الرقمنة لصناعة الورق والتعبئة والتغليف

لماذا PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب

كسب الوقت للأشياء المهمة ، وتوفير التكاليف من خلال القضاء على المحفوظات الورقية الخاصة بك ، وتحسين خدمتك من خلال القدرة على توفير المعلومات بسرعة والتدقيق والأرشفة الرقمية لحجم المستندات الخاصة بك - وهذا مضمون من قبل PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه الشركات من صناعة الورق والتعبئة والتغليف ، مثل:

لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.

يمكن تصدير البيانات، بما في ذلك موقع الأرشفة، إلى مستشارك الضريبي بنقرة واحدة فقط.

• تخزين الوثائق بجميع الصيغ الرقمية وفقا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
• وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
• وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
• التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
• إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
• إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية.

باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج استخدام ماسح ضوئي أو هاتف محمول لقراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

يعد أمن البيانات قضية مهمة للغاية ، خاصة في صناعة الورق والتعبئة والتغليف. هذا هو السبب في أن PaperOffice DMS يعمل مع رمز تشفير 1024bit ، ولكن ليس ذلك فقط.

يتم تحويل جميع البيانات إلى تنسيق خاص بها مستقل عن نظام التشغيل. ونتيجة لذلك ، يتعين على المتسللين والمبتزين أولا كسر جدار حماية نظام التشغيل ، ثم التشفير وأخيرا التنسيق الأجنبي ، وهو ما لم يحدث حتى الآن. يحتوي PaperOffice DMS على نظام فعال للغاية لإدارة كلمات المرور بحيث لا يمكن للإنسان في نهاية المطاف ، الذي يجب اعتباره أكبر نقطة ضعف في كل جهاز كمبيوتر ، أن يسبب أي ضرر.

يتم تشفير جميع البيانات الرقمية في PaperOffice DMS مع 1024 بت ويتم تحويل التنسيق. هذا يؤدي إلى عقبات كبيرة للمتسللين والجواسيس لدرجة أنهم فشلوا جميعا مع PaperOffice DMS حتى الآن. في الوقت نفسه ، يمنع نظام إدارة كلمات المرور الهرمي الجميع من الوصول إلى كل شيء.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

تعد معالجة الفواتير الرقمية مفيدة أيضا للعديد من الشركات في صناعة الورق والتعبئة والتغليف. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. يمكن أن يصبح PaperOffice DMS المركز التنظيمي في كل شركة وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

تستفيد الشركات من صناعة الورق والتغليف من إدارة المستندات الرقمية

38٪ من جميع الشركات التي شملها الاستطلاع ببساطة ليس لديها الوقت لرقمنة عملياتها. نوصي بإجراء يبدأ بالعملية الأساسية ، وهي مسح المستندات التماثلية في نفس الوقت الذي تتم فيه معالجتها. وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا توجيه مجموعة الأشخاص الذين يعملون مع الناسخ كل يوم ، قدر الإمكان ، لمسح الأرشيف شيئا فشيئا.

بفضل التعرف التلقائي على المستندات ذات الخصائص المتسقة ، يمكن ل PaperOffice DMS دائما تعيين جميع المستندات الممسوحة ضوئيا إلى موقع التخزين الصحيح في الذاكرة الرقمية. من المنطقي البدء في مسح الأرشيف باستخدام أحدث الإدخالات من أجل تقليل حجم الأرشيف التناظري بشكل أكبر مع انتهاء فترات الاستبقاء. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا العديد من الأدلة حول كيفية تحقيق مكتب غير ورقي بفضل الماسح الضوئي.

PaperOffice DMS هو الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي الخاصة به ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات والخطط والصور التناظرية في النظام عبر الماسح الضوئي الخاص بك ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ، والتي يمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

تسمح آليات التقييم المتاحة ، التي يسيطر عليها الذكاء الاصطناعي المدمجة في PaperOffice DMS ، بإجراء تقييمات ومسوحات إحصائية لتدفقات المواد التي تحدث في الشركة.

PaperOffice DMS ، مع العديد من أدوات الإدارة ، هو البرنامج المثالي لصناعة الورق والتعبئة والتغليف ، والذي يسمح بالوصول الآمن والسريع إلى جميع البيانات المطلوبة للحصول على أفضل مشورة ممكنة للعملاء. في الوقت نفسه ، يمكن استخدام PaperOffice DMS لإدارة جميع المسائل التي تنشأ بخلاف ذلك في العمليات التجارية.

حتى لا يكون هناك تنوع فقط في إدارة المستندات وحماية البيانات ، توصي PaperOffice DMS باستخدام وحدة تخزين شبكة داخلية (NAS) مع وظيفة النسخ الاحتياطي ، مما يقلل من احتمال الخسارة الكاملة إلى الحد الأدنى وفي الوقت نفسه يمثل سحابة داخلية ، على عكس السحب من مقدمي الخدمات الخارجيين ، تحمي حقا من الوصول غير المرغوب فيه من قبل الهيئات الحكومية أو غير الحكومية.