نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

أتمتة العمليات التجارية لمقدمي الخدمات وتجار الأنظمة متعددة الوظائف


يتيح PaperOffice DMS لمقدمي الخدمات وتجار التجزئة للأنظمة متعددة الوظائف تدفقا سلسا للمعلومات بفضل رقمنة العمليات التجارية وأتمتتها.

نصيحة مهنية

ويجري استبدال الوثائق المكتوبة والعقود والمسودات والفواتير ومذكرات التسليم وغير ذلك الكثير بوثائق إلكترونية بفضل الرقمنة، مما يؤدي إلى تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.

تمكن الذكاء الاصطناعي المتكاملة العمليات التجارية من أن تكون مؤتمتة إلى حد كبير ، مما يسرع عملياتك ويزيد من النجاح والرضا.

الرقمنة لدى مقدمي الخدمات والتجار للناسخين

يستفيد الموزعون المتخصصون في تكنولوجيا المكاتب وحلول الطباعة والأنظمة المكتبية بشكل كبير من استخدام إدارة البيانات المناسبة.

ويتجه الاتجاه وكذلك الوضع الاقتصادي والوضع التنافسي بشكل متزايد نحو رقمنة الوثائق بدلا من الاحتفاظ بها حصريا في شكل ورقي.

هذه هي الطريقة التي يقوم بها معظم المتعاملين المتخصصين في تكنولوجيا المكاتب وحلول الطباعة بإنشاء مستندات مهمة على أساس يومي:

الكتابات والعقود وملاحظات التسليم والمسودات وفواتير الموردين وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الرسائل أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.

ولكن لا تتوفر بأي حال من الأحوال كل فاتورة مورد أو كل مذكرة تسليم كملف منذ البداية. وبناء على ذلك، فإن الماسحات الضوئية الموثوقة والعالية الجودة والقوية واستخدام حل إدارة الوثائق المناسب أمران حاسمان لنجاح الرقمنة.

من المهم جدا الوفاء بالمواعيد النهائية الهامة واتخاذ التدابير القانونية لتخزين المستندات. يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.

صناعة تكنولوجيا المكاتب والأنظمة المكتبية هي التي تستفيد من نظام إدارة الوثائق PaperOffice في شكل حل لمجال الرقمنة ولكن أيضا كشريك.

لأن ما هي الوسيلة الأفضل من جهاز متعدد الوظائف لتحويل مستنداتك الورقية من تناظرية إلى رقمية؟

باستخدام نظام إدارة الوجهات السياحية الشائع ، على سبيل المثال ، يمكن تقديم البريد الممسوح ضوئيا ، ويمكن حفظ رسائل البريد الإلكتروني المهمة وأرشفة المستندات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين المختلفين الوصول إلى هذه المستندات والعمل عليها.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

كيف تصبح غير ورقي؟

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا ، ويؤدي إلى توفير التكاليف ، مثل التخلص من المستندات الورقية ، ويخلق نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة ، مثل الإيصالات أو العقود أو ملاحظات التسليم أو الرسائل الأخرى ، من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل .

يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.

بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن الموافقات باستخدام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة أو رفضها بسهولة.

باستخدام حل برنامج PaperOffice DMS، لن يتم فقدان المزيد من المستندات. وبغض النظر عن مكان وجودك ، يمكنك الوصول إلى المستندات المهمة في ثوان.

بالطبع ، أنت تعمل دائما مع أنظمتنا وفقا للقانون ومقاومة التدقيق بالكامل.

لم يعد من الضروري إرسال الإيصالات والحسابات والمستندات المماثلة عن طريق البريد بين مناطق الكنيسة والأبرشيات. يمكن أيضا إرسال البريد الداخلي رقميا بهذه الطريقة. هذا يوفر الورق وتكاليف تخزين البيانات الإضافية والرحلات إلى الأرشيف. يمكن تزويد المستندات بكلمات رئيسية (محرر ، موضوع ، حالة ، تاريخ ، إلخ) ثم يمكن العثور عليها بسهولة أكبر.

إدارة الوثائق الموجهة نحو العمليات

تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يدعمك PaperOffice هنا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.

وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.

يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال محددة ، وتتطلب موافقة رقمية ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند.

وبهذه الطريقة ، يمكن تعيين جميع عمليات المستندات.

لا يميز PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والفواتير والملخصات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، أصبحت عملياتك السابقة في الشركات رقمية ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Woman looks at the papers
Large amounts of business information can be digitally captured, securely stored and shared

الحل: معرفة مثبتة

أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟

PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.

اليوم ، في القرن 21st ، لا يكاد يكون هناك أي آلات نسخ متبقية. أصبحت الناسخة جهازا متعدد الوظائف في الشركات والإدارات والأسر الخاصة. بالإضافة إلى وظيفة الناسخة ، فإن الأجهزة قادرة على الطباعة والفاكس ، لتحويل المحتوى الرقمي مباشرة إلى شكل تناظري عبر الواجهة إلى جهاز الكمبيوتر والعكس صحيح أيضا عن طريق المسح الضوئي.

في هذه الوظيفة بالتحديد ، سيكون لدى الناسخين أكبر إمكانات للاستخدام الآن ، ولكن بشكل متزايد في المستقبل القريب. مسح وتحويل المعلومات التناظرية إلى معلومات رقمية.

وفقا لدراسة استقصائية شملت 3500 شركة أجرتها DIHK اعتبارا من عام 2020 ، فإن درجة رقمنتها تبلغ في المتوسط حوالي 50٪. تدرك جميع الشركات المزايا التي تجلبها الرقمنة معها. ترى الشركات أكبر المشاكل في المجالات التالية:

  • تعقيد النظم والعمليات المقدمة
  • غلاء
  • المخاطر الأمنية
  • ضيق الوقت
  • تدريب مكثف
  • عمليا جميع الشركات لديها على الأقل الأجهزة الأساسية ، ناسخة أو جهاز متعدد الوظائف مع الماسح الضوئي وواحد أو أكثر من أجهزة الكمبيوتر. ما لا يزال مطلوبا هو البرنامج المناسب ويمكن العثور عليه في PaperOffice DMS.

    مع PaperOffice DMS ، يكون التنقل في القائمة بديهيا وسهل التعلم. ترشدك قوائم المساعدة خلال كل تطبيق وفي الوقت نفسه تتوفر دروس فيديو تشرح عمليات معينة خطوة بخطوة. التدريب خارج الموقع للموظفين ليس ضروريا ، ولكن يمكن إجراء التدريب مباشرة في الشركة إذا رغبت في ذلك.

    Woman stamps a document
    With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

    يوفر PaperOffice DMS مزايا واضحة للتجار ومقدمي الخدمات للأجهزة متعددة الوظائف

    PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يتضمن كل ما يحتاجه الوكلاء المتخصصون لتكنولوجيا المكاتب وحلول الطباعة ، مثل:

    • تخزين الوثائق بجميع الصيغ الرقمية وفقا لمبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)
    • وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
    • وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
    • التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
    • إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
    • إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

    يحتوي PaperOffice DMS على نسبة أداء وسعر مفيدة للغاية وهذا مع إمكانية توصيل ما يصل إلى 800 محطة طرفية (محطات عمل العرض).

    يتم تشفير جميع البيانات الرقمية في PaperOffice DMS مع 1024 بت ويتم تحويل التنسيق. هذا يؤدي إلى عقبات كبيرة للمتسللين والجواسيس لدرجة أنهم فشلوا جميعا مع PaperOffice DMS حتى الآن. في الوقت نفسه ، يمنع نظام إدارة كلمات المرور الهرمي الجميع من الوصول إلى كل شيء.

    Financial managers are talking in the background
    Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

    حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

    تعد معالجة الفواتير الرقمية أيضا ميزة للعديد من مزودي الخدمات وتجار التجزئة لأنظمة النسخ. يمكن أتمتة الفواتير الواردة بفضل PaperOffice DMS ويتم إرسالها إلى الموظف المسؤول. يمكن أيضا التعامل مع عملية التحكم والإصدار عبر الإصدار الرقمي بسرعة وكفاءة عبر النظام.

    بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى مستشارك الضريبي أو العكس.

    أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

    Hand presses a button on a scanner
    Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

    يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع الاتصال.

    تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

    بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

    يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

    يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. وبالتالي يمكن أن تصبح PaperOffice DMS المحور التنظيمي في كل شركة في التجارة والإنتاج وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

يستفيد مقدمو الخدمات وتجار التجزئة للأنظمة متعددة الوظائف من إدارة المستندات الرقمية

38٪ من جميع الشركات التي شملها الاستطلاع ببساطة ليس لديها الوقت لرقمنة عملياتها. نوصي بإجراء يبدأ بالعملية الأساسية ، وهي مسح المستندات التماثلية في نفس الوقت الذي تتم فيه معالجتها. وبهذه الطريقة ، يمكن أيضا توجيه مجموعة الأشخاص الذين يعملون مع الناسخ كل يوم ، قدر الإمكان ، لمسح الأرشيف شيئا فشيئا.

بفضل التعرف التلقائي على المستندات ذات الخصائص المتسقة ، يمكن ل PaperOffice DMS دائما تعيين جميع المستندات الممسوحة ضوئيا إلى موقع التخزين الصحيح في الذاكرة الرقمية. من المنطقي البدء في مسح الأرشيف باستخدام أحدث الإدخالات من أجل تقليل حجم الأرشيف التناظري بشكل أكبر مع انتهاء فترات الاستبقاء. بالإضافة إلى ذلك ، لدينا العديد من الأدلة حول كيفية تحقيق مكتب غير ورقي بفضل الماسح الضوئي.

PaperOffice DMS هو الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي الخاصة به ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات والخطط والصور التناظرية في النظام عبر الماسح الضوئي الخاص بك ورقمنتها ، حيث يتم تحويل النصوص إلى خطوط باستخدام OCR ، والتي يمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

لذلك كل ما تحتاجه هو ناسخة و PaperOffice DMS لتسريع الرقمنة التشغيلية أو حتى البدء. مسار يستحق العناء بالتأكيد.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة لدى مقدمي الخدمات والتجار للأجهزة متعددة الوظائف":

كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟

نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.

ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟

لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.

حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟

سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، مما يجعله محصنا ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!

هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟

نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.

الاستنتاج

يدعم PaperOffice DMS موفري الخدمات وتجار آلات النسخ ويوفر واجهات مناسبة للبرامج الأخرى واتصالات واجهة برمجة التطبيقات ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.

يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.

في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

حلول رقمية متخصصة لأتمتة العمليات التجارية

"إن معالجة المستندات يدويا في مثل هذا المجتمع الكبير كان سيكلفنا الكثير من الوقت.
مع الحل الآلي من PaperOffice DMS ، يمكن تقليل الجهد اليدوي بشكل كبير ، وفي الوقت نفسه تم إجراء استثمارات في التكنولوجيا الموجهة نحو المستقبل. نحن رواد في إدارة الممتلكات الرقمية".

السيد أليخاندرو كامبوس، أخصائي تكنولوجيا المعلومات ومدير المشروع في إدارة العقارات El Guijo