الرقمنة في الصناعة والتجارة

الرقمنة في الصناعة والتجارة

بصفتك شركة في التصنيع أو الإنتاج وكذلك التداول ، لديك الكثير من المستندات المهمة لإدارتها:

الفواتير والعقود والطلبات وملاحظات التسليم وأكثر من ذلك بكثير. لذلك ، فإن الشركات في هذه الصناعة هي التي تستفيد بشكل كبير من استخدام برامج إدارة المستندات المناسبة.

هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء المستندات المهمة كل يوم في الصناعة والتجارة. يجب تعيين كل هذه إلى القسم الصحيح ، العميل ، الكائن ، التسليم.

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة ومهمة سير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تصنيف كل مستند وفقا لنوعه ويمكن تعيينه للأشخاص والكائنات ، والتي يمكنك بعد ذلك الوصول إليها أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز.

لذلك لديك جميع المعلومات والمستندات حول جميع الإنتاجات والكائنات والعملاء وما إلى ذلك بوضوح في مكان واحد ، وهي قاعدة البيانات الخاصة بك.

Industrial companies benefit from digital document management

من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية القائمة في الإنتاج والتجارة ، ينبغي تنفيذ نظام إدارة الوثائق PaperOffice.

بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود والفواتير والطلبات وملاحظات التسليم من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.

بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.

الرقمنة هي الكل والنهاية في الصناعة

مع PaperOffice DMS ، يمكن رقمنة المستندات في الصناعة والتجارة وأرشفتها مركزيا بطريقة يمكن الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر دون الحاجة إلى الذهاب إلى الأرشيف أو البحث أولا عن أي / r زميل يقوم حاليا بمعالجة المستندات أو المجلدات.

لا يقوم PaperOffice DMS برقمنة المستندات التماثلية فحسب ، بل يقوم برنامج إدارة المستندات بحفظ كل تغيير في المستند بترتيب زمني. الأصل لا يزال غير متأثر. يمكن استخدام وظيفة سير العمل ، على سبيل المثال ، لتعيين أنشطة معينة أثناء عمل المشروع ويحتفظ كل موظف بنظرة عامة على الحالة الحالية.

وفي الوقت نفسه، يمكن تقديم أفكار أو اقتراحات دون الحاجة إلى عقد اجتماعات في كل مرة. يمكن البحث عن المستندات المؤرشفة بواسطة الكلمات الرئيسية أو التاريخ أو الأرقام المرجعية ويمكن إنشاء القوالب الآلية بواسطة الذكاء الاصطناعي في PaperOffice DMS.

تجعل وظيفة سير العمل الشاملة ل PaperOffice DMS الاتصال الداخلي أسهل بكثير. يشمل مصطلح داخلي أيضا الفروع أو المواقع الأجنبية. في حالة العمل المتعلق بالمشروع ، على سبيل المثال ، يتم دائما عرض الحالة الحالية وفي نفس الوقت المحفوظات. بالطبع ، يتم أيضا تضمين تقويم خاص وخاص بالفريق ، حيث يتم إدخال المواعيد النهائية والأحداث المتعلقة بالوقت.

في الواقع ، يمكن أن تحدث معظم العمليات والعمليات والإجراءات التواصلية في الصناعة والتجارة بسرعة الضوء ، المقابلة للعصر الرقمي للقرن 21st.

إذا لم تكن هناك دائما محطات وسيطة يبطئ فيها الورق المطبوع وتيرة العمل إلى وتيرة المشي. وهذا له تكاليف، ناهيك عن الآثار البيئية والاستدامة. باستخدام برامج إدارة المستندات المناسبة مثل PaperOffice DMS ، لا يمكن تسريع العديد من العمليات في الشركات الصناعية والتجارية فحسب ، بل يمكن أيضا جعلها أكثر أمانا ، على سبيل المثال فيما يتعلق بالتجسس الصناعي أو محاولات الابتزاز باستخدام برامج الفدية.

برنامج إدارة المستندات مثل PaperOffice DMS هو الأنسب لهذه المهام. لأنه برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

PaperOffice archives all documents generated in the industry and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

يقوم PaperOffice بأرشفة جميع المستندات التي تم إنشاؤها في الصناعة والتجارة وجميع المعلومات ذات الصلة وفقا للقانون وبطريقة مقاومة للتدقيق

يتيح PaperOffice DMS ، فيما يتعلق ب NAS (التخزين المتصل بالشبكة) ، إنشاء شبكة إنترانت آمنة للغاية للاتصالات الداخلية ونقل البيانات. وهذا يخلق أمانا مزدوجا ضد الهجمات من الخارج. أولا جدار الحماية لنظام التشغيل وثانيا تشفير PaperOffice DMS. في الوقت نفسه ، يتم إعداد سحابة منفصلة عبر NAS ، مستقلة عن موفري الجهات الخارجية.

تجعل وظيفة سير العمل الشاملة ل PaperOffice DMS الاتصال الداخلي أسهل بكثير. يشمل مصطلح داخلي أيضا الفروع أو المواقع الأجنبية. في حالة العمل المتعلق بالمشروع ، على سبيل المثال ، يتم دائما عرض الحالة الحالية وفي نفس الوقت المحفوظات.

بالطبع ، يتم أيضا تضمين تقويم خاص وخاص بالفريق ، حيث يتم إدخال المواعيد النهائية والأحداث المتعلقة بالوقت.

يقوم التعرف على المستندات المزود الذكاء الاصطناعي تلقائيا بترتيب جميع المستندات المراد حفظها في المجلد الصحيح وإنشاء فهرس كلمات رئيسية وسجل تغييرات. يجد محرك البحث الداخلي ل PaperOffice DMS كل مستند في أجزاء من الثانية.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector

المعالجة الرقمية هي أساس أساسي لضمان جودة الخدمة العالية للخدمات البلدية في المستقبل

يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.

لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "الإنتاج" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.

لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو مستشار الضرائب أو العكس.

بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

يتعين على الشركات من الصناعة والتجارة معالجة المستندات لجميع المعاملات التجارية. التطوير المستمر لنماذج الأعمال يخلق باستمرار تحديات جديدة. ما يحتاجونه هو نظام جيد لإدارة الوثائق.

PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه الصناعة التحويلية ، على سبيل المثال:

• تخزين المستندات بجميع التنسيقات الرقمية وفقا لمبادئ الناتج المحلي الإجمالي / اللي >
• وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
• وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
• التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
• إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
• إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

Paperless work through digital processes

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع التواصل في التجارة والإنتاج مع الموردين والعملاء.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. وبالتالي يمكن أن تصبح PaperOffice DMS المحور التنظيمي في كل شركة في التجارة والإنتاج وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

تستفيد الشركات من الصناعة التحويلية والتجارة من إدارة المستندات الرقمية

يسمح نظام إدارة الوثائق بإنشاء قواعد بيانات منفصلة لكل منطقة على حدة ويمكنه إنشاء روابط في نفس الوقت. يتم مسح المستندات التماثلية ضوئيا ، مثل الفواتير المقدمة ، باستخدام PaperOffice DMS وحفظها كصورة فوتوغرافية وكنص محول باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف. يمكن عرض جميع البيانات الموجودة بوضوح ودون لبس ، وهذا هو السبب في عدم الحاجة إلى حمل أي ملفات للتعيينات خارج المنزل. تقوم إدارة قاعدة البيانات التي يتم التحكم فيها الذكاء الاصطناعي بإنشاء قوالب من البيانات الرئيسية أو القوائم القابلة للاستخدام إحصائيا كما هو مطلوب.

في الوقت نفسه ، يتم الحفاظ على حماية البيانات اللازمة من خلال إدارة كلمة المرور الهرمية وتشفير 1024 بت.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

جرب كيف يمكنك ربط تدفق المعلومات بين الإنتاج والإدارة من خلال رقمنة وأتمتة عمليات المستندات والأعمال.

باستخدام PaperOffice ، يمكنك تسريع عمليات الإنتاج الخاصة بك بالإضافة إلى جميع مهام سير العمل عبر الإدارات. في أوقات قوانين المسؤولية عن المنتجات الأكثر صرامة من أي وقت مضى ، يمكنك أيضا زيادة اليقين القانوني لشركتك من خلال حل إدارة المستندات وأتمتة سير العمل.