الرقمنة في إدارة الممتلكات وإدارة العقارات
يتيح PaperOffice DMS لإدارة الممتلكات ومديري العقارات التعامل الفعال مع الأرشفة الإلكترونية للمستأجرين وملفات الممتلكات والمعالجة السريعة للاستفسارات وهو الشرط الأساسي لكفاءة ونجاح شركتك.
الرقمنة في إدارة الممتلكات وإدارة الممتلكات
ضمن إدارة العقارات وإدارة الممتلكات ، هناك عدد كبير من المستندات المختلفة التي تحتاج إلى إدارة:
عقود الإيجار وبيانات التكلفة الإضافية وملفات البناء والأحداث ووثائق العمل والإخطارات وأكثر من ذلك بكثير. لذلك ، فإن مديري العقارات والشركات العقارية هم الذين يستفيدون بشكل كبير من استخدام برامج إدارة المستندات المناسبة.
يتم إنشاء وثائق مهمة كل يوم من قبل مديري العقارات. يجب تعيين كل هذه إلى العقار السكني الصحيح ، المستأجر ، المالك ، العقار.
يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم تصنيف كل مستند وفقا لنوعه ويمكن تعيينه للأشخاص والكائنات ، والتي يمكنك بعد ذلك الوصول إليها أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز. لديك جميع المعلومات والمستندات حول جميع المباني وشركاء الأعمال والمستأجرين وما إلى ذلك بوضوح في مكان واحد ، أي قاعدة البيانات الخاصة بك.
من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات.
من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية الحالية في إدارة الممتلكات ، يجب تنفيذ نظام إدارة المستندات PaperOffice.
يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.
يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.
يمكنك أيضا الاستفادة من المهام الإدارية الرقمية ومراقبة جميع عقود الإيجار والخدمات ، والمراسلات الرسمية ، والتي يتم وضعها عند إعادة التقديم أو تعيينها للموظفين عن طريق تعيين المهمة.
أتمتة العمليات التجارية الخاصة بك
لا يوجد بلد آخر في الاتحاد الأوروبي لديه عدد سكان أكثر من ألمانيا ، ومع 234 شخصا لكل كيلومتر مربع ، لديها ثالث أعلى كثافة سكانية في أوروبا بعد هولندا وبلجيكا ، باستثناء موناكو. وينتشر حوالي 37 مليون مبنى على مساحة 357,588 كيلومترا مربعا. يتم استخدام ما يزيد قليلا عن نصف العقارات كمساحة معيشة ، ويتم استخدام جميع العقارات الأخرى تجاريا أو علنيا. تتم إدارة ما يقدر بنحو 8 ملايين عقار من قبل مديري العقارات أو مديري العقارات.
وراء العدد المثير للإعجاب البالغ 8 ملايين كائن مدار ، هناك قدر كبير من أعمال الصيانة ، والتي لا تنتج فقط عن الأنشطة المطلوبة للحفاظ على تشغيل المبنى ، ولكن أيضا من الأحكام والمراسيم والقوانين الجديدة كل عام تقريبا. العقارات في ألمانيا تخضع جزئيا لقانون الولاية وجزئيا للقانون الاتحادي. لكن قائمة الأشياء التي تشكل جزءا من الأعمال اليومية لإدارة العقارات واسعة بشكل مدهش ، مثل:
- استئجار
- استأجر
- كشف رسوم الخدمة
- تحصيل الديون
- إدارة الودائع
- إدارة إيرادات الإيجار
- بيع / شراء
- تجديد
- تجديد
- التصليحات
- صيانة المرافق
- صيانة الممتلكات
- خدمة الشتاء
- التدفئة / الكهرباء / الماء / النفايات
- قانون الضرائب
- تأمين
- السجل العقاري
وراء كل مصطلح فردي في هذه القائمة غالبا ما يكون هناك عدد كبير من العمليات المختلفة جدا. بالطبع ، هناك شركات إدارة الممتلكات التي تقتصر على مجال واحد فقط ، مثل الإدارة الحصرية للعقارات المؤجرة أو الشراء والبيع الخالص أو إدارة الممتلكات المملوكة لمجتمع من المالكين. ولكن بغض النظر عن أي قطاع، فإن المهام متنوعة للغاية بحيث يحتاج كل مدير ممتلكات إلى إدارة فعالة للمستندات.
هذا هو PaperOffice DMS ، وهو برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.
ولكن ماذا تعني الفعالية لمديري العقارات؟
أكبر قطاع من 8 ملايين عقار تحت الإدارة المذكورة أعلاه هو الشقق المستأجرة ، تليها المساحات المكتبية. هذا يعني أنه ، اعتمادا على النوع ، هناك تكاليف ثابتة يجب دفعها كل ثلاثة أشهر أو نصف سنوية أو سنوية. الدخل ، من ناحية أخرى ، عادة ما يكون شهريا. اعتمادا على المخزون الذي تتم إدارته ، يعني هذا الحفاظ على مئات إلى آلاف الحسابات ، وكلها لها مواعيد نهائية محددة وتتطلب إدارة إضافية عند حدوث تغييرات غير عادية. بالإضافة إلى ذلك ، هناك المحاسبة السليمة للإيرادات والنفقات.
وتشمل الأحداث غير العادية، على سبيل المثال، متأخرات الإيجار. والهدف هنا هو حساب الفائدة المتكبدة إلى أن يتم الدفع، ولكن أيضا مراعاة قوانين التقادم واتخاذ التدابير المناسبة.
- يمكن للإدارة أيضا تضمين خطط تظهر مساحات قطعة الأرض على نطاق واسع ، وإذا لزم الأمر ، يتم توفيرها لشركات البناء للتجديدات أو التجديدات.
- يتطلب إثبات الاستثمار السليم لأموال الودائع أيضا المحاسبة الصحيحة والعرض في جميع الأوقات.
- أدخل تغييرات على قانون الإيجار أو حيازة الأراضي في الوقت المناسب ، وبالتالي كن مستعدا للوقت الذي تدخل فيه حيز التنفيذ.
هذه مجرد أربعة أمثلة على ما يمكن أن يفعله نظام إدارة المستندات الجيد ، مثل PaperOffice DMS.
لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والمرافعات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، أصبحت عملياتك السابقة في شركتك رقمية ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير.
لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.
وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.
الإطار الأساسي للتحول الرقمي في إدارة الممتلكات والعقارات
بفضل الذكاء الاصطناعي المدمجة ، يتم تشغيل القواعد التلقائية. تقوم هذه الذكاء الاصطناعي تلقائيا بفرز المستندات إلى مجلدات مثل "الفاتورة" و "ملاحظات التسليم" ، وتخزن الكلمات الرئيسية المناسبة وتقوم بتشغيل سير العمل الرقمي المخزن لنوع المستند المعني.
يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.
لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "الإنتاج" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.
لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.
بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو مستشار الضرائب أو العكس.
الحل: معرفة مثبتة
أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟
PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.
حلول سير العمل وتكامل الذكاء الاصطناعي - حل الكل في واحد مع PaperOffice DMS
يتعين على الشركات في إدارة الممتلكات ومديري العقارات معالجة المستندات في جميع المعاملات التجارية. التطوير المستمر لنماذج الأعمال يخلق باستمرار تحديات جديدة. ما يحتاجونه هو نظام جيد لإدارة الوثائق.
PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يحتوي على كل ما تحتاجه صناعات الأثاث والتصنيع ، مثل:
- تخزين المستندات بجميع التنسيقات الرقمية وفقا لمبادئ الناتج المحلي الإجمالي / اللي >
- وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
- وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
- التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
- إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
- إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة
أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO
تعمل وظيفة سير عمل PaperOffice على تبسيط الاتصال. تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يتيح لك PaperOffice DMS أخذ فترات الاحتفاظ والحذف القابلة للتطبيق في الاعتبار بسهولة. يتم دمج سير العمل الرقمي في العمليات التجارية ، مما يضمن الامتثال لخطوات العملية الأساسية وبالتالي الامتثال.
يدعم PaperOffice هذا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.
وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.
يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب إصدارا رقميا ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند.
وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا تخزين البيانات الوصفية ذات الصلة بعد عملية أرشفة الوثائق. بالإضافة إلى نوع المستند ، يمكن تحديد فترة الأرشفة ومعلومات العملاء المرتبطة بها.
تستفيد صناعة الأثاث ومهن الإنتاج من إدارة المستندات الرقمية
يسمح نظام إدارة الوثائق بإنشاء قواعد بيانات منفصلة لكل منطقة على حدة ويمكنه إنشاء روابط في نفس الوقت. يتم مسح المستندات التماثلية ، مثل فواتير الحرفيين المقدمة ، ضوئيا باستخدام PaperOffice DMS وحفظها كصورة فوتوغرافية وكنص محول باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف. يمكن عرض جميع البيانات الموجودة ، على سبيل المثال عن المستأجر ، بوضوح وبشكل لا لبس فيه ، وهذا هو السبب في عدم الحاجة إلى حمل أي ملفات للمواعيد خارج المنزل. تقوم إدارة قاعدة البيانات التي يتم التحكم فيها الذكاء الاصطناعي بإنشاء قوالب من البيانات الرئيسية أو القوائم القابلة للاستخدام إحصائيا كما هو مطلوب.
في الوقت نفسه ، يتم الحفاظ على حماية البيانات اللازمة من خلال إدارة كلمة المرور الهرمية وتشفير 1024 بت.
قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.
وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.
باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.
إن نسبة السعر إلى الأداء الممتازة ل PaperOffice DMS بالإضافة إلى التنفيذ البسيط في أنظمة تشغيل Microsoft الحالية وقابلية التعلم البديهية تجعل البرنامج مساعدا لا غنى عنه في كل منزل أو إدارة العقارات في وقت قصير ، بغض النظر عن حجم المخزون المراد إدارته.
