Автоматизация на бизнес процесите в общностите и общините
PaperOffice DMS за общности и общини дава възможност за плавен поток от информация благодарение на цифровизацията и автоматизацията на бизнес процесите.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Писмени документи, договори, чернови, фактури, бележки за доставка и много други се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията, като по този начин всички работни процеси се оптимизират максимално.Интегрираният ИИ дава възможност бизнес процесите да бъдат до голяма степен автоматизирани, ускорявайки процесите ви и увеличавайки успеха и удовлетворението.
Цифровизация в общности и общини
Църквите, енориите и общините до голяма степен зависят от използването на подходящо управление на данните.
Така ежедневно се натрупват важни документи в общините и общинските сдружения:
Писания, фактури, чернови, приложения, изследвания, експертни мнения и много други. Тези не само пристигат по пощата, много писма също пристигат по имейл.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.
Много е важно да бъдат спазени важни срокове и да се вземат правни мерки за съхраняване на документи. PaperOffice DMS ви дава ясна структура във вашите документи и ви помага да се справите с потопа от информация.
Заедно със системата за управление на цифрови документи PaperOffice работните процеси в рамките на църквите, енориите и общините трябва да бъдат опростени и да бъдат спестени време и разходи.
С обща DMS например може да се подаде сканирана поща, могат да се запишат важни имейли и да се архивират документи. Освен това различните потребители могат да получат достъп и да работят по тези документи.
Ако документите са достъпни в цифровизирана форма, те не винаги трябва да бъдат имейлирани заедно в подготовка за презвитери сесии и други срещи.
Как да отида без хартия?
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение, води до икономии на разходи, като премахване на хартиени документи, и създава ясен преглед на важни документи, като разписки, договори, бележки за доставка или други писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще .
Заснемането, обработката, споделянето, търсенето и проследяването на вашите документи става много лесно с използването на PaperOffice.
Благодарение на контролирания достъп, подробните списъци със задачи, както и одобренията, използващи работни потоци и надеждни известия по имейл, служителите могат да изпълнят възложените задачи ефективно и упълномощените лица могат лесно да одобряват или отказват одобрение.
Със софтуерното решение PaperOffice DMS не се губят повече документи. И независимо къде се намирате, можете да получите достъп до важни документи за секунди.
Разбира се, вие винаги работите с нашите системи при спазване на закона и напълно одитно-доказателство.
Разписките, сметките и подобните документи вече не трябва да се изпращат по пощата между църковните квартали и енориите. Вътрешната поща също може да бъде изпратена цифрово по този начин. Това спестява хартия, разходи за допълнително съхранение на данни и пътувания до архиви. Документите могат да бъдат предоставени с ключови думи (редактор, тема, състояние, дата и т.н.) и след това да бъдат намерени по-лесно.
Управление на документи, ориентирани към процеса
Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice ви поддържа тук с обширна задача и модул за работен поток.
По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.
Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, изискват цифрово освобождаване, но и автоматично задействат по-нататъшни действия, като например известия по електронна поща или промени в състоянието на документа.
По този начин всички процеси на документи могат да бъдат нанесени.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на договори, фактури, слипове и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи PaperOffice предишните Ви процеси в Компаниите се цифровизираха, което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Не са само религиозни или социални структури, когато говорим за църкви и общности. В много области те са "самият" социален живот. Това включва хора, често в доброволен труд, които се грижат за други хора в трудни обстоятелства, например. Съществуват и различни задачи, които са разделени на пасторални задължения, от една страна, и административни дейности, от друга.
Има голяма църковна традиция в Германия, точно както грижата за общността гарантира сближаването на жителите на селата, но и в градовете. Особено днес, във времена на нарастваща изолация и анонимност, има точки за контакт за голямо разнообразие от притеснения в църквите и общностите. Разбира се, самата практична страна на църква не трябва да бъде забравена.
Служба по вписванията, регистър на населението, паспортно бюро, училища, детски градини, обществен транспорт, пожарна, зони за развитие, пътностроително бюро, обезвреждане на отпадъчни води и осигуряване на прясна вода, а понякога и доставка на електрическа енергия.
Това са задължителните задачи. Но има и свободен стил във всяка общност. Това са например спортни игрища, детски площадки, музеи, висши граждански клубове и младежки центрове. Църквите извършват кръщения, придружават хората на последното си пътуване и също са местоположението за голямата сватба в бяло, която отново се радва на голяма популярност. Това далеч не е всичко.
В много от политическите и църковните общности софтуерът за управление на документи като PaperOffice DMS може да осигури ценна подкрепа при изпълнението на задачите. Това е свързано с превъзходните структури, както и с участващите клубове, органи и компании.
На първо място, PaperOffice DMS е практическото решение за внасяне на аналогови архиви, независимо дали това на местната асоциация на пожарната или църковния архив с кръщения, сватби и погребения, в цифровата ера. PaperOffice DMS е структурирана така, че да се спазват всички насоки на ОРЗД, Общия регламент за защита на данните.
PaperOffice DMS създава ясни ползи за общностите, църквите и общините
Благодарение на отличната си технология за бази данни и лесната за учене работа, PaperOffice DMS може да се използва където и да се използват данни като документи или снимки, не просто предстои да бъдат записани, но и да бъдат подредени хронологично, например, и да се използват с различни филтри, за да се създават формуляри или статистически данни автоматично.
Отговорен за това е изкуственият интелект (ИИ), интегриран в PaperOffice DMS с хубавото име PIA. Тя създава голямо разнообразие от шаблони от съществуващата база данни и ги запълва с предварително дефинирани главни данни. Това могат да бъдат членски картички, поздравления за етапен рожден ден, или маски за данни за текущи или ключови дата инвентаризации в общински комунални услуги.
OCR софтуерът, интегриран в PaperOffice DMS, прави разлика между лого и нормален текст. Фактурите или разписките могат да бъдат намерени бързо по всяко време, например при проучване, използване на oCR търсене, като по този начин се гарантира възможно най-голяма прозрачност и правна сигурност.
Архивирането може да се извърши и по такъв начин, че всички следващи документи от подател да бъдат разпознати и автоматично присвоени.
Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.
Дигиталната обработка на фактури също е изгодна за много общности и общини. Входящите фактури могат да бъдат автоматизирани благодарение на PaperOffice DMS и се препращат на отговорния служител. Процесът на управление и освобождаване чрез цифрово освобождаване също може да се обработва своевременно и ефективно чрез системата.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия данъчен консултант или обратно.
Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволява свързването на друг софтуер, например ERP, и разбира се прехвърлянето на документи от Microsoft Office чрез подходящи интерфейси. PaperOffice DMS ускорява комуникацията.
Сроковете и срещите се следят и действията се задействат автоматично в зависимост от желаната настройка. Процесите на поръчка могат да бъдат автоматизирани и дори промените, които са планирани за бъдещето, могат да бъдат въведени по такъв начин, че да влязат в сила в желаното време.
Благодарение на обширните си функции, PaperOffice DMS определено може да бъде класифициран в по-високия сегмент на управлението на корпоративното съдържание (ECM).
ECM включва цялостното управление на цялото съдържание в организация със съответна йерархия на достъпа. PaperOffice DMS е в състояние да запише всяко съдържание в цифров вид, да промени съдържанието и формата си и да го направи достъпен.
PaperOffice DMS има всички функции на ECM и това в отлично съотношение цена-производителност, както и интуитивно учаема форма на работа, която прави скъпо външно или вътрешно обучение ненужно. По-скоро, безплатни видео уроци са на разположение, за да свикне с различните менюта. По този начин PaperOffice DMS може да се превърне в организационния linchpin във всяка компания в търговията и производството и това почти със скоростта на светлината.
Църквите, общностите и общините се възползват от управлението на цифрови документи
С PaperOffice DMS обаче има далеч повече възможности за общностите. Например управление на запаси, включително постоянна или ключова дата склад. Основата за PaperOffice DMS са свързани потребителски акаунти в мрежата. Съхранението на данни на тези потребителски акаунти се комбинира в централната база данни. Документите могат да бъдат контролирани чрез ИИ с различни алгоритми, които могат да се използват за задействане на автоматизирани процеси.
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.
PaperOffice DMS е толкова адаптивен, колкото има задачи в енории & църкви. Проектите могат да се обработват съвместно от различни места с помощта на функцията за работен поток. Документите, които се обработват в момента, не са блокирани за други, а се записват в съответната версия с времеви печат.
В крайна сметка последната запазена версия, включваща всички промени, винаги е налична.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация в общности, църкви и общини":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, което ще го направи имунизиран срещу кражба на данни, например, и ще надхвърли всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS подкрепя общности, църкви и общини и предлага подходящи интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширен по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.