الرقمنة لشركات ووكالات التأمين
يتيح PaperOffice DMS للتأمين تدفقا سلسا للمعلومات بفضل رقمنة وأتمتة العمليات التجارية.
الرقمنة في شركات ووكالات التأمين
ربما لا توجد صناعة أخرى ملزمة بالأحكام والمتطلبات القانونية مثل شركات ووكالات التأمين.
في الوقت نفسه ، يجب أن تكون الشركات في هذا المجال قادرة على تقديم مجموعة متنوعة من العروض المختلفة لعملائها من أجل أن تكون قادرة على المنافسة.
في الحالة المثالية ، يتم تصميم هذه العروض بدقة وفقا للظروف الخاصة بالعميل. من الممكن فقط للموظفين الأفراد في وكالة تأمين أو استشارات استثمارية الحفاظ على السيطرة وعدم عبور الحدود عن طريق الخطأ في غابة التعريفات الجمركية والاستثمارات أو تقديم مشورة غير كافية بمساعدة برامج مدروسة جيدا.
في مجال التأمين على الممتلكات والحوادث وحده ، هناك 10 شرائح مختلفة ، لكل منها تعريفاتها الخاصة.
في نهاية المطاف ، هناك المئات من التعريفات الفردية ، المصممة خصيصا لتلبية التوقعات الفردية للعملاء من القطاعين الخاص والتجاري. وينبغي ألا ننسى أن شركات ووكالات التأمين ترتبط ارتباطا وثيقا.
شركات التأمين ملزمة قانونا باستثمار مساهمات عملائها بشكل آمن ومربح في نفس الوقت. وهذا يعني أن شركات التأمين أصبحت بشكل غير مباشر مستثمرين مهمين جدا في الاقتصاد.
لماذا يعد برنامج إدارة المستندات هو الحل الأمثل؟
غالبا ما يكون الحال هو أن مستشاري التأمين أو الاستثمار يستشيرون مصادر مختلفة من أجل العثور على التعريفات المناسبة وعروض الاستثمار للعميل المعني. نظرا لأن هذا يمكن أن يكون شأنا مملا للغاية ، يتم استخدام المعايير العامة في بعض الأحيان كأساس ، مما يبسط البحث ولكنه بالكاد يصور العرض المثالي.
يسمح PaperOffice DMS بإنشاء مكتبة من مصادر خارجية وداخلية مع مجموعة واسعة من المواصفات. يمكن ملء قواعد البيانات التي تم إنشاؤها لهذا الغرض تلقائيا وتقييمها تلقائيا.
أصبح ذلك ممكنا بفضل الذكاء الاصطناعي في إدارة بيانات PaperOffice ، والذي يبحث عن الكلمات الرئيسية المحددة مسبقا في المستندات الواردة ويعينها. وبهذه الطريقة ، يمكن في النهاية إجراء بحث هبوطي أو تصاعدي بسرعة البرق من أجل العثور على التعريفة المثالية أو الشكل المثالي للاستثمار.
ويمكن تعديله بدقة أكبر بكثير من المتطلبات القانونية لتقييم المخاطر.
يمكن ل PaperOffice DMS استخدام قواعد البيانات العامة بالإضافة إلى المستندات الداخلية لهذا الغرض ، بالطبع مع مراعاة متطلبات حماية البيانات.
من السهل إدارة قاعدة العملاء في PaperOffice ، مع كون عدد العملاء المدارين غير محدود. بالطبع ، يمكن الوصول إلى جميع البيانات وتحريرها من جهاز كمبيوتر يعمل بنظام تشغيل Windows وكذلك من هاتف ذكي أو جهاز لوحي. مفيد جدا للعاملين الميدانيين.
كيف تصبح غير ورقي؟
يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا ، ويؤدي إلى توفير التكاليف ، مثل التخلص من المستندات الورقية ، ويخلق نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة ، مثل الإيصالات أو العقود أو ملاحظات التسليم أو الرسائل الأخرى ، من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل .
يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.
بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.
باستخدام حل برنامج PaperOffice DMS، لن يتم فقدان المزيد من المستندات. وبغض النظر عن مكان وجودك ، يمكنك الوصول إلى المستندات المهمة في ثوان.
بالطبع ، أنت تعمل دائما مع نظام إدارة المستندات وفقا للقانون وإثبات التدقيق بالكامل.
لم يعد من الضروري إرسال الإيصالات والبيانات والمستندات المماثلة عن طريق البريد. يمكن أيضا إرسال البريد الداخلي رقميا بهذه الطريقة. هذا يوفر الورق وتكاليف تخزين البيانات الإضافية والرحلات إلى الأرشيف. يمكن تزويد المستندات بكلمات رئيسية (محرر ، موضوع ، حالة ، تاريخ ، إلخ) ثم يمكن العثور عليها بسهولة أكبر.
إدارة الوثائق الموجهة نحو العمليات
تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يدعمك PaperOffice هنا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.
وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.
يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب موافقة رقمية ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند.
وبهذه الطريقة ، يمكن تعيين جميع عمليات المستندات.
لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والفواتير والمرافعات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، يتم تحويل عملياتك السابقة إلى صناعة إعادة التدوير والتخلص من النفايات ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير.
لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.
وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.
الحل: معرفة مثبتة
أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟
PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.
كسب الوقت للأشياء المهمة ، وتوفير التكاليف من خلال القضاء على المحفوظات الورقية الخاصة بك ، وتحسين خدمتك من خلال القدرة على توفير المعلومات بسرعة والتدقيق والأرشفة الرقمية لحجم المستندات الخاصة بك - وهذا مضمون من قبل PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه شركات ووكالات التأمين ، مثل:
- تخزين الوثائق بجميع الصيغ الرقمية وفقا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
- وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
- وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
- التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
- إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
- إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة
بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.
يعد أمن البيانات موضوعا مهما للغاية ، خاصة في قطاعي التأمين والوكالات. هذا هو السبب في أن PaperOffice DMS يعمل مع رمز تشفير 1024bit ، ولكن ليس ذلك فقط.
يتم تحويل جميع البيانات إلى تنسيق خاص بها مستقل عن نظام التشغيل. ونتيجة لذلك ، يتعين على المتسللين والمبتزين أولا كسر جدار حماية نظام التشغيل ، ثم التشفير وأخيرا التنسيق الأجنبي ، وهو ما لم يحدث حتى الآن. يحتوي PaperOffice DMS على نظام فعال للغاية لإدارة كلمات المرور بحيث لا يمكن للإنسان في نهاية المطاف ، الذي يجب اعتباره أكبر نقطة ضعف في كل جهاز كمبيوتر ، أن يسبب أي ضرر.
يتم تشفير جميع البيانات الرقمية في PaperOffice DMS مع 1024 بت ويتم تحويل التنسيق. هذا يؤدي إلى عقبات كبيرة للمتسللين والجواسيس لدرجة أنهم فشلوا جميعا مع PaperOffice DMS حتى الآن. في الوقت نفسه ، يمنع نظام إدارة كلمات المرور الهرمي الجميع من الوصول إلى كل شيء.
حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.
تعد معالجة الفواتير الرقمية مفيدة أيضا للعديد من شركات ووكالات التأمين. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.
بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.
أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO
يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.
تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.
بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).
يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.
يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. يمكن أن يصبح PaperOffice DMS المركز التنظيمي في كل شركة وهذا تقريبا بسرعة الضوء.
تستفيد شركات صناعة التأمين من إدارة المستندات الرقمية
38٪ من جميع الشركات التي شملها الاستطلاع ببساطة ليس لديها الوقت لرقمنة عملياتها. نوصي بإجراء يبدأ بالعملية الأساسية ، وهي مسح المستندات التماثلية في نفس الوقت الذي تتم فيه معالجتها. وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا توجيه مجموعة الأشخاص الذين يعملون مع الناسخ كل يوم ، قدر الإمكان ، لمسح الأرشيف شيئا فشيئا.
بفضل التعرف التلقائي على المستندات ذات الخصائص المتسقة ، يمكن ل PaperOffice DMS دائما تعيين جميع المستندات الممسوحة ضوئيا إلى موقع التخزين الصحيح في الذاكرة الرقمية. من المنطقي البدء في مسح الأرشيف باستخدام أحدث الإدخالات من أجل تقليل حجم الأرشيف التناظري بشكل أكبر مع انتهاء فترات الاستبقاء. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا العديد من الأدلة حول كيفية تحقيق مكتب غير ورقي بفضل الماسح الضوئي.
PaperOffice DMS هو الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي الخاصة به ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات والخطط والصور التناظرية في النظام عبر الماسح الضوئي الخاص بك ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ، والتي يمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.
قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.
وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.
باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.
تسمح آليات التقييم المتاحة ، التي يسيطر عليها الذكاء الاصطناعي المدمجة في PaperOffice DMS ، بإجراء تقييمات ومسوحات إحصائية لتدفقات المواد التي تحدث في الشركة.
PaperOffice DMS ، مع أدواته الإدارية العديدة ، هو البرنامج المثالي لوكالات التأمين ومستشاري الاستثمار ، والذي يسمح بالوصول الآمن والسريع إلى جميع البيانات المطلوبة للحصول على أفضل مشورة ممكنة للعملاء. في الوقت نفسه ، يمكن استخدام PaperOffice DMS لإدارة جميع المسائل التي تنشأ بخلاف ذلك في العمليات التجارية.
حتى لا يكون هناك تنوع فقط في إدارة المستندات وحماية البيانات ، توصي PaperOffice DMS باستخدام وحدة تخزين شبكة داخلية (NAS) مع وظيفة النسخ الاحتياطي ، مما يقلل من احتمال الخسارة الكاملة إلى الحد الأدنى وفي الوقت نفسه يمثل سحابة داخلية ، على عكس السحب من مقدمي الخدمات الخارجيين ، تحمي حقا من الوصول غير المرغوب فيه من قبل الهيئات الحكومية أو غير الحكومية.
