الرقمنة في إدارة الممتلكات وإدارة العقارات

الرقمنة في إدارة الممتلكات وإدارة الممتلكات

ضمن إدارة العقارات وإدارة الممتلكات ، هناك عدد كبير من المستندات المختلفة التي تحتاج إلى إدارة:

عقود الإيجار وبيانات التكلفة الإضافية وملفات البناء والأحداث ووثائق العمل والإخطارات وأكثر من ذلك بكثير. لذلك ، فإن مديري العقارات والشركات العقارية هم الذين يستفيدون بشكل كبير من استخدام برامج إدارة المستندات المناسبة.

يتم إنشاء وثائق مهمة كل يوم من قبل مديري العقارات. يجب تعيين كل هذه إلى العقار السكني الصحيح ، المستأجر ، المالك ، العقار.

PaperOffice DMS enables easy recording of documents, their management and quick search and is ideal for property management

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تصنيف كل مستند وفقا لنوعه ويمكن تعيينه للأشخاص والكائنات ، والتي يمكنك بعد ذلك الوصول إليها أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز. لديك جميع المعلومات والمستندات حول جميع المباني وشركاء الأعمال والمستأجرين وما إلى ذلك بوضوح في مكان واحد ، أي قاعدة البيانات الخاصة بك.

من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات.

من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية الحالية في إدارة الممتلكات ، يجب تنفيذ نظام إدارة المستندات PaperOffice.

يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

يمكنك أيضا الاستفادة من المهام الإدارية الرقمية ومراقبة جميع عقود الإيجار والخدمات ، والمراسلات الرسمية ، والتي يتم وضعها عند إعادة التقديم أو تعيينها للموظفين عن طريق تعيين المهمة.

أتمتة العمليات التجارية الخاصة بك

لا يوجد بلد آخر في الاتحاد الأوروبي لديه عدد سكان أكثر من ألمانيا ، ومع 234 شخصا لكل كيلومتر مربع ، لديها ثالث أعلى كثافة سكانية في أوروبا بعد هولندا وبلجيكا ، باستثناء موناكو. وينتشر حوالي 37 مليون مبنى على مساحة 357,588 كيلومترا مربعا. يتم استخدام ما يزيد قليلا عن نصف العقارات كمساحة معيشة ، ويتم استخدام جميع العقارات الأخرى تجاريا أو علنيا. تتم إدارة ما يقدر بنحو 8 ملايين عقار من قبل مديري العقارات أو مديري العقارات.

وراء العدد المثير للإعجاب البالغ 8 ملايين كائن مدار ، هناك قدر كبير من أعمال الصيانة ، والتي لا تنتج فقط عن الأنشطة المطلوبة للحفاظ على تشغيل المبنى ، ولكن أيضا من الأحكام والمراسيم والقوانين الجديدة كل عام تقريبا. العقارات في ألمانيا تخضع جزئيا لقانون الولاية وجزئيا للقانون الاتحادي. لكن قائمة الأشياء التي تشكل جزءا من الأعمال اليومية لإدارة العقارات واسعة بشكل مدهش ، مثل:

• استئجار
• استأجر
• كشف رسوم الخدمة
• تحصيل الديون
• إدارة الودائع
• إدارة إيرادات الإيجار
• بيع / شراء
• تجديد
• تجديد
• التصليحات
• صيانة المرافق
• صيانة الممتلكات
• خدمة الشتاء
• التدفئة / الكهرباء / الماء / النفايات
• قانون الضرائب
• تأمين
• السجل العقاري

وراء كل مصطلح فردي في هذه القائمة غالبا ما يكون هناك عدد كبير من العمليات المختلفة جدا. بالطبع ، هناك شركات إدارة الممتلكات التي تقتصر على مجال واحد فقط ، مثل الإدارة الحصرية للعقارات المؤجرة أو الشراء والبيع الخالص أو إدارة الممتلكات المملوكة لمجتمع من المالكين. ولكن بغض النظر عن أي قطاع، فإن المهام متنوعة للغاية بحيث يحتاج كل مدير ممتلكات إلى إدارة فعالة للمستندات.

هذا هو PaperOffice DMS ، وهو برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.

ولكن ماذا تعني الفعالية لمديري العقارات؟

أكبر قطاع من 8 ملايين عقار تحت الإدارة المذكورة أعلاه هو الشقق المستأجرة ، تليها المساحات المكتبية. هذا يعني أنه ، اعتمادا على النوع ، هناك تكاليف ثابتة يجب دفعها كل ثلاثة أشهر أو نصف سنوية أو سنوية. الدخل ، من ناحية أخرى ، عادة ما يكون شهريا. اعتمادا على المخزون الذي تتم إدارته ، يعني هذا الحفاظ على مئات إلى آلاف الحسابات ، وكلها لها مواعيد نهائية محددة وتتطلب إدارة إضافية عند حدوث تغييرات غير عادية. بالإضافة إلى ذلك ، هناك المحاسبة السليمة للإيرادات والنفقات.

وتشمل الأحداث غير العادية، على سبيل المثال، متأخرات الإيجار. والهدف هنا هو حساب الفائدة المتكبدة إلى أن يتم الدفع، ولكن أيضا مراعاة قوانين التقادم واتخاذ التدابير المناسبة.

• يمكن للإدارة أيضا تضمين خطط تظهر مساحات قطعة الأرض على نطاق واسع ، وإذا لزم الأمر ، يتم توفيرها لشركات البناء للتجديدات أو التجديدات.
• يتطلب إثبات الاستثمار السليم لأموال الودائع أيضا المحاسبة الصحيحة والعرض في جميع الأوقات.
• أدخل تغييرات على قانون الإيجار أو حيازة الأراضي في الوقت المناسب ، وبالتالي كن مستعدا للوقت الذي تدخل فيه حيز التنفيذ.

هذه مجرد أربعة أمثلة على ما يمكن أن يفعله نظام إدارة المستندات الجيد ، مثل PaperOffice DMS.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Paperless work through digital processes

الإطار الأساسي للتحول الرقمي في إدارة الممتلكات والعقارات

بفضل الذكاء الاصطناعي المدمجة ، يتم تشغيل القواعد التلقائية. تقوم هذه الذكاء الاصطناعي تلقائيا بفرز المستندات إلى مجلدات مثل "الفاتورة" و "ملاحظات التسليم" ، وتخزن الكلمات الرئيسية المناسبة وتقوم بتشغيل سير العمل الرقمي المخزن لنوع المستند المعني.

يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.

لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "الإنتاج" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.

لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو مستشار الضرائب أو العكس.

Digitization or digital transformation of your paper documents is the prerequisite for efficiency and the success of your company.