لماذا اختار K60 Gitterrostsysteme PaperOffice DMS
قام السيد رايتشل ، المدير الإداري لشركة K60 Gitterrostsysteme ، أولا بفحص عروض البرامج المختلفة فيما يتعلق بإدارة المستندات وقرر في النهاية اختبار PaperOffice DMS أولا.
يقدم PaperOffice DMS بالضبط الشروط التي كان السيد رايتشل يبحث عنها. وتشمل هذه:
1. حل لقاعدة البيانات المركزية الداخلية التي يقوم عليها نظام إدارة الوثائق. يجب عدم حفظ البيانات على جهاز كمبيوتر مستخدم واحد.
مستودع مركزي في متناول جميع الموظفين الإداريين.
كان من الواضح للسيد ستيفان رايتشل في وقت مبكر أنه لا توجد طريقة لرقمنة شركته:
"لفترة طويلة كنت أدرك أنه لا توجد طريقة للالتفاف حول الرقمنة ، لكننا قاومنا ذلك لفترة طويلة. عادة ما يتم دفع التغييرات في عمليات الشركة أكثر فأكثر إلى المسافة ، مثل الذهاب إلى طبيب الأسنان.
بعد الانتهاء من دمج نظام إدارة الوثائق ، يمكنني بالتأكيد القول إنه كان ينبغي علي القيام بذلك قبل ذلك بكثير. "
2. التعامل مع المهام الإدارية وأتمتتها. ويجب أن يتيح البرنامج توزيع المهام عبر الشبكة وقيام الموظف المعني بمعالجتها.
وشملت تفويض المستخدم الرقمي وتأكيد كلمة المرور.
في الوقت نفسه ، يتم إبلاغ جميع الموظفين المعنيين بحالة المعالجة. يتيح تخزين الإصدار تتبع خطوات المعالجة التي تم تنفيذها متى ومن قام بذلك.
"بالفعل في الموعد الأول مع PaperOffice ، تلاحظ 20 عاما من الخبرة في PaperOffice في مجال إدارة المستندات."
3. الاسترجاع وتوفير الوقت. وتم البحث عن طريقة أبسط لرقمنة الوثائق التماثلية وتسهيل العثور عليها عند الحاجة.
4. دمج الوثائق / الأوامر المتعلقة بالمشروع. يجب أن يكون البرنامج قادرا على حفظ المستندات المتعلقة بالعملية معا أو تمكين الروابط مع بعضها البعض.
يجب إدارة جميع المستندات الخاصة بالمعاملة التجارية ، مثل عملية الشراء أو التثبيت مع مذكرة التسليم المقابلة والفاتورة والرسومات والخطط وأي شكاوى حول العيوب ، مركزيا.
وبهذه الطريقة ، يتم حفظ ملاحظات التسليم والفواتير وكل ما ينتمي إلى عملية العمل في مجلد أو مجلد فرعي. يمكن تعيين تفويضات الوصول لكل مجلد، إما لمجموعات الموظفين أو للموظفين الفرديين.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إنشاء ارتباطات تشعبية إلى المجلد وإرسالها إلى الموظفين.
وبهذه الطريقة ، يمكن للموظفين المعتمدين وشركاء التعاون الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت. بفضل التحكم في الإصدار ، يمكن تتبع منشئ ووقت كل تغيير فردي في المستند بشفافية: يتم توضيح الاستعلامات بسرعة ويتم تجنب الأخطاء غير الضرورية.
"أصبح موضوع الرقمنة ملحوظا أكثر فأكثر في صناعة الصريف. ينطبق هذا ، على سبيل المثال ، على قوائم الأجزاء الخاصة بنا أو خططنا ورسوماتنا وتكويناتنا. وبعد إدخال نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice، يمكن تقليل الجهد اليدوي. نحن الآن رواد كشركة مصنعة للصريف الرقمي ".
يحتوي PaperOffice أيضا على تمثيل افتراضي للمستندات في مجلدات أخرى. وبهذه الطريقة ، يمكن عرض المستند (المستندات) فعليا في مجلدات مختلفة دون الحاجة إلى تكرار المستند الأصلي. هذه الوظيفة مفيدة جدا إذا، على سبيل المثال، يجب أن يظهر مستند في مشاريع مختلفة، ولكنك لا تريد تكرار المستند.
تضمن إمكانية الوصول إلى المعلومات من وجهات نظر مختلفة مستوى أعلى من الوضوح لجميع المشاركين في المشروع وتحسن قدرة الموظفين على توفير المعلومات.
استوفى PaperOffice DMS جميع المعايير المطلوبة.
بفضل رقمنة PaperOffice ، تمكنت k60 Grating Systems بالفعل من:
- توفير الوقت والموارد
- سهولة الوصول إلى المستندات
- توافر الوثائق لكل موظف معتمد
- تقديم إيداع واضح
إن توافر البيانات والمستندات بشكل أسهل وأسرع يغير عمليات الشركة بشكل أساسي ودائم. يتم الآن تنظيم المعرفة الإدارية بشفافية ومتاحة في الوقت المناسب.
وبهذا المعنى ، يتم وضع الأساس لرقمنة جميع العمليات القائمة على المستندات باستخدام PaperOffice DMS.
بالإضافة إلى عملية الأرشفة العامة:
- أرشفة مقاومة للمراجعة
- تحسين العمليات التنظيمية
- تنظيم أفضل للوثائق
- بحث أسرع في المستندات
- التواصل المبسط وحل المهام
مضمون.