نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نرغب في أن نصبح أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

أتمتة العمليات التجارية في المجتمعات والبلديات


يتيح PaperOffice DMS للمجتمعات والبلديات تدفقا سلسا للمعلومات بفضل رقمنة وأتمتة العمليات التجارية.

نصيحة مهنية

ويجري استبدال الوثائق المكتوبة والعقود والمسودات والفواتير ومذكرات التسليم وغير ذلك الكثير بوثائق إلكترونية بفضل الرقمنة، مما يؤدي إلى تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.

تمكن الذكاء الاصطناعي المتكاملة العمليات التجارية من أن تكون مؤتمتة إلى حد كبير ، مما يسرع عملياتك ويزيد من النجاح والرضا.

الرقمنة في المجتمعات المحلية والبلديات

تعتمد الكنائس والرعايا والبلديات إلى حد كبير على استخدام إدارة البيانات المناسبة.

هذه هي الطريقة التي تتراكم بها الوثائق المهمة في البلديات والاتحادات البلدية على أساس يومي:

الكتابات والفواتير والمسودات والتطبيقات والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الرسائل أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.

جنبا إلى جنب مع نظام إدارة الوثائق الرقمية PaperOffice ، يجب تبسيط عمليات العمل داخل الكنائس والرعايا والبلديات وتوفير الوقت والتكاليف.

باستخدام نظام إدارة الوجهات السياحية الشائع ، على سبيل المثال ، يمكن تقديم البريد الممسوح ضوئيا ، ويمكن حفظ رسائل البريد الإلكتروني المهمة وأرشفة المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين المختلفين الوصول إلى هذه المستندات والعمل عليها.

Group of people sit in a circle
PaperOffice DMS creates very clear advantages for communities, churches and municipalities

وإذا كانت الوثائق متاحة في شكل رقمي، فلا يلزم دائما إرسالها بالبريد الإلكتروني معا استعدادا لجلسات المشيخة وغيرها من الاجتماعات.

كيف تصبح غير ورقي؟

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا ، ويؤدي إلى توفير التكاليف ، مثل التخلص من المستندات الورقية ، ويخلق نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة ، مثل الإيصالات أو العقود أو ملاحظات التسليم أو الرسائل الأخرى ، من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل .

يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.

بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.

باستخدام حل برنامج PaperOffice DMS، لن يتم فقدان المزيد من المستندات. وبغض النظر عن مكان وجودك ، يمكنك الوصول إلى المستندات المهمة في ثوان.

بالطبع ، أنت تعمل دائما مع أنظمتنا وفقا للقانون ومقاومة التدقيق بالكامل.

لم يعد من الضروري إرسال الإيصالات والحسابات والمستندات المماثلة عن طريق البريد بين مناطق الكنيسة والأبرشيات. يمكن أيضا إرسال البريد الداخلي رقميا بهذه الطريقة. هذا يوفر الورق وتكاليف تخزين البيانات الإضافية والرحلات إلى الأرشيف. يمكن تزويد المستندات بكلمات رئيسية (محرر ، موضوع ، حالة ، تاريخ ، إلخ) ثم يمكن العثور عليها بسهولة أكبر.

إدارة الوثائق الموجهة نحو العمليات

تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يدعمك PaperOffice هنا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.

وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.

يمثل هذا تحسينا للعملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب إصدارا رقميا ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إعلامات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند.

وبهذه الطريقة ، يمكن تعيين جميع عمليات المستندات.

لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والفواتير والملخصات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، أصبحت عملياتك السابقة في الشركات رقمية ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

الحل: معرفة مثبتة

أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟

PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.

إنها ليست مجرد هياكل دينية أو اجتماعية عندما نتحدث عن الكنائس والمجتمعات. في العديد من المجالات هم "الحياة" الاجتماعية نفسها. وهذا يشمل الأشخاص ، غالبا في العمل التطوعي ، الذين يعتنون بأشخاص آخرين في ظروف صعبة ، على سبيل المثال. هناك أيضا مهام مختلفة ، والتي تنقسم إلى واجبات رعوية من ناحية وأنشطة إدارية من ناحية أخرى.

هناك تقليد كنسي عظيم في ألمانيا ، تماما كما تضمن رعاية المجتمع تماسك سكان القرى ، ولكن أيضا في المدن. خاصة اليوم ، في أوقات العزلة المتزايدة وعدم الكشف عن هويتها ، هناك نقاط اتصال لمجموعة واسعة من المخاوف في الكنائس والمجتمعات. بالطبع، يجب ألا ننسى الجانب العملي جدا للكنيسة.

مكتب التسجيل ، سجل السكان ، مكتب الجوازات ، المدارس ، رياض الأطفال ، وسائل النقل العام ، فرقة الإطفاء ، مناطق التنمية ، مكتب بناء الطرق ، التخلص من مياه الصرف الصحي وتوفير المياه العذبة وأحيانا أيضا إمدادات الطاقة الكهربائية.

هذه هي المهام الإلزامية. ولكن هناك أيضا أسلوب حر في كل مجتمع. هذه ، على سبيل المثال ، الملاعب الرياضية وملاعب الأطفال والمتاحف ونوادي كبار السن ومراكز الشباب. تقوم الكنائس بالمعموديات ، وترافق الناس في رحلتهم الأخيرة ، وهي أيضا موقع الزفاف الكبير باللون الأبيض ، والذي يتمتع بشعبية كبيرة مرة أخرى. هذا ليس كل شيء إلى حد بعيد.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

في العديد من المجتمعات السياسية والكنسية ، يمكن أن توفر برامج إدارة المستندات مثل PaperOffice DMS دعما قيما في إكمال المهام. ويتعلق ذلك بالهياكل العليا وكذلك بالأندية والسلطات والشركات المعنية.

بادئ ذي بدء ، PaperOffice DMS هو الحل العملي لجلب المحفوظات التماثلية ، سواء كانت جمعية فرق الإطفاء المحلية أو أرشيف الكنيسة مع المعموديات وحفلات الزفاف والجنازات ، إلى العصر الرقمي. تم تنظيم PaperOffice DMS بطريقة يتم فيها مراعاة جميع إرشادات الناتج المحلي الإجمالي ، اللائحة العامة لحماية البيانات.

PaperOffice DMS يخلق فوائد واضحة للمجتمعات والكنائس والبلديات

بفضل تقنية قاعدة البيانات الممتازة والتشغيل السهل التعلم ، يمكن استخدام PaperOffice DMS أينما كانت البيانات مثل المستندات أو الصور ليست على وشك الحفظ فحسب ، بل أيضا ترتيبها زمنيا ، على سبيل المثال ، واستخدامها مع مرشحات مختلفة من أجل إنشاء نماذج أو إحصائيات تلقائيا.

المسؤول عن ذلك هو الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) المدمج في PaperOffice DMS مع الاسم الجميل PIA. يقوم بإنشاء مجموعة واسعة من القوالب من قاعدة البيانات الموجودة ويملأها بالبيانات الرئيسية المحددة مسبقا. يمكن أن تكون هذه بطاقات العضوية أو خطابات التهنئة في عيد ميلاد تاريخي أو أقنعة بيانات لقوائم جرد التواريخ الجارية أو الرئيسية في مرافق البلدية.

يميز برنامج التعرف الضوئي على الحروف المدمج في PaperOffice DMS بين الشعار والنص العادي. يمكن العثور على الفواتير أو الإيصالات بسرعة في أي وقت ، على سبيل المثال عند البحث ، باستخدام بحث OCR ، وبالتالي ضمان أكبر قدر ممكن من الشفافية واليقين القانوني.

يمكن أيضا إجراء الأرشفة بطريقة يتم فيها التعرف على جميع المستندات اللاحقة من المرسل وتعيينها تلقائيا.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

تعد معالجة الفواتير الرقمية مفيدة أيضا للعديد من المجتمعات والبلديات. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. وبالتالي يمكن أن تصبح PaperOffice DMS المحور التنظيمي في كل شركة في التجارة والإنتاج وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

تستفيد الكنائس والمجتمعات المحلية والبلديات من إدارة الوثائق الرقمية

ومع ذلك ، مع PaperOffice DMS ، هناك إمكانيات أكبر بكثير للمجتمعات. على سبيل المثال ، إدارة المخزون بما في ذلك جرد تاريخ دائم أو رئيسي. أساس PaperOffice DMS هي حسابات مستخدمين مرتبطة في الشبكة. يتم دمج تخزين البيانات لحسابات المستخدمين هذه في قاعدة البيانات المركزية. يمكن التحكم في المستندات عبر الذكاء الاصطناعي باستخدام خوارزميات مختلفة ، والتي يمكن استخدامها لتشغيل العمليات الآلية.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

PaperOffice DMS قابل للتكيف حيث توجد مهام في الأبرشيات والكنائس. يمكن معالجة المشاريع بشكل مشترك من مواقع مختلفة باستخدام وظيفة سير العمل. لا يتم حظر المستندات التي تتم معالجتها حاليا للآخرين ، ولكن يتم حفظها في الإصدار المعني بطابع زمني.

في النهاية ، يتوفر آخر إصدار محفوظ بما في ذلك جميع التغييرات دائما.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة في المجتمعات والكنائس والبلديات":

كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟

نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.

ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟

لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.

حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟

سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، مما يجعله محصنا ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!

هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟

نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.

الاستنتاج

يدعم PaperOffice DMS المجتمعات والكنائس والبلديات ويوفر واجهات مناسبة للبرامج الأخرى واتصالات واجهة برمجة التطبيقات ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.

يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.

في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

كيف جعلت IDC Construccion من PaperOffice DMS إدارة المستندات في صناعة البناء ثورة