Минна компания
KUMUL Minerals Holdings Limited

Kumul Minerals Holding Limited (KMHL), водеща минна компания със седалище в Папуа-Нова Гвинея, е начело в добива на суровини.

Със значително присъствие и силен ангажимент към върхови постижения, KMHL се утвърди като важен участник в минната индустрия. С ясна визия, стратегически иновации и устойчиво управление, KMHL е лидер в създаването на стойност за своите заинтересовани страни и региона.

Начална позиция и предизвикателства

Както много компании в минната индустрия, KMHL се сблъска с предизвикателства при управлението и организирането на важни документи и документи в ежедневните бизнес операции.

Високата сложност и обемът на документацията, от процедурите за одобрение до оперативните протоколи и екологичните изисквания, направиха ефективното управление на документи наложително.

В този контекст, KMHL търсеше система за управление на документи, която не само да централизира документите, но и да улеснява сътрудничеството между различни отдели и локации, като същевременно осигурява сигурност и защита на данните и подпомага спазването на законовите изисквания.

Защо KMHL избра PaperOffice DMS

След задълбочено проучване на различни системи за управление на документи, KMHL избра PaperOffice DMS. Системата беше избрана, защото позволи на компанията да направи минимални промени в съществуващите си работни процеси, като същевременно отговаряше на техните изисквания.

„Избрахме PaperOffice DMS, защото инвестицията е в съответствие с целите на нашата компания, а именно повишаване на ефективността, подобряване на сигурността на документите и използване на цифровата трансформация. Освен това разходите в сравнение с други доставчици са изключително атрактивни,"

спомня си Лои Джоузеф, ИТ мениджър на Kumul Minerals Holdings Limited.

Финансовият анализ, извършен от ИТ екипа, показа, че PaperOffice DMS е икономически ефективен и отговаря на нуждите на KMHL.

Изследвахме три потенциални системи за управление на документи, за които бяха получени оферти от съответните компании: PaperOffice, Docuware и M-Files.

Внедряване

В началото на внедряването бяха оборудвани 80 работни места със системата за управление на документи, като базата данни беше избрана Synology NAS.

Тази начална група беше основата за разширяването на системата, като постепенно бяха интегрирани нови работни места.

Два месеца след поръчката миграцията на съществуващите данни беше завършена и един месец по-късно производствената работа беше успешно стартирана, като архивното решение на Kumul беше прието.

Внедряването премина гладко и служителите бяха успешно обучени.

Чрез персонализирани обучения, интерактивни работни срещи и практически примери всички служители успяха да се запознаят със системата и да я използват оптимално. Освен това бяха предоставени обучителни материали, които да служат като справочник за служителите след завършването на обученията.

Това позволи безпроблемен преход към използването на новата система и осигури бърза интеграция в ежедневните работни процеси.

Краен резултат

Внедряването на PaperOffice DMS позволи на KMHL да подобри управлението на документи.

Компанията беше впечатлена от адаптивността на потребителския интерфейс, подобреното търсене на документи и контрола на версиите на документи.

Въвеждането на новата система премина гладко и KMHL препоръча PaperOffice DMS на всеки, който търси решение за управление на документи.

Като цяло, опитът на KMHL с PaperOffice DMS беше изключително задоволителен и надмина техните очаквания.