أعلى العروض التخفيضية الممكنة
أخبار خاصة للمتابعين الداخليين
ترقيات مجانية للمكافآت
أعلى العروض التخفيضية الممكنة
أخبار خاصة للمتابعين الداخليين
ترقيات مجانية للمكافآت
صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.
قطاع
الصناعة والتجارة
قطر
لانغنبرغ، شمال الراين وستفاليا، ألمانيا
الادارات
مبيعات
محاسبة
قطاع
الصناعة والتجارة
قطر
لانغنبرغ، شمال الراين وستفاليا، ألمانيا
الادارات
مبيعات
محاسبة
السيد ستيفان رايتشل، العضو المنتدب لشركة K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
نصيحة مهنية
قطاع
الصناعة والتجارة
قطر
لانغنبرغ، شمال الراين وستفاليا، ألمانيا
الادارات
مبيعات
محاسبة
كشركة مصنعة للشبكات ، تحتوي أنظمة الصريف K60 على الكثير من المستندات المهمة لإدارتها:
ملاحظات التسليم أو الفواتير أو العقود أو الرسومات أو الخطط وأكثر من ذلك بكثير.
تأتي العديد من الاستفسارات عن طريق البريد الإلكتروني ويتم طباعتها ، والتي تصل إلى كمية هائلة من الورق على مدار العام. تتم طباعة الطلبات دائما مع بيانات المورد ثم تخزينها على الرف مع الفاتورة بعد التسليم.
هذه العملية الكاملة تعني كمية غير عادية من الورق وبالطبع نقص المساحة.
من أجل جعل البحث أسهل وأكثر كفاءة وتقليل فيضان الورق ، خططت K60 Gitterrostsysteme لرقمنة الوثائق ودمج المحتوى في قاعدة بيانات الأرشيف الداخلية - كانت الشركة تبحث عن نظام مناسب لإدارة الوثائق.
أصبحت المعالجة اليدوية تستغرق وقتا طويلا مع مرور الوقت ، ولهذا السبب تم البحث عن الأرشفة الآلية واستخراج المعلومات.
كان التحدي الأكبر للشركة هو جعل المعلومات سهلة الوصول إليها ، وقبل كل شيء ، قابلة للاستخدام لمزيد من الموظفين ومجموعات الموظفين ومجموعات من الناس (الموظفين وشركاء الأعمال والعملاء والمواطنين).
كان هدف الشركة هو رقمنة المستندات الورقية الحالية ، وتحقيق تحسين العمليات والتحكم في سير العمل على جميع المستندات الواردة والصادرة ، وأتمتة جزء كبير من العمليات في الخلفية ، وبالتالي تحسين العملية.
في الماضي ، كانت المعلومات مخزنة فقط في شكل ورقي ، ولكن اليوم هناك مجموعة متنوعة من مصادر المعلومات والمستندات في العديد من المنظمات: رسائل البريد الإلكتروني والنماذج والرسومات هي جزء من هذا مثل الفواتير الإلكترونية والإيصالات الورقية والرسائل وملاحظات التسليم والعقود وما إلى ذلك.
لقد أصبح الطوفان الكامل من المعلومات أكثر تناقضا. لذلك ، فإن المهمة الأكثر أهمية هي الجمع بين الوحدات التناظرية والرقمية معا. يجب رقمنة المستندات الموجودة في شكل ورقي وجمعها مع معلومات أخرى ، مثل رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بها.
وكان الهدف من دراسة الحالة الإفرادية، التي أجريت بالتعاون مع نظام إدارة الوثائق PaperOffice، هو تقليل استهلاك الورق إلى أدنى حد ممكن من أجل توفير التكاليف ومساحة التخزين.
بالإضافة إلى ذلك ، كان من المهم جدا إيجاد حل لأرشفة جميع مستندات عملية التصنيع معا ، بحيث يمكن تقديم معلومات فورية حول المستندات / الطلبات المتعلقة بالمشروع.
تماما مثل تنفيذ الأرشفة الآلية للوثائق ورسائل البريد الإلكتروني الواردة ، والتي يجب أن تؤرشف المستندات في مجلدات مناسبة وفقا لمعايير محددة معينة وتؤدي إلى سير عمل إضافي ، مثل التعيين إلى الكاتب المعني.
وثمة هدف آخر يتمثل في التمكن من البحث بسرعة عن الوثائق من الزملاء في الشبكة.
يتذكر السيد ستيفان رايتشل، المدير الإداري لشركة K60 Gitterrostsysteme.
قام السيد رايتشل ، المدير الإداري لشركة K60 Gitterrostsysteme ، أولا بفحص عروض البرامج المختلفة فيما يتعلق بإدارة المستندات وقرر في النهاية اختبار PaperOffice DMS أولا.
يقدم PaperOffice DMS بالضبط الشروط التي كان السيد رايتشل يبحث عنها. وتشمل هذه:
1. حل لقاعدة البيانات المركزية الداخلية التي يقوم عليها نظام إدارة الوثائق. يجب عدم حفظ البيانات على جهاز كمبيوتر مستخدم واحد.مستودع مركزي في متناول جميع الموظفين الإداريين.
كان من الواضح للسيد ستيفان رايتشل في وقت مبكر أنه لا توجد طريقة لرقمنة شركته:
2. التعامل مع المهام الإدارية وأتمتتها. ويجب أن يتيح البرنامج توزيع المهام عبر الشبكة وقيام الموظف المعني بمعالجتها.
وشملت تفويض المستخدم الرقمي وتأكيد كلمة المرور.
في الوقت نفسه ، يتم إبلاغ جميع الموظفين المعنيين بحالة المعالجة. يتيح تخزين الإصدار تتبع خطوات المعالجة التي تم تنفيذها متى ومن قام بذلك.
3. الاسترجاع وتوفير الوقت. وتم البحث عن طريقة أبسط لرقمنة الوثائق التماثلية وتسهيل العثور عليها عند الحاجة.
4. دمج الوثائق / الأوامر المتعلقة بالمشروع. يجب أن يكون البرنامج قادرا على حفظ المستندات المتعلقة بالعملية معا أو تمكين الروابط مع بعضها البعض.
يجب إدارة جميع المستندات الخاصة بالمعاملة التجارية ، مثل عملية الشراء أو التثبيت مع مذكرة التسليم المقابلة والفاتورة والرسومات والخطط وأي شكاوى حول العيوب ، مركزيا.
وبهذه الطريقة ، يتم حفظ ملاحظات التسليم والفواتير وكل ما ينتمي إلى عملية العمل في مجلد أو مجلد فرعي. يمكن تعيين تفويضات الوصول لكل مجلد، إما لمجموعات الموظفين أو للموظفين الفرديين.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن إنشاء ارتباطات تشعبية إلى المجلد وإرسالها إلى الموظفين.
وبهذه الطريقة ، يمكن للموظفين المعتمدين وشركاء التعاون الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت. بفضل التحكم في الإصدار ، يمكن تتبع منشئ ووقت كل تغيير فردي في المستند بشفافية: يتم توضيح الاستعلامات بسرعة ويتم تجنب الأخطاء غير الضرورية.
يحتوي PaperOffice أيضا على تمثيل افتراضي للمستندات في مجلدات أخرى. وبهذه الطريقة ، يمكن عرض المستند (المستندات) فعليا في مجلدات مختلفة دون الحاجة إلى تكرار المستند الأصلي. هذه الوظيفة مفيدة جدا إذا، على سبيل المثال، يجب أن يظهر مستند في مشاريع مختلفة، ولكنك لا تريد تكرار المستند.
تضمن إمكانية الوصول إلى المعلومات من وجهات نظر مختلفة مستوى أعلى من الوضوح لجميع المشاركين في المشروع وتحسن قدرة الموظفين على توفير المعلومات.
استوفى PaperOffice DMS جميع المعايير المطلوبة.
بفضل رقمنة PaperOffice ، تمكنت k60 Grating Systems بالفعل من:
إن توافر البيانات والمستندات بشكل أسهل وأسرع يغير عمليات الشركة بشكل أساسي ودائم. يتم الآن تنظيم المعرفة الإدارية بشفافية ومتاحة في الوقت المناسب.
وبهذا المعنى ، يتم وضع الأساس لرقمنة جميع العمليات القائمة على المستندات باستخدام PaperOffice DMS.
بالإضافة إلى عملية الأرشفة العامة:
مضمون.
يقوم PaperOffice DMS اليوم بتعيين سير العمل بالكامل رقميا.
في الوقت الحالي ، يتم تسجيل جميع مستندات التسليم والفواتير باستخدام ماسحات ضوئية قوية ، ويتعرف PaperOffice تلقائيا على تفاصيل الاتصال ويخزن المستندات وفقا لذلك في الأرشيف الإلكتروني.
يمكن للموظفين بعد ذلك الوصول إلى المستندات عبر واجهة مستخدم بسيطة وإدخال مصطلحات بحث مختلفة - يتوفر أيضا بحث في النص الكامل.
وبفضل الاستخدام المتسق لنظام إدارة الوجهات السياحية، تمكنت الشركة المصنعة للصريف من تقليل وقت المعالجة اللازم للفاتورة إلى حد كبير، وفي الوقت نفسه انخفض عدد المستحقات غير المسددة انخفاضا كبيرا.
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الشركة المصنعة للصرير
K60 - جيترستست سيستيم GmbH & Co.KG":
ما هي النصائح التي تقدمها لمستخدمي PaperOffice في المستقبل؟
ليس من السابق لأوانه أبدا أو بعد فوات الأوان التعامل مع موضوع الرقمنة.
الشيء الأكثر أهمية هو الحصول على فكرة عن البرنامج ولكن أيضا عن الشركة نفسها. كان من المهم ألا نشعر بأننا مضطرون لشراء البرنامج أو الاشتراك في أي حزم خدمة ودعم.
حتى قبل أن نستحوذ على PaperOffice DMS ، تحدثنا إلى جميع أقسام الشركة ولم نشعر أبدا بالمعاملة السيئة. على العكس من ذلك: لدى PaperOffice فريق لطيف ومهذب وكفء.
بالنسبة لنا كمؤسسة عامة ، أصبحت العملية أكثر تعقيدا وتنطوي على الكثير من البيروقراطية. لذلك ، كانت الثقة في النظام والبرنامج مهمة للغاية. بالطبع ، كان من المهم جدا أيضا أن يكون البرنامج سهل الفهم.
من الذي تنصح به PaperOffice؟
سنوصي PaperOffice لجميع الشركات الأخرى التي ترغب في الرقمنة والأتمتة.
ما الذي يعجبك بشكل خاص في PaperOffice؟
نحن راضون جدا عن كل شيء.
PaperOffice هو نظام إدارة مستندات خفيف الوزن ولكنه قوي.
الوظائف التي تبدو بلا معنى في البداية ، مثل القراءة التلقائية لمحتوى المستند ، تبين أنها أهم الوظائف التي لا تريد تفويتها بعد الآن على مدى فترة زمنية أطول.
"في الصناعة ، أصبح موضوع الرقمنة ملحوظا أكثر فأكثر. ينطبق هذا ، على سبيل المثال ، على أوراق البيانات الفنية الخاصة بنا أو بيانات العملاء أو الحسابات أو خططنا ورسوماتنا وتكويناتنا. وبعد إدخال نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice، يمكن تقليل الجهد اليدوي. نحن الآن رواد في الرقمنة في شركات الإنتاج ، الصناعة 4.0 ".
السيد أنطونيو خيسوس سانشيز، المدير الإداري ومهندس المنتجات والعمليات في شركة Butterfly Engineers S.L.
