الرقمنة في المجتمعات والكنائس والبلديات

إنها ليست مجرد هياكل دينية أو اجتماعية عندما نتحدث عن الكنائس والمجتمعات. في العديد من المجالات هم "الحياة" الاجتماعية نفسها. وهذا يشمل الأشخاص ، غالبا في العمل التطوعي ، الذين يعتنون بأشخاص آخرين في ظروف صعبة ، على سبيل المثال. هناك أيضا مهام مختلفة ، والتي تنقسم إلى واجبات رعوية من ناحية وأنشطة إدارية من ناحية أخرى.

هناك تقليد كنسي عظيم في ألمانيا ، تماما كما تضمن رعاية المجتمع تماسك سكان القرى ، ولكن أيضا في المدن. خاصة اليوم ، في أوقات العزلة المتزايدة وعدم الكشف عن هويتها ، هناك نقاط اتصال لمجموعة واسعة من المخاوف في الكنائس والمجتمعات. بالطبع، يجب ألا ننسى الجانب العملي جدا للكنيسة.

مكتب التسجيل ، سجل السكان ، مكتب الجوازات ، المدارس ، رياض الأطفال ، وسائل النقل العام ، فرقة الإطفاء ، مناطق التنمية ، مكتب بناء الطرق ، التخلص من مياه الصرف الصحي وتوفير المياه العذبة وأحيانا أيضا إمدادات الطاقة الكهربائية.

هذه هي المهام الإلزامية. ولكن هناك أيضا أسلوب حر في كل مجتمع. هذه ، على سبيل المثال ، الملاعب الرياضية وملاعب الأطفال والمتاحف ونوادي كبار السن ومراكز الشباب. تقوم الكنائس بالمعموديات ، وترافق الناس في رحلتهم الأخيرة ، وهي أيضا موقع الزفاف الكبير باللون الأبيض ، والذي يتمتع بشعبية كبيرة مرة أخرى. هذا ليس كل شيء إلى حد بعيد.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

في العديد من المجتمعات السياسية والكنسية ، يمكن أن توفر برامج إدارة المستندات مثل PaperOffice DMS دعما قيما في إكمال المهام. ويتعلق ذلك بالهياكل العليا وكذلك بالأندية والسلطات والشركات المعنية.

بادئ ذي بدء ، PaperOffice DMS هو الحل العملي لجلب المحفوظات التماثلية ، سواء كانت جمعية فرق الإطفاء المحلية أو أرشيف الكنيسة مع المعموديات وحفلات الزفاف والجنازات ، إلى العصر الرقمي. تم تنظيم PaperOffice DMS بطريقة يتم فيها مراعاة جميع إرشادات الناتج المحلي الإجمالي ، اللائحة العامة لحماية البيانات.

PaperOffice DMS يخلق فوائد واضحة للمجتمعات والكنائس والبلديات

بفضل تقنية قاعدة البيانات الممتازة والتشغيل السهل التعلم ، يمكن استخدام PaperOffice DMS أينما كانت البيانات مثل المستندات أو الصور ليست على وشك الحفظ فحسب ، بل أيضا ترتيبها زمنيا ، على سبيل المثال ، واستخدامها مع مرشحات مختلفة من أجل إنشاء نماذج أو إحصائيات تلقائيا.

المسؤول عن ذلك هو الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) المدمج في PaperOffice DMS مع الاسم الجميل PIA. يقوم بإنشاء مجموعة واسعة من القوالب من قاعدة البيانات الموجودة ويملأها بالبيانات الرئيسية المحددة مسبقا. يمكن أن تكون هذه بطاقات العضوية أو خطابات التهنئة في عيد ميلاد تاريخي أو أقنعة بيانات لقوائم جرد التواريخ الجارية أو الرئيسية في مرافق البلدية.

يميز برنامج التعرف الضوئي على الحروف المدمج في PaperOffice DMS بين الشعار والنص العادي. يمكن العثور على الفواتير أو الإيصالات بسرعة في أي وقت ، على سبيل المثال عند البحث ، باستخدام بحث OCR ، وبالتالي ضمان أكبر قدر ممكن من الشفافية واليقين القانوني.

يمكن أيضا إجراء الأرشفة بطريقة يتم فيها التعرف على جميع المستندات اللاحقة من المرسل وتعيينها تلقائيا.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

تعد معالجة الفواتير الرقمية مفيدة أيضا للعديد من المجتمعات والبلديات. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. وبالتالي يمكن أن تصبح PaperOffice DMS المحور التنظيمي في كل شركة في التجارة والإنتاج وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

تستفيد الكنائس والمجتمعات المحلية والبلديات من إدارة الوثائق الرقمية

ومع ذلك ، مع PaperOffice DMS ، هناك إمكانيات أكبر بكثير للمجتمعات. على سبيل المثال ، إدارة المخزون بما في ذلك جرد تاريخ دائم أو رئيسي. أساس PaperOffice DMS هي حسابات مستخدمين مرتبطة في الشبكة. يتم دمج تخزين البيانات لحسابات المستخدمين هذه في قاعدة البيانات المركزية. يمكن التحكم في المستندات عبر الذكاء الاصطناعي باستخدام خوارزميات مختلفة ، والتي يمكن استخدامها لتشغيل العمليات الآلية.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

PaperOffice DMS قابل للتكيف حيث توجد مهام في الأبرشيات والكنائس. يمكن معالجة المشاريع بشكل مشترك من مواقع مختلفة باستخدام وظيفة سير العمل. لا يتم حظر المستندات التي تتم معالجتها حاليا للآخرين ، ولكن يتم حفظها في الإصدار المعني بطابع زمني.

في النهاية ، يتوفر آخر إصدار محفوظ بما في ذلك جميع التغييرات دائما.