نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

أتمتة العمليات التجارية في الصناعة والتجارة


يتيح PaperOffice DMS للتصنيع والتجارة تدفقا سلسا للمعلومات بين الإنتاج والإدارة بفضل رقمنة وأتمتة العمليات التجارية.

نصيحة مهنية

يتم استبدال المستندات المكتوبة والعقود والمسودات والبحوث وملاحظات التسليم وأكثر من ذلك بكثير بالمستندات الإلكترونية بفضل الرقمنة وبالتالي تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.

بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.

الرقمنة في الصناعة والتجارة

بصفتك شركة في التصنيع أو الإنتاج وكذلك التداول ، لديك الكثير من المستندات المهمة لإدارتها:

الفواتير والعقود والطلبات وملاحظات التسليم وأكثر من ذلك بكثير. لذلك ، فإن الشركات في هذه الصناعة هي التي تستفيد بشكل كبير من استخدام برامج إدارة المستندات المناسبة.

هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء المستندات المهمة كل يوم في الصناعة والتجارة. يجب تعيين كل هذه إلى القسم الصحيح ، العميل ، الكائن ، التسليم.

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة ومهمة سير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تصنيف كل مستند وفقا لنوعه ويمكن تعيينه للأشخاص والكائنات ، والتي يمكنك بعد ذلك الوصول إليها أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز.

لذلك لديك جميع المعلومات والمستندات حول جميع الإنتاجات والكائنات والعملاء وما إلى ذلك بوضوح في مكان واحد ، وهي قاعدة البيانات الخاصة بك.

Factory worker switches something
Industrial companies benefit from digital document management

من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية القائمة في الإنتاج والتجارة ، ينبغي تنفيذ نظام إدارة الوثائق PaperOffice.

بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود والفواتير والطلبات وملاحظات التسليم من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.

بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.

الرقمنة هي الكل والنهاية في الصناعة

مع PaperOffice DMS ، يمكن رقمنة المستندات في الصناعة والتجارة وأرشفتها مركزيا بطريقة يمكن الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر دون الحاجة إلى الذهاب إلى الأرشيف أو البحث أولا عن أي / r زميل يقوم حاليا بمعالجة المستندات أو المجلدات.

لا يقوم PaperOffice DMS برقمنة المستندات التماثلية فحسب ، بل يقوم برنامج إدارة المستندات بحفظ كل تغيير في المستند بترتيب زمني. الأصل لا يزال غير متأثر. يمكن استخدام وظيفة سير العمل ، على سبيل المثال ، لتعيين أنشطة معينة أثناء عمل المشروع ويحتفظ كل موظف بنظرة عامة على الحالة الحالية.

وفي الوقت نفسه، يمكن تقديم أفكار أو اقتراحات دون الحاجة إلى عقد اجتماعات في كل مرة. يمكن البحث عن المستندات المؤرشفة بواسطة الكلمات الرئيسية أو التاريخ أو الأرقام المرجعية ويمكن إنشاء القوالب الآلية بواسطة الذكاء الاصطناعي في PaperOffice DMS.

تجعل وظيفة سير العمل الشاملة ل PaperOffice DMS الاتصال الداخلي أسهل بكثير. يشمل مصطلح داخلي أيضا الفروع أو المواقع الأجنبية. في حالة العمل المتعلق بالمشروع ، على سبيل المثال ، يتم دائما عرض الحالة الحالية وفي نفس الوقت المحفوظات. بالطبع ، يتم أيضا تضمين تقويم خاص وخاص بالفريق ، حيث يتم إدخال المواعيد النهائية والأحداث المتعلقة بالوقت.

في الواقع ، يمكن أن تحدث معظم العمليات والعمليات والإجراءات التواصلية في الصناعة والتجارة بسرعة الضوء ، المقابلة للعصر الرقمي للقرن 21st.

إذا لم تكن هناك دائما محطات وسيطة يبطئ فيها الورق المطبوع وتيرة العمل إلى وتيرة المشي. وهذا له تكاليف، ناهيك عن الآثار البيئية والاستدامة. باستخدام برامج إدارة المستندات المناسبة مثل PaperOffice DMS ، لا يمكن تسريع العديد من العمليات في الشركات الصناعية والتجارية فحسب ، بل يمكن أيضا جعلها أكثر أمانا ، على سبيل المثال فيما يتعلق بالتجسس الصناعي أو محاولات الابتزاز باستخدام برامج الفدية.

برنامج إدارة المستندات مثل PaperOffice DMS هو الأنسب لهذه المهام. لأنه برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.

لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والمرافعات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، يتم رقمنة عملياتك السابقة في الشركة ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Shopping cart is on the table
PaperOffice archives all documents generated in the industry and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

يقوم PaperOffice بأرشفة جميع المستندات التي تم إنشاؤها في الصناعة والتجارة وجميع المعلومات ذات الصلة وفقا للقانون وبطريقة مقاومة للتدقيق

يتيح PaperOffice DMS ، فيما يتعلق ب NAS (التخزين المتصل بالشبكة) ، إنشاء شبكة إنترانت آمنة للغاية للاتصالات الداخلية ونقل البيانات. وهذا يخلق أمانا مزدوجا ضد الهجمات من الخارج. أولا جدار الحماية لنظام التشغيل وثانيا تشفير PaperOffice DMS. في الوقت نفسه ، يتم إعداد سحابة منفصلة عبر NAS ، مستقلة عن موفري الجهات الخارجية.

تجعل وظيفة سير العمل الشاملة ل PaperOffice DMS الاتصال الداخلي أسهل بكثير. يشمل مصطلح داخلي أيضا الفروع أو المواقع الأجنبية. في حالة العمل المتعلق بالمشروع ، على سبيل المثال ، يتم دائما عرض الحالة الحالية وفي نفس الوقت المحفوظات.

بالطبع ، يتم أيضا تضمين تقويم خاص وخاص بالفريق ، حيث يتم إدخال المواعيد النهائية والأحداث المتعلقة بالوقت.

يقوم التعرف على المستندات المزود الذكاء الاصطناعي تلقائيا بترتيب جميع المستندات المراد حفظها في المجلد الصحيح وإنشاء فهرس كلمات رئيسية وسجل تغييرات. يجد محرك البحث الداخلي ل PaperOffice DMS كل مستند في أجزاء من الثانية.

Financial advisors talk
Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

الحل: معرفة مثبتة

أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟

PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.

المعالجة الرقمية هي أساس أساسي لضمان جودة الخدمة العالية للخدمات البلدية في المستقبل

يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.

لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "الإنتاج" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.

لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو مستشار الضرائب أو العكس.

بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

يتعين على الشركات من الصناعة والتجارة معالجة المستندات لجميع المعاملات التجارية. التطوير المستمر لنماذج الأعمال يخلق باستمرار تحديات جديدة. ما يحتاجونه هو نظام جيد لإدارة الوثائق.

PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه الصناعة التحويلية ، على سبيل المثال:

  • تخزين المستندات بجميع التنسيقات الرقمية وفقا لمبادئ الناتج المحلي الإجمالي / اللي >
  • وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
  • وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
  • التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
  • إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
  • إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع التواصل في التجارة والإنتاج مع الموردين والعملاء.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. وبالتالي يمكن أن تصبح PaperOffice DMS المحور التنظيمي في كل شركة في التجارة والإنتاج وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

تستفيد الشركات من الصناعة التحويلية والتجارة من إدارة المستندات الرقمية

يسمح نظام إدارة الوثائق بإنشاء قواعد بيانات منفصلة لكل منطقة على حدة ويمكنه إنشاء روابط في نفس الوقت. يتم مسح المستندات التماثلية ضوئيا ، مثل الفواتير المقدمة ، باستخدام PaperOffice DMS وحفظها كصورة فوتوغرافية وكنص محول باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف. يمكن عرض جميع البيانات الموجودة بوضوح ودون لبس ، وهذا هو السبب في عدم الحاجة إلى حمل أي ملفات للتعيينات خارج المنزل. تقوم إدارة قاعدة البيانات التي يتم التحكم فيها الذكاء الاصطناعي بإنشاء قوالب من البيانات الرئيسية أو القوائم القابلة للاستخدام إحصائيا كما هو مطلوب.

في الوقت نفسه ، يتم الحفاظ على حماية البيانات اللازمة من خلال إدارة كلمة المرور الهرمية وتشفير 1024 بت.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

جرب كيف يمكنك ربط تدفق المعلومات بين الإنتاج والإدارة من خلال رقمنة وأتمتة عمليات المستندات والأعمال.

باستخدام PaperOffice ، يمكنك تسريع عمليات الإنتاج الخاصة بك بالإضافة إلى جميع مهام سير العمل عبر الإدارات. في أوقات قوانين المسؤولية عن المنتجات الأكثر صرامة من أي وقت مضى ، يمكنك أيضا زيادة اليقين القانوني لشركتك من خلال حل إدارة المستندات وأتمتة سير العمل.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة في الصناعة والتجارة":

كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟

نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.

ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟

لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.

حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟

سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، مما يجعله محصنا ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!

هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟

نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.

الاستنتاج

يدعم PaperOffice DMS الصناعة والتجارة ويوفر واجهات مناسبة للبرامج الأخرى واتصالات واجهة برمجة التطبيقات ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.

يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.

في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

التغيير الرقمي في تطوير المنتجات - الإدارة الناجحة للمستندات

"في الصناعة ، أصبح موضوع الرقمنة ملحوظا أكثر فأكثر. ينطبق هذا ، على سبيل المثال ، على أوراق البيانات الفنية الخاصة بنا أو بيانات العملاء أو الحسابات أو خططنا ورسوماتنا وتكويناتنا. وبعد إدخال نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice، يمكن تقليل الجهد اليدوي. نحن الآن رواد في الرقمنة في شركات الإنتاج ، الصناعة 4.0 ".

السيد أنطونيو خيسوس سانشيز، المدير الإداري ومهندس المنتجات والعمليات في شركة Butterfly Engineers S.L.