الرقمنة لصناعة البستنة والمناظر الطبيعية
يتيح PaperOffice DMS للبستنة والمناظر الطبيعية تدفقا سلسا للمعلومات بفضل رقمنة وأتمتة العمليات التجارية.
الرقمنة في صناعة البستنة والمناظر الطبيعية
تستفيد شركات البستنة والمناظر الطبيعية بشكل كبير من استخدام إدارة البيانات المناسبة ، لأنها تتلقى مستندات ورقية كل يوم.
هذه هي الطريقة التي تقوم بها شركات البستنة والمناظر الطبيعية بتجميع المستندات المهمة على أساس يومي:
الكتابات والرسومات والمسودات والرسائل الخارجية والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الرسائل أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.
يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.
من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.
يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.
تعد حلول إدارة المستندات مهمة في كل صناعة ، وبالنسبة للشركات في صناعة البستنة والمناظر الطبيعية ، يمكن أن تكون عواقب القرار الخاطئ في إدارة المستندات قاتلة. يمكن أن تؤدي الوصفات الطبية غير الصحيحة أو نتائج الاختبار غير الصحيحة أو إدراج العبوات القديمة إلى مخاطر صحية. يمكن أن يؤدي الاستعلام عن البيانات بشكل غير صحيح أثناء التدقيق أيضا إلى فشل الشهادة أو فقدانها.
لذلك هناك العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها في صناعة الأدوية لإدارة الجودة المثلى ومستوى أمن المعلومات.
في صناعة البستنة والمناظر الطبيعية ، يتم استخدام الكثير من الورق كل يوم. من ناحية ، نظرا لأن العمليات معقدة للغاية ، فإن هذا يؤدي إلى جبال كبيرة من الورق ، وكميات هائلة من البيانات ، ولكن أيضا إلى عملية بحث طويلة.
جنبا إلى جنب مع شركة استشارية مستقلة عن الشركة المصنعة ، تم حساب القيمة السنوية للوثائق الإضافية بما يصل إلى عشرة ملايين يورو (اعتبارا من عام 2020).
مع متوسط استثمار الوقت لمدة خمس دقائق للحفاظ على بنية المجلد وإيداعه ، وعشر عمليات بحث لكل موظف في الأسبوع وعشر دقائق لكل عملية بحث ، أدى ذلك إلى تكاليف بحث تصل إلى مليوني يورو سنويا.
لماذا يعد برنامج إدارة المستندات هو الحل الأمثل؟
نظام إدارة الوثائق PaperOffice يجمع بين التنظيم وحماية البيانات تحت غطاء واحد. يوفر النظام المبتكر أدوات بحث واسترجاع مبسطة تقلل من وقت الاستجابة وتضمن عدم فقدان المستندات أبدا ، وهو ما يمثل دائما إرضاء للشركات.
لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والمرافعات والفواتير ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، يتم تحويل عملياتك السابقة إلى شركتك رقميا ، مما يجعلك أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة.
لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.
بفضل الذكاء الاصطناعي المدمجة ، يتم تشغيل القواعد التلقائية. تقوم هذه الذكاء الاصطناعي تلقائيا بفرز المستندات إلى مجلدات مثل "الفاتورة" و "ملاحظات التسليم" ، وتخزن الكلمات الرئيسية المناسبة وتقوم بتشغيل سير العمل الرقمي المخزن لنوع المستند المعني.
كيف تصبح غير ورقي؟
يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا ، ويؤدي إلى توفير التكاليف ، مثل التخلص من المستندات الورقية ، ويخلق نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة ، مثل الإيصالات أو العقود أو ملاحظات التسليم أو الرسائل الأخرى ، من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل .
يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.
بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.
باستخدام حل برنامج PaperOffice DMS، لن يتم فقدان المزيد من المستندات. وبغض النظر عن مكان وجودك ، يمكنك الوصول إلى المستندات المهمة في ثوان.
بالطبع ، أنت تعمل دائما مع نظام إدارة المستندات وفقا للقانون وإثبات التدقيق بالكامل.
لم يعد من الضروري إرسال الإيصالات والبيانات والمستندات المماثلة عن طريق البريد. يمكن أيضا إرسال البريد الداخلي رقميا بهذه الطريقة. هذا يوفر الورق وتكاليف تخزين البيانات الإضافية والرحلات إلى الأرشيف. يمكن تزويد المستندات بكلمات رئيسية (محرر ، موضوع ، حالة ، تاريخ ، إلخ) ثم يمكن العثور عليها بسهولة أكبر.
إدارة الوثائق الموجهة نحو العمليات
تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يدعمك PaperOffice هنا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.
وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.
يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب موافقة رقمية ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند.
وبهذه الطريقة ، يمكن تعيين جميع عمليات المستندات.
لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.
وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.
الحل: معرفة مثبتة
أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟
PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.
كسب الوقت للأشياء المهمة ، وتوفير التكاليف من خلال القضاء على المحفوظات الورقية الخاصة بك ، وتحسين خدمتك من خلال القدرة على توفير المعلومات بسرعة والتدقيق والأرشفة الرقمية لحجم المستندات الخاصة بك - وهذا مضمون من قبل PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه صناعة البستنة والمناظر الطبيعية ، مثل:
- تخزين الوثائق بجميع الصيغ الرقمية وفقا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
- وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
- وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
- التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
- إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
- إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة
بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.
يعد أمن البيانات قضية مهمة للغاية ، خاصة في صناعة البستنة والمناظر الطبيعية. هذا هو السبب في أن PaperOffice DMS يعمل مع رمز تشفير 1024bit ، ولكن ليس ذلك فقط.
يتم تحويل جميع البيانات إلى تنسيق خاص بها مستقل عن نظام التشغيل. ونتيجة لذلك ، يتعين على المتسللين والمبتزين أولا كسر جدار حماية نظام التشغيل ، ثم التشفير وأخيرا التنسيق الأجنبي ، وهو ما لم يحدث حتى الآن. يحتوي PaperOffice DMS على نظام فعال للغاية لإدارة كلمات المرور بحيث لا يمكن للإنسان في نهاية المطاف ، الذي يجب اعتباره أكبر نقطة ضعف في كل جهاز كمبيوتر ، أن يسبب أي ضرر.
يتم تشفير جميع البيانات الرقمية في PaperOffice DMS مع 1024 بت ويتم تحويل التنسيق. هذا يؤدي إلى عقبات كبيرة للمتسللين والجواسيس لدرجة أنهم فشلوا جميعا مع PaperOffice DMS حتى الآن. في الوقت نفسه ، يمنع نظام إدارة كلمات المرور الهرمي الجميع من الوصول إلى كل شيء.
حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.
تعد معالجة الفواتير الرقمية أيضا ميزة للعديد من الشركات في صناعة البستنة والمناظر الطبيعية. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.
بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.
أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO
يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.
تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.
بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).
يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.
يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. يمكن أن يصبح PaperOffice DMS المركز التنظيمي في كل شركة وهذا تقريبا بسرعة الضوء.
تستفيد الشركات من صناعة البستنة والمناظر الطبيعية من إدارة المستندات الرقمية
38٪ من جميع الشركات التي شملها الاستطلاع ببساطة ليس لديها الوقت لرقمنة عملياتها. نوصي بإجراء يبدأ بالعملية الأساسية ، وهي مسح المستندات التماثلية في نفس الوقت الذي تتم فيه معالجتها. وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا توجيه مجموعة الأشخاص الذين يعملون مع الناسخ كل يوم ، قدر الإمكان ، لمسح الأرشيف شيئا فشيئا.
بفضل التعرف التلقائي على المستندات ذات الخصائص المتسقة ، يمكن ل PaperOffice DMS دائما تعيين جميع المستندات الممسوحة ضوئيا إلى موقع التخزين الصحيح في الذاكرة الرقمية. من المنطقي البدء في مسح الأرشيف باستخدام أحدث الإدخالات من أجل تقليل حجم الأرشيف التناظري بشكل أكبر مع انتهاء فترات الاستبقاء. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا العديد من الأدلة حول كيفية تحقيق مكتب غير ورقي بفضل الماسح الضوئي.
PaperOffice DMS هو الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي الخاصة به ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات والخطط والصور التناظرية في النظام عبر الماسح الضوئي الخاص بك ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ، والتي يمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.
قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.
وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.
باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.
تسمح آليات التقييم المتاحة ، التي يسيطر عليها الذكاء الاصطناعي المدمجة في PaperOffice DMS ، بإجراء تقييمات ومسوحات إحصائية لتدفقات المواد التي تحدث في الشركة.
PaperOffice DMS ، مع العديد من أدوات الإدارة ، هو البرنامج المثالي لصناعة البستنة والمناظر الطبيعية ، والذي يسمح بالوصول الآمن والسريع إلى جميع البيانات المطلوبة للحصول على أفضل مشورة ممكنة للعملاء. في الوقت نفسه ، يمكن استخدام PaperOffice DMS لإدارة جميع المسائل التي تنشأ بخلاف ذلك في العمليات التجارية.
حتى لا يكون هناك تنوع فقط في إدارة المستندات وحماية البيانات ، توصي PaperOffice DMS باستخدام وحدة تخزين شبكة داخلية (NAS) مع وظيفة النسخ الاحتياطي ، مما يقلل من احتمال الخسارة الكاملة إلى الحد الأدنى وفي الوقت نفسه يمثل سحابة داخلية ، على عكس السحب من مقدمي الخدمات الخارجيين ، تحمي حقا من الوصول غير المرغوب فيه من قبل الهيئات الحكومية أو غير الحكومية.
