпа. PaperOffice DMS е в състояние да запише всяко съдържание в цифров вид, да промени съдържанието и формата си и да го направи достъпен.
PaperOffice DMS има всички функции на ECM и това в отлично съотношение цена-производителност, както и интуитивно учаема форма на работа, която прави скъпо външно или вътрешно обучение ненужно. По-скоро, безплатни видео уроци са на разположение, за да свикне с различните менюта. По този начин PaperOffice DMS може да се превърне в организационния linchpin във всяка компания в търговията и производството и това почти със скоростта на светлината.
Логистичните и спедиторски компании се възползват от управлението на цифрови документи
С PaperOffice DMS обаче има далеч повече възможности за логистични компании, както и за фирми със свързана логистика или складиране. Например управление на запаси, включително постоянна или ключова дата склад. Основата за PaperOffice DMS са свързани потребителски акаунти в мрежата. Съхранението на данни на тези потребителски акаунти се комбинира в централната база данни. Документите могат да бъдат контролирани чрез ИИ с различни алгоритми, които могат да се използват за задействане на автоматизирани процеси.
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.
Изживейте как можете да свържете потока от информация между производство и администриране чрез цифровизация и автоматизиране на документи и бизнес процеси.
PaperOffice DMS може да се превърне в източник за различни данни, които играят специална роля в товарните превози. Например спецификациите за въздушен товарен превоз или океанско корабоплаване. В крайна сметка, съответно интегрираните интерфейси позволяват свързването с други логистични софтуерни решения, условно също и с "ATLAS", автоматизираната тарифна и локална система за митническо освобождаване.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация в логистиката и спедицията":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, което ще го направи имунизиран срещу кражба на данни, например, и ще надхвърли всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS поддържа логистическата и спедиторска индустрия и предлага подходящи интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширен по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.