نظام إدارة المستندات ASUSTOR DMS لـ NAS

أنظمة إدارة الوثائق، والمعروفة أيضًا باسم DMS، تدعم منظمتك في التنظيم الإلكتروني والهيكلي للوثائق التجارية. لذا فإن DMS هو خطوة مهمة نحو مكتب بلا أوراق.

بالاشتراك مع ASUSTOR NAS الخاص بك، تشكل الثنائي المثالي لتحويل الوسائل المادية إلى رقمية وزيادة كفاءة عمليات البحث والأرشفة.

نظام إدارة الوثائق PaperOffice هو النظام الوحيد في العالم المعتمد رسميًا من قبل ASUSTOR لأجهزتك من ASUSTOR.

ما هو NAS؟

تحت اسم "ASUSTOR NAS"، تقوم الشركة التايوانية ASUSTOR ببيع أجهزة تخزين مرتبطة بالشبكة (NAS). تتيح هذه الأجهزة للشركات وكذلك المستخدمين الأفراد حماية وتنظيم واستخدام بياناتهم بكفاءة.

يتعلق الأمر هنا بخادم ملفات بنظام تشغيل خاص به يوفر مساحة تخزينه عبر الشبكة.

يوفر ASUSTOR NAS الظروف المثالية لجميع الشركات، خاصةً الشركات الصغيرة والمتوسطة، لحفظ بيانات الشركة بسرعة وسهولة.

في المقالة التالية، نوضح لك كيف تستفيد بشكل أقصى من ASUSTOR NAS لشركتك، وكذلك كيف يمكن إدارة الوثائق بسهولة ودون الحاجة إلى Docker.

لماذا استخدام NAS بدلاً من السحابة؟

هناك عدة أسباب لاستخدام حل NAS (تخزين مرتبط بالشبكة) بدلاً من الحل القائم على السحابة، نورد لك بعض الأمثلة:

• 1. السيطرة والأمان: يكون NAS تحت السيطرة المادية للشركة، مما يعني أن لديك كشركة السيطرة الكاملة على بياناتك ويمكنك التأكد من أن هذه البيانات آمنة ومحفوظة.
  في بيئة السحابة، يتم نقل بياناتك إلى مزود خارجي ولا تخضع لنفس معايير الأمان التي توفرها الشركة نفسها.


• 2. حماية البيانات: يجب على الشركات عند تخزين البيانات الشخصية الالتزام بقوانين حماية البيانات الخاصة باللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) للاتحاد الأوروبي. لذلك، يجب على الشركات ضمان توافقها مع اللوائح عند اختيار تقنيات وخدمات التخزين.
  يُعد NAS (تخزين مرتبط بالشبكة) هو الخيار الأنسب مقارنة بحل السحابة عندما يتعلق الأمر بالامتثال لقوانين GDPR.
  نظرًا لأنه يبقى ملكًا للشركة، يمكن معالجة البيانات وحمايتها مباشرةً من قبل الشركة. يوفر NAS أيضًا مستوى عاليًا من المرونة، حيث لا يتعين تخزين البيانات في مركز بيانات خارجي. يمكن للشركات أيضًا تشفير البيانات على NAS لحمايتها من الوصول غير المصرح به.
• 3. اتصال بالإنترنت: يمكن استخدام NAS بغض النظر عن اتصال الإنترنت، مما يجعله مثاليًا للشركات التي تعمل في المناطق الريفية أو التي تعاني من اتصالات إنترنت غير مستقرة.


• 4. التكاليف: التكلفة هي ميزة مهمة يتمتع بها NAS مقارنة بالتخزين السحابي. يُعد NAS أرخص بكثير في الشراء من خدمة السحابة، حيث يتم دفع تكاليفه مرة واحدة وتبقى ملكك وحدك.
  علاوة على ذلك، تكون التكاليف الشهرية لـ NAS أقل بكثير من خدمة السحابة. مع NAS، ليست هناك رسوم اشتراك شهرية.\ علاوة على ذلك، ليست هناك رسوم عرض النطاق الترددي الإضافية التي يمكن أن تطرأ مع خدمة السحابة.


• 5. المرونة: يوفر NAS للشركات المزيد من المرونة في اختيار الأجهزة وقدرة التخزين. كما يتيح توسعة مساحة التخزين لتلبية الاحتياجات المتزايدة للشركة.

يوفر ASUSTOR NAS بالاشتراك مع PaperOffice DMS لشركتك حلاً بسيطًا وموثوقًا لإدارة وثائقك.

برنامج PaperOffice DMS هو برنامج سهل الاستخدام يسمح للشركات بتنظيم وتخزين وتصنيف وإدارة الوثائق بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة في أي وقت ومن أي مكان.

من خلال الجمع بين NAS والإدارة الفعّالة لـ PaperOffice DMS، يمكنك زيادة إنتاجية شركتك عن طريق ضمان استرجاع الوثائق بسرعة وموثوقية. كما يوفر حماية إضافية للبيانات لأنها مخزنة على NAS وليس على أجهزة الكمبيوتر المحلية أو السحابة الخارجية.

كم هو مجهد تثبيت قاعدة البيانات وإعدادها؟

تثبيت قاعدة البيانات وكذلك الإعداد على ASUSTOR NAS الخاص بك ليس مجهدًا على الإطلاق ولا يتطلب متخصصًا في تكنولوجيا المعلومات.

يمكن لأي شخص إكمال الإعداد بمساعدة فيديوهات PaperOffice على YouTube في غضون دقائق قليلة.

كيف تصل بياناتك إلى ASUSTOR NAS؟

هناك عدة طرق لنقل البيانات إلى نظام إدارة المستندات PaperOffice (DMS) الذي يتم تشغيله على قرص الشبكة المتصل ASUSTOR NAS. فيما يلي بعض الأمثلة:

مسح الوثائق

الإجراء بسيط: إذا لم تكن البيانات متاحة بعد بشكل رقمي، فيجب أولاً مسح الوثائق المتاحة على الورق أو تصويرها.

Ihr Scanner zusammen mit PaperOffice DMS sind die besten Partner um Ihr Unternehmen papierlos zu gestalten

باستخدام الماسح الضوئي أو جهاز الرقمنة الآخر، لا يتم تحويل الوثيقة إلى صورة فقط، بل يمكن أيضاً "قراءة" محتوياتها إلكترونياً. الوظيفة المدمجة في PaperOffice DMS التي تربط بالماسح الخاص بك وتنقل الوسيط الرقمي إلى برنامج إدارة المستندات.

حول كيفية دمج الماسح الضوئي بشكل أفضل لرقمنة المستندات، كتبنا بالفعل في مقال آخر.

أرشفة المستندات الرقمية

يمكن ببساطة سحب وإفلات البيانات المتاحة في شكل رقمي، مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الملفات الرقمية، في واجهة PaperOffice. إذا كنت ترغب في أرشفة عدة وثائق بدون جهد يدوي، فإن وظيفة مراقبة المجلد المدمجة في PaperOffice تكون مناسبة لذلك. هذا يتيح أرشفة سلسة في الخلفية.

البيانات الموجودة

يسهل نظام إدارة المستندات PaperOffice أيضاً على المستخدمين نقل البيانات المتاحة بالفعل بشكل رقمي والتي تقع على الأقراص الصلبة لأجهزة الكمبيوتر المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر المكتبية إلى وحدة تخزين البيانات المشتركة، ASUSTOR NAS.

وبذلك يمكن استيراد جميع البيانات الموجودة بنقرة واحدة إلى نظام إدارة المستندات.

قيمة وفائدة ASUSTOR NAS مع PaperOffice DMS

استخدام ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) بالتعاون مع نظام إدارة الوثائق (DMS) PaperOffice يقدم العديد من الفوائد، بعض منها يشمل:

• 1. إدارة مركزية للبيانات: يتيح DMS تخزين وتنظيم جميع الوثائق والملفات في مكان واحد، مما يسهل التعاون والوصول إلى البيانات، حيث يمكن لكل موظف الوصول إلى الملفات المطلوبة دون الحاجة إلى نسخها على وحدة تخزين USB.
  يوفر هذا الوقت ويمنع الأخطاء التي قد تحدث بسبب النقل اليدوي.


• 2. زيادة الأمان: يوفر الـ NAS ميزات أمنية إضافية مثل التشفير والتكرار لحماية البيانات من الفقدان أو الوصول غير المصرح به. فضلاً عن أمان عالي للبيانات من خلال خيارات النسخ الاحتياطي المختلفة.
  يمكن إنشاء نسخ احتياطية تلقائية لاستعادة الملفات المهمة في حالة الفشل أو الحذف العرضي. كما يمكن تشفير البيانات لضمان حماية البيانات الحساسة من الوصول غير المصرح به.


• 3. زيادة سرعة الوصول: يمكِّن NAS من الوصول إلى البيانات بسرعة أكبر وتحريرها، مما يزيد من الإنتاجية.


• 4. سهولة الصيانة والتحديث: يمكن صيانة وتحديث DMS و NAS بشكل مستقل، مما يسهل الصيانة.


• 5. زيادة المرونة: توفر مجموعة ASUSTOR NAS و PaperOffice DMS العديد من خيارات التكوين والتخصيص لتلبية متطلبات الشركة.


• 6. سهولة توسيع مساحة التخزين: نظرًا لأن الشركات غالبًا ما تنمو وتحتاج إلى مساحة تخزين أكبر، يمكن توسيع ASUSTOR NAS بسهولة لتلبية المتطلبات المتزايدة. يتسم هذا بالكفاءة من حيث التكلفة وسهولة التنفيذ مقارنة بحلول التخزين الأخرى مثل الأقراص الصلبة الخارجية أو حلول السحابة.


• 7. دعم الوصول المحمول والعمل عن بعد: باستخدام ASUSTOR NAS و PaperOffice DMS، يمكن الوصول إلى البيانات وتحريرها من أي مكان، مما يزيد من إمكانيات العمل عن بعد والتعاون المحمول.


• 8. زيادة الكفاءة: يتيح استخدام PaperOffice DMS و ASUSTOR NAS العثور على البيانات بسرعة، وتنظيم العمليات، وأتمتتها، مما يزيد من الكفاءة.


• 9. إدارة مستخدمين شاملة: من بين أمور أخرى، يمكن إنشاء وإدارة حسابات مستخدمين متعددة.
  يسمح ذلك للشركات بتحديد حقوق وصول مختلفة لموظفين أو أقسام مختلفة. على سبيل المثال، يمكن لموظف في المحاسبة الوصول إلى الوثائق المالية، بينما يمكن لموظف في التسويق الوصول فقط إلى وثائق التسويق.

يتيح DMS للشركات تخزين وإدارة وثائقها وملفاتها مركزيًا. يسهّل البحث والتعاون، حيث يمكن للموظفين الوصول إلى الملفات المطلوبة من أي مكان. كما يوفر إمكانية أتمتة سير العمل في الوثائق لتوفير الوقت والموارد.

يقدم نظام إدارة الوثائق (DMS) بالتعاون مع ASUSTOR NAS (Network Attached Storage) للشركات حلاً قويًا وموثوقًا لإدارة وتخزين الوثائق والملفات، بالإضافة إلى الوصول إليها.