الرقمنة في الصناعة والتجارة

الرقمنة في الصناعة والتجارة

بصفتك شركة في التصنيع أو الإنتاج وكذلك التداول ، لديك الكثير من المستندات المهمة لإدارتها:

الفواتير والعقود والطلبات وملاحظات التسليم وأكثر من ذلك بكثير. لذلك ، فإن الشركات في هذه الصناعة هي التي تستفيد بشكل كبير من استخدام برامج إدارة المستندات المناسبة.

هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء المستندات المهمة كل يوم في الصناعة والتجارة. يجب تعيين كل هذه إلى القسم الصحيح ، العميل ، الكائن ، التسليم.

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة ومهمة سير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تصنيف كل مستند وفقا لنوعه ويمكن تعيينه للأشخاص والكائنات ، والتي يمكنك بعد ذلك الوصول إليها أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز.

لذلك لديك جميع المعلومات والمستندات حول جميع الإنتاجات والكائنات والعملاء وما إلى ذلك بوضوح في مكان واحد ، وهي قاعدة البيانات الخاصة بك.

Industrial companies benefit from digital document management

من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية القائمة في الإنتاج والتجارة ، ينبغي تنفيذ نظام إدارة الوثائق PaperOffice.

بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود والفواتير والطلبات وملاحظات التسليم من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.

بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.

الرقمنة هي الكل والنهاية في الصناعة

مع PaperOffice DMS ، يمكن رقمنة المستندات في الصناعة والتجارة وأرشفتها مركزيا بطريقة يمكن الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر دون الحاجة إلى الذهاب إلى الأرشيف أو البحث أولا عن أي / r زميل يقوم حاليا بمعالجة المستندات أو المجلدات.

لا يقوم PaperOffice DMS برقمنة المستندات التماثلية فحسب ، بل يقوم برنامج إدارة المستندات بحفظ كل تغيير في المستند بترتيب زمني. الأصل لا يزال غير متأثر. يمكن استخدام وظيفة سير العمل ، على سبيل المثال ، لتعيين أنشطة معينة أثناء عمل المشروع ويحتفظ كل موظف بنظرة عامة على الحالة الحالية.

وفي الوقت نفسه، يمكن تقديم أفكار أو اقتراحات دون الحاجة إلى عقد اجتماعات في كل مرة. يمكن البحث عن المستندات المؤرشفة بواسطة الكلمات الرئيسية أو التاريخ أو الأرقام المرجعية ويمكن إنشاء القوالب الآلية بواسطة الذكاء الاصطناعي في PaperOffice DMS.

تجعل وظيفة سير العمل الشاملة ل PaperOffice DMS الاتصال الداخلي أسهل بكثير. يشمل مصطلح داخلي أيضا الفروع أو المواقع الأجنبية. في حالة العمل المتعلق بالمشروع ، على سبيل المثال ، يتم دائما عرض الحالة الحالية وفي نفس الوقت المحفوظات. بالطبع ، يتم أيضا تضمين تقويم خاص وخاص بالفريق ، حيث يتم إدخال المواعيد النهائية والأحداث المتعلقة بالوقت.

في الواقع ، يمكن أن تحدث معظم العمليات والعمليات والإجراءات التواصلية في الصناعة والتجارة بسرعة الضوء ، المقابلة للعصر الرقمي للقرن 21st.

إذا لم تكن هناك دائما محطات وسيطة يبطئ فيها الورق المطبوع وتيرة العمل إلى وتيرة المشي. وهذا له تكاليف، ناهيك عن الآثار البيئية والاستدامة. باستخدام برامج إدارة المستندات المناسبة مثل PaperOffice DMS ، لا يمكن تسريع العديد من العمليات في الشركات الصناعية والتجارية فحسب ، بل يمكن أيضا جعلها أكثر أمانا ، على سبيل المثال فيما يتعلق بالتجسس الصناعي أو محاولات الابتزاز باستخدام برامج الفدية.

برنامج إدارة المستندات مثل PaperOffice DMS هو الأنسب لهذه المهام. لأنه برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

PaperOffice archives all documents generated in the industry and all relevant information in compliance with the law and in an audit-proof manner

يقوم PaperOffice بأرشفة جميع المستندات التي تم إنشاؤها في الصناعة والتجارة وجميع المعلومات ذات الصلة وفقا للقانون وبطريقة مقاومة للتدقيق

يتيح PaperOffice DMS ، فيما يتعلق ب NAS (التخزين المتصل بالشبكة) ، إنشاء شبكة إنترانت آمنة للغاية للاتصالات الداخلية ونقل البيانات. وهذا يخلق أمانا مزدوجا ضد الهجمات من الخارج. أولا جدار الحماية لنظام التشغيل وثانيا تشفير PaperOffice DMS. في الوقت نفسه ، يتم إعداد سحابة منفصلة عبر NAS ، مستقلة عن موفري الجهات الخارجية.

تجعل وظيفة سير العمل الشاملة ل PaperOffice DMS الاتصال الداخلي أسهل بكثير. يشمل مصطلح داخلي أيضا الفروع أو المواقع الأجنبية. في حالة العمل المتعلق بالمشروع ، على سبيل المثال ، يتم دائما عرض الحالة الحالية وفي نفس الوقت المحفوظات.

بالطبع ، يتم أيضا تضمين تقويم خاص وخاص بالفريق ، حيث يتم إدخال المواعيد النهائية والأحداث المتعلقة بالوقت.

يقوم التعرف على المستندات المزود الذكاء الاصطناعي تلقائيا بترتيب جميع المستندات المراد حفظها في المجلد الصحيح وإنشاء فهرس كلمات رئيسية وسجل تغييرات. يجد محرك البحث الداخلي ل PaperOffice DMS كل مستند في أجزاء من الثانية.

Simple overview and quick search thanks to digitization in the financial sector