مجتمع
إدارة الممتلكات
إل غيجو
السيد أليخاندرو كامبوس، أخصائي تكنولوجيا المعلومات ومدير المشروع في إدارة العقارات El Guijo
وضع البداية
كمجتمع في إدارة العقارات ، لدى El Guijo الكثير من المستندات المهمة لإدارتها: عقود الإيجار ، وفواتير الخدمات ، وملفات البناء ، وتسجيلات البطولات ، ووثائق العمل ، والإخطارات ، وأكثر من ذلك بكثير.
ولسوء الحظ، لم تستفد إدارة الممتلكات حتى الآن استفادة كبيرة من استخدام برمجيات مناسبة لإدارة الوثائق، حيث لم يتم العثور على حل مناسب حتى الآن، على الرغم من أن مديري الممتلكات هم الذين يستفيدون بشكل كبير من استخدام برامج إدارة الوثائق المناسبة.
من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية الحالية في إدارة الممتلكات ، تقرر تنفيذ نظام لإدارة الوثائق.
كان الهدف من El Guijo هو رقمنة المستندات الورقية الحالية ، وتحسين العمليات والتحكم في سير العمل على جميع المستندات الواردة والصادرة ، وأتمتة جزء كبير من العمليات في الخلفية ، وبالتالي تحسين عملية إدارة الممتلكات.
المشكلة الحالية
كان على مدير العقار جمع المستندات المهمة على أساس يومي. كان لا بد من تعيين كل هذه إلى العقار السكني الصحيح ، المالك ، المستأجر ، المالك. لكن العمل اليومي في المجتمع تميز أيضا بعدم الكفاءة:
"كان لدينا تكاليف تخزين يمكن تجنبها عن طريق تقديم المستندات في مجلدات. وبالإضافة إلى ذلك، كان البحث عن الوثائق يستغرق وقتا طويلا وكثيرا ما ينطوي على زيارة إلى المحفوظات".
يتذكر السيد أليخاندرو كامبوس، أخصائي تكنولوجيا المعلومات في مجتمع إل غيجو.
وبالتالي ، فإن المتوسط العام للجيران يتجاوز أحيانا 2500 نسمة ، مع قمم أكثر تواترا في فترات الصيف والعطلات. ونتيجة لذلك، لم يتمكن ستة موظفين كمستشارين ومدير دائم في المكتب، فضلا عن الاستعانة بمصادر خارجية في البستنة والموظفين الإداريين، من التعامل مع الحمل الزائد للمعلومات.
قبل تنفيذ نظام إدارة الوثائق ، كان النظام بأكمله يعتمد على الورق. تم تسليم المستندات المقدمة من المالكين والسجلات والأدلة على أعمال الصيانة والشكاوى إلى الإدارة ثم تخزينها بشكل جماعي في مجلدات.
في سياق الرقمنة ، يرى مديرو العقارات مثل El Guijo بعضهم البعض كل يوم مع عدد لا يحصى من استفسارات الإيجار والشكاوى وغيرها من المخاوف التي تتم مواجهتها الآن أيضا عن طريق البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، لا يمكن التعامل مع هذا الفيضان من رسائل البريد الإلكتروني يدويا.
وتمثلت العواقب في طول أمد أوقات التجهيز وعدم الكفاءة في تجهيز الوثائق اللازمة واسترجاعها وإرسالها . وبناء على ذلك، ذهب المجتمع بحثا عن إدارة الوثائق الرقمية.
"لقد دفعنا العمل إلى الأمام والآن لدينا السبق."
كان أليخاندرو كامبوس ، أخصائي تكنولوجيا المعلومات ، الذي يعمل لحسابه الخاص في مجتمع El Guijo يبحث عن حل لهذه المشكلة وجميع مشاكل إدارة الممتلكات. وكان من المتوخى أيضا رقمنة جميع المهام الإدارية للبلدية، التي كانت في السابق متشابهة إلى حد كبير.
لماذا اختارت بلدية El Guijo PaperOffice DMS
وأهم معايير الاختيار هي الموثوقية والتوافر والأمن، لأن الوثائق المدارة تنطوي على محتوى سري، مثل الوثائق الشخصية، فضلا عن الفواتير، التي يتعين حمايتها من الوصول غير المأذون به عن طريق أذون الوصول ومستويات الإصدار.
لم يتم النظر في العديد من مزودي الخدمات السحابية أو الحلول مفتوحة المصدر بسبب لوائح حماية البيانات في البلدية ، حيث لا يمكن ضمان أمن البيانات الشخصية GDPR وأمن الاستثمار طويل الأجل.
نظرا لأن PaperOffice DMS ليس تطبيقا سحابيا ويخزن جميع البيانات في قاعدة بيانات مركزية ، والتي توجد الآن على خادم مخصص ، فقد تقرر أخيرا اختبار السيناريو المطلوب باستخدام اختبار.
"بالفعل في الموعد الأول مع PaperOffice ، تلاحظ 20 عاما من الخبرة في PaperOffice في مجال إدارة المستندات."
يتجاوز PaperOffice جميع معايير المستندات والإرشادات القانونية ، خاصة بسبب تخزين المستندات المشفرة للغاية مباشرة على الخادم المخصص وليس في السحابة.
أصبحت الحاجة إلى استخدام نظام إدارة المستندات الذي يحتوي على تحكم متوافق في الإصدار وإصدار الإصدار المقاوم للتدقيق أكثر وضوحا من أي وقت مضى.
وكان أحد الأسباب الهائلة لاتخاذ القرار هو إمكانية الوصول إلى الدعم وكفاءته، نظرا لأن تجارب سيئة للغاية مع مقدمي الخدمات الآخرين قد تمت في الماضي.
وعلى وجه الخصوص، لضمان الموثوقية ومحاكاة المشاكل الحقيقية، تم الاتصال بدعم PaperOffice عدة مرات لتقييم ما إذا كان قد تم الوفاء بالمواعيد النهائية وما هي نوعية الدعم. هنا PaperOffice متقدم على كل مصنع آخر.
قم بالتبديل إلى التشغيل الآلي من خلال PaperOffice. الأهداف والتوقيت
مع حل إدارة المستندات المبتكر من PaperOffice ، قررت بلدية El Guijo أتمتة معظم المهام والوثائق اليومية.
لذلك تقرر مسح المستندات الموجودة بالفعل في شكل ورقي وأرشفتها رقميا في PaperOffice. بعد أن تكون هذه العمليات متاحة في شكل رقمي ، يمكن أيضا حل المزيد من العمليات الإدارية داخل شبكة المجتمع رقميا.
بدأ تحسين العملية. من الآن فصاعدا ، سيتم تصميم المستندات رقميا عن طريق تجنب الورق قدر الإمكان. الاجتماعات والمحاضر والبريد الوارد والفواتير الصادرة والملاحظات التي تم إنشاؤها مباشرة في PaperOffice. يتم تنفيذ المهام وسير العمل رقميا.
مع نظام إدارة الوثائق ، يمكن تقديم جميع الأدلة المهمة بسهولة - وبالطبع متوافقة مع الناتج المحلي الإجمالي. تم القضاء على الانتظار الطويل والطريق إلى مكتب البريد.
سار التحويل بشكل جيد للغاية من العرض الأول للبرنامج من قبل PaperOffice إلى التشغيل المستمر:
"حتى بعد العرض التوضيحي للمنتج ، شعرنا بسعادة غامرة مع PaperOffice. لقد رأينا على الفور القيمة المضافة وبعد ثلاثة أسابيع تقريبا في اجتماع المالكين ، تم التصويت على القرار بشأن استخدام PaperOffice في المجتمع بنسبة 100٪ ".
الفوائد من خلال الرقمنة مع PaperOffice
وفي الوقت نفسه ، يتم تخزين جميع عقود الإيجار الرقمية والمراسلات والسجلات والخطط ووثائق التأمين وما إلى ذلك في PaperOffice. هذه قيمة مضافة كبيرة لأصحابنا ومستأجرينا ، كما يقول السيد كامبوس من إدارة El Guijo. وهذا هو أحد الأسباب التي تجعل السيد كامبوس على يقين من ما يلي:
"إن مستقبل صناعة إدارة العقارات يكمن ببساطة في الرقمنة."
بفضل إدخال رقمنة PaperOffice DMS ، تمكن مجتمع El Guijo بالفعل من:
- توفير الوقت والموارد
- تبسيط الوصول إلى المستندات
- ضمان توافر المستندات لكل موظف معتمد
إن توافر البيانات والوثائق بشكل أسهل وأسرع الآن يغير عمليات المجتمع بشكل أساسي ومستدام. يتم الآن تنظيم المعرفة الإدارية بشفافية ومتاحة في الوقت المناسب.
"لقد قدم أمن البيانات وسير العمل الآلي ورقمنة المستندات وسهولة دمج PaperOffice DMS في بيئة إدارية ما يحتاجه هذا المجتمع لتسريع العمليات الورقية واكتساب مساحة في تبعياتهم."
لكل منها مواصفاتها وخصائصها ، والتي تشمل بشكل عام التحكم في العمليات الإدارية والتحقق منها ، والقضاء على الورق ، وفهرسة جميع أنواع المستندات المتعلقة بالطلبات الداخلية ، والأتمتة والمنهجية ، والأمن (GoBD ، GDPR وحماية البيانات) ، وتحسين عمليات المراقبة ، مما يسهل إرسال الملفات إلى المستخدمين (المالكين في هذه الحالة) و ، بالطبع ، توفير مساحة في المكاتب الإدارية.
تم إبرام اتفاقية التعاون هذه بسبب الكم الكبير من السجلات والتسجيلات التي يحتفظ بها المجتمع المحلي ولضمان إنشاء طريقة لتنظيم جميع الوثائق لجميع سكان المجتمع والإداريين.
النتيجة النهائية
ابتكرت PaperOffice حلا لمشاكل المجتمع الحالية من خلال القضاء على حجم البيانات ، وتبسيط العقبات الإدارية وضمان أن الموظفين المصرح لهم فقط هم الذين يمكنهم الوصول إلى PaperOffice لمنع تعديل المستندات أو حتى الاختلاس المحتمل للأموال تجنبها.
بفضل تكامل نظام إدارة الوثائق PaperOffice ، يمكن للمجتمع الآن العثور على المستندات ومعلوماتها الشاملة في بضع ثوان فقط وإكمال المهام وسير العمل الأخرى.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للإدارة أن تتفاعل بشكل أسرع وبطريقة أكثر استهدافا للاستفسارات والرسائل والتعليقات من السكان: وهذا يجعل العمل اليومي أسهل بكثير.
نبذة عن مجتمع إل غويجو
El Guijo هو مجتمع / مجتمع يقع في الشمال الغربي من بلدية Galapagar بجوار الطريق M-510 ، على بعد 40 دقيقة فقط بالسيارة من وسط مدريد عبر A-6.
مكان متميز في سييرا دي غواداراما ، ويقع في رابطة سكانية بالقرب من كولادو فيلالبا وسان لورينزو ديل إسكوريال وغالاباجار نفسها ، وكذلك بالقرب من خزان فالمايور والحدود مع مجتمع كاستيا وليون المتمتع بالحكم الذاتي.
بدأ بناء التحضر في 1970s وتأسس في عام 1977 بموجب القانون كمجتمع حي. تبلغ مساحتها حوالي 140,000 متر مربع مع ما مجموعه 1,104 قطعة أرض بين الشاليهات والشقق والمباني المجتمعية (العديد من الملاعب الرياضية وثلاثة حمامات سباحة ونادي اجتماعي ومكاتب إدارية) وثلاثة حدائق للأطفال: حوالي نصف البلاد عبارة عن مناطق ذات مناظر طبيعية ذات تنوع طبيعي كبير.
يتجاوز المتوسط العام 2500 وحدة ، مع قمم أكثر تواترا خلال فترات الصيف والعطلات. وبالإضافة إلى ذلك، يضم التحضر ستة من مقدمي الرعاية، وموظف إداري واحد، وثلاثة موظفين للصيانة (يعملون بشكل دائم)، فضلا عن الاستعانة بمصادر خارجية في مجال البستنة والموظفين الإداريين.
