نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

الرقمنة في صناعة تكنولوجيا طب الأسنان - إدارة الوثائق الناجحة لصناعة طب الأسنان


لارس ر. لودفيغ، المالك والعضو المنتدب لشركة ViaCreative Zahntechnik GmbH

نصيحة مهنية

صناعة
تكنولوجيا الأسنان / مختبر الأسنان / صناعة الأسنان

قطر
لايبزيغ، ألمانيا

الادارات
مكتب, محاسبة

وضع البداية

مختبر الأسنان ViaCreative هو الجيل الثاني من السيد Lars-R. شركة يديرها لودفيغ في لايبزيغ. في المختبر ، يتم تصنيع منتجات استبدال الأسنان بشكل رئيسي نيابة عن أطباء الأسنان.

مجموعة خدمات الشركة واسعة جدا وتتميز باستخدام العمليات والتقنيات الحديثة. على سبيل المثال ، إنتاج CAD-CAM ، إنتاج أطقم الأسنان التي تعاني من الحساسية أو الهياكل الفوقية على الغرسات.

يستخدم PaperOffice DMS في ViaCreative في لايبزيغ بشكل رئيسي لتخزين البيانات والبحث في المستندات وإعداد المستندات لإرسالها إلى مكتب الضرائب.

PaperOffice employee sits in front of a notebook
Digitization brings many advantages

المشاكل والمهام القائمة

في المختبر ، يعمل العديد من فنيي الأسنان في محطات عمل مجهزة بشكل مختلف بمهام مختلفة. ويتمثل الجزء الأساسي المشترك هنا في التسجيل الدقيق لجميع الأعمال المضطلع بها، فضلا عن العمليات والمواد المستخدمة.

نظرا لأن العمل يتم تكليفه بشكل حصري تقريبا من قبل أطباء الأسنان للمرضى ، فإن التوثيق الكامل لا يقل أهمية عن التخزين الآمن للبيانات الحساسة في بعض الأحيان.

قبل قرار استخدام PaperOffice DMS ، كانت البيانات التي تم إنشاؤها أثناء العمل اليومي تسجل في الغالب يدويا في ملف تناظري ، تم الاحتفاظ به في ملف معلق في المكتب أثناء العمليات الجارية وفي غرفة أرشيف منفصلة عند الانتهاء من العمل. لإنشاء المستندات الضريبية وإرسالها ، تم نقل البيانات من الملفات التناظرية إلى نموذج DATEV الإلكتروني من قبل موظف.

الوقت اللازم لهذا النوع من العمل الإداري مرتفع جدا من ناحية وعرضة للخطأ من ناحية أخرى. في الوقت نفسه ، يتم منح أمن البيانات المطلوب قانونا فقط إلى حد محدود.

كان هدف الشركة هو رقمنة المستندات الورقية الحالية ، وتحقيق تحسين العملية والتحكم في سير العمل على جميع المستندات الواردة والصادرة ، وأتمتة جزء كبير من العمليات في الخلفية ، وبالتالي تحسين العملية.

لماذا اختارت ViaCreative PaperOffice DMS

السيد لارس - ر. ونظرا للتحديات القائمة، كان لودفيغ يبحث عن نظام لإدارة الوثائق من شأنه أن يتيح تخزين البيانات بشكل آمن وقابل للتكيف بالإضافة إلى سهولة دمج جميع أماكن العمل في المنزل مع برامج غير معقدة.

في الوقت نفسه ، يجب أن يتميز البرنامج بنسبة جيدة من التكلفة إلى العائد. وبالإضافة إلى نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice، اختبر السيد لودفيغ أربعة منتجات برمجية أخرى من دور أنظمة أخرى وفحص في البداية مختلف عروض البرمجيات فيما يتعلق بإدارة الوثائق.

تم تحديد حقيقة أن PaperOffice تم استخدامه في نهاية المطاف كإدارة للمستندات في Via Creative للأسباب التالية:

1. تخزين البيانات وتوافرها. الوصول المركزي والسهل إلى جميع الوثائق ذات الصلة وإمكانية تعاون أطراف متعددة على نفس الوثيقة.

وحدة تخزين داخلية مركزية يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها. يجب عدم تخزين البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية أو على جهاز كمبيوتر مستخدم واحد.

الحل: تم إنشاء قاعدة بيانات على NAS ، التخزين المتصل بالشبكة ، بواسطة Synology في الممارسة العملية. تم دمج قاعدة البيانات هذه في PaperOffice DMS وتم حفظ جميع البيانات بواسطة Via Creative. هذا يفي تماما بالمتطلبات القانونية للنسخ الاحتياطي للبيانات. كان السيد لودفيغ راضيا جدا عن الحل بدون سحابة خارجية وبالتالي بدون مزودي خدمات خارجيين ، والتي يمكن أن تخضع للتدخل الحكومي وتزيد من خطر هجمات القراصنة.

وحدة تخزين مركزية يمكن الوصول إليها من قبل جميع الموظفين مع حقوق المستخدم المناسبة.

السيد لارس - ر. أدرك لودفيغ في وقت مبكر أنه لا توجد طريقة للالتفاف حول الرقمنة في ممارسته.

"إن الاضطرار إلى البحث يدويا والعثور على المجلدات والفواتير وملاحظات التسليم وحالات العقود وغيرها من الأوراق المهمة ، والتي تستغرق وقتا طويلا للغاية ، هي وظيفة بحث دقيقة للغاية في PaperOffice أخيرا شيء من الماضي ..."

2. القيمة مقابل المال. يجب أن يكون للبرنامج نسبة جيدة من السعر إلى الأداء.

الحل: يتم تقديم PaperOffice DMS في نماذج أسعار مختلفة تسمح للمستخدمين باتخاذ الشكل الأكثر فائدة لهم.

وبهذه الطريقة ، تمكنت ViaCreative من تجنب الالتزام المفرط برأس المال ولا يزال لديها ميزانية كبيرة في المقابل لشراء المواد والتكنولوجيا الضرورية ، والتي تعتبر مكلفة للغاية ، خاصة في تكنولوجيا طب الأسنان.

Hand hält ein Ersatzkiefer
PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. من السهل التعامل معها. يجب أن يتطلب البرنامج أقل قدر ممكن من التدريب وفي الوقت نفسه يكون مستعدا للمستقبل.

الحل: في الأساس ، PaperOffice DMS منظم للغاية ويحتوي على واجهة رسومية توجه المستخدم خطوة بخطوة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك برامج تعليمية ومقاطع فيديو إضافية لجميع الوظائف التي يمكن استدعاؤها مباشرة للحصول على الدعم.

وبهذه الطريقة يمكن تجنب الاستشاريين الخارجيين. بالطبع ، يقدم PaperOffice DMS أيضا تدريبا فرديا للوحدات النمطية ، إذا رغبت في ذلك. وفقا لتجارب موظفي ViaCreative ، ومع ذلك ، فإن PaperOffice لا يحتاج إلى تفسير ذاتي إلى حد كبير.

لا يوجد "مستشارون" خارجيون ومكلفون في الموقع ولا يتعين على أي شخص السفر إلى أي مكان للتدريب. يمكن للجميع تحديد الإطار الزمني لتعلم التنقل في القائمة بأنفسهم كما هو مطلوب ومن حيث المستقبل ، فإن PaperOffice DMS في وضع جيد بفضل هيكله المعياري.

"لم يعجب PaperOffice برسوماته فحسب ، من بين أمور أخرى لأنه يحتوي على دروس فيديو جيدة جدا للمواضيع الفردية. وبهذه الطريقة تمكنا من تدريب أنفسنا بشكل مستقل وعند الحاجة".

4. الاسترجاع وتوفير الوقت. وتم البحث عن طريقة أبسط لرقمنة الوثائق التناظرية والعثور عليها بسهولة مرة أخرى عند الحاجة.

الحل: الجزء الأساسي من PaperOffice DMS هو رقمنة الوثائق التماثلية. كل ما تحتاجه هو ماسح ضوئي مع واجهة للكمبيوتر و PaperOffice DMS. لا يتم مسح المستندات ضوئيا فقط. يتم تحويلها إلى نص قابل للتحرير بواسطة برنامج OCR مدمج وحفظها تلقائيا بشكل صحيح.

بفضل وظيفة الذكاء الاصطناعي المتكاملة ، يمكن تدريس كل مستند ، ويمكن استخراج جميع المحتويات المطلوبة بطريقة مستهدفة وتخزينها مع الكلمات الرئيسية بطريقة مؤتمتة بالكامل.

بفضل التعبيرات العادية (REGEX)، يمكن قراءة محتوى المستند تلقائيا وتخزينه كمعلومات مستند.

"للحصول على نتائج زمنية بسرعة فائقة للبيانات المالية السنوية والمخزونات لتحديد أرخص سعر شراء لكل عنصر على حدة. ما كان يستغرق أياما يمكن القيام به الآن في ساعات!"

أعلى قائمة من المشاكل الرئيسية التي تم حلها بواسطة PaperOffice DMS

  • البحث والتصفح المستمرين لمستندات محددة
  • لا مزيد من الدباسات وأكوام الورق
  • لا مزيد من الأرشيف المادي
  • خفض تكاليف العمالة والتخزين
  • لا مزيد من التحركات إلى المجلدات والمحفوظات الجديدة كل يناير
  • النسخ الاحتياطي للبيانات الثلاثية الزائدة

السيد لارس - ر. يشرح لودفيغ:

"أي شخص يشارك في موضوع DMS بأكمله سيكافأ بوفرة مع الكثير من توفير الوقت. الحماس والميل إلى الوراء ومعرفة كل شيء آمن وسهل للجميع.
يقوم كبار المبرمجين بتنفيذ الطلبات ببراعة وأحيانا بسرعة قياسية وتنفيذها عبر التحديثات. أنت توصي تلقائيا وبحماس ..."

Hand drückt auf einen Knopf auf einem Scanner
Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

أعلى قائمة من الميزات الرئيسية التي تجعل PaperOffice DMS أفضل من جميع الميزات الأخرى

  • التكيف السريع مع متطلبات العملاء الفردية من خلال التحديثات
  • الاتصال المباشر بالمطورين
  • سلامة NAS خفيفة الوزن لتخزين البيانات على الخادم الخاص بك في الموقع. الأمر متروك للمستخدم لاتخاذ قرار بشأن نطاق التنفيذ
  • ابحث عن الكلمات الرئيسية والأجزاء المحددة والكلمات وما إلى ذلك للحصول على البيانات ذات الصلة بسرعة

السيد لارس - ر. يؤكد لودفيغ على ما يلي:

"في العديد من المجلدات ، بدون نظام ERP ، للمحاسبة المعقدة أو للقوائم الجرد مع تحديد أسعار بعض المقالات أو أرقام الطلبات لفترة معينة مع تحديد المبلغ الإجمالي ، لا تريد أبدا الاستغناء عن PaperOffice مرة أخرى."

كيف تم دمج PaperOffice DMS؟

وكان السيد لودفيغ متحمسا أيضا لالتزام فريق PaperOffice DMS بتنفيذ التعديلات على متطلبات إدارة ViaCreative.

كان هو وفريقه راضين بنفس القدر عن الواجهة الرسومية ل PaperOffice DMS. هذا يثبت أن تطوير PaperOffice يأخذ في الاعتبار التصور الطبيعي للناس ، والذي يعطي الأولوية للصور والألوان ، دون أن يبدو مرحا. ينطبق هذا أيضا على البرامج التعليمية ومقاطع الفيديو التي أنشأها PaperOffice لقطاعات معينة من برنامج إدارة المستندات.

"إن الاضطرار إلى البحث يدويا والعثور على المجلدات والفواتير وملاحظات التسليم وحالات العقود وغيرها من الأوراق المهمة ، والتي تستغرق وقتا طويلا للغاية ، هي وظيفة بحث دقيقة للغاية في PaperOffice أصبحت أخيرا شيئا من الماضي ..."

في سياق التغيير ، كان أرشيف ViaCreative التماثلي ويتم مسحه ضوئيا وقراءته تدريجيا مباشرة عبر برنامج OCR المدمج في PaperOffice DMS. بفضل استخدام التعبيرات العادية ، التي يتم إنشاؤها بواسطة موظفي PaperOffice ، يمكن قراءة جميع المستندات التماثلية الواردة بسهولة وبطريقة خاصة بالعميل.

يمكن استدعاء جميع المعلومات في جميع تنسيقات البيانات في أجزاء من الثانية عبر محرك البحث الداخلي والفهرس التلقائي.

السيد لارس - ر. في بداية المقدمة ، يوصي لودفيغ بما يلي:

"نهج بطيء ، جرب أولا ، لا يوجد انتقال صعب إلى الموعد النهائي ، اكتشف بنية المجلد التي تناسبنا. إنشاء الهيكل الأساسي، والإيداع الأول، ووضع الفئات وفقا لما يتم إيداعه ووضع علامة عليه، وكل ذلك في سلام للوصول معا إلى الفريق".

Notebook with PaperOffice stands on a tidy table
Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

ملخص التجربة الشاملة

لقد استوفى PaperOffice DMS جميع المعايير اللازمة واليوم يرسم خرائط تدفق المستندات الرقمية بالكامل في الممارسة العملية.

في الوقت الحالي ، يتم تسجيل جميع مستندات الفواتير باستخدام ماسحات ضوئية عالية الأداء ، ويتعرف Paper-Office تلقائيا على بيانات الاتصال ويخزن المستندات وفقا لذلك في الأرشيف الإلكتروني.

يمكن للموظفين بعد ذلك الوصول إلى المستندات عبر واجهة مستخدم بسيطة وإدخال مصطلحات بحث مختلفة - يتوفر أيضا بحث في النص الكامل.

بفضل الاستخدام المتسق لنظام إدارة الوجهات السياحية ، تمكنت ViaCreative من تقليل وقت المعالجة المطلوب للفواتير بشكل كبير ، وانخفض عدد الحسابات المعلقة بشكل كبير في نفس الوقت.

يؤكد السيد دينيس ك. من "مسك الدفاتر والمحاسبة" على ما يلي:

"لم يعد الفرز، وعمليات البحث التفصيلية، وتجميع مجموعات البيانات للتعاون مع المستشار الضريبي قابلة للمقارنة مع تلك التي كانت سائدة في الماضي، عمل يدوي معقد للغاية مع طن من الورق والمجلدات. يتم الجمع بين كل شيء بسرعة في مكان واحد في أي وقت".

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "تكنولوجيا طب الأسنان / مختبر الأسنان عبر Creative
Zahntechnik GmbH":

ما هي النصائح التي تقدمها لمستخدمي PaperOffice في المستقبل؟

ليس من السابق لأوانه أبدا أو بعد فوات الأوان التعامل مع موضوع الرقمنة.

الشيء الأكثر أهمية هو الحصول على فكرة عن البرنامج ولكن أيضا عن الشركة نفسها. كان من المهم ألا نشعر بأننا مضطرون لشراء البرنامج أو الاشتراك في أي حزم خدمة ودعم.

حتى قبل أن نستحوذ على PaperOffice DMS ، تحدثنا إلى جميع أقسام الشركة ولم نشعر أبدا بالمعاملة السيئة. على العكس من ذلك: لدى PaperOffice فريق لطيف ومهذب وكفء.

بالنسبة لنا كشركة صناعية ، أصبحت العمليات أكثر تعقيدا وتنطوي على الكثير من البيروقراطية. لذلك ، كانت الثقة في النظام والبرنامج مهمة للغاية. بالطبع ، كان من المهم جدا أيضا أن يكون البرنامج سهل الفهم.

من الذي تنصح به PaperOffice؟

سنوصي PaperOffice لجميع الشركات الأخرى التي ترغب في الرقمنة والأتمتة. أي شخص يريد الأمر بسهولة ، لا يحتاج إلى حل كامل مع مسك الدفاتر التلقائي ، وتسجيل النقد ، وما إلى ذلك ، والذي لا يريد المزيد من الدبابيس وعمليات البحث المستمرة.

ما الذي يعجبك بشكل خاص في PaperOffice؟

نحن راضون جدا عن كل شيء.

الاستنتاج

PaperOffice هو نظام إدارة مستندات خفيف الوزن ولكنه قوي.

الوظائف التي تبدو بلا معنى في البداية ، مثل القراءة التلقائية لمحتوى المستند ، تبين أنها أهم الوظائف التي لم تعد ترغب في تفويتها.

"أي شخص يشارك في موضوع DMS بأكمله سيكافأ بشكل كبير بالكثير من توفير الوقت. الحماس ، والميل إلى الوراء ومعرفة كل شيء آمن وسهل للجميع ، يتم تنفيذ الأمنيات من قبل كبار المبرمجين ، وأحيانا بسرعة قياسية ، ويتم تنفيذها عبر التحديث. وقت دعم مجاني شهريا والمستخدم لمواصلة التحسين والتعلم معا. أنت توصي تلقائيا وبحماس ".

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

الطريق إلى قاعة المدينة الرقمية - رقمنة الإدارة

"لقد وفر التكامل والتشغيل السهلان ل PaperOffice DMS الحل الشامل الذي تحتاجه هذه الصناعة: تقليل استهلاك الورق ، وتسريع عمليات البحث ، وأتمتة التعيين للكتبة وتمكين تخزين البيانات المتعلقة بالعملية."

السيد كارلوس أ. غارسيا مدير التسويق والاتصالات