الشركة المصنعة للصرير
K60 - جيترستست سيستيم GmbH & Co.KG
السيد ستيفان رايتشل، العضو المنتدب لشركة K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
وضع البداية
كشركة مصنعة للشبكات ، تحتوي أنظمة الصريف K60 على الكثير من المستندات المهمة لإدارتها:
ملاحظات التسليم أو الفواتير أو العقود أو الرسومات أو الخطط وأكثر من ذلك بكثير.
تأتي العديد من الاستفسارات عن طريق البريد الإلكتروني ويتم طباعتها ، والتي تصل إلى كمية هائلة من الورق على مدار العام. تتم طباعة الطلبات دائما مع بيانات المورد ثم تخزينها على الرف مع الفاتورة بعد التسليم.
هذه العملية الكاملة تعني كمية غير عادية من الورق وبالطبع نقص المساحة.
من أجل جعل البحث أسهل وأكثر كفاءة وتقليل فيضان الورق ، خططت K60 Gitterrostsysteme لرقمنة الوثائق ودمج المحتوى في قاعدة بيانات الأرشيف الداخلية - كانت الشركة تبحث عن نظام مناسب لإدارة الوثائق.
أصبحت المعالجة اليدوية تستغرق وقتا طويلا مع مرور الوقت ، ولهذا السبب تم البحث عن الأرشفة الآلية واستخراج المعلومات.
كان التحدي الأكبر للشركة هو جعل المعلومات سهلة الوصول إليها ، وقبل كل شيء ، قابلة للاستخدام لمزيد من الموظفين ومجموعات الموظفين ومجموعات من الناس (الموظفين وشركاء الأعمال والعملاء والمواطنين).
كان هدف الشركة هو رقمنة المستندات الورقية الحالية ، وتحقيق تحسين العمليات والتحكم في سير العمل على جميع المستندات الواردة والصادرة ، وأتمتة جزء كبير من العمليات في الخلفية ، وبالتالي تحسين العملية.
المشاكل والمهام القائمة
في الماضي ، كانت المعلومات مخزنة فقط في شكل ورقي ، ولكن اليوم هناك مجموعة متنوعة من مصادر المعلومات والمستندات في العديد من المنظمات: رسائل البريد الإلكتروني والنماذج والرسومات هي جزء من هذا مثل الفواتير الإلكترونية والإيصالات الورقية والرسائل وملاحظات التسليم والعقود وما إلى ذلك.
لقد أصبح الطوفان الكامل من المعلومات أكثر تناقضا. لذلك ، فإن المهمة الأكثر أهمية هي الجمع بين الوحدات التناظرية والرقمية معا. يجب رقمنة المستندات الموجودة في شكل ورقي وجمعها مع معلومات أخرى ، مثل رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بها.
وكان الهدف من دراسة الحالة الإفرادية، التي أجريت بالتعاون مع نظام إدارة الوثائق PaperOffice، هو تقليل استهلاك الورق إلى أدنى حد ممكن من أجل توفير التكاليف ومساحة التخزين.
بالإضافة إلى ذلك ، كان من المهم جدا إيجاد حل لأرشفة جميع مستندات عملية التصنيع معا ، بحيث يمكن تقديم معلومات فورية حول المستندات / الطلبات المتعلقة بالمشروع.
تماما مثل تنفيذ الأرشفة الآلية للوثائق ورسائل البريد الإلكتروني الواردة ، والتي يجب أن تؤرشف المستندات في مجلدات مناسبة وفقا لمعايير محددة معينة وتؤدي إلى سير عمل إضافي ، مثل التعيين إلى الكاتب المعني.
وثمة هدف آخر يتمثل في التمكن من البحث بسرعة عن الوثائق من الزملاء في الشبكة.
"كان لدينا تكاليف تخزين يمكن تجنبها عن طريق تخزين المستندات في مجلدات. وبالإضافة إلى ذلك، كان البحث عن الوثائق يستغرق وقتا طويلا"،
يتذكر السيد ستيفان رايتشل، المدير الإداري لشركة K60 Gitterrostsysteme.
"لقد دفعنا العمل إلى الأمام والآن لدينا السبق."
لماذا اختار K60 Gitterrostsysteme PaperOffice DMS
قام السيد رايتشل ، المدير الإداري لشركة K60 Gitterrostsysteme ، أولا بفحص عروض البرامج المختلفة فيما يتعلق بإدارة المستندات وقرر في النهاية اختبار PaperOffice DMS أولا.
يقدم PaperOffice DMS بالضبط الشروط التي كان السيد رايتشل يبحث عنها. وتشمل هذه:
1. حل لقاعدة البيانات المركزية الداخلية التي يقوم عليها نظام إدارة الوثائق. يجب عدم حفظ البيانات على جهاز كمبيوتر مستخدم واحد.الحل: تم إعداد خادم MAX مخصص مع أقصى أداء لأنظمة الصريف K60 ، والتي تم بناء قاعدة البيانات عليها. وقد مكن ذلك من الوصول المركزي والسهل إلى جميع هذه الوثائق ذات الصلة وقدرة أطراف متعددة على التعاون في نفس الوثيقة.
مستودع مركزي في متناول جميع الموظفين الإداريين.
كان من الواضح للسيد ستيفان رايتشل في وقت مبكر أنه لا توجد طريقة لرقمنة شركته:
"لفترة طويلة كنت أدرك أنه لا توجد طريقة للالتفاف حول الرقمنة ، لكننا قاومنا ذلك لفترة طويلة. عادة ما يتم دفع التغييرات في عمليات الشركة أكثر فأكثر إلى المسافة ، مثل الذهاب إلى طبيب الأسنان. بعد الانتهاء من دمج نظام إدارة الوثائق ، يمكنني بالتأكيد القول إنه كان ينبغي علي القيام بذلك قبل ذلك بكثير. "
2. التعامل مع المهام الإدارية وأتمتتها. ويجب أن يتيح البرنامج توزيع المهام عبر الشبكة وقيام الموظف المعني بمعالجتها.
الحل: يحتوي PaperOffice DMS على وظيفة سير عمل شاملة تسمح بإرسال التذكيرات والرسائل والمعلومات من وإلى أي كمبيوتر متصل إلى مجموعة محددة مسبقا من الموظفين .
وشملت تفويض المستخدم الرقمي وتأكيد كلمة المرور.
في الوقت نفسه ، يتم إبلاغ جميع الموظفين المعنيين بحالة المعالجة. يتيح تخزين الإصدار تتبع خطوات المعالجة التي تم تنفيذها متى ومن قام بذلك.
"بالفعل في الموعد الأول مع PaperOffice ، تلاحظ 20 عاما من الخبرة في PaperOffice في مجال إدارة المستندات."
3. الاسترجاع وتوفير الوقت. وتم البحث عن طريقة أبسط لرقمنة الوثائق التماثلية وتسهيل العثور عليها عند الحاجة.
الحل: إنه الجزء الأساسي من PaperOffice DMS ، رقمنة المستندات التماثلية. كل ما تحتاجه هو ماسح ضوئي مع واجهة للكمبيوتر و PaperOffice DMS. لا يتم مسح المستندات ضوئيا فقط. إذا لزم الأمر ، يتم تحويلها إلى نص قابل للتحرير بواسطة برنامج OCR مدمج وحفظها تلقائيا بشكل صحيح.
4. دمج الوثائق / الأوامر المتعلقة بالمشروع. يجب أن يكون البرنامج قادرا على حفظ المستندات المتعلقة بالعملية معا أو تمكين الروابط مع بعضها البعض.
يجب إدارة جميع المستندات الخاصة بالمعاملة التجارية ، مثل عملية الشراء أو التثبيت مع مذكرة التسليم المقابلة والفاتورة والرسومات والخطط وأي شكاوى حول العيوب ، مركزيا.
الحل: يحتوي PaperOffice على مجلدات رقمية حيث يمكن تخزين جميع مستندات عملية الإنتاج في مجلد رقمي. تضمن بنية المجلد ، التي تتكون من مجلد رئيسي ومجلدات فرعية ، نظرة عامة مثالية.
وبهذه الطريقة ، يتم حفظ ملاحظات التسليم والفواتير وكل ما ينتمي إلى عملية العمل في مجلد أو مجلد فرعي. يمكن تعيين تفويضات الوصول لكل مجلد، إما لمجموعات الموظفين أو للموظفين الفرديين.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إنشاء ارتباطات تشعبية إلى المجلد وإرسالها إلى الموظفين.
وبهذه الطريقة ، يمكن للموظفين المعتمدين وشركاء التعاون الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت. بفضل التحكم في الإصدار ، يمكن تتبع منشئ ووقت كل تغيير فردي في المستند بشفافية: يتم توضيح الاستعلامات بسرعة ويتم تجنب الأخطاء غير الضرورية.
"أصبح موضوع الرقمنة ملحوظا أكثر فأكثر في صناعة الصريف. ينطبق هذا ، على سبيل المثال ، على قوائم الأجزاء الخاصة بنا أو خططنا ورسوماتنا وتكويناتنا. وبعد إدخال نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice، يمكن تقليل الجهد اليدوي. نحن الآن رواد كشركة مصنعة للصريف الرقمي ".
يحتوي PaperOffice أيضا على تمثيل افتراضي للمستندات في مجلدات أخرى. وبهذه الطريقة ، يمكن عرض المستند (المستندات) فعليا في مجلدات مختلفة دون الحاجة إلى تكرار المستند الأصلي. هذه الوظيفة مفيدة جدا إذا، على سبيل المثال، يجب أن يظهر مستند في مشاريع مختلفة، ولكنك لا تريد تكرار المستند.
تضمن إمكانية الوصول إلى المعلومات من وجهات نظر مختلفة مستوى أعلى من الوضوح لجميع المشاركين في المشروع وتحسن قدرة الموظفين على توفير المعلومات.
استوفى PaperOffice DMS جميع المعايير المطلوبة.
الفوائد من خلال الرقمنة مع PaperOffice
بفضل رقمنة PaperOffice ، تمكنت k60 Grating Systems بالفعل من:
- توفير الوقت والموارد
- سهولة الوصول إلى المستندات
- توافر الوثائق لكل موظف معتمد
- تقديم إيداع واضح
إن توافر البيانات والمستندات بشكل أسهل وأسرع يغير عمليات الشركة بشكل أساسي ودائم. يتم الآن تنظيم المعرفة الإدارية بشفافية ومتاحة في الوقت المناسب.
وبهذا المعنى ، يتم وضع الأساس لرقمنة جميع العمليات القائمة على المستندات باستخدام PaperOffice DMS.
بالإضافة إلى عملية الأرشفة العامة:
- أرشفة مقاومة للمراجعة
- تحسين العمليات التنظيمية
- تنظيم أفضل للوثائق
- بحث أسرع في المستندات
- التواصل المبسط وحل المهام
مضمون.
النتيجة النهائية
يقوم PaperOffice DMS اليوم بتعيين سير العمل بالكامل رقميا.
في الوقت الحالي ، يتم تسجيل جميع مستندات التسليم والفواتير باستخدام ماسحات ضوئية قوية ، ويتعرف PaperOffice تلقائيا على تفاصيل الاتصال ويخزن المستندات وفقا لذلك في الأرشيف الإلكتروني.
يمكن للموظفين بعد ذلك الوصول إلى المستندات عبر واجهة مستخدم بسيطة وإدخال مصطلحات بحث مختلفة - يتوفر أيضا بحث في النص الكامل.
وبفضل الاستخدام المتسق لنظام إدارة الوجهات السياحية، تمكنت الشركة المصنعة للصريف من تقليل وقت المعالجة اللازم للفاتورة إلى حد كبير، وفي الوقت نفسه انخفض عدد المستحقات غير المسددة انخفاضا كبيرا.
