نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

أتمتة العمليات التجارية لصناعة الورق والتعبئة والتغليف


يتيح PaperOffice DMS لصناعة الورق والتغليف تدفقا سلسا للمعلومات بفضل رقمنة العمليات التجارية وأتمتتها.

نصيحة مهنية

ويجري استبدال الوثائق المكتوبة والعقود والمسودات والفواتير ومذكرات التسليم وغير ذلك الكثير بوثائق إلكترونية بفضل الرقمنة، مما يؤدي إلى تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.

تمكن الذكاء الاصطناعي المتكاملة العمليات التجارية من أن تكون مؤتمتة إلى حد كبير ، مما يسرع عملياتك ويزيد من النجاح والرضا.

الرقمنة في صناعة الورق والتعبئة والتغليف

تستفيد الشركات من صناعة الورق والتعبئة والتغليف بشكل كبير من استخدام إدارة البيانات المناسبة ، لأنها تتلقى المستندات الورقية كل يوم.

هذه هي الطريقة التي تقوم بها الشركات في صناعة الورق والتعبئة والتغليف بإنشاء مستندات مهمة على أساس يومي:

الكتابات والرسومات والمسودات والرسائل الخارجية والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الرسائل أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.

يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.

Man balances delivery forwarding agency
Capturing, processing, sharing, searching and tracking your documents becomes very easy with the use of PaperOffice DMS

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

في السنوات الأخيرة ، أثبتت الاستدامة نفسها كواحدة من أقوى الاتجاهات في صناعة الورق والتعبئة والتغليف. سيكون التوافق البيئي والملاءمة متعددة الأغراض حاسمين لعمليات الشراء المستقبلية. ومع ذلك ، فإن السير في الطريق الأخضر لم يعد يعني أن العملاء على استعداد لدفع سعر أعلى أو التنازل عن الجودة ، بل إن هذين الجانبين من الجودة والاستدامة يسيران جنبا إلى جنب عندما يتعلق الأمر بالتغليف المرن.

لماذا يعد برنامج إدارة المستندات هو الحل الأمثل؟

نظام إدارة الوثائق PaperOffice يجمع بين التنظيم وحماية البيانات تحت غطاء واحد. يوفر النظام المبتكر أدوات بحث واسترجاع مبسطة تقلل من وقت الاستجابة وتضمن عدم فقدان المستندات أبدا ، وهو ما يمثل دائما إرضاء للشركات.

لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والمرافعات والحسابات والأحكام ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، يتم رقمنة عملياتك السابقة في شركتك ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

بفضل الذكاء الاصطناعي المدمجة ، يتم تشغيل القواعد التلقائية. تقوم هذه الذكاء الاصطناعي تلقائيا بفرز المستندات إلى مجلدات مثل "الفاتورة" و "ملاحظات التسليم" ، وتخزن الكلمات الرئيسية المناسبة وتقوم بتشغيل سير العمل الرقمي المخزن لنوع المستند المعني.

Drawings for the packaging material
The right document management software solves the analogue-digital problem

كيف تصبح غير ورقي؟

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا ، ويؤدي إلى توفير التكاليف ، مثل التخلص من المستندات الورقية ، ويخلق نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة ، مثل الإيصالات أو العقود أو ملاحظات التسليم أو الرسائل الأخرى ، من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل .

يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.

بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.

يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التفويض أو منح حقوق الوصول.

يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية بنفس الطريقة التي يتم بها تنفيذها في الشركة ، على سبيل المثال "تسجيل" و "فحص" و "إصدار" و "نشر" الفواتير. لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "إدارة البناء" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.

إدارة الوثائق الموجهة نحو العمليات

تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يدعمك PaperOffice هنا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.

وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.

يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب إصدارا رقميا ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند.

وبهذه الطريقة ، يمكن تعيين جميع عمليات المستندات.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Woman's hands go through stacks of paper
Large amounts of business information can be captured digitally, stored securely and passed on

الحل: معرفة مثبتة

أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟

PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.

لماذا PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب

كسب الوقت للأشياء المهمة ، وتوفير التكاليف من خلال القضاء على المحفوظات الورقية الخاصة بك ، وتحسين خدمتك من خلال القدرة على توفير المعلومات بسرعة والتدقيق والأرشفة الرقمية لحجم المستندات الخاصة بك - وهذا مضمون من قبل PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه الشركات من صناعة الورق والتعبئة والتغليف ، مثل:

لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.

يمكن تصدير البيانات، بما في ذلك موقع الأرشفة، إلى مستشارك الضريبي بنقرة واحدة فقط.

  • تخزين الوثائق بجميع الصيغ الرقمية وفقا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
  • وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
  • وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
  • التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
  • إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
  • إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية.

باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج استخدام ماسح ضوئي أو هاتف محمول لقراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

يعد أمن البيانات قضية مهمة للغاية ، خاصة في صناعة الورق والتعبئة والتغليف. هذا هو السبب في أن PaperOffice DMS يعمل مع رمز تشفير 1024bit ، ولكن ليس ذلك فقط.

يتم تحويل جميع البيانات إلى تنسيق خاص بها مستقل عن نظام التشغيل. ونتيجة لذلك ، يتعين على المتسللين والمبتزين أولا كسر جدار حماية نظام التشغيل ، ثم التشفير وأخيرا التنسيق الأجنبي ، وهو ما لم يحدث حتى الآن. يحتوي PaperOffice DMS على نظام فعال للغاية لإدارة كلمات المرور بحيث لا يمكن للإنسان في نهاية المطاف ، الذي يجب اعتباره أكبر نقطة ضعف في كل جهاز كمبيوتر ، أن يسبب أي ضرر.

يتم تشفير جميع البيانات الرقمية في PaperOffice DMS مع 1024 بت ويتم تحويل التنسيق. هذا يؤدي إلى عقبات كبيرة للمتسللين والجواسيس لدرجة أنهم فشلوا جميعا مع PaperOffice DMS حتى الآن. في الوقت نفسه ، يمنع نظام إدارة كلمات المرور الهرمي الجميع من الوصول إلى كل شيء.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

تعد معالجة الفواتير الرقمية مفيدة أيضا للعديد من الشركات في صناعة الورق والتعبئة والتغليف. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. يمكن أن يصبح PaperOffice DMS المركز التنظيمي في كل شركة وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

تستفيد الشركات من صناعة الورق والتغليف من إدارة المستندات الرقمية

38٪ من جميع الشركات التي شملها الاستطلاع ببساطة ليس لديها الوقت لرقمنة عملياتها. نوصي بإجراء يبدأ بالعملية الأساسية ، وهي مسح المستندات التماثلية في نفس الوقت الذي تتم فيه معالجتها. وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا توجيه مجموعة الأشخاص الذين يعملون مع الناسخ كل يوم ، قدر الإمكان ، لمسح الأرشيف شيئا فشيئا.

بفضل التعرف التلقائي على المستندات ذات الخصائص المتسقة ، يمكن ل PaperOffice DMS دائما تعيين جميع المستندات الممسوحة ضوئيا إلى موقع التخزين الصحيح في الذاكرة الرقمية. من المنطقي البدء في مسح الأرشيف باستخدام أحدث الإدخالات من أجل تقليل حجم الأرشيف التناظري بشكل أكبر مع انتهاء فترات الاستبقاء. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا العديد من الأدلة حول كيفية تحقيق مكتب غير ورقي بفضل الماسح الضوئي.

PaperOffice DMS هو الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي الخاصة به ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات والخطط والصور التناظرية في النظام عبر الماسح الضوئي الخاص بك ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ، والتي يمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

تسمح آليات التقييم المتاحة ، التي يسيطر عليها الذكاء الاصطناعي المدمجة في PaperOffice DMS ، بإجراء تقييمات ومسوحات إحصائية لتدفقات المواد التي تحدث في الشركة.

PaperOffice DMS ، مع العديد من أدوات الإدارة ، هو البرنامج المثالي لصناعة الورق والتعبئة والتغليف ، والذي يسمح بالوصول الآمن والسريع إلى جميع البيانات المطلوبة للحصول على أفضل مشورة ممكنة للعملاء. في الوقت نفسه ، يمكن استخدام PaperOffice DMS لإدارة جميع المسائل التي تنشأ بخلاف ذلك في العمليات التجارية.

حتى لا يكون هناك تنوع فقط في إدارة المستندات وحماية البيانات ، توصي PaperOffice DMS باستخدام وحدة تخزين شبكة داخلية (NAS) مع وظيفة النسخ الاحتياطي ، مما يقلل من احتمال الخسارة الكاملة إلى الحد الأدنى وفي الوقت نفسه يمثل سحابة داخلية ، على عكس السحب من مقدمي الخدمات الخارجيين ، تحمي حقا من الوصول غير المرغوب فيه من قبل الهيئات الحكومية أو غير الحكومية.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة لصناعة الورق والتعبئة والتغليف":

كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟

نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.

ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟

لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.

حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟

سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، وهو محصن ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!

هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟

نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.

الاستنتاج

يدعم PaperOffice DMS الشركات من صناعة الورق والتغليف ويوفر واجهات مقابلة للبرامج الأخرى واتصالات واجهة برمجة التطبيقات ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.

يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.

في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

كيف جعلت IDC Construccion من PaperOffice DMS إدارة المستندات في صناعة البناء ثورة