حلول رقمية متخصصة في التمويل
أتمتة العمليات التجارية والحلول المتخصصة للتمويل هي الشروط الأساسية للكفاءة والنجاح. لم تعد الحاجة إليها ترفا اختياريا ، بل ضرورة من أجل البقاء قادرة على المنافسة على المدى الطويل.
نصيحة مهنية
يتم استبدال المستندات المهمة في شكل ورقي موجود ، مثل المرافعات وكشوف الحسابات والعقود والرسائل الخارجية والفواتير والتقارير بوثائق إلكترونية بفضل الرقمنة وبالتالي تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.لا يتيح PaperOffice إدارة المستندات فحسب ، بل يمكنه أيضا من الوصول الفوري إلى ملفات العملاء الرقمية والائتمان.
الرقمنة في الشؤون المالية والمصرفية
مع فيضان البيانات الرقمية والورقية اليوم ، يجب التأكد من عدم فقدان المستندات المهمة وإتاحتها في الوقت المناسب ، لأن المؤسسات المالية والبنوك تستفيد بشكل كبير من استخدام إدارة البيانات المناسبة - فهي تتلقى وثائق مهمة ذات مستويات تصنيف عالية ومتطلبات إنجاز فورية.
تستفيد المؤسسات المالية والبنوك بشكل كبير من استخدام إدارة البيانات المناسبة التي تلبي جميع المتطلبات.
الوثائق الهامة مثل المرافعات والعقود والحسابات والرسائل الخارجية لا تأتي فقط عن طريق البريد. تصل العديد من رسائل العملاء أيضا عبر البريد الإلكتروني. وعند القيام بذلك، يجب الحفاظ على النظرة العامة الكاملة للمسؤوليات والمواعيد النهائية والتكاليف والمهام ويجب ضمان معايير السلامة.
يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.
لأن جميع العمليات في مجال التمويل تتطلب تدفقا مثاليا للمعلومات وتنفيذا منظما. لا يمكن تحقيق المزايا الضرورية إلا بفضل الرقمنة.
لأن أرشيف المستندات الرقمية يتيح الوصول الفوري إلى جميع الوثائق اللازمة والمشاركة في عمليات الموافقة. لا يهم ما إذا كنت في المكتب أو تعمل من المنزل أو في رحلة عمل.
من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات.
يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.
يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.
تحويل المستندات إلى حلول
في الصناعة المالية والبنوك ، يتم استخدام الكثير من الورق كل يوم ويتم إنتاج عدد كبير من المستندات. من ناحية ، نظرا لأن العمليات معقدة للغاية ، فإن هذا يؤدي إلى جبال كبيرة من الورق ، وكميات هائلة من البيانات ، ولكن أيضا إلى عملية بحث طويلة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب حفظ المستندات وفهرستها وتصنيفها ، وإذا لزم الأمر ، مشاركتها مع الزملاء.
نظام إدارة الوثائق PaperOffice يجمع بين التنظيم وحماية البيانات تحت غطاء واحد. ويوفر النظام المبتكر أدوات بحث واسترجاع مبسطة تقلل من وقت الاستجابة وتضمن عدم فقدان الوثائق أبدا، وهو ما ترضى عنه المؤسسات المالية دائما.
هذا هو PaperOffice DMS ، وهو برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.
لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والمرافعات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، أصبحت عملياتك السابقة في شركتك رقمية ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير.
لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.
وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.
التحكم في الوصول والمزيد من الشفافية
بفضل الذكاء الاصطناعي المدمجة ، يتم تشغيل القواعد التلقائية. تقوم هذه الذكاء الاصطناعي تلقائيا بفرز المستندات في مجلدات مثل "الفاتورة" و "كشوف الحسابات المصرفية" ، وتخزن الكلمات الرئيسية المقابلة وتقوم بتشغيل سير العمل الرقمي المخزن لنوع المستند المعني.
بالنسبة للمؤسسات المالية والبنوك ، يعني هذا الاحتفاظ بملف عميل أو عميل واسع النطاق للغاية ، والذي يجب أن يحتوي أيضا على بعض الميزات الخاصة. على سبيل المثال ، يجب مراعاة مبادئ الناتج المحلي الإجمالي ، وبطبيعة الحال ، تخضع المؤسسات المالية لواجب السرية غير المشروط ، والذي لا يشير فقط إلى البيانات الشفوية ، ولكن أيضا إلى التخزين الآمن للوثائق المحمية ضد الأشخاص غير المصرح لهم. وهناك أيضا التزام بالامتثال للمواعيد النهائية القانونية والمتفق عليها تعاقديا.
وفي بعض الحالات، يمكن أن يكون لعدم الامتثال لهذه المواعيد النهائية عواقب جنائية، ولكن في الغالب عواقب مدنية فقط. حماية الأسرار التجارية لعملائها هي أيضا ذات أهمية أساسية للمؤسسات المالية.
يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.
لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "قسم تكنولوجيا المعلومات" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.
لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.
بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو العكس.
الحل: معرفة مثبتة
أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟
PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.
سير عمل مالي مثالي
يتعين على المؤسسات المالية وكذلك مقدمي الخدمات والبنوك معالجة المستندات لجميع المعاملات التجارية. التطوير المستمر لنماذج الأعمال يخلق باستمرار تحديات جديدة. ما يحتاجونه هو نظام جيد لإدارة الوثائق.
PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه المؤسسات المالية والبنوك ، مثل:
- تخزين المستندات بجميع التنسيقات الرقمية وفقا لمبادئ الناتج المحلي الإجمالي / اللي >
- وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
- وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
- التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
- إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
- إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة
دمج سير العمل الرقمي في العمليات التجارية
تعمل وظيفة سير عمل PaperOffice على تبسيط الاتصال. تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يمكنك PaperOffice DMS من أخذ فترات الاحتفاظ والحذف القابلة للتطبيق في الاعتبار بسهولة. يتم دمج سير العمل الرقمي في العمليات التجارية ، مما يضمن الامتثال لخطوات العملية الأساسية وبالتالي الامتثال.
يدعم PaperOffice هذا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.
وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.
يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب إصدارا رقميا ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند. وهو أمر لا بد منه في القطاع المالي.
وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا تخزين البيانات الوصفية ذات الصلة بعد عملية أرشفة الوثائق. بالإضافة إلى نوع المستند ، يمكن تحديد فترة الأرشفة ومعلومات العملاء المرتبطة بها.
يستفيد مقدمو الخدمات المالية من إدارة المستندات الرقمية
قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.
وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.
بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية.
في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office.
تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.
PaperOffice DMS ليس فقط واسع النطاق في وظائفه ، ولكن أيضا سهل التعلم ، مسترشدا بدروس الفيديو ، ولكن أيضا بالمشورة الفردية والتدريب إذا رغبت في ذلك. كل هذا بنسبة جيدة حقا بين السعر والأداء.
FAQs
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة في الشؤون المالية والمصرفية":
كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟
نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.
ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟
لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.
حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟
سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، مما يجعله محصنا ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!
هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟
نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.
الاستنتاج
يدعم PaperOffice DMS مقدمي الخدمات المالية والبنوك ويوفر واجهات مناسبة للبرامج الأخرى واتصالات واجهة برمجة التطبيقات ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.
يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.
في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.