Автоматизация на бизнес процесите в кетъринга и хотелиерството
PaperOffice DMS за гастрономия дава възможност за плавен поток от информация между отделите благодарение на цифровизацията и автоматизацията на бизнес процесите.
Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Писмени документи, договори, чернови, разписки, бележки за доставка и много други се заменят с електронни документи благодарение на цифровизацията, като по този начин максимално се оптимизират всички работни процеси.Интегрираният ИИ дава възможност бизнес процесите да бъдат до голяма степен автоматизирани, ускорявайки процесите ви и увеличавайки успеха и удовлетворението.
Цифровизация в кетъринга и хотелиерството
Като кетъринг и хотелска индустрия имате много важни документи за управление:
Развлекателна разписки, фактури, бележки за доставка, договори и много други. Затова кетърингът и хотелският бизнес са тези, които се възползват значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи.
Без подходяща система за управление на документи има много ръчни усилия.
Всички тези документи трябва да бъдат цифровизирани, ако пристигнат на хартиен носител, изискват структурирано подаване, задача и възлагане на работен поток и трябва да бъдат незабавно на разположение при поискване.
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение, води до икономии на разходи, като премахване на хартиени документи, и създава ясен преглед на важни документи, като разписки, договори, бележки за доставка или други писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще .
Най-доброто решение е да използвате добре обмислен софтуер за управление на документи като PaperOffice DMS.
Можете също така да се възползвате от цифрови административни задачи и да държите под око всички договори за наем и услуги, официална кореспонденция, която се поставя на реподаване или се възлага на служителите чрез възлагане на задача.
Цифровото и одитно архивиране на документи и разписки в крайна сметка води до правна сигурност в съответствие с разпоредбите на GOBD.
Колко без хартия в кетъринга и хотелиерската индустрия?
PaperOffice елиминира всички отнемащи време затруднение, води до икономии на разходи, като премахване на хартиени документи, и създава ясен преглед на важни документи, като разписки, договори, бележки за доставка или други писма, като ги управлява цифрово в PaperOffice в бъдеще .
Заснемането, обработката, споделянето, търсенето и проследяването на вашите документи става много лесно с използването на PaperOffice.
Благодарение на контролирания достъп, подробните списъци със задачи, както и одобренията, използващи работни потоци и надеждни известия по имейл, служителите могат да изпълнят възложените задачи ефективно и упълномощените лица могат лесно да одобряват или отказват одобрение.
Със софтуерното решение PaperOffice DMS не се губят повече документи. И независимо къде се намирате, можете да получите достъп до важни документи за секунди.
Разбира се, вие винаги работите с нашите системи при спазване на закона и напълно одитно-доказателство.
Управление на документи, ориентирани към процеса
Ориентираното към процеса управление на документи гарантира, че тези документи остават в крак с малко усилия. PaperOffice ви поддържа тук с обширна задача и модул за работен поток.
По този начин могат да бъдат създадени определени вериги на процесите и съществуващите оперативни процеси могат да бъдат определени на електронни документи и частично изпълнени автоматично.
Това представлява оптимизация на процеса без грешки, защото задачата може не само да бъде възложена на служители с конкретни потребителски права и периоди на завършване, изискват цифрово одобрение, но и автоматично задействат по-нататъшни действия, като имейл известия или промени в състоянието на документа.
По този начин всички процеси на документи могат да бъдат нанесени.
В допълнение към цяла гама от други предимства, PaperOffice DMS е идеалният инструмент за контрол на различни документи.
Всеки документ, от фактурата за пакет напитки от супермаркета до различните резервации, сервизни екзекуции и анулации - всичко може да бъде запазено в правилния хронологичен ред и извикано според изискванията.
Софтуерът за управление на документи като PaperOffice DMS е най-подходящ за тези задачи. Тъй като това е софтуер за управление на документи, който може да направи много повече от просто управление на документи.
PaperOffice не прави разлика между видовете документи, независимо от това дали имате нужда от помощ при управлението на договори, пледирания и кореспонденция по електронната поща: благодарение на системата за управление на документи PaperOffice предишните Ви процеси във фирмата се цифровизират , което ги прави по-ефективни, прозрачни и значително по-гъвкави.
Защото без значение в каква форма документите пристигат във фирмата, независимо дали като хартиени документи, PDF файлове, електронни писма или снимки, те автоматично се архивират и съхраняват в защитена база данни.
Така важните договори могат да бъдат разпознати и прекратени своевременно или предоговорени. Издание на документа с цифров подпис и уведомяване по електронната поща вместо бавна хартиена поща, несигурната електронна поща допринася за лоялността на клиентите.
Решението: доказано ноу-хау
Няма ли смисъл да се използва софтуер за управление на практика веднага? че не само отговаря на всички изисквания, но също така е лесен за учене и евтин?
PaperOffice DMS е изпробваното и тествано пълно решение за дигитална работа и с над 20 години пазарен опит един от първите Пионери на DMS.
Да празнуваш партита, да се храниш добре, без да се налага да се готвиш, да изпитваш нещо необикновено, да се срещаш с приятели, това е в кръвта на хората.
Не за нищо ресторантьорската асоциация DEHOGA записа общо почти 158 000 компании в ресторантьорството за 2020 г., без да включва нощувка като хотели или къщи за гости. В Германия например има една компания от сектора Гастро & Събитие за всеки 518 жители.
Никоя друга търговия в Германия не може да се похвали с такава висока плътност.
Дори и кетъринг индустрията да е много популярна като бизнес, в никакъв случай не е лесно, особено след като правната рамка е свързана с все повече регламенти, като например задължението за предоставяне на разписка или задължението за използване на касов акт. По правило "отглежданите" семейни предприятия го имат малко по-лесно, а Германия има дълга традиция в това отношение.
По отношение на съдържанието много неща се случиха по отношение на гастрономията и събитията в днешния глобализиран свят, от тогава до 21-ви век. Точно както има разнообразие от различни гастрономически оферти, се провеждат събития от всякакъв вид. Съответно организационното усилие е огромно и изисква подходяща администрация, за да се запази общ преглед.
Има голямо разнообразие от гастрономия софтуер, който се използва главно за резервиране на поръчки, създаване на разписки и изчисляване на данъци правилно. Но какво ще кажеш за всичко друго? Не е необичайно организаторите на събития или ресторантьорите да намерят управление на чекмеджетата с доста хаотичен външен вид.
Една от причините за това е, че хартията все още играе основна роля в гастрономията и управлението на събитията. Бележки за доставка, фактури, договори, оферти и други неща буквално пърхат в къщата, просто защото в кетъринг индустрията личният контакт с ресторантьора е по-важен за доставчиците и представителите, отколкото във всяка друга индустрия. Бележки за доставка и други подобни могат да бъдат донесени със вас веднага. Но кой е най-лесният начин да създадете ред и да запазите общ преглед? PaperOffice DMS е отговорът на този въпрос.
PaperOffice DMS създава ясни предимства в кетъринг индустрията
Благодарение на PaperOffice DMS безпроблемното интегриране на софтуера DMS в съществуващата ИТ инфраструктура на хотелиерската и кетъринг индустрията може да се извърши без никакви проблеми, което означава и оптимизиране на бизнес процесите.
Софтуерът за управление на документи преобразува аналогови бумащина в цифрови данни, дори и с камера за мобилен телефон. Тъй като управлението на постъпленията от хотелиерството и бележките за доставка не трябва да се подценява в този бранш.
Благодарение на използването на PaperOffice DMS и връзката на скенера, достъпна от фабриката, служителите могат да цифровизират входящите аналогови документи без много усилия. Това гарантира, че всички важни документи могат да бъдат намерени по всяко време.
Освен това хартиените документи могат да бъдат записани със смартфон или таблет и те могат да бъдат изпратени директно до лаптопа с операционната система Windows, например благодарение на интегрираната функция "Dropmail" поща. Тук, от своя страна, PaperOffice DMS позволява импортирането на изображенията и ги превръща в текстови формати, разбира се форматът на снимката се запазва.
OCR софтуерът, интегриран в PaperOffice DMS, прави разлика между лого и нормален текст. Бележките за доставка от партньорски компании или разписки за гостоприемство могат да бъдат намерени бързо по всяко време, например по време на научни изследвания, като се използва oCR търсене, като по този начин се гарантира възможно най-голяма прозрачност и правна сигурност.
Архивирането може да се извърши и по такъв начин, че всички следващи документи от подател да бъдат разпознати и автоматично присвоени.
Освен това PaperOffice DMS предлага на ресторантьорите и мениджърите на събития други практически инструменти като функция за работен поток, идеални за контролиране при събития, автоматизирано създаване на шаблони, като менюта и статистически оценки, като честота на клиента или консумация на напитки.< /p>
Важни аргументи за включването на PaperOffice DMS в планирането на бюджета. Накрая, PaperOffice DMS също така убеждава от факта, че се вземат предвид устойчивостта и опазването на околната среда. Рано или късно пълното преобразуване от аналогови документи в цифров формуляр ще се осъществи и тогава публичната институция, която след това вече ще използва PaperOffice DMS, ще бъде добре подготвена.
Дигиталната обработка на фактури е изгодна и за много компании в кетъринга и хотелиерството. Входящите фактури могат да бъдат автоматизирани благодарение на PaperOffice DMS и се препращат на отговорния служител. Процесът на управление и освобождаване чрез цифрово освобождаване също може да се обработва своевременно и ефективно чрез системата.
Само с едно кликване на мишката данните, включително местоположението за архивиране, могат да бъдат експортирани на вашия клиент, данъчен консултант или обратно.
Съвместимо с ревизия и сигурно архивиране: PaperOffice DMS технически отговаря на законовите изисквания на GoBD, GDPdU и DSGVO
PaperOffice DMS позволява свързването на друг софтуер, например ERP, и разбира се прехвърлянето на документи от Microsoft Office чрез подходящи интерфейси. PaperOffice DMS ускорява комуникацията в търговията и производството с доставчици и клиенти.
Сроковете и срещите се следят и действията се задействат автоматично в зависимост от желаната настройка. Процесите на поръчка могат да бъдат автоматизирани и дори промените, които са планирани за бъдещето, могат да бъдат въведени по такъв начин, че да влязат в сила в желаното време.
Благодарение на обширните си функции, PaperOffice DMS определено може да бъде класифициран в по-високия сегмент на управлението на корпоративното съдържание (ECM).
ECM включва цялостното управление на цялото съдържание в организация със съответна йерархия на достъпа. PaperOffice DMS е в състояние да запише всяко съдържание в цифров вид, да промени съдържанието и формата си и да го направи достъпен.
PaperOffice DMS има всички функции на ECM и това в отлично съотношение цена-производителност, както и интуитивно учаема форма на работа, която прави скъпо външно или вътрешно обучение ненужно. По-скоро, безплатни видео уроци са на разположение, за да свикне с различните менюта. По този начин PaperOffice DMS може да се превърне в организационния linchpin във всяка компания в търговията и производството и това почти със скоростта на светлината.
Фирми от кетъринга и хотелиерската индустрия се възползват от управлението на цифрови документи
С PaperOffice DMS обаче има далеч повече възможности за ресторантьори. Например управление на запаси, включително постоянна или ключова дата склад. Основата за PaperOffice DMS са свързани потребителски акаунти в мрежата. Съхранението на данни на тези потребителски акаунти се комбинира в централната база данни. Документите могат да бъдат контролирани чрез ИИ с различни алгоритми, които могат да се използват за задействане на автоматизирани процеси.
Оптимизирайте работното си време с до 7,5% в сравнение с работата на хартиен носител благодарение на използването на PaperOffice DMS.
Спестете време за намиране, маршрутизиране и споделяне на документи.
С цифрови печати документите могат да бъдат допълнени с допълнителна информация и дори да контролират подробни работни потоци. От своя страна функцията за задача и работен поток гарантира, че сроковете са изпълнени и завършени.
PaperOffice DMS има умна навигация в менюто, която е логически структурирана и позволява интуитивна работа в много области. Видео уроци, достъпни безплатно в интернет предоставят допълнителна поддръжка и, разбира се, курсове за обучение също могат да се провеждат директно в централата на компанията на клиента, ако желаете.
В допълнение към документирането на различните видове фази, PaperOffice DMS е също толкова подходящ за подпомагане на логистични задачи за възлагане на поръчки за материали. Благодарение на възможностите за създаване на бази данни в PaperOffice DMS, закупуването на материали и потреблението на материали могат да бъдат наблюдавани и присвоени нива на предупреждение. Вътрешният ИИ може да се използва за създаване на шаблони, които реагират автоматично, ако има затруднени участъци или недостиг, например ако се правят повтарящи се поръчки, въпреки че съществуващото количество всъщност следва да бъде достатъчно. Функцията за работен поток може да се използва за тази цел, с която отговорните служители на фирмата могат да сравнят изпълнението на техните задачи.
PaperOffice DMS в кетъринга и хотелиерството, така че контактът с госта да не бъде пренебрегван заради всички документи.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "Цифровизация в гастрономията и хотелиерството":
Как служителите могат да получат достъп до PaperOffice?
Поради децентрализираната и модерна програмна архитектура PaperOffice може да се използва на почти всяко устройство - от класически персонални компютри до смартфони / таблети до телевизори.
Какво се случва с данните, ако PaperOffice не съществува?
Няма да се случи, но за да ви уверите: Можете да експортирате данните си ПО ВСЯКО ВРЕМЕ, защото PaperOffice се основава на отворена структура на базата данни, можете да получите достъп до данните си по всяко време.
Защита на данните от теми: Къде се съхраняват всички документи?
PaperOffice ще съхранява всички документи в къщата с криптиране на високо ниво, което ще го направи имунизиран срещу кражба на данни, например, и ще надхвърли всички изисквания на GDPR и GOBD.
Избягвайте грешки: НИКОГА не записвайте данните в облак на трета страна!
Може ли PaperOffice да бъде адаптиран точно към спецификациите?
Да, PaperOffice може да бъде 100% адаптиран към предназначението за осигуряване на безпроблемна интеграция в съществуващите процеси и системи. Дори програмният интерфейс може да бъде напълно проектиран и свободно адаптиран.
Заключение
PaperOffice DMS поддържа кетъринга и хотелската индустрия и предлага подходящи интерфейси към друг софтуер, API връзки и може да бъде разширен по всяко време според вашите желания. Софтуерът е лесен за учене и може лесно да се интегрира в ежедневната практика, без да причинява отсъствия за целите на обучението.
PaperOffice DMS препоръчва да се използва NAS (мрежово поддържано съхранение на данни) с функция за архивиране, така че важните данни да не се губят, нито шпионират в облаци на трети страни.
В крайна сметка PaperOffice DMS впечатлява с много добро съотношение цена-производителност и огромно ноу-хау чрез над 20 години практически опит.