الرقمنة لدى مقدمي الخدمات والتجار للأجهزة متعددة الوظائف

اليوم ، في القرن 21st ، لا يكاد يكون هناك أي آلات نسخ متبقية. أصبحت الناسخة جهازا متعدد الوظائف في الشركات والإدارات والأسر الخاصة. بالإضافة إلى وظيفة الناسخة ، فإن الأجهزة قادرة على الطباعة والفاكس ، لتحويل المحتوى الرقمي مباشرة إلى شكل تناظري عبر الواجهة إلى جهاز الكمبيوتر والعكس صحيح أيضا عن طريق المسح الضوئي.

في هذه الوظيفة بالتحديد ، سيكون لدى الناسخين أكبر إمكانات للاستخدام الآن ، ولكن بشكل متزايد في المستقبل القريب. مسح وتحويل المعلومات التناظرية إلى معلومات رقمية.

وفقا لدراسة استقصائية شملت 3500 شركة أجرتها DIHK اعتبارا من عام 2020 ، فإن درجة رقمنتها تبلغ في المتوسط حوالي 50٪. تدرك جميع الشركات المزايا التي تجلبها الرقمنة معها. ترى الشركات أكبر المشاكل في المجالات التالية:

• تعقيد النظم والعمليات المقدمة
• غلاء
• المخاطر الأمنية
• ضيق الوقت
• تدريب مكثف

عمليا جميع الشركات لديها على الأقل الأجهزة الأساسية ، ناسخة أو جهاز متعدد الوظائف مع الماسح الضوئي وواحد أو أكثر من أجهزة الكمبيوتر. ما لا يزال مطلوبا هو البرنامج المناسب ويمكن العثور عليه في PaperOffice DMS.

مع PaperOffice DMS ، يكون التنقل في القائمة بديهيا وسهل التعلم. ترشدك قوائم المساعدة خلال كل تطبيق وفي الوقت نفسه تتوفر دروس فيديو تشرح عمليات معينة خطوة بخطوة. التدريب خارج الموقع للموظفين ليس ضروريا ، ولكن يمكن إجراء التدريب مباشرة في الشركة إذا رغبت في ذلك.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

يوفر PaperOffice DMS مزايا واضحة للتجار ومقدمي الخدمات للأجهزة متعددة الوظائف

PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يتضمن كل ما يحتاجه الوكلاء المتخصصون لتكنولوجيا المكاتب وحلول الطباعة ، مثل:

• تخزين الوثائق بجميع الصيغ الرقمية وفقا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
• وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
• وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
• التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
• إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
• إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

يحتوي PaperOffice DMS على نسبة أداء وسعر مفيدة للغاية وهذا مع إمكانية توصيل ما يصل إلى 800 محطة طرفية (محطات عمل العرض).

يتم تشفير جميع البيانات الرقمية في PaperOffice DMS مع 1024 بت ويتم تحويل التنسيق. هذا يؤدي إلى عقبات كبيرة للمتسللين والجواسيس لدرجة أنهم فشلوا جميعا مع PaperOffice DMS حتى الآن. في الوقت نفسه ، يمنع نظام إدارة كلمات المرور الهرمي الجميع من الوصول إلى كل شيء.

Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

تعد معالجة الفواتير الرقمية أيضا ميزة للعديد من مزودي الخدمات وتجار التجزئة لأنظمة النسخ. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. وبالتالي يمكن أن تصبح PaperOffice DMS المحور التنظيمي في كل شركة في التجارة والإنتاج وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

يستفيد مقدمو الخدمات وتجار التجزئة للأنظمة متعددة الوظائف من إدارة المستندات الرقمية

38٪ من جميع الشركات التي شملها الاستطلاع ببساطة ليس لديها الوقت لرقمنة عملياتها. نوصي بإجراء يبدأ بالعملية الأساسية ، وهي مسح المستندات التماثلية في نفس الوقت الذي تتم فيه معالجتها. وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا توجيه مجموعة الأشخاص الذين يعملون مع الناسخ كل يوم ، قدر الإمكان ، لمسح الأرشيف شيئا فشيئا.

بفضل التعرف التلقائي على المستندات ذات الخصائص المتسقة ، يمكن ل PaperOffice DMS دائما تعيين جميع المستندات الممسوحة ضوئيا إلى موقع التخزين الصحيح في الذاكرة الرقمية. من المنطقي البدء في مسح الأرشيف باستخدام أحدث الإدخالات من أجل تقليل حجم الأرشيف التناظري بشكل أكبر مع انتهاء فترات الاستبقاء. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا العديد من الأدلة حول كيفية تحقيق مكتب غير ورقي بفضل الماسح الضوئي.

PaperOffice DMS هو الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي الخاصة به ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات والخطط والصور التناظرية في النظام عبر الماسح الضوئي الخاص بك ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ، والتي يمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

لذلك كل ما تحتاجه هو ناسخة و PaperOffice DMS لتسريع الرقمنة التشغيلية أو حتى البدء. مسار يستحق العناء بالتأكيد.