Проучвайте, чтобы останете в идеална форма
Какво представлява NAS?
Тайванската компания Synology продава различни свързани с мрежата устройства за съхранение (NAS устройства) под името "Synology NAS". Тези устройства позволяват както на компаниите, така и на частните потребители да защитават ефективно своите данни и да ги организират и използват индивидуално.
NAS е файлов сървър със собствена операционна система, която прави пространството си за съхранение достъпно по мрежата.
Synology NAS осигурява идеалните условия за всички предприятия, но особено SMB, да съхраняват корпоративни данни бързо и лесно.
В следващата статия ще ви покажем как можете да извлечете максимума от вашата синология NAS за вашата компания и как управлението на документи може да работи лесно и без Docker.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Защо да използвате NAS вместо облак?
Почти всеки, който се е занимавал с темата за съхранение на документи в компанията, със сигурност е задал този въпрос.
Има различни доставчици на място за съхранение в облак в интернет. Използването на това има предимства, но и недостатъци. Най-големият недостатък несъмнено е предаването на данните на трети страни. Дори и да е обещано, че съхраняваните документи са абсолютно сигурни, никоя компания в света не може да гарантира тези 100%.
Не само хакерските атаки могат да застрашат сигурността на данните, в зависимост от това къде се намира доставчикът на облак, съответните национални закони могат да дадат възможност на съответните органи и компании да имат достъп до съдържанието напълно законно. За съжаление, САЩ са лош пример. Още през април 2017 г. добре известното компютърно списание "c't" предупреди срещу американските облаци, тъй като експертите оцениха защитата на данните си като много ниска. Но изтичането на данни е възможно и по всяко време в ЕС или в Германия, независимо дали поради небрежност от страна на оператора на съответния облак или поради тайни правомощия на европейските тайни служби.
Много компании, особено МСП, виждат това като пречка за сигурността на данните и затова се застъпват за използването на собствен сървър, като например Synology NAS.
Тайванската компания Synology е световен лидер в производството на мрежово прикрепено хранилище. Вместо несигурния облак на доставчик от трета страна, има вътрешна мрежа, чийто капацитет за съхранение може да бъде адаптиран към изискванията.
Следователно разумното решение за компаниите е да създадат интранет с общ сървър за всички свързани терминали. NAS формира сърцето на хардуера, централното съхранение на данни.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Какво представлява дигиталното управление на документи?
С течение на времето много важни документи се натрупват в домакинството - и още повече в една компания. Ефективното управление на тези документи е от съществено значение за икономическия успех и прост преглед на застрахователните полици, договорите, документите и т.н.
Документите могат да се съхраняват на хартиен носител в папки. Въпреки това, те заемат много място и преди всичко са трудни за търсене.
Това е мястото, където управлението на цифрови документи показва своите предимства: архивирането изисква малко пространство, данните също могат да бъдат архивирани на различно място и голямо предимство: има търсене в пълен текст, което търси в документите и бързо намира всички документи, които искате да намерите.
След като изяснихме едно от най-важните предимства на използването на NAS, което е пълен контрол и рационализиране на разходите, е време да разберем как трябва да се направи управлението на документите за синологията NAS и как работи синологията DMS.
Цифровото управление на документи, известно още като система за управление на документи, се използва за съхраняване, управление и контрол на потока от документи и информация в рамките на организацията. В допълнение, най-важната функция на DMS е да служи като връзка между вашата синология NAS и вашите данни.
Базите данни се използват за комуникация между компютрите, свързани към мрежата и NAS.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Централният фокус на система за управление на данни като тази на PaperOffice DMS са логически структурирани бази данни, чиято структура позволява възможно най-висока сигурност, но и светкавичен бърз достъп до документи.
PaperOffice DMS поема безопасния маршрут, защото всички данни се съхраняват в силно криптирана форма в базата данни, която се намира на вашата синология NAS. Така се създава управлението на документи на вашия NAS, така наречената синология DMS.
Това означава, че винаги имате достъп и контрол върху вашите данни.
По този начин всички документи на компанията са винаги на разположение и не само когато въпросният колега работи на компютъра си и позволява достъп до данни. Разбира се, йерархични нива са възможни и на NAS, т.е. създаване на различни, защитени с парола нива на достъп.
Колко сложна е инсталацията и настройката на базата данни?
Инсталирането и настройката на базата данни на вашата синология NAS изобщо не е сложна и не изисква ИТ специалист.
Особено защото работата на контейнерите Docker е известна като нестабилно и ненадеждно решение за интеграция, PaperOffice реши да осигури доказано и надеждно решение за съхранение на данни чрез директното, родно използване на MariaDB.
За разлика от инсталацията на Docker, настройката с помощта на PaperOffice YouTube Videos се извършва в рамките на няколко минути, дори и за миряните.
Какви са предимствата от неизползването на контейнери Docker?
По-доброто решение на PaperOffice да направи без Docker има огромни предимства, които можете да използвате всяка синология NAS, а не скъпата серия Plus.
Което има положителен ефект върху портфейла ви и е лесно за бюджета.
Как данните влизат в синологията NAS?
Сканиране на документи
Процесът е прост: ако данните все още не са налични в цифрова форма, хартиените документи първо трябва да бъдат сканирани или фотографирани.
С вашия скенер или друго цифровизиращо устройство документът не само се преобразува в изображение, но съдържанието му може да бъде "прочетено" по електронен път. Функцията за скенер, интегрирана в PaperOffice DMS, се свързва с вашия скенер и по този начин прехвърля цифровата среда към софтуера за управление на документи.
За това как най-добре да интегрирате скенера си, да дигитализирате документите, вече сме описали в друга статия.
Съхранение на цифрови документи
Данните в цифрова форма, като имейли или цифрови файлове, могат лесно да бъдат влачени и пуснати в интерфейса на PaperOffice. Ако искате да архивирате няколко документа без ръчно усилие, мониторингът на папките, интегриран в PaperOffice, е подходящ за това. Това позволява плавно архивиране във фонов режим.
Съществуващи данни
Системата за управление на документи на PaperOffice също така улеснява потребителите да преместват цифровите данни, които преди това са били на твърдите дискове на лаптопи или настолни компютри, към споделено устройство за съхранение на данни, Synology NAS.
Всички съществуващи данни могат да бъдат импортирани в системата за управление на документи само с едно кликване.
Има и много други начини да получите данните си в системата за управление на документи, които вече са интегрирани в PaperOffice DMS в стандартната версия.
Добавена стойност и ползи
Ето някои от най-забележителните предимства на управлението на документи за вашата синология NAS:
- Минимална инвестиция с максимална полза за отделните работни станции и екипи
- Поддържайте контрол върху данните си
- Всички предимства на облака, но без последващи разходи и несигурност
- Лесно архивиране на данни Функция за архивиране на вашите данни
- Спестете време в търсене на документация и разходи, които я управляват и съхраняват
- Увеличаване на производителността с инструменти за сътрудничество
- Да не забравяме положителния "страничен ефект" на по-високото вътрешно и външно удовлетворение на клиентите
Спестете си огромни разходи за придобиване на скъпи сървъри или облачни услуги - интегрирайте Synology NAS във вашата мрежа и свържете PaperOffice с NAS: Готово!
Благодарение на архитектурата на PaperOffice, комбинацията със синология NAS е идеалното решение за пълно управление на документи в дигиталния офис.
Синологията е удобно решение, предназначено за 24/7 работа. Синологията поддържа вашия PaperOffice да предоставя всички документи и свързаната с тях информация на всички потребители на мрежата и технологията OwnCloud в движение.
Благодарение на лесната инсталация на базата данни и липсата на контейнери Docker, Synology предлага широка гама от NAS модели, които работят безпроблемно с PaperOffice. Така че не само големите компании могат да се възползват от дигитализацията.
Синологията не само предлага NAS модели, оборудвани с мощни процесори, но също така предлага възможност за създаване на множество RAID групи и кеширане и подреждане. Внедрете технологии, които ви позволяват да създадете хибридно решение за съхранение, което позволява масивен капацитет за съхранение, пробивна производителност и разходи, съзнателни за бюджета.
Инвестирате само веднъж за закупуване на вашата NAS и система за управление на документи, имате пълен контрол върху вашите данни и нямате последващи разходи.
Благодарение на пакета Synology Hyper Backup можете автоматично да създавате резервни копия на вашата база данни. Благодарение на семинарите на PaperOffice в YouTube, настройката се извършва в рамките на няколко минути.
Гъвкавост и автоматизация на административните задачи със създаването на работни потоци, които позволяват интегрирането на документи и бизнес процеси в контролирана среда и ясно определени и наблюдавани дейности
Започването е по-лесно, отколкото си мислите.
Притеснявате ли се, че няма да успеете? Прочетете казуси от нашите клиенти за интеграцията на Synology и PaperOffice DMS в различни индустрии и вижте простотата за себе си.
FAQs
Накрая, отговаряме на още няколко често задавани въпроси относно темата. "":
За кого е подходящ офис без хартия?
Бързият и лесен отговор на въпроса е: за всяка компания. Всички бизнес сектори и размери се възползват от безхартиен офис, от МСП и стартиращи предприятия до големи компании. Преобразуването обаче е особено ценно за малките и средните предприятия: Намаляването на усилията и разходите за обработка освобождава бюджета, необходим за по-нататъшни стимулатори на растежа.
Мога ли да използвам доставчик на DMS на базата на облак за моя безхартиен офис?
Не. Друг фактор, който е на устните на всички, откакто GDPR влезе в сила най-късно през 2018 г., е защитата на данните. Препоръчваме ви да използвате Вашата синология NAS.
Заключение
-
Ползите оправдават усилията и разходите
Работата дигитално и внасянето на стари документи в новата епоха ще бъде най-добрата ключова инвестиция, за да се спести невероятно време, пари и нерви в бъдеще.
-
Имате нужда от някой, който знае
Не се нуждаете от собствен ИТ специалист, за да се възползвате от всички предимства на дигитализацията.
Това, от което се нуждаете, е правилният партньор на ваша страна, който, благодарение на опита си, може да приложи точно това, от което се нуждаете. Избягвайте да плашите и изберете тестови позиции вместо фантастични презентации на PowerPoint, без наистина да сте го тествали. -
Хардуерът обикновено вече е на разположение
Опитът показва, че почти всяка операция, компания и компания има голям копир, който не използва потенциала си. Тези устройства обичат масовите сканирания, толерантни към кламерите и могат да бъдат основа за цифров старт без инвестиция в скенер.
-
По-евтино от очакваното с правилния DMS
Избягвайте капани за разходи с DMS / ECM системи, където сте безмилостно на милостта на производителите. Не правете никакви компромиси, когато става въпрос за вашите собствени опции за администрация, като например преподаване на документи и създаване на настройки сами. Ако имате нужда от помощ, производителят ще се радва да ви помогне, но ще остане независим.
-
Дигиталната автоматизация е бъдещето
Процедурите ще бъдат напълно идентични в бъдеще, но напълно автоматизирани.
Влиза ли фактурата? Работният поток се задейства и всичко върви по определения начин.
Търсене през всички 1000 папки? Няма проблем, защото имате свой собствен Google!