نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نرغب في أن نصبح أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

توضيح قانوني لأرشفة الوثائق

نقوم بتوجيهك خلال الغابة القانونية، ونكشف عن معرفة نصفها في التسويق ونوضح لك لماذا PaperOffice هو الأساس المثالي للوثائق الخاص بك لجميع المتطلبات القانونية.

التوثيق الإجرائي

هذا ما تحتاجه: توثيق الإجراءات وفقًا لمتطلبات GoBD

مستند إجرائي نموذجي لعملية المسح الاستبدالي، صادر عن الغرفة الاتحادية لمستشاري الضرائب (BStBK) بالتعاون مع جمعية مستشاري الضرائب الألمانية (DStV)


الالتزام بتقديم الأدلة

ماذا يقول الوثائق الإجرائية؟

أن كل شيء يعمل حسب الخطة

باستخدام الوثائق الإجرائية ، يمكن للشركات أن تثبت أن محاسبتها المدعومة بتكنولوجيا المعلومات وتخزين البيانات والمستندات تتوافق مع مبادئ الاستمرارية المحددة في GoBD.

أنه يمكنك توفير أي وثيقة تطلبها

الهدف هو جعل المحاسبة والأرشفة في الشركة قابلة للفهم والتحقق في غضون وقت معقول للخبير، على سبيل المثال في إطار عملية تدقيق.

بهذا الغرض، يوصف بالتفصيل كيفية تسجيل القسائم والمستندات واستلامها ورقمنتها ومعالجتها وإصدارها وتخزينها. مستخدم التكلفة للحل التكنولوجي المستخدم أو المقاول نفسه مسؤول عن إنشاء وثائق الإجراءات.

وثائق العمليات

ما يجب أن تأخذه الوثائق الإجرائية في الاعتبار؟

Für jedes IT-System sollte eine klar strukturierte Verfahrensdokumentation verfügbar sein. Inhalt, Struktur und Ergebnisse des IT-Prozesses sollten vollständig und überzeugend offensichtlich sein.
للتحقق من قابلية التتبع ، يلزم توفير وثائق إجرائية شاملة وحديثة توثق جميع تغييرات النظام والتكنولوجيا من حيث المحتوى والوقت بدون أي انقطاعات.

يجب أن تظهر وثائق الإجراءات كيف يتم التقاط المستندات الإلكترونية ومعالجتها وإصدارها وتخزينها أيضًا.
وصف لعملية النسخ الاحتياطي التي تم دمجها في PaperOffice عند استخدام قاعدة بيانات محلية، يعتبر أيضًا جزءًا هامًا من وثائق الإجراءات.

توثيق العمليات يصف العملية التنظيمية والتقنية المرغوبة. من تكوين المعلومات إلى التكشيف، المعالجة والتخزين، بالإضافة إلى استرجاعها بشكل واضح.


على الجانب الآمن

الحل: PaperOffice متوافق مع GOBD لتخزين المستندات

يتوافق PaperOffice مع GOBD من خلال الحصول على شهادة واختبار جميع متطلبات البرامج بالامتثال لجميع المعايير المطلوبة.

متطلبات1/6

مبدأ التتبع والتحقق (الفصل 3.1 من GOBD)

وفقًا للجمعية الألمانية للضرائب والحسابات، يجب على المكلف الضريبي ضمان حماية النظام الإلكتروني ضد الفقدان (على سبيل المثال، عدم العثور عليه) وحمايته من الإدخالات غير المصرح بها والتغييرات غير المشروعة.


متطلبات2/6

مبادئ الحقيقة والوضوح والسجلات المستمرة مع المواضيع الفردية (فصل 3.2 من GOBD)

Die DMS-Server-Komponenten unterliegen i. d. R. den gleichen Sicherheitsanforderungen wie andere IT-Komponenten. Relevante Themen sind Überwachung und die Datensicherheit.

متطلبات3/6

الكمال (GOBD- الفصل 3.2.1)

كمسألة مبدأ، يجب تسجيل كل وثيقة يجب الاحتفاظ بها بشكل منفصل وبجميع مكوناتها (اكتمال واكتمال المساحات الفارغة).


متطلبات4/6

الصحة (الفصل 3.2.2 من GOBD)

تتبعاً لمبدأ الصواب، يجب على نظام إدارة المستندات ضمان أن المستندات والبيانات التي يجب أن تتم أرشفتها تحتوي على درجة الانطباق اللازمة مع الأصل (من حيث الصورة أو المحتوى).

متطلبات5/6

طلب (الفصل 3.2.4 من GOBD)

يعتبر أن مبادئ المحاسبة المنتظمة عند استخدام DMS يتم الوفاء بها باستمرار إذا يمكن ضمان الامتثال لمعايير الانتظام طوال فترة الاحتفاظ بالوثائق بأكملها.


متطلبات6/6

التغيير (الفصل 3.2.5 من GOBD)

تتطلب GoBD أن يتم تصميم إجراء معالجة البيانات المستخدم بطريقة تمنع فيها قمع أو استبدال أو حذف أو تغيير أو تزييف أي معلومات دخلت إجراء المعالجة بدون تحديد (GoBD الفصل 3.1 ؛ 58-60).

الأسئلة المتكررة
من يساعد في توثيق العمليات؟

إذا كان لديك ثقة كاملة في عملياتك الخاصة، فمن المحتمل أن تستغني عن مستشار ضريبي. ومع ذلك، نحن نوصي بالحصول على مساعدة من مستشار ضريبي مسبقًا أو على الأقل مرة واحدة أثناء إعداد وثائق العملية. من خبرتنا الخاصة، فإن الكلام بصراحة مع الهيئة المدققة يكون دائمًا مستحسنًا ومفيدًا، لأنه على الرغم من جميع المواصفات والمعايير، فإن المدقق هو في النهاية من يقرر.

من يعتمد وثائق العملية؟

احذر من المعرفة الجزئية في التسويق: لا يتم قبول الشهادات من أي نوع أو من أي جهة مصدرة من قبل السلطات الضريبية! في حالة الحاجة، يتم الأخذ بعين الاعتبار فقط تقديم الوثائق الإجرائية وفقًا لـ GoBD وما إذا كان كل شيء متطابقًا حقًا يتم تقريره من جانب الجهة المدققة، مثل المدققون الضريبيون أو مكتب الضرائب الخاص بك.

لماذا ليس برنامج PaperOffice فقط كافيًا؟

بإيجاز: إذا كان لديك، على سبيل المثال، فاتورة مؤرشفة بطريقة قانونية وآمنة من ناحية المراجعة في PaperOffice، فقد يكون بالإمكان التلاعب أو التغيير في الفاتورة قبل المسح الضوئي. على الرغم من أنك تقوم بالحفظ بطريقة آمنة من ناحية المراجعة، إلا أن العملية الكلية نفسها ليست آمنة من ناحية المراجعة وبالتالي لا تتماشى مع GoBD.

هل يمكنني التخلص من الوثائق الأصلية؟

المستندات ذات الصلة بالقانون ، مثل العقود ، يجب الاحتفاظ بها في شكلها الأصلي. ببساطة: يقبل مكتب الضرائب المستندات الإلكترونية ، ولكن المحكمة تقبل فقط المستندات الأصلية في حالة النزاع. يرجع ذلك إلى أنه يمكن فحص التوقيعات فقط على المستندات الأصلية للتحقق من صحتها. نوصي بعدم التخلص من المستندات الأصلية.

لماذا يمكنني حذف وثائق PaperOffice؟

مرة أخرى ، هناك وثائق العملية. لأنه من الفني من المستحيل تمامًا استبعاد الحذف طالما أن البيانات مخزنة لديك. في النهاية ، يمكنك حذف السجل بنفسك مباشرة من قاعدة البيانات. أو قم بإزالة القرص الصلب. أو التخلص من الخادم. أو تفجير المبنى.

كيف يمكنني العثور على توصيات DMS التقنية؟

طورت Bitkom قائمة تحقق GOBD بشأن أنظمة إدارة المستندات وفقًا لأحدث إصدار GOBD بتاريخ 11/28/2019 ، والتي يمكنك العثور عليها هنا

change me
الافتتاحية

إدارة المستندات للشركات: كيف تحقق النظام والهيكلية

PaperOffice Academy

كن محترفًا في 15 دقيقة

مقدمة سريعة لـ PaperOffice 2022

change me
إصدار جديد

تنفيذ معالجة الفواتير الرقمية
التنفيذ الصحيح في 10 خطوات

كيف عزز دار المسنين هارتونغ كفاءته باستخدام PaperOffice

Case Study Image