أتمتة العمليات التجارية في شركات العناية بالسمع
يتيح PaperOffice DMS لشركات أجهزة السمع التعامل الفعال مع أي نوع من المستندات بالإضافة إلى المعالجة السريعة للاستفسارات وهو الشرط الأساسي للكفاءة والنجاح داخل الإدارة.
نصيحة مهنية
يتم استبدال الوثائق المكتوبة والعقود والمسودات والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير بوثائق إلكترونية بفضل الرقمنة وبالتالي تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.
الرقمنة لشركات العناية بالسمع
بصفتك شركة في صناعة العناية بالسمع المهنية ، لديك الكثير من المستندات المهمة لإدارتها:
الفواتير والوثائق والمراسلات والعروض وأوراق الإصلاح والبطاقات الصحية وأكثر من ذلك بكثير. لذلك ، فإن المتخصصين في العناية بالسمع هم الذين يستفيدون بشكل كبير من استخدام برامج إدارة المستندات المناسبة.
هذه هي الطريقة التي يقوم بها أخصائيو العناية بالسمع بتجميع المستندات المهمة على أساس يومي. يجب مطابقة كل هذه العناصر مع العميل أو الوكالة أو الشركة المصنعة للجهاز المناسب.
يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.
بالإضافة إلى ذلك ، يتم تصنيف كل مستند وفقا لنوعه ويمكن تعيينه للأشخاص والشركات المصنعة للأجهزة ، والتي يمكنك بعد ذلك الوصول إليها أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز. لذلك لديك جميع المعلومات والوثائق حول جميع المعينات السمعية بوضوح في مكان واحد ، وهي قاعدة البيانات الخاصة بك.
من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.
بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.
يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا ويخلق نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل الفواتير أو العقود أو تقارير المبيعات أو الدراسات الاستقصائية أو التقييمات أو عقود الإيجار أو الرسائل الأخرى من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.
يمكنك أيضا الاستفادة من المهام الإدارية الرقمية والطوابع الرقمية والملاحظات اللاصقة ومراقبة جميع عقود الخدمة والمراسلات الرسمية التي يتم وضعها عند إعادة تقديمها أو تعيينها للموظفين عن طريق تعيين المهمة.
أمان المراجعة مضمون في جميع الأوقات.
جميع المعلومات متاحة على الفور
باستخدام PaperOffice DMS ، يمكن رقمنة المستندات في العديد من شركات الصوتيات السمعية وأرشفتها مركزيا بطريقة يمكن الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر دون الحاجة إلى الذهاب إلى الأرشيف أو البحث أولا عن زميل واحد يقوم حاليا بمعالجة المستندات أو المجلدات.
لا يقوم PaperOffice DMS برقمنة المستندات التماثلية فحسب ، بل يقوم برنامج إدارة المستندات بحفظ كل تغيير في المستند بترتيب زمني. الأصل لا يزال غير متأثر. يمكن استخدام وظيفة سير العمل ، على سبيل المثال ، لتعيين أنشطة معينة أثناء عمل المشروع ويحتفظ كل موظف بنظرة عامة على الحالة الحالية.
وفي الوقت نفسه، يمكن تقديم أفكار أو اقتراحات دون الحاجة إلى عقد اجتماعات في كل مرة. يمكن البحث عن المستندات المؤرشفة بواسطة الكلمات الرئيسية أو التاريخ أو الأرقام المرجعية ويمكن إنشاء القوالب الآلية بواسطة الذكاء الاصطناعي في PaperOffice DMS.
إنه رقم مثير للإعجاب. يعاني حوالي 16 مليون شخص في ألمانيا وحدها من فقدان السمع. ومن المثير للاهتمام أن فقدان السمع موزع بالتساوي إلى حد ما عبر جميع الفئات العمرية تقريبا من 30 إلى أكثر من 70 عاما ، وفقدان السمع مشكلة متنامية. على مدى السنوات ال 20 الماضية ، زاد عدد الأشخاص الذين يعانون من فقدان السمع بنحو 4٪. ومع ذلك ، فإن حوالي نصف المصابين فقط يستخدمون السمع.
عادة ما يكون أي شخص يستخدم واحدة على اتصال بتجارة غير معروفة جيدا ، أخصائي العناية بالسمع ، الذي كان لا يزال متخصصا في العناية بالسمع قبل عام 2017. حرفة مع ثلاث سنوات من التدريب وإمكانية مزيد من التدريب لتصبح حرفيا ماهرا وإكمال درجة علمية في تكنولوجيا السمع والسمع. يتعامل أخصائيو السمع السمعيون مع إنتاج المعينات السمعية وحماية السمع في شكل ما يسمى بالبلاستيك الأذني ، وهي أجهزة مصنوعة بشكل فردي للقياس. الملف الوظيفي لأخصائي السمع السمعي قابل للمقارنة مع فني الأسنان.
بالنسبة لمتخصصي الرعاية السمعية ، يعني هذا الحفاظ على تحديث بيانات مرضاهم أو عملائهم. في الوقت نفسه ، إنها بيانات حساسة للغاية ، لأن العديد من الأشخاص الذين يعانون من إعاقات سمعية يرون أن هذا عيب لا ينبغي أن تواجهه بيئتهم الشخصية. هذا هو السبب في أن حماية البيانات مهمة عند تخزين البيانات. في معظم الحالات ، يتم توسط العملاء لأول مرة من قبل متخصصي العناية بالسمع من أطباء الأنف والأذن والحنجرة الذين شخصوا فقدان السمع ، وهذا هو السبب في أن صيانة البيانات لها أهمية كبيرة هنا ، كما أن الأرشيف المدروس جيدا يسرع عملية العمل في نهاية المطاف.
برنامج إدارة المستندات مثل PaperOffice DMS هو الأنسب لهذه المهام. لأنه برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.
لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والمرافعات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، يتم رقمنة عملياتك السابقة في الشركة ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير.
لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.
وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.
يقوم PaperOffice بأرشفة جميع المستندات التي تم إنشاؤها في شركة العناية بالسمع وجميع المعلومات ذات الصلة بما يتوافق مع القانون وبطريقة مقاومة للتدقيق
بادئ ذي بدء ، يمكن استخدام Paperoffice DMS لتحويل أرشيف تناظري ، ربما نظام الملفات المعلق التقليدي ، إلى أرشيف رقمي. هذه خطوة مهمة لا تسرع الإدارة في الشركة فحسب ، بل تعمل أيضا على تحسين نقل البيانات من طبيب الأنف والأذن والحنجرة والعكس صحيح. على سبيل المثال ، يمكن قراءة البيانات المرسلة عبر البريد الإلكتروني مباشرة ونقلها تلقائيا إلى ملف العميل الإلكتروني.
في PaperOffice DMS ، يتم تشفير بيانات المريض الحساسة وحمايتها بكلمة مرور ، حيث يمكن تعيين من يسمح له بمعرفة مقدار البيانات في الشركة.
يتم أيضا استدعاء المجلد الصحيح بسرعة كبيرة في PaperOffice DMS ، حيث يسجل محرك البحث الداخلي العديد من المعلمات المضمنة في البحث. إذا لم يعد رقم العميل أو حتى الاسم معروفا أو موجودا أكثر من مرة ، فيمكن لبعض الكلمات الرئيسية قصر البحث على النتيجة المناسبة.
بفضل الذكاء الاصطناعي المدمجة ، يتم تشغيل القواعد التلقائية. تقوم هذه الذكاء الاصطناعي تلقائيا بفرز المستندات في مجلدات مثل "الفاتورة" و "العقد" ، وتخزن الكلمات الرئيسية المقابلة وتقوم بتشغيل سير العمل الرقمي المخزن لنوع المستند المعني.
يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.
لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "الإنتاج" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.
لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.
حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.
بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.
بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو مستشار الضرائب أو العكس.
الحل: معرفة مثبتة
أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟
PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.
المعالجة الرقمية هي أساس أساسي لضمان جودة الخدمة العالية للخدمات البلدية في المستقبل
حقيقة أن الصوتيات السمعية ليست على شفاه الجميع وبالتأكيد ليست على آذان الجميع يرجع ذلك إلى وجود 6600 شركة فقط من هذا النوع في ألمانيا. هذا هو ما يزيد قليلا عن 1 ٪ من جميع الشركات الحرفية في ألمانيا.
ومع ذلك ، فإن عملائها يشملون حوالي 8 ملايين شخص ، وهذا هو السبب في أن ملف العميل العادي لأخصائي العناية بالسمع يشمل أكثر من 1200 شخص. يجب تسجيل الكثير من البيانات المختلفة لكل عميل ، لأن السمع مسألة معقدة للغاية ، ولا يؤثر الضرر على الأذن أو الأذنين فقط. يمكن لأي شخص سبق له أن انسد قناة الأذن بشمع الأذن أن يكون لديه فكرة تقريبية عما يعنيه أن يكون لديك ضعف في السمع. يمكن أن تكون العواقب:
- نزف
- صداع
- ضغط
- اكتئاب
- دوخة
- اضطرابات النوم
من أجل علاج هذا ، يتم تسجيل بيانات قياس السمع من المريض وبناء على ذلك يتم تصنيع السمع الفردي. الصمم عرضة للتغيير. عادة ما تزداد درجة فقدان السمع مع تقدم العمر ، مما يجعل من الضروري تكييف المعينة السمعية مع الظروف الجديدة. الأذن نفسها تخضع أيضا لتغيرات تشريحية على مدار العمر بسبب استرخاء النسيج الضام.
يجب على شركات الصوتيات السمعية معالجة المستندات في جميع المعاملات التجارية. التطوير المستمر لنماذج الأعمال يخلق باستمرار تحديات جديدة. ما يحتاجونه هو نظام جيد لإدارة الوثائق.
PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه صناعة العناية بالسمع ، مثل:
- تخزين المستندات بجميع التنسيقات الرقمية وفقا لمبادئ الناتج المحلي الإجمالي / اللي >
- وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
- وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
- التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
- إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
- إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة
أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO
وظائف سير العمل واسعة النطاق من PaperOffice مثيرة جدا للاهتمام لشركات السمع. يتم تسجيل محتويات اجتماعات المشروع ويمكن استكمالها من قبل المشاركين في أي وقت ، كل ذلك على الشاشة ومن مواقع مختلفة. يتم ضمان الأرشفة المقاومة للتدقيق في جميع الأوقات ، بالإضافة إلى تحسين العمليات التنظيمية.
يدعم PaperOffice هذا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.
تستفيد شركات الصوتيات السمعية من إدارة المستندات الرقمية
يسمح نظام إدارة الوثائق بإنشاء قواعد بيانات منفصلة لكل منطقة على حدة ويمكنه إنشاء روابط في نفس الوقت. يتم مسح المستندات التماثلية ضوئيا ، مثل الفواتير المقدمة ، باستخدام PaperOffice DMS وحفظها كصورة فوتوغرافية وكنص محول باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف. يمكن عرض جميع البيانات الموجودة بوضوح ودون لبس ، وهذا هو السبب في عدم الحاجة إلى حمل أي ملفات للتعيينات خارج المنزل. تقوم إدارة قاعدة البيانات التي يتم التحكم فيها الذكاء الاصطناعي بإنشاء قوالب من البيانات الرئيسية أو القوائم القابلة للاستخدام إحصائيا كما هو مطلوب.
في الوقت نفسه ، يتم الحفاظ على حماية البيانات اللازمة من خلال إدارة كلمة المرور الهرمية وتشفير 1024 بت.
قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.
وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.
باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.
PaperOffice DMS ليس فقط واسع النطاق في وظائفه ، ولكن أيضا سهل التعلم ، مسترشدا بدروس الفيديو ، ولكن أيضا بالمشورة الفردية والتدريب إذا رغبت في ذلك. كل هذا بنسبة جيدة حقا بين السعر والأداء.
FAQs
أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة لشركات أجهزة السمع":
كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟
نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.
ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟
لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.
حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟
سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، مما يجعله محصنا ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!
هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟
نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.
الاستنتاج
يدعم PaperOffice DMS شركات أجهزة السمع ويوفر واجهات مناسبة للبرامج الأخرى واتصالات واجهة برمجة التطبيقات ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.
يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.
في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.