Дентална технология / Дентална лаборатория ViaCreative
Зантехник ГмбХ

Начална позиция

Денталната лаборатория ViaCreative е второ поколение на г-н Ларс-Р. Управлявана от Лудевиг компания в Лайпциг. В лабораторията продуктите за подмяна на зъбите се произвеждат главно от името на зъболекарите.

Гамата от услуги на компанията е много обширна и се характеризира с използването на съвременни процеси и техники. Например, CAD-CAM производство, производството на страдащите от алергия протези или надструктури върху импланти.

PaperOffice DMS се използва във ViaCreative в Лайпциг главно за съхранение на данни, търсене на документи и изготвяне на документи за предаване в данъчната служба.

Digitization brings many advantages

Съществуващи проблеми и задачи

В лабораторията няколко зъбни техници работят на различно оборудвани работни места с различни задачи. Общ ядрен сегмент тук е прецизният запис на цялата предприета работа, както и използваните процеси и материали.

Тъй като работата е почти изключително възложена от зъболекарите за пациентите, пълната документация е също толкова важна, колкото и сигурното съхранение на понякога чувствителните данни.

Преди решението за използване на PaperOffice DMS данните, генерирани по време на ежедневната работа, са записани най-вече ръчно в аналогов файл, който е държан в висящ файл в офиса по време на текущи процеси и в отделна архивна зала, когато работата е завършена. За да създадете и изпратите данъчните документи, данните са прехвърлени от аналоговите файлове към електронния формуляр DATEV от служител.

Времето, необходимо за тази форма на административна работа, е много високо от една страна и е много предразположено към грешки, от друга. Същевременно правно изискваната сигурност на данните се дава само в ограничена степен.

Целта на компанията беше да цифровизира съществуващите хартиени документи, да внесе оптимизация на процесите и контрол на работния поток върху всички входящи и изходящи документи, да автоматизира голяма част от процесите във фонов режим и по този начин да оптимизира процеса.

Защо ViaCreative избра PaperOffice DMS

Г-н Ларс-Р. Поради съществуващите предизвикателства Лудевиг търсеше система за управление на документи, която да даде възможност за сигурно и приспособимо съхранение на данни, както и лесната интеграция на всички работни места в къщата с неусложнен софтуер.

В същото време софтуерът трябва да се характеризира с добро съотношение разходи-ползи. Освен PaperOffice DMS, г-н Лудевиг тества още четири софтуерни продукта от други системни къщи и първоначално изследва различни софтуерни оферти във връзка с управлението на документи.

Фактът, че PaperOffice в крайна сметка беше използван като управление на документи във Via Creative, беше решен по следните причини:

1. Съхранение и наличност на данни. Централен и лесен достъп до всички съответни документи и възможност множество страни да си сътрудничат по един и същ документ.

Вътрешно, централно хранилище, до което могат да бъдат достъпни всички служители. Данните не трябва да се съхраняват в облак на трета страна или на компютър с един потребител.

Централно място за съхранение, до което могат да бъдат достъпни всички служители с подходящи потребителски права.

Г-н Ларс-Р. Лудвиг осъзнал рано, че в практиката му няма начин да се заобиколи цифровизацията.

"Налагайки се ръчно да търсите и намирате папки, фактури, бележки за доставка, статуси на договори и други важни документи, което е много отнема много време, е много прецизна функция Търсене в PaperOffice най-накрая нещо от миналото..."

2.Съотношение цена/качество. Софтуерът трябва да има добро съотношение цена-производителност.

По този начин ViaCreative успя да избегне прекомерен капиталов ангажимент и все още има съответно голям бюджет за необходимите покупки на материали и технологии, които са много скъпи, особено в стоматологичната технология.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. Лесен за боравене. Софтуерът трябва да изисква възможно най-малко обучение и в същото време да бъде подготвен за бъдещето.

По този начин могат да бъдат избегнати външни консултанти. Разбира се, PaperOffice DMS предлага и индивидуално обучение за модулите, ако желаете. Според опита на служителите на ViaCreative обаче PaperOffice е до голяма степен самообяснителен.

Никакви външни и скъпи "консултанти" на място и никой не трябва да пътува никъде за обучение. Всеки може да определи времевата рамка за изучаване на самите навигация в менюто според изискванията и по отношение на бъдещето, PaperOffice DMS е добре позициониран благодарение на модулната си структура.

"PaperOffice не само ни впечатли с графиката си, наред с други неща, защото има много добри видео уроци за отделни теми. Така успяхме да се обучаваме самостоятелно и когато е необходимо."

4. Възмездност и икономии на време. Търсен е по-прост начин за цифровизация на аналогови документи и за лесното им намиране отново, когато е необходимо.

Благодарение на интегрираната функция за ИИ всеки документ може да бъде преподаван, цялото желано съдържание може да бъде извлечено по целенасочен начин и да се съхранява с ключови думи по напълно автоматизиран начин.

Благодарение на регулярните изрази (REGEX) съдържанието на документи може автоматично да се чете и съхранява като информация за документа.

"За да получите хронологични резултати супер бързо за годишните финансови отчети и материални запаси, за да определите най-евтината покупна цена за всеки отделен артикул. Това, което преди отнемаше дни, вече може да се направи в часове!"

Топ списък на основните проблеми, решени от PaperOffice DMS

• Постоянно търсене и сърфиране за конкретни документи
• Без повече телбоди и купчинки хартия
• Край на физическия архив
• Намаляване на разходите за труд и съхранение
• Без повече ходове към нови свързващи и архиви всеки януари
• Излишно тройно архивиране на данни

Г-н Ларс-Р. Лудевиг обяснява:

"Всеки, който се замеси с целия предмет на DMS, ще бъде награден с много спестявания на време. Ентусиазъм, наведе се назад и знаейки всичко е безопасно и лесно за всички.
Най-добрите програмисти изпълняват заявки блестящо и понякога с рекордна скорост и ги изпълняват чрез актуализации. Автоматично и ентусиазирано препоръчвате..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

Топ списък с основни функции, които правят PaperOffice DMS по-добър от всички други

• Бърза адаптация към индивидуалните изисквания на клиентите чрез актуализации
• Директен контакт с разработчиците
• Лека NAS цялост за съхранение на данни на собствения си сървър на място. От потребителя зависи да вземе решение относно обхвата на изпълнението
• Търсене на ключови думи, конкретни части, думи и т.н., за да получите бързо подходящи данни, представени

Г-н Ларс-Р. Лудвиг подчертава:

"В много папки, без ERP система, за сложно счетоводство или за материални запаси с определяния на цените на определени статии или номера на поръчки за един определен път с общо определяне на сумата, никога повече не искате да правите без PaperOffice."

Как беше интегрирана PaperOffice DMS?

Г-н Лудевиг също беше ентусиазиран от ангажимента на екипа на PaperOffice DMS при прилагането на корекциите на изискванията за администриране на ViaCreative.

Той и екипът му бяха също толкова доволни от графичния интерфейс на PaperOffice DMS. Това доказва, че развитието на PaperOffice отчита нормалното възприятие на хората, което дава приоритет на картините и цветовете, без да се появява игриво. Това се отнася еднакво за уроците и видеоклиповете, създадени от PaperOffice за определени сегменти от софтуера за управление на документи.

"Да се налага ръчно да търсите и намирате папки, фактури, бележки за доставка, състояния на договори и други важни документи, което е много отнема много време, е много прецизна функция Търсене в PaperOffice най-накрая е нещо от миналото..."

В хода на смяната аналоговия архив на ViaCreative беше и постепенно се сканира и чете директно чрез oCR софтуера, интегриран в PaperOffice DMS. Благодарение на използването на регулярни изрази, които се генерират от служители на PaperOffice, всички входящи аналогови документи могат да бъдат прочетени лесно и по специфичен за клиента начин.

Г-н Ларс-Р. В началото на въведението Лудевиг препоръчва:

"Бавен подход, експериментирайте първо, без твърд преход към крайния срок, разберете коя структура на папките ни подхожда. Създаване на основната структура, първо подаване, изработване на категории според това, което е подадено и маркирано, всичко това в мир, за да пристигнем заедно в екипа."

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

Общо резюме на опита

PaperOffice DMS е изпълнила всички необходими критерии и днес картографира цялостния цифров документен поток на практика.

За момента всички документи за фактури се записват със скенери с висока производителност, Paper-Office автоматично разпознава данните за контакт и съхранява документите съответно в електронния архив.

След това служителите могат да получат достъп до документите чрез прост потребителски интерфейс и въвеждане на различни думи за търсене - налично е и пълнотекстово търсене.

Благодарение на последователното използване на ДМС, ViaCreative успя значително да намали времето за обработка, необходимо за фактурите, а броят на непогасените сметки е намалял значително едновременно.

Г-н Денис К. от "Книгоразправа и счетоводство" подчертава:

"Сортирането, подробните търсения, съставянето на пакети данни за сътрудничество с данъчния консултант вече не са сравними с тези от миналото, много сложна ръчна работа с тонове хартия и папки. Всичко бързо се комбинира на едно място по всяко време."