Общност
Управление на собствеността
Ел Гуихо
Г-н Алехандро Кампос, ИТ специалист и ръководител на проекта в управлението на имоти Ел Гуиджо
Начална позиция
Като общност в управлението на недвижими имоти, El Guijo има много важни документи за управление: договори за наем, битови сметки, строителни файлове, турнирни регистрации, бизнес документи, известия и много други.
За съжаление, управлението на имоти досега не се е възползвало значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи, тъй като досега не е намерено подходящо решение, въпреки че управителите на имоти са тези, които се възползват значително от използването на подходящ софтуер за управление на документи.
За да се решат много съществуващи административни проблеми в управлението на имотите, бе решено да се приложи система за управление на документи.
Целта на El Guijo беше да се цифровизират съществуващите хартиени документи, да се внесат оптимизация на процесите и контрол на работния поток върху всички входящи и изходящи документи, да се автоматизира голяма част от процесите във фонов режим и по този начин да се оптимизира процесът на управление на собствеността.
Съществуващ проблем
Управителят на имота трябваше ежедневно да събира важни документи. Всички тези трябваше да бъдат причислени към правилния жилищен имот, собственик, наемател, хазяин. Но ежедневната работа в общността се характеризираше и с неефективност:
"Имахме избегнати разходи за съхранение чрез подаване на документи в папки. Освен това търсенето на документи отнемаше много време и често включваше посещение в архива",
припомня г-н Алехандро Кампос, ИТ специалистът на общността ел Гуихо.
По този начин общата средна стойност на съседите понякога надвишава 2500 жители, с по-чести върхове през летните и ваканционни периоди. В резултат на това шестима служители като консултанти и постоянен управител в офиса, както и ауторсиран градинарски и административен персонал не можаха да се справят с претоварването на информацията.
Преди да внедри система за управление на документи, цялата система беше базирана на хартия. Документите, подадени от собствениците, дневниците и доказателствата за работата по поддръжката, жалбите бяха предадени на администрацията и след това се съхраняваха масово в папки.
В хода на цифровизацията управителите на имоти като El Guijo се виждат всеки ден с безброй запитвания под наем, оплаквания и други опасения сега също по електронна поща, конфронтирани. Този потоп от електронни писма обаче едва ли може да бъде разгледан ръчно.
Последиците бяха дългонавити времена на обработка и неефективност при обработването, извличането и препращането на необходимата документация. Съответно общността отиде в търсене на управление на цифрови документи.
"Току-що преместихме работата напред и сега имаме преднина."
Алехандро Кампос, ИТ специалист, самостоятелно зает за общността на Ел Гуихо търсеше решение на това и всички проблеми с управлението на собствеността. Предвиждаше се също така да се цифровизират всички административни задачи на общината, които преди това бяха до голяма степен аналогични.
Защо община Ел Гуиджо избра PaperOffice DMS
Най-важните критерии за подбор бяха надеждността, наличността и сигурността, тъй като управляваните документи включваха конфиденциално съдържание, като лични документи, както и фактури, които трябваше да бъдат защитени срещу неупълномощен достъп чрез разрешения за достъп и нива на освобождаване .
Различни доставчици на облак или решения с отворен код не бяха разгледани поради регламентите за защита на данните в общината, тъй като сигурността на личните данни GDPR и дългосрочната инвестиционна сигурност не можеха да бъдат гарантирани.
Тъй като PaperOffice DMS не е приложение в облак и съхранява всички данни в централна база данни, която сега е на специализиран сървър, най-накрая беше решено да се тества необходимият сценарий с тест.
"Още при първата среща с PaperOffice забелязвате 20-те години опит на PaperOffice в областта на управлението на документи."
PaperOffice надвишава всички стандарти за документи и правни насоки, особено поради силно криптираното съхранение на документи директно на специализирания сървър, а не в облак.
Необходимостта от използване на система за управление на документи, която има съвместим контрол на версиите и проверка-доказателство версия е по-ясна от всякога.
Огромна причина за решението беше достъпността и компетентността на подкрепата, тъй като в миналото бяха правени много лоши преживявания с други доставчици.
По-специално, за да се гарантира надеждност и да се симулират реални проблеми, с поддръжката на PaperOffice се свързаха няколко пъти, за да се прецени дали са спазени сроковете и какво е качеството на подкрепата. Тук PaperOffice изпреварва всеки друг производител.
Превключете на автоматизация чрез PaperOffice. Цели и тайминг
С иновативното решение за управление на документи от PaperOffice община Ел Гуиджо реши да автоматизира повечето от ежедневните задачи и документация.
Така че беше решено да се сканират документите, които вече са съществували на хартиен носител, и да се архивират дигитално в PaperOffice. След като те са достъпни в цифров вид, по-нататъшни административни процеси в рамките на мрежата на общността също могат да бъдат решени цифрово.
Оптимизацията на процеса е стартирана. Отсега нататък документите ще бъдат проектирани дигитално, като се избягва хартията колкото е възможно повече. Събрания, минути, входяща поща, изходящи фактури и бележки, създадени директно в PaperOffice. Задачите и работните потоци се изпълняват цифрово.
Със системата за управление на документи всички важни доказателства могат лесно да бъдат представени - и разбира се, съвместими с GDPR. Дълго чакане и пътят до пощата бяха елиминирани.
Преобразуването мина много добре от първото представяне на софтуера от PaperOffice до текуща работа:
"Дори след демото на продукта бяхме абсолютно развълнувани от PaperOffice. Веднага видяхме добавената стойност и почти три седмици по-късно на среща на собствениците резолюцията относно използването на PaperOffice в общността беше 100% гласувана."
Ползи чрез цифровизация с PaperOffice
Междувременно всички цифровизирани договори за наем, кореспонденция, трупи, планове, застрахователни документи и др. Това е голяма добавена стойност за нашите собственици и наематели, казва г-н Кампос от администрацията на Ел Гуихо. Това е една от причините, поради които г-н Кампос е сигурен:
"Бъдещето на индустрията за управление на имоти просто се крие в цифровизацията."
Благодарение на въвеждането на цифровизацията на PaperOffice DMS, общността на Ел Гуихо вече успя да:
- Пестете време и ресурси
- Опростяване на достъпа до документи
- Осигурете наличност на документи за всеки упълномощен служител
Сега по-лесната и по-бърза наличност на данни и документи променя процесите на общността фундаментално и устойчиво. Административните знания вече се организират прозрачно и са достъпни в точното време.
"Сигурността на данните, автоматизираните работни потоци, цифровизацията на документи и лекотата на интегриране на PaperOffice DMS в административна среда доставиха това, от което тази общност се нуждаеше, за да ускори процесите на хартията и да спечели място в зависимостите си."
Всеки със своите спецификации и особености, които като цяло включват контрола и проверката на административните операции, елиминирането на хартията, индексирането на всички видове документи, свързани с вътрешните поръчки, автоматизацията и методологията, сигурността (GoBD, GDPR и защитата на данните), оптимизирането и мониторинга на процесите, което улеснява изпращането на файлове до потребителите (собствениците в този случай) и, разбира се, спестяване на място в административните офиси.
Това споразумение за сътрудничество е направено поради голямото количество записи и записи, държани от общността, и за да се гарантира, че е установен метод за организиране на цялата документация за всички жители и администратори на общността.
Краен резултат
PaperOffice създаде решение на текущите проблеми на общността чрез премахване на обема на данните, рационализиране на административните пречки и гарантиране, че само упълномощените служители имат достъп до PaperOffice, за да предотвратят модифицирането на документи или дори потенциалното присвояване на средства да избягват.
Благодарение на интегрирането на системата за управление на документи PaperOffice, общността вече може да намери документите и обширната им информация само за няколко секунди и да изпълни други задачи и работни потоци.
Освен това администрацията може да реагира по-бързо и по по-целенасочен начин на запитвания, писма и обратна връзка от жителите: Това прави ежедневната работа много по-лесна.
За общността на Ел Гуихо
El Guijo е урбанизация/общност, разположена в северозападната част на община Галапагар до път М-510, само на 40 минути път с кола от центъра на Мадрид през А-6.
Привилегировано място в Сиера де Гуадарама, разположено в население nexus близо до Collado Villalba, Сан Лоренцо дел Ескориал и самата Галапагар, както и в близост до резервоара Valmayor и границата с автономната област Кастилия и Леон.
Изграждането на урбанизацията започва през 70-те години на 20-ти и е основано през 1977 г. по устав като квартална общност. Разполага с площ от почти 140 000 квадратни метра с общо 1104 парцела между хижи, апартаменти, обществени сгради (няколко спортни полета, три плувни басейна, социален клуб и административни офиси) и три детски парка: около половината от страната е озеленена райони с голямо природно разнообразие.
Общата средна стойност надвишава 2500 единици, с по-чести върхове през летните и ваканционни периоди. Освен това в урбанизацията има шестима обслужващи лица, един административен и трима служители по поддръжката (постоянно наети), както и ауторсиран градинарски и административен персонал.
