الرقمنة في الإدارة العامة والسلطات

الرقمنة في الإدارة العامة والسلطات

من مكتب الضرائب إلى KITA أو الحكومة المحلية أو السلطات أو وسائل النقل العام إلى قسم صيانة الطرق.

تقوم المؤسسات الرسمية والعامة بربط واستقرار الهياكل في البلديات والمدن والمقاطعات وكذلك الولايات الاتحادية ، حتى جمهورية ألمانيا الاتحادية كمجتمع سياسي.

يتم إنشاء الوثائق والبيانات في العديد من الإدارات المختلفة للهيئة. هذه هي الطريقة التي يتم بها إنشاء المستندات المهمة كل يوم:

الكتابات والعقود والمسودات والبحوث وآراء الخبراء وأكثر من ذلك بكثير. هذه لا تصل فقط عن طريق البريد ، بل تصل العديد من الوثائق أيضا عن طريق البريد الإلكتروني.

Paperless work through digital processes

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تصنيف كل مستند وفقا لنوعه ويمكن تعيينه للأشخاص والكائنات ، والتي يمكنك بعد ذلك الوصول إليها أثناء التنقل ، بغض النظر عن الجهاز. لذلك لديك جميع المعلومات والمستندات حول جميع المعلومات بوضوح في مكان واحد ، وهي قاعدة البيانات الخاصة بك.

بمساعدة حل إدارة المستندات ، يمكنك حفظ وأرشفة جميع المعلومات على نظام أساسي مركزي بطريقة مقاومة للتدقيق.

من أجل حل العديد من المشاكل الإدارية الحالية في إدارة الممتلكات ، يجب تنفيذ نظام إدارة المستندات PaperOffice.

وبهذه الطريقة ، يمكن تبسيط العمل اليومي وتحسينه وتحسينه بمساعدة الرقمنة. يمنحك PaperOffice DMS بنية واضحة في مستنداتك ويساعدك على التعامل مع تدفق المعلومات.

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود أو الرسائل من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

يمكنك أيضا الاستفادة من المهام الإدارية الرقمية ومراقبة المراسلات الرسمية التي يتم وضعها عند إعادة التقديم أو تعيينها للموظفين عن طريق تعيين المهمة.

جميع المعلومات متاحة على الفور

ولا يمكن للبرمجيات الجيدة لإدارة الوثائق أن تتخذ قرارات سياسية، ولكنها يمكن أن تساعد كثيرا في العديد من مجالات الإدارة العامة في مختلف العمليات، لأن الغالبية العظمى مما يسمى بالملفات الإدارية ليس لها أولوية سيادية.

بصرف النظر عن ذلك ، لا يتعين على المستندات الرقمية استبدال المستندات الأصلية ، ولكنها تجعل العمل أسهل.

مع PaperOffice DMS ، يمكن رقمنة المستندات في العديد من السلطات والمؤسسات العامة وأرشفتها مركزيا بطريقة يمكن الوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر دون الحاجة إلى الذهاب إلى الأرشيف أو التحقيق أولا في أي / زميلك يقوم حاليا بمعالجة الملف.

لا يقوم PaperOffice DMS برقمنة المستندات التماثلية فحسب ، بل يقوم برنامج إدارة المستندات بحفظ كل تغيير في المستند بترتيب زمني. الأصل لا يزال غير متأثر. يمكن استخدام وظيفة سير العمل ، على سبيل المثال ، لتعيين أنشطة معينة أثناء عمل المشروع ويحتفظ كل موظف بنظرة عامة على الحالة الحالية.

وفي الوقت نفسه، يمكن تقديم أفكار أو اقتراحات دون الحاجة إلى عقد اجتماعات في كل مرة. يمكن البحث عن المستندات المؤرشفة بواسطة الكلمات الرئيسية أو التاريخ أو الأرقام المرجعية ويمكن إنشاء القوالب الآلية بواسطة الذكاء الاصطناعي في PaperOffice DMS.

وتترتب على الاستخدامات المحتملة لنظام إدارة الوجهات السياحية PaperOffice عبر مختلف مستويات الإدارة الرسمية والعامة، على سبيل المثال في:

• المدارس
• رياض الاطفال
• مكتبات
• الجامعات
• المستشفيات
• الإدارات البلدية
• مكاتب الضرائب
• دور رعاية المسنين

بالطبع ، بفضل تخزين البيانات المتطور مع تشفير 1024 بت بالإضافة إلى التنسيق الداخلي الخاص وجدار الحماية ، يتم الحفاظ على الأمان وفقا ل GDPR. كما يثير PaperOffice DMS الإعجاب بسهولة التعلم والقدرة على إعداد ما يصل إلى 800 محطة طرفية مرتبطة ونسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء.

هذا هو PaperOffice DMS ، وهو برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.

لأنه بغض النظر عن شكل وصول المستندات إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

تحسين العمليات التجارية بفضل PaperOffice DMS

بفضل الذكاء الاصطناعي المدمجة ، يتم تشغيل القواعد التلقائية. تقوم هذه الذكاء الاصطناعي تلقائيا بفرز المستندات في مجلدات مثل "الفاتورة" و "العقد" ، وتخزن الكلمات الرئيسية المقابلة وتقوم بتشغيل سير العمل الرقمي المخزن لنوع المستند المعني.

يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.

لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "الإنتاج" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.

لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات المتعلقة بالضرائب مثل رقم المستند والتاريخ وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو مستشار الضرائب أو العكس.

بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.