بطريركية لشبونة
تجارب PaperOffice / المرجع / تقرير الممارسة
المسار الرقمي للنظام الأبوي مع PaperOffice DMS
بيدرو سيلفا، المساعد الإداري لبطريركية لشبونة
التحدي
بطريركية لشبونة (باللاتينية: Patriarchatus Olisiponensis) هي أبرشية مطرانية للطقوس الرومانية تابعة للكنيسة الكاثوليكية ومقرها في لشبونة عاصمة البرتغال. كاتدرائية رئيس أساقفته هي الكاتدرائية البطريركية للقديسة ماريا ماجوري في لشبونة.
تمت ترقية أبرشية لشبونة إلى رئيس الأساقفة في 10 نوفمبر 1394. 1716 - تلقاها البابا كليمنس الحادي عشر. لقب النظام الأبوي.
تستخدم بطريركية لشبونة نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice لإضفاء الطابع المركزي على المعلومات من مصادر متعددة وتنظيمها ولتقليل وقت وتكلفة الحفاظ على أرشيف مادي. الوصول إلى المعلومات رقمي.
وهكذا ، فإن وثائق البطريركية من مناطق الوثائق الشخصية والعقارية والحسابات ل 285 أبرشية تابعة لبطريركية لشبونة و 450 مؤسسة أخرى تعتمد على الأسقف ، تم رقمنتها تدريجيا بالكامل في PaperOffice DMS.
الموقف الأولي
لقد كان التحول الرقمي ومصطلح "الرقمنة" على شفاه الجميع منذ تفشي الوباء على أبعد تقدير ، ولم يعد الآن شرطا اختياريا للعديد من الشركات ، بل ضرورة.
كما أن موضوع التطوير الرقمي الإضافي راسخ في المجتمعات والكنائس. لأنه حتى في كنيسة مثل بطريركية لشبونة ، هناك مهام إدارية واسعة النطاق معلقة ، والتي كانت تتم سابقا يدويا وبطريقة مماثلة.
المشاكل والمهام القائمة
في الماضي، كان النظام الأبوي بأكمله قائما على الورق. ولكن مع الوثائق الواردة الحالية واليومية ، وصل النظام اليدوي إلى حدوده.
لقد أصبح الطوفان الكامل من المعلومات أكثر تناقضا. وكانت المهمة الأكثر أهمية هي الجمع بين الوحدات التماثلية والرقمية معا. وكان لا بد من رقمنة الوثائق الورقية وجمعها مع معلومات أخرى، مثل رسائل البريد الإلكتروني المرتبطة بها.
Digitization is omnipresent - also in the church
"أردنا مركزية وتنظيم المعلومات من مصادر متعددة لتقليل وقت وتكلفة الحفاظ على أرشيف مادي ، ولكن مع الوصول الرقمي."
يشير إلى السيد بيدرو سيلفا، الموظف الإداري في بطريركية لشبونة.
لماذا اختارت بطريركية لشبونة PaperOffice DMS
ونظرا للتحديات القائمة، كان السيد بيدرو سيلفا، الموظف الإداري في البطريركية، يبحث عن نظام لإدارة الوثائق (DMS) من شأنه أن يتيح تخزين البيانات بشكل آمن وقابل للتكيف. يجب حل التكامل البسيط لجميع محطات العمل في مكتب الإدارة ، بما في ذلك تلك التي تعمل عن بعد ، باستخدام برامج غير معقدة.
"كنا نبحث عن حل مستقبلي يمكنه في البداية تنفيذ جميع متطلباتنا ، ولكنه في الوقت نفسه يوفر قابلية سهلة للتوسع ونسبة جيدة من التكلفة إلى الفائدة ويمكن ترقيته إلى أقسام أخرى في المستقبل."
وبالإضافة إلى نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice، اختبر السيد بيدرو سيلفا منتجات برمجية أخرى من دور أنظمة أخرى ودرس في البداية مختلف عروض البرمجيات فيما يتعلق بإدارة الوثائق.
ويشدد السيد سيلفا على أنه تم البحث عن نظام مناسب لفترة طويلة. ومع ذلك ، لم يكن أي من بائعي البرامج الذين تم اختبارهم سابقا قابلا للتطوير أو مرنا بما يكفي للمهمة التي كان من المفترض أن يقوم بها نظام إدارة المستندات.
"معظم الحلول لا تقدم الطريقة السهلة لإنشاء قاعدة بيانات مثل PaperOffice DMS لأنها تستخدم فقط سحابة تقدم حل خادم."
تم اتخاذ القرار النهائي باستخدام PaperOffice لإدارة الوثائق في بطريركية لشبونة للأسباب التالية:
1. تخزين البيانات وتوافرها. الوصول المركزي والسهل إلى جميع الوثائق ذات الصلة وإمكانية تعاون أطراف متعددة على نفس الوثيقة.
وحدة تخزين داخلية مركزية يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها. يجب عدم تخزين البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية أو على جهاز كمبيوتر مستخدم واحد.
الحل: تم إنشاء قاعدة بيانات على NAS ، التخزين المتصل بالشبكة. تم دمج قاعدة البيانات هذه في PaperOffice DMS وتم حفظ جميع بيانات النظام الأبوي.
هذا يفي تماما بالمتطلبات القانونية للنسخ الاحتياطي للبيانات.
كفريق من 3 في مكتب الإدارة ، بفضل تكامل PaperOffice DMS ، يعمل اثنان من موظفي الإدارة عن بعد ولديهما وصول موثوق إلى الوثائق بطريقة بسيطة وواضحة.كان السيد بيدرو سيلفا راضيا جدا عن الحل بدون سحابة خارجية وبالتالي بدون مزودي خدمات خارجيين ، والتي يمكن أن تخضع للتدخل الحكومي وتزيد من خطر هجمات القراصنة.
كفريق من 3 في مكتب الإدارة ، بفضل تكامل PaperOffice DMS ، يعمل اثنان من موظفي الإدارة عن بعد ولديهما وصول موثوق إلى الوثائق بطريقة بسيطة وواضحة.كان السيد بيدرو سيلفا راضيا جدا عن الحل بدون سحابة خارجية وبالتالي بدون مزودي خدمات خارجيين ، والتي يمكن أن تخضع للتدخل الحكومي وتزيد من خطر هجمات القراصنة.
2. القيمة مقابل المال. يجب أن يكون للبرنامج نسبة جيدة من السعر إلى الأداء.
ومن المهم جدا بالنسبة لبطريركية لشبونة أنه بعد الاستثمار الأولي، يمكن توسيع نطاق البرنامج بسهولة ويسر ليشمل إدارات أخرى وأن ذلك لن ينطوي على تكاليف عالية.
الحل: يتم تقديم PaperOffice DMS في نماذج أسعار مختلفة تسمح للمستخدمين باتخاذ الشكل الأكثر فائدة لهم.
وبهذه الطريقة ، يمكن للمستخدمين في البداية استخدام الإصدار التجريبي دون التزام ومجانا ، ثم ، إذا لزم الأمر ، توسيعه إلى شركتهم / بلديتهم الخاصة دون فقدان البيانات الموجودة.
وبهذه الطريقة ، يمكن للمستخدمين في البداية استخدام الإصدار التجريبي دون التزام ومجانا ، ثم ، إذا لزم الأمر ، توسيعه إلى شركتهم / بلديتهم الخاصة دون فقدان البيانات الموجودة.
يمكن زيادة عدد تراخيص المستخدمين التي تم شراؤها في أي وقت. وبهذه الطريقة، يمكن للنظام الأبوي تجنب الالتزام المفرط برأس المال.
3. من السهل التعامل معها. يجب أن يكون البرنامج مفسرا ذاتيا ويتطلب أقل قدر ممكن من التدريب ولكن في نفس الوقت يكون مستعدا للمستقبل.
الحل: PaperOffice DMS هو في الأساس منظم للغاية ويحتوي على واجهة رسومية توجه المستخدم خطوة بخطوة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك برامج تعليمية ومقاطع فيديو إضافية لجميع الوظائف التي يمكن استدعاؤها مباشرة للحصول على الدعم.
وبهذه الطريقة يمكن تجنب الاستشاريين الخارجيين. بالطبع ، يقدم PaperOffice DMS أيضا تدريبا فرديا للوحدات النمطية ، إذا رغبت في ذلك. ومع ذلك ، استنادا إلى تجارب بطريركية لشبونة ، فإن PaperOffice لا يحتاج إلى تفسير إلى حد كبير.
لا يوجد "مستشارون" خارجيون ومكلفون في الموقع ولا يتعين على أي شخص السفر إلى أي مكان للتدريب. يمكن للجميع تحديد الإطار الزمني لتعلم التنقل في القائمة بأنفسهم كما هو مطلوب ومن حيث المستقبل ، فإن PaperOffice DMS في وضع جيد بفضل هيكله المعياري.
"لقد اخترنا PaperOffice DMS لأننا اختبرنا البرنامج شخصيا وأعجبنا بسهولة الاستخدام التكامل في بيئة Windows وواجهة مستخدم نظيفة للعمل مع الملهمين."
4. الاسترجاع وتوفير الوقت. وتم البحث عن طريقة أبسط لرقمنة الوثائق التناظرية والعثور عليها بسهولة مرة أخرى عند الحاجة.
الحل: الجزء الأساسي من PaperOffice DMS هو رقمنة الوثائق التماثلية. كل ما تحتاجه هو ماسح ضوئي مع واجهة للكمبيوتر و PaperOffice DMS. لا يتم مسح المستندات ضوئيا فقط. يتم تحويلها إلى نص قابل للتحرير بواسطة برنامج OCR مدمج وحفظها تلقائيا بشكل صحيح.
بفضل وظيفة الذكاء الاصطناعي المتكاملة ، يمكن تدريس كل مستند ، ويمكن استخراج جميع المحتويات المطلوبة بطريقة مستهدفة وتخزينها مع الكلمات الرئيسية بطريقة مؤتمتة بالكامل.
يقدم PaperOffice DMS بالضبط ما كانت البطريركية تبحث عنه.
أعلى 3 قائمة من الميزات ،
أن PaperOffice DMS يعمل بشكل أفضل من غيره
- 1. التعرف على النص (OCR) والبحث عن المستندات
- 2. التكامل والاتصال بقاعدة البيانات على NAS
- 3. واجهة سهلة الاستخدام وذاتية الشرح
كيف تم دمج PaperOffice DMS؟
في أوقات الوباء، قررت السلطة الأبوية أرشفة الوثائق اليومية ورسائل البريد الإلكتروني في PaperOffice DMS.
بفضل الماسح الضوئي القوي واتصال الماسح الضوئي في PaperOffice ، يمكن أن يبدأ تحويل الأوراق التناظرية. تمت قراءة جميع المستندات ورقمنتها تدريجيا عبر واجهة الماسح الضوئي OCR من PaperOffice. يتم إنشاء فهرس كلمات رئيسية لكل مستند أثناء قراءته، والذي يمكن استخدامه للعثور عليه في لمح البصر باستخدام محرك بحث PaperOffice.
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.
تم الاستيلاء على المجلدات الموجودة في الملفات المعلقة أكثر من 1: 1 وتحويلها ببساطة إلى "مجلدات رقمية".
تم حفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني الموجودة مباشرة في PaperOffice DMS ، ويمكن ربطها بالمستندات الموجودة ولن تضطر إلى طباعتها على الورق في المستقبل. ويتم أرشفة جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائيا إلى PaperOffice عن طريق مراقبة المجلد من خلال إعداد إدارة القواعد
منذ استخدام PaperOffice DMS ، انخفض استهلاك الورق بشكل ملحوظ.
ما هي الخطوات التالية؟
الخطوة التالية التي تخطط لها بطريركية لشبونة هي رقمنة الأرشيف المادي الحالي قبل عام 2021 وتوسيع نطاق استخدام PaperOffice DMS ليشمل مناطق / إدارات أخرى تابعة للبطريركية.
بالإضافة إلى ذلك، ترغب البطريركية في أتمتة أرشفة الوثائق إلى حد كبير بفضل استخدام KI PIA.
"نحن متحمسون بعد العمل مع PaperOffice DMS لمدة عام ونصف ، على الرغم من أننا اقتصرنا على قسم واحد فقط ولم نستكشف هذه التحفة الرائعة بالكامل."
أعلى 3 قائمة من المشاكل الرئيسية ،
تم حل نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice
- 1. مشاركة المستندات ومعالجتها وتنظيمها بشكل أفضل
- 2. انخفاض تكاليف الطباعة وحجم الأرشيف المادي حيث تمت طباعة كل نسخة تقريبا من قبل
- 3. إدارة أفضل للوقت وإدارة المهام بسبب الإخطارات الداخلية من PaperOffice من خلال الإحاطة
ملخص التجربة الشاملة
وقد استوفت PaperOffice DMS جميع المعايير اللازمة واليوم ترسم خرائط تدفق الوثائق الرقمية الكاملة في البطريركية.
وفي الوقت الراهن، سجلت جميع الوثائق باستخدام ماسحات ضوئية عالية الأداء وخزنت رقميا في الأرشيف الإلكتروني ل PaperOffice. في الوقت نفسه ، يتم نقل رسائل البريد الإلكتروني الواردة والحالية مباشرة إلى PaperOffice DMS وربطها بالمستندات المؤرشفة.
يمكن لموظفي إدارة البطريركية بعد ذلك الوصول إلى المستندات ورسائل البريد الإلكتروني عبر واجهة مستخدم PaperOffice وعن طريق إدخال مصطلحات بحث مختلفة - يتوفر أيضا بحث في النص الكامل.
وبفضل الاستخدام المتسق لنظام إدارة الوجهات السياحية، تمكنت البطريركية من تقليل وقت المعالجة اللازم للفواتير وأنواع أخرى من الوثائق تخفيضا كبيرا.
FAQs
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "بطريركية لشبونة":
ما هي النصائح التي تقدمها لمستخدمي PaperOffice في المستقبل؟
جربه. سوف تفاجأ!
من الذي تنصح به PaperOffice؟
في صناعتنا ، المراكز الاجتماعية بشكل أساسي. يمكن أن تستفيد الأبرشيات أيضا من رقمنة كتب الأسرار الخاصة بهم لسهولة الوصول إلى المستندات وغيرها من الأوراق ورسائل البريد الإلكتروني وتوثيقها!
نوصي PaperOffice لأي شخص يريد تنظيم جميع مستنداته في مكان واحد نظيف وآمن وقابل للبحث!
ما الذي يعجبك بشكل خاص في PaperOffice؟
البساطه!
الاستنتاج
PaperOffice هو نظام إدارة مستندات خفيف الوزن ولكنه قوي للغاية.
الوظائف التي تبدو بلا معنى في البداية تتحول إلى أهم الوظائف التي لم تعد ترغب في تفويتها.