نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

شرح الأرشفة القانونية للمستندات

نوجهك خلال الغابة القانونية ، وكشف المعرفة النصفية في التسويق ونشرح لك لماذا PaperOffice هو أساسك المثالي لجميع الاحتياجات القانونية.

التوثيق الإجرائي

ما تحتاجه: توثيق إجراءات وفقًا لمتطلبات GoBD

وثائق عملية عينية لمسح البدائل، نُشرت بالتعاون مع الغرفة الفدرالية الألمانية للمستشارين الضريبيين (BStBK) بالتعاون مع جمعية المستشارين الضريبيين الألمان (DStV).


الالتزام بتقديم الأدلة

ماذا يقول الوثائق الإجرائية؟

أن كل شيء يعمل حسب الخطة

باستخدام الوثائق الإجرائية ، يمكن للشركات أن تثبت أن محاسبتها المدعومة بتكنولوجيا المعلومات وتخزين البيانات والمستندات تتوافق مع مبادئ الاستمرارية المحددة في GoBD.

أنه يمكنك توفير أي وثيقة حسب الطلب

الهدف هو جعل المحاسبة والأرشفة في الشركة قابلة للفهم والتحقق في غضون وقت معقول للخبير، على سبيل المثال في إطار عملية تدقيق.

بهذا الغرض، يوصف بالتفصيل كيفية تسجيل القسائم والمستندات واستلامها ورقمنتها ومعالجتها وإصدارها وتخزينها. مستخدم التكلفة للحل التكنولوجي المستخدم أو المقاول نفسه مسؤول عن إنشاء وثائق الإجراءات.

معالجة الوثائق

ما يجب أن تأخذه الوثائق الإجرائية في الاعتبار؟

يجب أن يكون توفر وثائق تشريعية إجرائية جيدة التنظيم لكل نظام معلوماتي. يجب أن يكون محتوى وهيكلية ونتائج عملية تكنولوجيا المعلومات واضحة تمامًا ومقنعة.
للتحقق من قابلية التتبع ، يلزم توفير وثائق إجرائية شاملة وحديثة توثق جميع تغييرات النظام والتكنولوجيا من حيث المحتوى والوقت بدون أي انقطاعات.

يجب أن تظهر وثائق الإجراءات كيف يتم التقاط المستندات الإلكترونية ومعالجتها وإصدارها وتخزينها أيضًا.
وصف إجراء نسخ البيانات، والذي يتم دمجه في PaperOffice في حالة تطبيق قاعدة بيانات محلية، هو أيضًا جزء مهم من وثائق الإجراء.

تصف وثائق الإجراءات الإجراء التنظيمي والفني المقصود. من أصل المعلومات إلى فهرسة ومعالجة وتخزين فضلا عن الاسترجاع واضح.


على الجانب الآمن

الحل: برنامج PaperOffice المتوافق مع مواصفات GOBD لتخزين المستندات

يتوافق PaperOffice مع GOBD من خلال الحصول على شهادة واختبار جميع متطلبات البرامج بالامتثال لجميع المعايير المطلوبة.

متطلبات1/6

مبدأ التتبع والتحقق (الفصل 3.1 من GOBD)

وفقًا للمبادئ التوجيهية الألمانية للأنظمة المحاسبية الأوتوماتيكية والتوجيه المحاسبي للشركات ، يجب على المكلف ضمان أن النظام المعلوماتي مؤمن ضد الفقدان (على سبيل المثال، إعدام القابلية للتتبع) ومحمي ضد الإدخالات والتغييرات غير المصرح بها.


متطلبات2/6

مبادئ الحقيقة والوضوح والسجلات المستمرة مع المواضيع الفردية (فصل 3.2 من GOBD)

عادة ما تخضع مكوّنات خادم نظام إدارة المستندات لنفس متطلبات الأمان المطلوبة الأخرى لمكونات تكنولوجيا المعلومات. القضايا ذات الصلة هي إجراءات المتابعة وأمان البيانات.

متطلبات3/6

الاكتمال (الفصل 3.2.1 من GOBD)

كمسألة مبدأ، يجب تسجيل كل وثيقة يجب الاحتفاظ بها بشكل منفصل وبجميع مكوناتها (اكتمال واكتمال المساحات الفارغة).


متطلبات4/6

الدقة (الفصل 3.2.2 من GOBD)

تتبعاً لمبدأ الصواب، يجب على نظام إدارة المستندات ضمان أن المستندات والبيانات التي يجب أن تتم أرشفتها تحتوي على درجة الانطباق اللازمة مع الأصل (من حيث الصورة أو المحتوى).

متطلبات5/6

طلب (الفصل 3.2.4 من GOBD)

يعتبر أن مبادئ المحاسبة المنتظمة عند استخدام DMS يتم الوفاء بها باستمرار إذا يمكن ضمان الامتثال لمعايير الانتظام طوال فترة الاحتفاظ بالوثائق بأكملها.


متطلبات6/6

عدم التغيير (الفصل 3.2.5 من GOBD)

تتطلب GoBD أن يتم تصميم إجراء معالجة البيانات المستخدم بطريقة تمنع فيها قمع أو استبدال أو حذف أو تغيير أو تزييف أي معلومات دخلت إجراء المعالجة بدون تحديد (GoBD الفصل 3.1 ؛ 58-60).

الأسئلة المتكررة
من يساعد في توثيق العمليات؟

إذا كان لديك ثقة كاملة في عملياتك الخاصة، فمن المحتمل أن تستغني عن مستشار ضريبي. ومع ذلك، نحن نوصي بالحصول على مساعدة من مستشار ضريبي مسبقًا أو على الأقل مرة واحدة أثناء إعداد وثائق العملية. من خبرتنا الخاصة، فإن الكلام بصراحة مع الهيئة المدققة يكون دائمًا مستحسنًا ومفيدًا، لأنه على الرغم من جميع المواصفات والمعايير، فإن المدقق هو في النهاية من يقرر.

من يعتمد وثائق العملية؟

احذر من المعرفة الجزئية في التسويق: لا يتم قبول الشهادات من أي نوع أو من أي جهة مصدرة من قبل السلطات الضريبية! في حالة الحاجة، يتم الأخذ بعين الاعتبار فقط تقديم الوثائق الإجرائية وفقًا لـ GoBD وما إذا كان كل شيء متطابقًا حقًا يتم تقريره من جانب الجهة المدققة، مثل المدققون الضريبيون أو مكتب الضرائب الخاص بك.

لماذا ليس برنامج PaperOffice فقط كافيًا؟

شرح موجز ومختصر: إذا، على سبيل المثال، قمت بأرشفة فاتورة في PaperOffice بطريقة قانونية آمنة ومتطابقة مع سجلات المراجعة ، فقد يكون قد تم التلاعب بالفاتورة أو تغييرها قبل أن تتم مسحها. قد تكون تقوم بحفظها بطريقة تتوافق مع سجلات المراجعة ، ولكن العملية العامة نفسها ليست آمنة مقابل المراجعة وبالتالي لا تتوافق مع GoBD.

يمكنني التخلص من الوثائق الأصلية؟

المستندات ذات الصلة بالقانون ، مثل العقود ، يجب الاحتفاظ بها في شكلها الأصلي. ببساطة: يقبل مكتب الضرائب المستندات الإلكترونية ، ولكن المحكمة تقبل فقط المستندات الأصلية في حالة النزاع. يرجع ذلك إلى أنه يمكن فحص التوقيعات فقط على المستندات الأصلية للتحقق من صحتها. نوصي بعدم التخلص من المستندات الأصلية.

لماذا يمكنني حذف وثائق PaperOffice؟

مرة أخرى ، هناك وثائق العملية. لأنه من الفني من المستحيل تمامًا استبعاد الحذف طالما أن البيانات مخزنة لديك. في النهاية ، يمكنك حذف السجل بنفسك مباشرة من قاعدة البيانات. أو قم بإزالة القرص الصلب. أو التخلص من الخادم. أو تفجير المبنى.

كيف يمكنني العثور على توصيات DMS التقنية؟

طورت Bitkom قائمة تحقق GOBD بشأن أنظمة إدارة المستندات وفقًا لأحدث إصدار GOBD بتاريخ 11/28/2019 ، والتي يمكنك العثور عليها هنا

change me
الافتتاحية

الهجوم البرمجي الخبيث: كيفية حماية شركتك

PaperOffice Academy

كن محترفًا في 15 دقيقة

مقدمة سريعة لـ PaperOffice 2022

change me
جديد

برنامج إدارة العقود يحسن عملية العقود: هذا لا بد من مراعاته!

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

كيف جعلت IDC Construccion من PaperOffice DMS إدارة المستندات في صناعة البناء ثورة