أعلى العروض التخفيضية الممكنة
أخبار خاصة للمتابعين الداخليين
ترقيات مجانية للمكافآت
أعلى العروض التخفيضية الممكنة
أخبار خاصة للمتابعين الداخليين
ترقيات مجانية للمكافآت
صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.
صناعة
إدارة المنزل
قطر
مدريد، إسبانيا
الادارات
المحاسبة، الإدارة، التنظيم
صناعة
إدارة المنزل
قطر
مدريد، إسبانيا
الادارات
المحاسبة، الإدارة، التنظيم
السيد أليخاندرو كامبوس، أخصائي تكنولوجيا المعلومات ومدير المشروع في إدارة العقارات El Guijo
نصيحة مهنية
صناعة
إدارة المنزل
قطر
مدريد، إسبانيا
الادارات
المحاسبة، الإدارة، التنظيم
كمجتمع في إدارة العقارات ، لدى El Guijo الكثير من المستندات المهمة لإدارتها: عقود الإيجار ، وفواتير الخدمات ، وملفات البناء ، وتسجيلات البطولات ، ووثائق العمل ، والإخطارات ، وأكثر من ذلك بكثير.
ولسوء الحظ، لم تستفد إدارة الممتلكات حتى الآن استفادة كبيرة من استخدام برمجيات مناسبة لإدارة الوثائق، حيث لم يتم العثور على حل مناسب حتى الآن، على الرغم من أن مديري الممتلكات هم الذين يستفيدون بشكل كبير من استخدام برامج إدارة الوثائق المناسبة.
من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية الحالية في إدارة الممتلكات ، تقرر تنفيذ نظام لإدارة الوثائق.
كان الهدف من El Guijo هو رقمنة المستندات الورقية الحالية ، وتحسين العمليات والتحكم في سير العمل على جميع المستندات الواردة والصادرة ، وأتمتة جزء كبير من العمليات في الخلفية ، وبالتالي تحسين عملية إدارة الممتلكات.
كان على مدير العقار جمع المستندات المهمة على أساس يومي. كان لا بد من تعيين كل هذه إلى العقار السكني الصحيح ، المالك ، المستأجر ، المالك. لكن العمل اليومي في المجتمع تميز أيضا بعدم الكفاءة:
يتذكر السيد أليخاندرو كامبوس، أخصائي تكنولوجيا المعلومات في مجتمع إل غيجو.
وبالتالي ، فإن المتوسط العام للجيران يتجاوز أحيانا 2500 نسمة ، مع قمم أكثر تواترا في فترات الصيف والعطلات. ونتيجة لذلك، لم يتمكن ستة موظفين كمستشارين ومدير دائم في المكتب، فضلا عن الاستعانة بمصادر خارجية في البستنة والموظفين الإداريين، من التعامل مع الحمل الزائد للمعلومات.
قبل تنفيذ نظام إدارة الوثائق ، كان النظام بأكمله يعتمد على الورق. تم تسليم المستندات المقدمة من المالكين والسجلات والأدلة على أعمال الصيانة والشكاوى إلى الإدارة ثم تخزينها بشكل جماعي في مجلدات.
في سياق الرقمنة ، يرى مديرو العقارات مثل El Guijo بعضهم البعض كل يوم مع عدد لا يحصى من استفسارات الإيجار والشكاوى وغيرها من المخاوف التي تتم مواجهتها الآن أيضا عن طريق البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، لا يمكن التعامل مع هذا الفيضان من رسائل البريد الإلكتروني يدويا.
وتمثلت العواقب في طول أمد أوقات التجهيز وعدم الكفاءة في تجهيز الوثائق اللازمة واسترجاعها وإرسالها . وبناء على ذلك، ذهب المجتمع بحثا عن إدارة الوثائق الرقمية.
كان أليخاندرو كامبوس ، أخصائي تكنولوجيا المعلومات ، الذي يعمل لحسابه الخاص في مجتمع El Guijo يبحث عن حل لهذه المشكلة وجميع مشاكل إدارة الممتلكات. وكان من المتوخى أيضا رقمنة جميع المهام الإدارية للبلدية، التي كانت في السابق متشابهة إلى حد كبير.
وأهم معايير الاختيار هي الموثوقية والتوافر والأمن، لأن الوثائق المدارة تنطوي على محتوى سري، مثل الوثائق الشخصية، فضلا عن الفواتير، التي يتعين حمايتها من الوصول غير المأذون به عن طريق أذون الوصول ومستويات الإصدار.
نظرا لأن PaperOffice DMS ليس تطبيقا سحابيا ويخزن جميع البيانات في قاعدة بيانات مركزية ، والتي توجد الآن على خادم مخصص ، فقد تقرر أخيرا اختبار السيناريو المطلوب باستخدام اختبار.
يتجاوز PaperOffice جميع معايير المستندات والإرشادات القانونية ، خاصة بسبب تخزين المستندات المشفرة للغاية مباشرة على الخادم المخصص وليس في السحابة.
أصبحت الحاجة إلى استخدام نظام إدارة المستندات الذي يحتوي على تحكم متوافق في الإصدار وإصدار الإصدار المقاوم للتدقيق أكثر وضوحا من أي وقت مضى.
وعلى وجه الخصوص، لضمان الموثوقية ومحاكاة المشاكل الحقيقية، تم الاتصال بدعم PaperOffice عدة مرات لتقييم ما إذا كان قد تم الوفاء بالمواعيد النهائية وما هي نوعية الدعم. هنا PaperOffice متقدم على كل مصنع آخر.
مع حل إدارة المستندات المبتكر من PaperOffice ، قررت بلدية El Guijo أتمتة معظم المهام والوثائق اليومية.
لذلك تقرر مسح المستندات الموجودة بالفعل في شكل ورقي وأرشفتها رقميا في PaperOffice. بعد أن تكون هذه العمليات متاحة في شكل رقمي ، يمكن أيضا حل المزيد من العمليات الإدارية داخل شبكة المجتمع رقميا.
بدأ تحسين العملية. من الآن فصاعدا ، سيتم تصميم المستندات رقميا عن طريق تجنب الورق قدر الإمكان. الاجتماعات والمحاضر والبريد الوارد والفواتير الصادرة والملاحظات التي تم إنشاؤها مباشرة في PaperOffice. يتم تنفيذ المهام وسير العمل رقميا.
مع نظام إدارة الوثائق ، يمكن تقديم جميع الأدلة المهمة بسهولة - وبالطبع متوافقة مع الناتج المحلي الإجمالي. تم القضاء على الانتظار الطويل والطريق إلى مكتب البريد.
سار التحويل بشكل جيد للغاية من العرض الأول للبرنامج من قبل PaperOffice إلى التشغيل المستمر:
وفي الوقت نفسه ، يتم تخزين جميع عقود الإيجار الرقمية والمراسلات والسجلات والخطط ووثائق التأمين وما إلى ذلك في PaperOffice. هذه قيمة مضافة كبيرة لأصحابنا ومستأجرينا ، كما يقول السيد كامبوس من إدارة El Guijo. وهذا هو أحد الأسباب التي تجعل السيد كامبوس على يقين من ما يلي:
بفضل إدخال رقمنة PaperOffice DMS ، تمكن مجتمع El Guijo بالفعل من:
لكل منها مواصفاتها وخصائصها ، والتي تشمل بشكل عام التحكم في العمليات الإدارية والتحقق منها ، والقضاء على الورق ، وفهرسة جميع أنواع المستندات المتعلقة بالطلبات الداخلية ، والأتمتة والمنهجية ، والأمن (GoBD ، GDPR وحماية البيانات) ، وتحسين عمليات المراقبة ، مما يسهل إرسال الملفات إلى المستخدمين (المالكين في هذه الحالة) و ، بالطبع ، توفير مساحة في المكاتب الإدارية.
تم إبرام اتفاقية التعاون هذه بسبب الكم الكبير من السجلات والتسجيلات التي يحتفظ بها المجتمع المحلي ولضمان إنشاء طريقة لتنظيم جميع الوثائق لجميع سكان المجتمع والإداريين.
ابتكرت PaperOffice حلا لمشاكل المجتمع الحالية من خلال القضاء على حجم البيانات ، وتبسيط العقبات الإدارية وضمان أن الموظفين المصرح لهم فقط هم الذين يمكنهم الوصول إلى PaperOffice لمنع تعديل المستندات أو حتى الاختلاس المحتمل للأموال تجنبها.
بفضل تكامل نظام إدارة الوثائق PaperOffice ، يمكن للمجتمع الآن العثور على المستندات ومعلوماتها الشاملة في بضع ثوان فقط وإكمال المهام وسير العمل الأخرى.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للإدارة أن تتفاعل بشكل أسرع وبطريقة أكثر استهدافا للاستفسارات والرسائل والتعليقات من السكان: وهذا يجعل العمل اليومي أسهل بكثير.
El Guijo هو مجتمع / مجتمع يقع في الشمال الغربي من بلدية Galapagar بجوار الطريق M-510 ، على بعد 40 دقيقة فقط بالسيارة من وسط مدريد عبر A-6.
مكان متميز في سييرا دي غواداراما ، ويقع في رابطة سكانية بالقرب من كولادو فيلالبا وسان لورينزو ديل إسكوريال وغالاباجار نفسها ، وكذلك بالقرب من خزان فالمايور والحدود مع مجتمع كاستيا وليون المتمتع بالحكم الذاتي.
بدأ بناء التحضر في 1970s وتأسس في عام 1977 بموجب القانون كمجتمع حي. تبلغ مساحتها حوالي 140,000 متر مربع مع ما مجموعه 1,104 قطعة أرض بين الشاليهات والشقق والمباني المجتمعية (العديد من الملاعب الرياضية وثلاثة حمامات سباحة ونادي اجتماعي ومكاتب إدارية) وثلاثة حدائق للأطفال: حوالي نصف البلاد عبارة عن مناطق ذات مناظر طبيعية ذات تنوع طبيعي كبير.
يتجاوز المتوسط العام 2500 وحدة ، مع قمم أكثر تواترا خلال فترات الصيف والعطلات. وبالإضافة إلى ذلك، يضم التحضر ستة من مقدمي الرعاية، وموظف إداري واحد، وثلاثة موظفين للصيانة (يعملون بشكل دائم)، فضلا عن الاستعانة بمصادر خارجية في مجال البستنة والموظفين الإداريين.
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "مجتمع
إدارة الممتلكات
إل غيجو":
ما هي النصائح التي تقدمها لمستخدمي PaperOffice في المستقبل؟
ليس من السابق لأوانه أبدا أو بعد فوات الأوان التعامل مع موضوع الرقمنة.
الشيء الأكثر أهمية هو الحصول على فكرة عن البرنامج ولكن أيضا عن الشركة نفسها. كان من المهم ألا نشعر بأننا مضطرون لشراء البرنامج أو الاشتراك في أي حزم خدمة ودعم.
حتى قبل أن نستحوذ على PaperOffice DMS ، تحدثنا إلى جميع أقسام الشركة ولم نشعر أبدا بالمعاملة السيئة. على العكس من ذلك: لدى PaperOffice فريق لطيف ومهذب وكفء.
بالنسبة لنا ككنيسة ، كان من المهم جدا أن يكون البرنامج سهل الفهم ولكنه شامل.
من الذي تنصح به PaperOffice؟
سنوصي PaperOffice لجميع المجتمعات والشركات الأخرى التي ترغب في الرقمنة والأتمتة.
ما الذي يعجبك بشكل خاص في PaperOffice؟
نحن راضون جدا عن كل شيء.
PaperOffice هو نظام إدارة مستندات خفيف الوزن ولكنه قوي.
الوظائف التي تبدو بلا معنى في البداية ، مثل القراءة التلقائية لمحتوى المستند ، تبين أنها أهم الوظائف التي لا تريد تفويتها بعد الآن على مدى فترة زمنية أطول.
