شركة التعدين
KUMUL Minerals Holdings Limited

شركة Kumul Minerals Holding Limited (KMHL)، وهي شركة تعدين رائدة مقرها في بابوا غينيا الجديدة، تتصدر الصفوف الأمامية في استخراج الموارد.

مع وجود شامل والتزام قوي بالتميز، أثبتت KMHL نفسها كلاعب هام في صناعة التعدين. من خلال رؤية واضحة وابتكارات استراتيجية وإدارة مستدامة، كانت KMHL رائدة في خلق القيم لأصحاب المصلحة والمنطقة.

نقطة البداية والتحديات

مثل العديد من الشركات في صناعة التعدين، واجهت KMHL تحديات في إدارة وتنظيم الوثائق والمستندات الهامة في العمليات اليومية.

جعلت التعقيد العالي وحجم التوثيق، بدءًا من إجراءات الموافقة وصولًا إلى بروتوكولات التشغيل والمتطلبات البيئية، إدارة الوثائق بفعالية أمراً لا غنى عنه.

على ضوء ذلك، بحثت KMHL عن نظام إدارة الوثائق الذي لا يقوم فقط بتركيز الوثائق بل يسهل أيضًا التعاون بين الأقسام والمواقع المختلفة، ويضمن في نفس الوقت الأمن والخصوصية ويدعم الامتثال للقوانين.

لماذا اختارت KMHL PaperOffice DMS

بعد فحص دقيق لأنظمة إدارة الوثائق المختلفة، اختارت KMHL PaperOffice DMS. تم اختيار النظام لأنه أتاح للشركة إجراء تغييرات طفيفة على سير العمل الحالي، مع تلبية احتياجاتها.

„لقد اخترنا PaperOffice DMS لأن الاستثمار يتماشى مع أهداف شركتنا، وهي زيادة الكفاءة، وتحسين أمان الوثائق، والاستفادة من التحول الرقمي. بالإضافة إلى ذلك، التكلفة مقارنة بالموردين الآخرين جذابة للغاية,"

يتذكر لوي جوزيف، مدير تكنولوجيا المعلومات في Kumul Minerals Holdings Limited.

أظهرت التحليل المالي الذي أجراه فريق تكنولوجيا المعلومات أن PaperOffice DMS فعال من حيث التكلفة ويلبي احتياجات KMHL.

تم فحص ثلاثة أنظمة إدارة وثائق محتملة، وتم الحصول على عروض من الشركات المعنية: PaperOffice، Docuware و M-Files.

التنفيذ

لبدء التنفيذ، تم تجهيز 80 محطة عمل بنظام إدارة الوثائق، وتم اختيار قاعدة البيانات Synology NAS.

كانت هذه المجموعة الأولية بمثابة نقطة الانطلاق لطرح النظام، وتم دمج محطات عمل إضافية تدريجياً.

بعد شهرين من إصدار الطلب، اكتملت عملية ترحيل البيانات الحالية، وبعد شهر واحد تم بدء التشغيل الإنتاجي بنجاح، وتم قبول حل الأرشفة من Kumul.

تم تنفيذ العملية بسلاسة، وتم تدريب الموظفين بنجاح.

من خلال التدريب المخصص، وورش العمل التفاعلية، والأمثلة العملية، تعرف جميع الموظفين على جميع وظائف النظام واستخدامها بشكل أمثل. بالإضافة إلى ذلك، تم توفير مواد تدريبية لتكون بمثابة مرجع للموظفين بعد استكمال التدريب.

وهذا أتاح انتقالاً سلساً لاستخدام النظام الجديد وضمان تكامل سريع في سير العمل اليومي.

النتيجة النهائية

أتاحت تنفيذ PaperOffice DMS لـ KMHL تحسين إدارة الوثائق.

أعجبت الشركة بمرونة واجهة المستخدم وتحسين البحث عن الوثائق والسيطرة على نسخ الوثائق.

كانت عملية تنفيذ النظام الجديد سلسة، وأوصت KMHL PaperOffice DMS لأي شخص يبحث عن حل لإدارة الوثائق.

بشكل عام، كانت تجربة KMHL مع PaperOffice DMS مرضية للغاية وتجاوزت توقعاتهم.