الرقمنة في صناعة إعادة التدوير والتخلص من النفايات

الرقمنة في صناعة إعادة التدوير والتخلص من النفايات

تستفيد الشركات من صناعة إعادة التدوير والتخلص من النفايات بشكل كبير من استخدام إدارة البيانات المناسبة.

ويتجه الاتجاه وكذلك الوضع الاقتصادي والوضع التنافسي بشكل متزايد نحو رقمنة الوثائق بدلا من الاحتفاظ بها حصريا في شكل ورقي.

هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء الوثائق المهمة كل يوم في الشركات في صناعة إعادة التدوير والتخلص من النفايات. ومن المعروف أيضا الصناعات لكمية كبيرة من الوثائق. على وجه الخصوص ، تشكل قسائم الوزن وقسائم التسليم والقسائم المصاحبة ، وكذلك قسائم التسليم والفواتير جزءا كبيرا من هذا الحجم من المستندات.

وبطبيعة الحال، يستلزم ذلك جهدا يدويا كبيرا من أرشفة الوثائق الورقية إلى البحث عن الوثائق المطلوبة، وفرز جميع مجموعات الوثائق الواردة والصادرة، والأرشفة الواسعة النطاق للإيصالات.

ولكن لا تتوفر بأي حال من الأحوال كل فاتورة مورد أو كل مذكرة تسليم كملف منذ البداية. وبناء على ذلك، فإن الماسحات الضوئية الموثوقة والعالية الجودة والقوية واستخدام حل إدارة الوثائق المناسب أمران حاسمان لنجاح الرقمنة.

نظرا لأنه يجب رقمنة جميع المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، فإنها تتطلب إيداعا منظما ومهمة وتعيين سير العمل ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة ، مثل الفواتير أو ملاحظات الشحن ، من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

باستخدام نظام إدارة الوجهات السياحية الشائع ، على سبيل المثال ، يمكن تقديم البريد الممسوح ضوئيا ، ويمكن حفظ رسائل البريد الإلكتروني المهمة وأرشفة المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين المختلفين الوصول إلى هذه المستندات والعمل عليها.

PaperOffice DMS creates clear advantages for companies in the recycling and waste disposal industry

كيف تصبح غير ورقي؟

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا ، ويؤدي إلى توفير التكاليف ، مثل التخلص من المستندات الورقية ، ويخلق نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة ، مثل الإيصالات أو العقود أو ملاحظات التسليم أو الرسائل الأخرى ، من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل .

يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.

بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.

باستخدام حل برنامج PaperOffice DMS، لن يتم فقدان المزيد من المستندات. وبغض النظر عن مكان وجودك ، يمكنك الوصول إلى المستندات المهمة في ثوان.

بالطبع ، أنت تعمل دائما مع أنظمتنا وفقا للقانون ومقاومة التدقيق بالكامل.

لم يعد من الضروري إرسال الإيصالات والحسابات والمستندات المماثلة عن طريق البريد بين مناطق الكنيسة والأبرشيات. يمكن أيضا إرسال البريد الداخلي رقميا بهذه الطريقة. هذا يوفر الورق وتكاليف تخزين البيانات الإضافية والرحلات إلى الأرشيف. يمكن تزويد المستندات بكلمات رئيسية (محرر ، موضوع ، حالة ، تاريخ ، إلخ) ثم يمكن العثور عليها بسهولة أكبر.

إدارة الوثائق الموجهة نحو العمليات

تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يدعمك PaperOffice هنا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.

وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.

يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب موافقة رقمية ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند.

وبهذه الطريقة ، يمكن تعيين جميع عمليات المستندات.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

كسب الوقت للأشياء المهمة ، وتوفير التكاليف من خلال القضاء على المحفوظات الورقية الخاصة بك ، وتحسين خدمتك من خلال القدرة على توفير المعلومات بسرعة والتدقيق والأرشفة الرقمية لحجم المستندات الخاصة بك - وهذا مضمون من قبل PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه شركات إعادة التدوير والتخلص ، مثل:

• تخزين الوثائق بجميع الصيغ الرقمية وفقا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
• وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
• وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
• التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
• إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
• إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

PaperOffice DMS يخلق مزايا واضحة لشركات إعادة التدوير والتخلص

يحتوي PaperOffice DMS على نسبة أداء وسعر مفيدة للغاية وهذا مع إمكانية توصيل ما يصل إلى 800 محطة طرفية (محطات عمل العرض).

يتم تشفير جميع البيانات الرقمية في PaperOffice DMS مع 1024 بت ويتم تحويل التنسيق. هذا يؤدي إلى عقبات كبيرة للمتسللين والجواسيس لدرجة أنهم فشلوا جميعا مع PaperOffice DMS حتى الآن. في الوقت نفسه ، يمنع نظام إدارة كلمات المرور الهرمي الجميع من الوصول إلى كل شيء.

Companies from all sectors benefit from digital document management

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

تعد معالجة الفواتير الرقمية مفيدة أيضا للعديد من الشركات في صناعة إعادة التدوير والتخلص من النفايات. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. يمكن أن يصبح PaperOffice DMS المركز التنظيمي في كل شركة وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

تستفيد الشركات من صناعة إعادة التدوير والتخلص من النفايات من إدارة المستندات الرقمية

38٪ من جميع الشركات التي شملها الاستطلاع ببساطة ليس لديها الوقت لرقمنة عملياتها. نوصي بإجراء يبدأ بالعملية الأساسية ، وهي مسح المستندات التماثلية في نفس الوقت الذي تتم فيه معالجتها. وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا توجيه مجموعة الأشخاص الذين يعملون مع الناسخ كل يوم ، قدر الإمكان ، لمسح الأرشيف شيئا فشيئا.

بفضل التعرف التلقائي على المستندات ذات الخصائص المتسقة ، يمكن ل PaperOffice DMS دائما تعيين جميع المستندات الممسوحة ضوئيا إلى موقع التخزين الصحيح في الذاكرة الرقمية. من المنطقي البدء في مسح الأرشيف باستخدام أحدث الإدخالات من أجل تقليل حجم الأرشيف التناظري بشكل أكبر مع انتهاء فترات الاستبقاء. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا العديد من الأدلة حول كيفية تحقيق مكتب غير ورقي بفضل الماسح الضوئي.

PaperOffice DMS هو الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي الخاصة به ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات والخطط والصور التناظرية في النظام عبر الماسح الضوئي الخاص بك ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ، والتي يمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

تسمح آليات التقييم المتاحة ، التي يسيطر عليها الذكاء الاصطناعي المدمجة في PaperOffice DMS ، بإجراء تقييمات ومسوحات إحصائية لتدفقات المواد التي تحدث في الشركة.

وهذا مفيد في تحديد مجالات تركيز محددة في إعادة التدوير يمكن التحكم فيها في نطاقها حسب الحاجة. يسرع PaperOffice DSM دورة المواد القابلة لإعادة التدوير في الشركة.