حلول رقمية متخصصة للمحامين ومكاتب المحاماة
أتمتة العمليات التجارية وتحسين العمليات هي الشروط الأساسية للكفاءة والنجاح. لم تعد الحاجة إليها ترفا اختياريا ، بل ضرورة من أجل البقاء قادرة على المنافسة على المدى الطويل.
نصيحة مهنية
يتم استبدال المستندات المهمة في شكل ورقي موجود ، مثل المرافعات ووثائق العميل والمسودات ورسائل المحكمة الخارجية والبحوث وآراء الخبراء بوثائق إلكترونية بفضل الرقمنة وبالتالي تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.لا يتيح PaperOffice إدارة المستندات فحسب ، بل يجعل من الممكن أيضا الوصول الفوري إلى ملفات العميل المحدثة والدقيقة.
الرقمنة لمكاتب المحاماة والمحامين والمستشارين الإداريين
مع طوفان البيانات الرقمية والورقية اليوم ، من المهم ضمان عدم فقدان المستندات المهمة وإتاحتها في الوقت المناسب.
يستفيد المحامون والإدارات القانونية وشركات المحاماة والمستشارون الإداريون وكذلك الموثقون بشكل كبير من استخدام إدارة البيانات المناسبة.
تتراكم المستندات المهمة في شركات المحاماة على أساس يومي: المرافعات ، ووثائق العملاء ، والمسودات ، ورسائل المحكمة الخارجية ، والبحوث ، وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من رسائل العملاء أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.
يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.
لأن العمليات التقنية العالية في صناعة السيارات تتطلب تدفقا مثاليا للمعلومات والتنفيذ المنظم. لا يمكن تحقيق المزايا الضرورية إلا بفضل الرقمنة.
من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات.
يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.
يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.
العمل بكفاءة بفضل الرقمنة
أن تكون على حق وأن تكون على حق ليسا دائما واحدا. ويتشابه الوضع مع القرارات الريادية حول المسار الذي يجب اتخاذه من أجل مستقبل ناجح. الصناعات التي تتعامل مع مساعدة عملائها للحصول على حقوقهم أو لإيجاد الطريق الصحيح للشركة هي المحامين والاستشارات الإدارية.
ويتمتع المحامون بوصفهم أعضاء في القانون العام بوضع خاص، ولكنهم أيضا مسؤولون خاصون. في الاستشارات الإدارية ، على سبيل المثال ، غالبا ما يكون هناك محامون بالإضافة إلى المهندسين واقتصاديي الأعمال. في هيكل اجتماعي واقتصادي معقد للغاية مثل ذلك الموجود في ألمانيا ، فإن كل خطوة تقريبا مصحوبة بعواقب قانونية محتملة. ربما يكون الأساس الأكثر أهمية لهذه الهياكل هو ، من الناحية المثالية ، التوثيق الكامل لجميع العمليات.
هذا هو بالضبط ما هو PaperOffice DMS ، وهو برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.
لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة عقود العملاء ، والملخصات ، وبيانات الرسوم ، والأحكام ، ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، يتم رقمنة عملياتك السابقة في مكتب المحاماة أو الشركة الخاصة بك ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير. يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التفويض أو منح حقوق الوصول.
لا توجد طريقة للتغلب على الأتمتة للمحامين والمستشارين الإداريين
بالنسبة للمحامين والاستشارات الإدارية ، فإن هذا يعني الاحتفاظ بملف عميل أو عميل واسع النطاق للغاية ، والذي يجب أن يحتوي أيضا على بعض الميزات الخاصة. على سبيل المثال ، يجب مراعاة مبادئ الناتج المحلي الإجمالي ، وبالطبع ، يلتزم المحامون بواجب السرية المطلق ، والذي لا ينطبق فقط على البيانات الشفوية ، ولكن أيضا على التخزين الآمن للوثائق المحمية ضد الأشخاص غير المصرح لهم. وهناك أيضا التزام بالامتثال للمواعيد النهائية القانونية والمتفق عليها تعاقديا.
وفي بعض الحالات، يمكن أن يكون لعدم الامتثال لهذه المواعيد النهائية عواقب جنائية، ولكن في الغالب عواقب مدنية فقط. بالنسبة للاستشارات الإدارية ، فإن حماية الأسرار التجارية لعملائها هي أيضا ذات أهمية قصوى.
يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل ومستويات الوصول المختلفة وتعيين أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية بنفس الطريقة التي يتم بها تنفيذها في الشركة ، على سبيل المثال "تسجيل" و "فحص" و "إصدار" و "حجز" الفواتير.
يمكن إسناد المسؤولية ليس فقط للأفراد ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "محامي الإيجار" بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.
لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.
بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو العكس. يمكن أيضا تزويدها بكلمات مرور.
الحل: معرفة مثبتة
أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟
PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.
سير عمل مثالي للمحامين والمستشارين الإداريين
يوجد في ألمانيا حاليا حوالي 150,000 لائحة فردية من القوانين واللوائح الفيدرالية والولائية. يتم تنظيم كل مجال من مجالات الحياة الاجتماعية والاقتصادية. من أجل السيطرة على غابة الفقرات ، يتخصص المحامون في مجالات معينة تماما مثل الاستشارات الإدارية ، ومع ذلك لا يوجد محام أو مستشار إداري يعرف جميع المتطلبات القانونية لمجاله الخاص. خاصة وأن القوانين أو الأحكام الجديدة تغير باستمرار الوضع الحالي في أي وقت. إنه يحتاج إلى البرنامج المناسب ، القادر على التعلم ، بسرعة وأمان.
PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما يحتاجه المحامون والاستشارات الإدارية ، على سبيل المثال:
- تخزين الوثائق بجميع الصيغ الرقمية وفقا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
- وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
- وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
- التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
- إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
- إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة
التحول الرقمي مع PaperOffice DMS يحدث ثورة في القطاع القانوني
تعمل وظيفة سير العمل في PaperOffice على تبسيط الاتصال بين الأمانة والمحامين. تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل.
يدعم PaperOffice هذا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.
وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.
يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب إصدارا رقميا ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند. وهو أمر لا بد منه في القطاع القانوني.
الرقمنة مع PaperOffice يجلب مزايا هائلة
قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.
وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.
بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية.
في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office.
تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.
PaperOffice DMS ليس فقط واسع النطاق في وظائفه ، ولكن أيضا سهل التعلم ، مسترشدا بدروس الفيديو ، ولكن أيضا بالمشورة الفردية والتدريب إذا رغبت في ذلك. كل هذا بنسبة جيدة حقا بين السعر والأداء.
FAQs
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة لمكاتب المحاماة والمحامين والمستشارين الإداريين":
كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟
نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.
ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟
لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.
حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟
سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، مما يجعله محصنا ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!
هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟
نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.
الاستنتاج
يدعم PaperOffice DMS المحامين والمستشارين الإداريين ويوفر واجهات مناسبة للبرامج الأخرى واتصالات API ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.
يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.
في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.