تكنولوجيا طب الأسنان / مختبر الأسنان عبر Creative
Zahntechnik GmbH

لماذا اختارت ViaCreative PaperOffice DMS

السيد لارس - ر. ونظرا للتحديات القائمة، كان لودفيغ يبحث عن نظام لإدارة الوثائق من شأنه أن يتيح تخزين البيانات بشكل آمن وقابل للتكيف بالإضافة إلى سهولة دمج جميع أماكن العمل في المنزل مع برامج غير معقدة.

في الوقت نفسه ، يجب أن يتميز البرنامج بنسبة جيدة من التكلفة إلى العائد. وبالإضافة إلى نظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice، اختبر السيد لودفيغ أربعة منتجات برمجية أخرى من دور أنظمة أخرى وفحص في البداية مختلف عروض البرمجيات فيما يتعلق بإدارة الوثائق.

تم تحديد حقيقة أن PaperOffice تم استخدامه في نهاية المطاف كإدارة للمستندات في Via Creative للأسباب التالية:

1. تخزين البيانات وتوافرها. الوصول المركزي والسهل إلى جميع الوثائق ذات الصلة وإمكانية تعاون أطراف متعددة على نفس الوثيقة.

وحدة تخزين داخلية مركزية يمكن لجميع الموظفين الوصول إليها. يجب عدم تخزين البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية أو على جهاز كمبيوتر مستخدم واحد.

وحدة تخزين مركزية يمكن الوصول إليها من قبل جميع الموظفين مع حقوق المستخدم المناسبة.

السيد لارس - ر. أدرك لودفيغ في وقت مبكر أنه لا توجد طريقة للالتفاف حول الرقمنة في ممارسته.

"إن الاضطرار إلى البحث يدويا والعثور على المجلدات والفواتير وملاحظات التسليم وحالات العقود وغيرها من الأوراق المهمة ، والتي تستغرق وقتا طويلا للغاية ، هي وظيفة بحث دقيقة للغاية في PaperOffice أخيرا شيء من الماضي ..."

2. القيمة مقابل المال. يجب أن يكون للبرنامج نسبة جيدة من السعر إلى الأداء.

وبهذه الطريقة ، تمكنت ViaCreative من تجنب الالتزام المفرط برأس المال ولا يزال لديها ميزانية كبيرة في المقابل لشراء المواد والتكنولوجيا الضرورية ، والتي تعتبر مكلفة للغاية ، خاصة في تكنولوجيا طب الأسنان.

PaperOffice archiviert gesetzeskonform und revisionssicher alle in Ihrer Praxis generierten Dokumente und alle relevanten Informationen

3. من السهل التعامل معها. يجب أن يتطلب البرنامج أقل قدر ممكن من التدريب وفي الوقت نفسه يكون مستعدا للمستقبل.

وبهذه الطريقة يمكن تجنب الاستشاريين الخارجيين. بالطبع ، يقدم PaperOffice DMS أيضا تدريبا فرديا للوحدات النمطية ، إذا رغبت في ذلك. وفقا لتجارب موظفي ViaCreative ، ومع ذلك ، فإن PaperOffice لا يحتاج إلى تفسير ذاتي إلى حد كبير.

لا يوجد "مستشارون" خارجيون ومكلفون في الموقع ولا يتعين على أي شخص السفر إلى أي مكان للتدريب. يمكن للجميع تحديد الإطار الزمني لتعلم التنقل في القائمة بأنفسهم كما هو مطلوب ومن حيث المستقبل ، فإن PaperOffice DMS في وضع جيد بفضل هيكله المعياري.

"لم يعجب PaperOffice برسوماته فحسب ، من بين أمور أخرى لأنه يحتوي على دروس فيديو جيدة جدا للمواضيع الفردية. وبهذه الطريقة تمكنا من تدريب أنفسنا بشكل مستقل وعند الحاجة".

4. الاسترجاع وتوفير الوقت. وتم البحث عن طريقة أبسط لرقمنة الوثائق التناظرية والعثور عليها بسهولة مرة أخرى عند الحاجة.

بفضل وظيفة الذكاء الاصطناعي المتكاملة ، يمكن تدريس كل مستند ، ويمكن استخراج جميع المحتويات المطلوبة بطريقة مستهدفة وتخزينها مع الكلمات الرئيسية بطريقة مؤتمتة بالكامل.

بفضل التعبيرات العادية (REGEX)، يمكن قراءة محتوى المستند تلقائيا وتخزينه كمعلومات مستند.

"للحصول على نتائج زمنية بسرعة فائقة للبيانات المالية السنوية والمخزونات لتحديد أرخص سعر شراء لكل عنصر على حدة. ما كان يستغرق أياما يمكن القيام به الآن في ساعات!"

أعلى قائمة من المشاكل الرئيسية التي تم حلها بواسطة PaperOffice DMS

• البحث والتصفح المستمرين لمستندات محددة
• لا مزيد من الدباسات وأكوام الورق
• لا مزيد من الأرشيف المادي
• خفض تكاليف العمالة والتخزين
• لا مزيد من التحركات إلى المجلدات والمحفوظات الجديدة كل يناير
• النسخ الاحتياطي للبيانات الثلاثية الزائدة

السيد لارس - ر. يشرح لودفيغ:

"أي شخص يشارك في موضوع DMS بأكمله سيكافأ بوفرة مع الكثير من توفير الوقت. الحماس والميل إلى الوراء ومعرفة كل شيء آمن وسهل للجميع.
يقوم كبار المبرمجين بتنفيذ الطلبات ببراعة وأحيانا بسرعة قياسية وتنفيذها عبر التحديثات. أنت توصي تلقائيا وبحماس ..."

Analoge Dokumente werden mit PaperOffice DMS gescannt und sowohl als Foto wie auch mittels OCR-Software als umgewandelter Text gespeichert

أعلى قائمة من الميزات الرئيسية التي تجعل PaperOffice DMS أفضل من جميع الميزات الأخرى

• التكيف السريع مع متطلبات العملاء الفردية من خلال التحديثات
• الاتصال المباشر بالمطورين
• سلامة NAS خفيفة الوزن لتخزين البيانات على الخادم الخاص بك في الموقع. الأمر متروك للمستخدم لاتخاذ قرار بشأن نطاق التنفيذ
• ابحث عن الكلمات الرئيسية والأجزاء المحددة والكلمات وما إلى ذلك للحصول على البيانات ذات الصلة بسرعة

السيد لارس - ر. يؤكد لودفيغ على ما يلي:

"في العديد من المجلدات ، بدون نظام ERP ، للمحاسبة المعقدة أو للقوائم الجرد مع تحديد أسعار بعض المقالات أو أرقام الطلبات لفترة معينة مع تحديد المبلغ الإجمالي ، لا تريد أبدا الاستغناء عن PaperOffice مرة أخرى."

كيف تم دمج PaperOffice DMS؟

وكان السيد لودفيغ متحمسا أيضا لالتزام فريق PaperOffice DMS بتنفيذ التعديلات على متطلبات إدارة ViaCreative.

كان هو وفريقه راضين بنفس القدر عن الواجهة الرسومية ل PaperOffice DMS. هذا يثبت أن تطوير PaperOffice يأخذ في الاعتبار التصور الطبيعي للناس ، والذي يعطي الأولوية للصور والألوان ، دون أن يبدو مرحا. ينطبق هذا أيضا على البرامج التعليمية ومقاطع الفيديو التي أنشأها PaperOffice لقطاعات معينة من برنامج إدارة المستندات.

"إن الاضطرار إلى البحث يدويا والعثور على المجلدات والفواتير وملاحظات التسليم وحالات العقود وغيرها من الأوراق المهمة ، والتي تستغرق وقتا طويلا للغاية ، هي وظيفة بحث دقيقة للغاية في PaperOffice أصبحت أخيرا شيئا من الماضي ..."

في سياق التغيير ، كان أرشيف ViaCreative التماثلي ويتم مسحه ضوئيا وقراءته تدريجيا مباشرة عبر برنامج OCR المدمج في PaperOffice DMS. بفضل استخدام التعبيرات العادية ، التي يتم إنشاؤها بواسطة موظفي PaperOffice ، يمكن قراءة جميع المستندات التماثلية الواردة بسهولة وبطريقة خاصة بالعميل.

السيد لارس - ر. في بداية المقدمة ، يوصي لودفيغ بما يلي:

"نهج بطيء ، جرب أولا ، لا يوجد انتقال صعب إلى الموعد النهائي ، اكتشف بنية المجلد التي تناسبنا. إنشاء الهيكل الأساسي، والإيداع الأول، ووضع الفئات وفقا لما يتم إيداعه ووضع علامة عليه، وكل ذلك في سلام للوصول معا إلى الفريق".

Digitization has a positive impact on the environment and many other benefits

ملخص التجربة الشاملة

لقد استوفى PaperOffice DMS جميع المعايير اللازمة واليوم يرسم خرائط تدفق المستندات الرقمية بالكامل في الممارسة العملية.

في الوقت الحالي ، يتم تسجيل جميع مستندات الفواتير باستخدام ماسحات ضوئية عالية الأداء ، ويتعرف Paper-Office تلقائيا على بيانات الاتصال ويخزن المستندات وفقا لذلك في الأرشيف الإلكتروني.

يمكن للموظفين بعد ذلك الوصول إلى المستندات عبر واجهة مستخدم بسيطة وإدخال مصطلحات بحث مختلفة - يتوفر أيضا بحث في النص الكامل.

بفضل الاستخدام المتسق لنظام إدارة الوجهات السياحية ، تمكنت ViaCreative من تقليل وقت المعالجة المطلوب للفواتير بشكل كبير ، وانخفض عدد الحسابات المعلقة بشكل كبير في نفس الوقت.

يؤكد السيد دينيس ك. من "مسك الدفاتر والمحاسبة" على ما يلي:

"لم يعد الفرز، وعمليات البحث التفصيلية، وتجميع مجموعات البيانات للتعاون مع المستشار الضريبي قابلة للمقارنة مع تلك التي كانت سائدة في الماضي، عمل يدوي معقد للغاية مع طن من الورق والمجلدات. يتم الجمع بين كل شيء بسرعة في مكان واحد في أي وقت".