نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

أتمتة العمليات التجارية في الإدارة العامة والسلطات


يتيح نظام إدارة الوجهات السياحية للمؤسسات والهيئات العامة التعامل الفعال مع أي نوع من الوثائق بالإضافة إلى المعالجة السريعة للاستفسارات وهو الشرط الأساسي للكفاءة والنجاح داخل الإدارة.

نصيحة مهنية

يتم استبدال الوثائق المكتوبة والعقود والمسودات والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير بوثائق إلكترونية بفضل الرقمنة وبالتالي تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.

بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.

الرقمنة في الإدارة العامة والسلطات

من مكتب الضرائب إلى KITA أو الحكومة المحلية أو السلطات أو وسائل النقل العام إلى قسم صيانة الطرق.

تقوم المؤسسات الرسمية والعامة بربط واستقرار الهياكل في البلديات والمدن والمقاطعات وكذلك الولايات الاتحادية ، حتى جمهورية ألمانيا الاتحادية كمجتمع سياسي.

يتم إنشاء الوثائق والبيانات في العديد من الإدارات المختلفة للهيئة. هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء المستندات المهمة كل يوم:

الكتابات والعقود والمسودات والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الوثائق أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.

Stack of paper in front of the computer
Paperless work through digital processes

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تصنيف كل مستند وفقا لنوعه ويمكن تعيينه للأشخاص والكائنات ، والتي يمكنك بعد ذلك الوصول إليها أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز. لذلك لديك جميع المعلومات والمستندات حول جميع المعلومات بوضوح في مكان واحد ، وهي قاعدة البيانات الخاصة بك.

بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.

من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية الحالية في إدارة الممتلكات ، يجب تنفيذ نظام إدارة المستندات PaperOffice.

وبهذه الطريقة ، يمكن تبسيط العمل اليومي وتحسينه وتحسينه بمساعدة الرقمنة. يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

يمكنك أيضا الاستفادة من المهام الإدارية الرقمية ومراقبة المراسلات الرسمية التي يتم وضعها عند إعادة التقديم أو تعيينها للموظفين عن طريق تعيين المهمة.

جميع المعلومات متاحة على الفور

ولا يمكن للبرمجيات الجيدة لإدارة الوثائق أن تتخذ قرارات سياسية، ولكنها يمكن أن تساعد كثيرا في العديد من مجالات الإدارة العامة في مختلف العمليات، لأن الغالبية العظمى مما يسمى بالملفات الإدارية ليس لها أولوية سيادية.

بصرف النظر عن ذلك ، لا يتعين على المستندات الرقمية استبدال المستندات الأصلية ، ولكنها تجعل العمل أسهل.

مع PaperOffice DMS ، يمكن رقمنة المستندات في العديد من السلطات والمؤسسات العامة وأرشفتها مركزيا بطريقة يمكن الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر دون الحاجة إلى الذهاب إلى الأرشيف أو التحقيق أولا في أي / زميلك يقوم حاليا بمعالجة الملف.

لا يقوم PaperOffice DMS برقمنة المستندات التماثلية فحسب ، بل يقوم برنامج إدارة المستندات بحفظ كل تغيير في المستند بترتيب زمني. الأصل لا يزال غير متأثر. يمكن استخدام وظيفة سير العمل ، على سبيل المثال ، لتعيين أنشطة معينة أثناء عمل المشروع ويحتفظ كل موظف بنظرة عامة على الحالة الحالية.

وفي الوقت نفسه، يمكن تقديم أفكار أو اقتراحات دون الحاجة إلى عقد اجتماعات في كل مرة. يمكن البحث عن المستندات المؤرشفة بواسطة الكلمات الرئيسية أو التاريخ أو الأرقام المرجعية ويمكن إنشاء القوالب الآلية بواسطة الذكاء الاصطناعي في PaperOffice DMS.

وتترتب على الاستخدامات المحتملة لنظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice عبر مختلف مستويات الإدارة الرسمية والعامة، على سبيل المثال في:

  • المدارس
  • رياض الاطفال
  • مكتبات
  • الجامعات
  • المستشفيات
  • الإدارات البلدية
  • مكاتب الضرائب
  • دور رعاية المسنين

بالطبع ، بفضل تخزين البيانات المتطور مع تشفير 1024 بت بالإضافة إلى التنسيق الداخلي الخاص وجدار الحماية ، يتم الحفاظ على الأمان وفقا ل GDPR. كما يثير PaperOffice DMS الإعجاب بسهولة التعلم والقدرة على إعداد ما يصل إلى 800 محطة طرفية مرتبطة ونسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء.

هذا هو PaperOffice DMS ، وهو برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.

لا يفرق PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والمرافعات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، يتم رقمنة عملياتك السابقة في المؤسسات والسلطات العامة ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وأكثر مرونة بكثير.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Hand presses a button on a scanner
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

تحسين العمليات التجارية بفضل PaperOffice DMS

بفضل الذكاء الاصطناعي المدمجة ، يتم تشغيل القواعد التلقائية. تقوم هذه الذكاء الاصطناعي تلقائيا بفرز المستندات في مجلدات مثل "الفاتورة" و "العقد" ، وتخزن الكلمات الرئيسية المقابلة وتقوم بتشغيل سير العمل الرقمي المخزن لنوع المستند المعني.

يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.

لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "الإنتاج" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.

لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات المتعلقة بالضرائب مثل رقم المستند والتاريخ وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو مستشار الضرائب أو العكس.

بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

Woman stamps a document
With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

الحل: معرفة مثبتة

أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟

PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.

المعالجة الرقمية هي أساس أساسي لضمان جودة الخدمة العالية للخدمات البلدية في المستقبل

يتعين على المؤسسات والسلطات العامة معالجة المستندات الخاصة بجميع المعاملات التجارية. التطوير المستمر لنماذج الأعمال يخلق باستمرار تحديات جديدة. ما يحتاجونه هو نظام جيد لإدارة الوثائق.

PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه السلطات والمؤسسات العامة ، مثل:

  • تخزين المستندات بجميع التنسيقات الرقمية وفقا لمبادئ الناتج المحلي الإجمالي / اللي >
  • وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
  • وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
  • التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
  • إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
  • إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

Man lectures in front of his audience
Optimization of business processes thanks to PaperOffice DMS

وظائف سير العمل واسعة النطاق من PaperOffice مثيرة جدا للاهتمام للسلطات والإدارات العامة. يتم تسجيل محتويات اجتماعات المشروع ويمكن استكمالها من قبل المشاركين في أي وقت ، كل ذلك على الشاشة ومن مواقع مختلفة. يتم ضمان الأرشفة المقاومة للتدقيق في جميع الأوقات ، بالإضافة إلى تحسين العمليات التنظيمية.

يدعم PaperOffice هذا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.

تستفيد المؤسسات والهيئات العامة من إدارة الوثائق الرقمية

يسمح نظام إدارة الوثائق بإنشاء قواعد بيانات منفصلة لكل منطقة على حدة ويمكنه إنشاء روابط في نفس الوقت. يتم مسح المستندات التماثلية ، مثل فواتير الحرفيين المقدمة ، ضوئيا باستخدام PaperOffice DMS وحفظها كصورة فوتوغرافية وكنص محول باستخدام برنامج التعرف الضوئي على الحروف. يمكن عرض جميع البيانات الموجودة ، على سبيل المثال عن المستأجر ، بوضوح وبشكل لا لبس فيه ، وهذا هو السبب في عدم الحاجة إلى حمل أي ملفات للمواعيد خارج المنزل. تقوم إدارة قاعدة البيانات التي يتم التحكم فيها الذكاء الاصطناعي بإنشاء قوالب من البيانات الرئيسية أو القوائم القابلة للاستخدام إحصائيا كما هو مطلوب.

في الوقت نفسه ، يتم الحفاظ على حماية البيانات اللازمة من خلال إدارة كلمة المرور الهرمية وتشفير 1024 بت.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

PaperOffice DMS ليس فقط واسع النطاق في وظائفه ، ولكن أيضا سهل التعلم ، مسترشدا بدروس الفيديو ، ولكن أيضا بالمشورة الفردية والتدريب إذا رغبت في ذلك. كل هذا بنسبة جيدة حقا بين السعر والأداء.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة في الإدارة العامة والسلطات":

كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟

نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.

ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟

لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.

حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟

سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، مما يجعله محصنا ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!

هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟

نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.

الاستنتاج

يدعم PaperOffice DMS السلطات والإدارات العامة ويوفر واجهات مناسبة للبرامج الأخرى واتصالات واجهة برمجة التطبيقات ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.

يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.

في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

تحسين سير العمل بفضل PaperOffice DMS

"بالفعل في الموعد الأول مع PaperOffice ، تلاحظ 20 عاما من الخبرة في PaperOffice في مجال إدارة المستندات."

ألكسندر ستاروك ، المدير المالي في Mennonite الإخوان بيليفيلد ه. V.