نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نشرة أخبار بيبرأوفيس للمستخدمين المهتمين
نريد أن نكون أصدقاء

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

أعلى العروض التخفيضية الممكنة

أخبار خاصة للمتابعين الداخليين

ترقيات مجانية للمكافآت

صداقة ثقة كلمة شرف
لن نشارك أبدًا عنوان بريدك الإلكتروني مع أي شخص آخر وكل رسالة بريد إلكتروني تتضمن رابطًا لإلغاء الاشتراك بنقرة واحدة.

أتمتة العمليات التجارية في صناعة البناء والتشييد


يتيح PaperOffice DMS لشركات البناء تدفقا سلسا للمعلومات بين الإدارات بفضل رقمنة وأتمتة العمليات التجارية.

نصيحة مهنية

يتم استبدال المستندات المكتوبة والعقود والمسودات والبحوث وملاحظات التسليم وأكثر من ذلك بكثير بالمستندات الإلكترونية بفضل الرقمنة وبالتالي تحسين جميع عمليات العمل إلى أقصى حد.

تمكن الذكاء الاصطناعي المتكاملة العمليات التجارية من أن تكون مؤتمتة إلى حد كبير ، مما يسرع عملياتك ويزيد من النجاح والرضا.

الرقمنة في صناعة البناء والتشييد

تستفيد شركات البناء والشركات ومطورو العقارات ومديرو المشاريع والمهندسون ومطورو المشاريع بشكل كبير من استخدام إدارة البيانات المناسبة.

تقوم شركات البناء بإنشاء مستندات مهمة على أساس يومي: سجلات البناء ، ووثائق الصور ، والإيصالات ، والفواتير ، والرسومات ، وملاحظات التسليم ، والملخصات ، وأكثر من ذلك بكثير.

يجب رقمنة جميع هذه المستندات إذا وصلت في شكل ورقي ، وتتطلب إيداعا منظما ، ومهمة ومهمة وسير عمل ، ويجب أن تكون متاحة على الفور عند الطلب.

أفضل حل هو استخدام برامج إدارة المستندات المدروسة جيدا مثل PaperOffice DMS.

في صناعة البناء والتشييد ، غالبا ما تكون هناك عمليات قائمة على المشاريع. في كل من هذه المشاريع ، هناك كمية كبيرة من المعلومات المختلفة ، بما في ذلك الملفات والمستندات ، والتي يمكن إدارتها مركزيا بواسطة نظام إدارة الوجهات السياحية المناسب مثل PaperOffice.

Helmet is on site
DMS solution for digitization in construction

يتيح لك PaperOffice DMS كحل لصناعة البناء والتشييد إجراء بحث مباشر عن الكلمات الرئيسية من خلال مشاريعك وبيانات العملاء والمستندات. بفضل دمج PaperOffice DMS في شركة البناء ، يمكنك تسجيل نقاط على المنافسة من خلال أتمتة عملياتك من خلال سير العمل الرقمي ، أو الإيداع التلقائي لجميع المستندات المتعلقة بالمشروع ، وإدارة القواعد ، وإضافة المهام.

كيف يمكنني الاستغناء عن الورق في صناعة البناء والتشييد؟

يزيل PaperOffice جميع الاختناقات التي تستغرق وقتا طويلا وينشئ نظرة عامة واضحة على المستندات المهمة مثل العقود والفواتير والطلبات وملاحظات التسليم من خلال إدارتها رقميا في PaperOffice في المستقبل.

يصبح التقاط مستنداتك ومعالجتها ومشاركتها والبحث عنها وتتبعها أمرا سهلا للغاية باستخدام PaperOffice.

بفضل الوصول المتحكم فيه، وقوائم المهام التفصيلية، فضلا عن إصدار الموافقات باستخدام مهام سير العمل وإشعارات البريد الإلكتروني الموثوقة، يمكن للموظفين إكمال المهام الموكلة إليهم بكفاءة ويمكن للأشخاص المصرح لهم الموافقة عليها بسهولة أو رفض الإصدار.

باستخدام حل برنامج PaperOffice DMS، لن يتم فقدان المزيد من المستندات. وبغض النظر عن مكان وجودك ، يمكنك الوصول إلى المستندات المهمة في ثوان.

بالطبع ، أنت تعمل دائما مع أنظمتنا وفقا للقانون ومقاومة التدقيق بالكامل.

إدارة الوثائق الموجهة نحو العمليات

تضمن إدارة المستندات الموجهة نحو العملية أن تظل هذه المستندات محدثة بجهد قليل. يدعمك PaperOffice هنا من خلال وحدة مهام وسير عمل شاملة.

وبهذه الطريقة ، يمكن إنشاء سلاسل عمليات معينة ويمكن تحديد العمليات التشغيلية الحالية على المستندات الإلكترونية وتنفيذها جزئيا تلقائيا.

يمثل هذا تحسين العملية الخالية من الأخطاء ، لأنه لا يمكن تعيين المهمة فقط للموظفين الذين لديهم حقوق مستخدم محددة وفترات إكمال ، وتتطلب إصدارا رقميا ، ولكن أيضا تؤدي تلقائيا إلى مزيد من الإجراءات ، مثل إشعارات البريد الإلكتروني أو تغييرات حالة المستند .

وبهذه الطريقة ، يمكن تعيين جميع عمليات المستندات.

بالإضافة إلى مجموعة كاملة من المزايا الأخرى ، يعد PaperOffice DMS الأداة المثالية للتحكم في مراحل البناء المختلفة.

يمكن حفظ كل مستند ، من الفاتورة إلى حزمة من البراغي من متجر الأجهزة إلى خطط البناء المختلفة ، بالترتيب الزمني الصحيح واستدعائه حسب الحاجة.

الإصدار مهم هنا. على سبيل المثال ، خطة البناء الأصلية ، وخطة البناء المعدلة لاحقا ، وما إلى ذلك. يسمح PaperOffice DMS أيضا بتخزين الإدخالات المكتوبة بخط اليد والصور الفوتوغرافية لحالة البناء. مع PaperOffice DMS ، يمكن الحصول على توثيق كامل لجميع العمليات والحوادث أثناء البناء. من حفل وضع حجر الأساس إلى تسليم المفاتيح. وكل هذا بأقل جهد ممكن.

برنامج إدارة المستندات مثل PaperOffice DMS هو الأنسب لهذه المهام. لأنه برنامج لإدارة المستندات يمكنه القيام بأكثر بكثير من مجرد إدارة المستندات.

لا يفرق PaperOffice بين أنواع المستندات ، بغض النظر عما إذا كنت بحاجة إلى مساعدة في إدارة العقود والمرافعات ومراسلات البريد الإلكتروني: بفضل نظام إدارة المستندات PaperOffice ، يتم رقمنة عملياتك السابقة في الشركة ، مما يجعلها أكثر كفاءة وشفافية وجعلها أكثر مرونة.

لأنه بغض النظر عن شكل المستندات التي تصل إلى الشركة ، سواء كانت مستندات ورقية أو ملفات PDF أو رسائل بريد إلكتروني أو صور ، يتم أرشفتها تلقائيا وتخزينها في قاعدة بيانات آمنة.

وبالتالي يمكن الاعتراف بالعقود الهامة وإنهاؤها في الوقت المناسب أو إعادة التفاوض عليها. إصدار المستندات مع التوقيع الرقمي وإشعار البريد الإلكتروني بدلا من البريد الورقي البطيء ، يساهم البريد الإلكتروني غير الآمن في ولاء العملاء.

Notebook in the Spediton warehouse with PaperOffice DMS
Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

الحل: معرفة مثبتة

أليس من المنطقي استخدام برامج الإدارة في الممارسة العملية على الفور؟ التي لا تلبي جميع المتطلبات فحسب ، بل إنها سهلة التعلم وغير مكلفة أيضا؟

PaperOffice DMS هو الحل الكامل الذي تم تجربته واختباره للعمل الرقمي ، ومع أكثر من 20 عاما من الخبرة في السوق ، واحدة من أوائل رواد DMS.

المعالجة الرقمية هي أساس أساسي لضمان جودة الخدمة العالية لجميع الخدمات في المستقبل

كان "قانون القضيب" واحدا من أوائل القوانين في صناعة البناء والتشييد ، وكان هناك عدد لا يحصى من القوانين الأخرى التي يجب اتباعها حتى يومنا هذا. كان قانون القضيب في الواقع قضيبا طوله 5 أمتار ، والذي كان يستخدم في العصور الوسطى لضمان عرض الأزقة والشوارع بحد أدنى يبلغ حوالي 5 أمتار من خلال السماح للرجل بالمشي في الشوارع مع وجود هذا القضيب عبره. وحيثما أصبح ضيقا جدا، كان لا بد من هدم المبنى الذي كان بارزا جدا في الشارع. كان ذلك أقل ارتباطا بحركة المرور في ذلك الوقت وأكثر ارتباطا بخطر نشوب حريق. كان هذا لمنع المنازل المحترقة على جانب واحد من الشارع من الانتشار إلى الجانب الآخر.

اليوم ، يتكون قانون البناء الفيدرالي وقانون الولاية وحده من حوالي 1600 فقرة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك معايير ومواصفات الجمعيات المهنية لخصائص المواد ، ونوع الاستخدام ، وكيفية تركيب المواد وحتى مع اللوائح التجارية ، من يسمح له ببناء وتركيب ماذا. ربما لا يوجد سوى عدد قليل من البلدان على وجه الأرض التي لديها نظام بناء معقد مماثل.

بالنسبة للمقاولين ، المدنيين والهيكليين على حد سواء ، فإن هذا يعني استشارة المواصفات ذات الصلة لكل وظيفة ويعني إجراء أعمال ورقية شاملة إلى حد ما في كل مرة. ليس من غير المألوف أن يذهب البناؤون خطوة أخرى إلى الأمام ويطلبون تغييرات لم تكن متوقعة في خطة البناء الأصلية. هناك في بعض الأحيان ملاحظة مكتوبة بخط اليد في الخطة لما يجب تغييره وكيف. هذا يمكن أن يؤدي إلى سلسلة من ردود الفعل التي تؤثر على جميع الصفقات وحتى يزعج التخطيط المادي.

كيف يمكنني تتبع الفوضى الورقية؟

بالطبع ، بفضل استخدام PaperOffice DMS.

لأن PaperOffice يقوم بأرشفة جميع المستندات التي تم إنشاؤها في صناعة البناء وجميع المعلومات ذات الصلة وفقا للقانون وبطريقة مقاومة للتدقيق.

يتيح PaperOffice DMS ، فيما يتعلق ب NAS (التخزين المتصل بالشبكة) ، إنشاء شبكة إنترانت آمنة للغاية للاتصالات الداخلية ونقل البيانات. وهذا يخلق أمانا مزدوجا ضد الهجمات من الخارج. أولا جدار الحماية لنظام التشغيل وثانيا تشفير PaperOffice DMS. في الوقت نفسه ، يتم إعداد سحابة منفصلة عبر NAS ، مستقلة عن موفري الجهات الخارجية.

تجعل وظيفة سير العمل الشاملة من PaperOffice DMS الاتصال الداخلي أسهل بكثير. يشمل مصطلح داخلي أيضا الفروع أو المواقع الأجنبية. في حالة العمل المتعلق بالمشروع ، على سبيل المثال ، يتم دائما عرض الحالة الحالية وفي نفس الوقت المحفوظات.

بالطبع ، يتم أيضا تضمين تقويم خاص وخاص بالفريق ، حيث يتم إدخال المواعيد النهائية والأحداث المتعلقة بالوقت.

يقوم التعرف على المستندات المزود الذكاء الاصطناعي تلقائيا بترتيب جميع المستندات المراد حفظها في المجلد الصحيح وإنشاء فهرس كلمات رئيسية وسجل تغييرات. يجد محرك البحث الداخلي ل PaperOffice DMS كل مستند في أجزاء من الثانية.

يفي PaperOffice بأعلى معايير الأمان مثل إدارة التخويل أو منح أذونات الوصول. يحدد المستخدم خطوات العمل الفردية تماما كما سيتم تشغيلها ، على سبيل المثال "تسجيل" و "التحقق" و "الإصدار" و "الحجز" للفواتير.

لا يمكن تعيين المسؤولية فقط للأشخاص الفرديين ، ولكن أيضا لمجموعات المستخدمين مثل "المحاسبة" أو "الإنتاج" ، بحيث يمكن للزميل التدخل على الفور إذا كان الموظف غائبا.

لا تتعرف تقنية التعرف الضوئي على الحروف على محتوى المستند فحسب ، بل تتعرف أيضا على جميع حقول البيانات ذات الصلة بالضرائب مثل رقم المستند وتاريخه وصافي الضريبة والمبلغ الإجمالي. البيانات المستوردة متاحة لمراقبة التقييمات ومعاملات الدفع والمحاسبة المالية. هذا يوفر أعمال الدخول المرهقة ويقلل من أخطاء النشر.

Woman checks the plan on the construction site
Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

حجج مهمة لتضمين PaperOffice DMS في تخطيط الميزانية. وأخيرا ، يقتنع PaperOffice DMS أيضا بحقيقة أن الاستدامة وحماية البيئة تؤخذ في الاعتبار. عاجلا أم آجلا ، سيتم التحويل الكامل من المستندات التماثلية إلى النموذج الرقمي ، وبعد ذلك ستكون المؤسسة العامة ، التي ستستخدم بالفعل PaperOffice DMS ، مستعدة جيدا.

بنقرة ماوس واحدة فقط ، يمكن تصدير البيانات بما في ذلك موقع الأرشفة إلى عميلك أو مستشار الضرائب أو العكس.

بالطبع ، يسمح PaperOffice DMS بترحيل ودمج البيانات الرقمية الحالية من حلول البرامج الحالية. في الوقت نفسه ، يعد PaperOffice DMS الواجهة بين التناظرية والرقمية. باستخدام وظيفة المسح الضوئي ، يمكن للبرنامج قراءة المستندات التناظرية والخطط والصور في النظام ورقمنتها باستخدام الماسحات الضوئية ، ولكن أيضا التسجيلات من الهواتف المحمولة ، حيث يتم تحويل النصوص إلى كتابة باستخدام OCR ويمكن تغييرها في برامج Office. تضمن الطوابع الزمنية وتعيين الإصدار أن المستند الرقمي يتوافق مع الأصل التناظري.

يتعين على الشركات في صناعة البناء والتشييد معالجة المستندات لجميع المعاملات التجارية. التطوير المستمر لنماذج الأعمال يخلق باستمرار تحديات جديدة. ما يحتاجونه هو نظام جيد لإدارة الوثائق.

PaperOffice DMS هو البرنامج المناسب لأنه يأتي مع كل ما تحتاجه ، على سبيل المثال:

  • تخزين المستندات بجميع التنسيقات الرقمية وفقا لمبادئ الناتج المحلي الإجمالي / اللي >
  • وظائف تقديم وإعادة تقديم المستندات المتأخرة التي تتطلب اتخاذ إجراء
  • وظيفة تخزين بيانات التعلم الذاتي مع وضع العلامات ومحرك البحث الداخلي
  • التعيين التلقائي للمستندات المضافة حديثا إلى المجلد الصحيح
  • إنشاء قاعدة بيانات بسيطة واتصال قاعدة بيانات بما في ذلك قناع قابل للتخصيص بشكل فردي
  • إنشاء قالب آلي للعمليات والعمليات المتكررة

أرشفة آمنة ومتوافقة مع المراجعة: يفي PaperOffice DMS تقنيا بالمتطلبات القانونية ل GoBD و GDPdU و DSGVO

Group of people talking about the construction plan at the construction site
Work more efficiently thanks to secure document management and workflow solutions

يتيح PaperOffice DMS الاتصال ببرامج أخرى ، مثل ERP ، وبالطبع نقل المستندات من Microsoft Office عبر واجهات مناسبة. يعمل PaperOffice DMS على تسريع التواصل في التجارة والإنتاج مع الموردين والعملاء.

تتم مراقبة المواعيد النهائية والمواعيد ويتم تشغيل الإجراءات تلقائيا اعتمادا على الإعداد المطلوب. يمكن أتمتة عمليات الطلب وحتى التغييرات المخطط لها للمستقبل يمكن إدخالها بطريقة تدخل حيز التنفيذ في الوقت المطلوب.

بفضل وظائفه الواسعة ، يمكن بالتأكيد تصنيف PaperOffice DMS في الجزء الأعلى من إدارة محتوى المؤسسة (ECM).

يتضمن ECM الإدارة الشاملة لجميع المحتويات في مؤسسة ذات تسلسل هرمي وصول مطابق. PaperOffice DMS قادر على حفظ أي محتوى في شكل رقمي ، وتغيير محتواه وتنسيقه وإتاحته.

يحتوي PaperOffice DMS على جميع وظائف إدارة المحتوى المؤسسي وهذا بنسبة ممتازة من السعر إلى الأداء بالإضافة إلى شكل تشغيل قابل للتعلم بشكل حدسي يجعل التدريب الخارجي أو الداخلي المكلف غير ضروري. بدلا من ذلك ، تتوفر دروس فيديو مجانية للتعود على القوائم المختلفة. وبالتالي يمكن أن تصبح PaperOffice DMS المحور التنظيمي في كل شركة في التجارة والإنتاج وهذا تقريبا بسرعة الضوء.

تستفيد الشركات من صناعة البناء والتشييد من إدارة المستندات الرقمية

ومع ذلك ، مع PaperOffice DMS ، هناك إمكانيات أكثر بكثير لشركات البناء. على سبيل المثال ، إدارة المخزون بما في ذلك جرد تاريخ دائم أو رئيسي. أساس PaperOffice DMS هي حسابات مستخدمين مرتبطة في الشبكة. يتم دمج تخزين البيانات لحسابات المستخدمين هذه في قاعدة البيانات المركزية. يمكن التحكم في المستندات عبر الذكاء الاصطناعي باستخدام خوارزميات مختلفة ، والتي يمكن استخدامها لتشغيل العمليات الآلية.

قم بتحسين وقت عملك بنسبة تصل إلى 7.5٪ مقارنة بالعمل الورقي بفضل استخدام PaperOffice DMS.

وفر الوقت في العثور على المستندات وتوجيهها ومشاركتها.

باستخدام الطوابع الرقمية ، يمكن استكمال المستندات بمعلومات إضافية وحتى التحكم في سير العمل التفصيلي. في المقابل ، تضمن وظيفة المهمة وسير العمل الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمالها.

يحتوي PaperOffice DMS على تنقل ذكي في القائمة منظم منطقيا ويسمح بتشغيل بديهي في العديد من المجالات. توفر دروس الفيديو المتاحة مجانا على الإنترنت دعما إضافيا ، وبالطبع ، يمكن أيضا عقد دورات تدريبية مباشرة في مقر شركة العميل إذا رغبت في ذلك.

بالإضافة إلى توثيق مراحل البناء ، فإن PaperOffice DMS مناسب بنفس القدر لدعم المهام اللوجستية لشراء المواد. بفضل إمكانيات إنشاء قواعد بيانات في PaperOffice DMS ، يمكن مراقبة شراء المواد واستهلاك المواد وتعيين مستويات التحذير. يمكن استخدام الذكاء الاصطناعي الداخلية لإنشاء قوالب تتفاعل تلقائيا إذا كانت هناك اختناقات أو نقص ، على سبيل المثال إذا تم تقديم أوامر متكررة ، على الرغم من أن الكمية الحالية يجب أن تكون كافية بالفعل. يمكن استخدام وظيفة سير العمل لهذا الغرض ، والتي يمكن للموظفين المسؤولين في الشركة مقارنة تنفيذ مهامهم.

يمكن ل PaperOffice DMS تسريع مشروع البناء ومنع القرارات الخاطئة وتقليل التكاليف. ربما كانت الشركات التي بنت BER وما زالت تبني Stuttgart21 تفتقر ببساطة إلى البرنامج المناسب ، PaperOffice DMS.

FAQs

أخيرًا، نجيب على بعض الأسئلة المطروحة بشكل متكرر حول هذا الموضوع. "الرقمنة في صناعة البناء والتشييد والبناء":

كيف يمكن للموظفين الوصول إلى PaperOffice؟

نظرا لبنية البرامج اللامركزية والحديثة ، يمكن استخدام PaperOffice على أي جهاز تقريبا - من أجهزة الكمبيوتر الكلاسيكية إلى الهواتف الذكية / الأجهزة اللوحية إلى أجهزة التلفزيون.

ماذا يحدث للبيانات إذا لم يكن PaperOffice موجودا؟

لن يحدث ، ولكن لطمأنتك: يمكنك تصدير بياناتك في أي وقت ، نظرا لأن PaperOffice يعتمد على بنية قاعدة بيانات مفتوحة ، يمكنك الوصول إلى بياناتك في أي وقت.

حماية بيانات الموضوع: أين يتم تخزين جميع المستندات؟

سيقوم PaperOffice بتخزين جميع المستندات داخليا بتشفير عالي المستوى ، مما يجعله محصنا ضد سرقة البيانات ، على سبيل المثال ، ويتجاوز جميع متطلبات GDPR و GOBD.
تجنب الأخطاء: لا تقم أبدا بحفظ البيانات في سحابة تابعة لجهة خارجية!

هل يمكن تكييف PaperOffice تماما مع المواصفات؟

نعم، يمكن تكييف PaperOffice بنسبة 100٪ مع الاستخدام المقصود لضمان التكامل السلس مع العمليات والأنظمة الحالية. حتى واجهة البرنامج يمكن تصميمها بالكامل وتكييفها بحرية.

الاستنتاج

يدعم PaperOffice DMS صناعة البناء ويوفر واجهات مقابلة للبرامج الأخرى واتصالات واجهة برمجة التطبيقات ويمكن توسيعها في أي وقت وفقا لرغباتك. البرنامج سهل التعلم ويمكن دمجه بسهولة في الممارسة اليومية دون التسبب في الغياب لأغراض التدريب.

يوصي PaperOffice DMS باستخدام NAS (تخزين البيانات المدعوم من الشبكة) مع وظيفة النسخ الاحتياطي بحيث لا يتم فقدان البيانات المهمة أو التجسس عليها في سحابات الجهات الخارجية.

في نهاية المطاف ، يثير PaperOffice DMS الإعجاب بنسبة جيدة جدا من السعر إلى الأداء ومعرفة هائلة من خلال أكثر من 20 عاما من الخبرة العملية.

تحل PaperOffice كل مشكلة: مضمونة.

دراسة حالة

كيف جعلت IDC Construccion من PaperOffice DMS إدارة المستندات في صناعة البناء ثورة