Intelligent hantering av dokument: OCR, AI och REGEX

Minska mänskliga fel genom ökad noggrannhet

Att utföra upprepande uppgifter, som manuell datainmatning, kan vara ganska tråkigt och påverka kvaliteten på dina data när anställda blir trötta eller distraherade och glömmer eller blandar ihop siffror och ord.

Dessutom utgör tillgång och användarrättigheter en begränsad krets, eftersom inte alla anställda i ditt företag har rätt att se företagsdata och information.

För en mjukvara som innehåller automatisk textidentifiering är det aldrig svårt att hålla fokus och den kan identifiera texter, visa känsliga data, extrahera dem och organisera utdata med hög noggrannhet utan att "läcka" företagshemligheter.

Sänka kostnader och maximera kontorsutrymme

Manuell datainmatning kan vara mycket arbetskrävande och ju fler kvitton du måste behandla, desto högre blir dina personalkostnader. Dessutom kan vissa extra kostnader uppstå i samband med datafel på grund av mänskliga misstag.

Genom att automatisera processen och extrahera data med artificiell intelligens (AI) kan ett dokumenthanteringssystem som PaperOffice DMS hjälpa dig att minska dessa kostnader samtidigt som du frigör kontorsutrymme, eftersom du inte behöver anställa mer personal för att manuellt digitalisera kvitton eller stapla kvitton i ditt kontor.

Bevara dataintegritet och förbättra dataskyddet.

Trots att både digitala filer och fysiska pappersdokument kan gå förlorade eller skadas på grund av fysiska, miljömässiga eller tekniska faror spenderar de flesta företag fortfarande tid på att lagra allt i det fysiska arkivet och använda lokala lagringsplatser eller molnlagring för digitala dokument.

Tips

Förresten finns det en speciell artikel om att lagra i molnet och varför vi inte rekommenderar den metoden:

7 Maßnahmen wie Sie das Maximale aus Ihrem Synology NAS rausholen: Mit PaperOffice einfach gemacht

Hier geht es zum Ratgeber

Tack vare PaperOffice lagras allt ditt material direkt på din egen servers databas och ger dig full och obegränsad kontroll över all data. Du behöver inte installera någon server, för efter installationen tar PaperOffice hand om alla andra steg åt dig.

Eller använd din Synology eller QNAP NAS och hantera alla dina kvitton på din egen NAS-enhet! Vi listar 7 åtgärder för hur du kan få ut det mesta av din Synology NAS, här kan du läsa mer om det.

Revisionssäkerhet måste vara garanterad

Dessutom blir dataskyddet och åtkomsthanteringen enklare när verifikationerna har digitaliserats med PaperOffice, eftersom data säkert krypteras och arkiveras på ett revisionsäkert sätt i din databas, som bara du har tillgång till.

PaperOffice versionerar automatiskt varje ändrat dokument, skapar en skuggkopia och lagrar den separat så att du när som helst kan öppna den önskade versionen igen.

Vad är utmaningarna med att digitalisera kvitton med OCR?

När man extraherar data med optisk teckenigenkänning (OCR) finns det några utmaningar som måste tas i beaktning. Fakturaversionerna skiljer sig mycket åt eftersom varje företag har sitt eget format.

För att dina kvitton ska kunna läsas korrekt har PaperOffice automatisk dokumentidentifiering med hjälp av artificiell intelligens (AI) som kallas PIA.

PIA använder speciella algoritmer och igenkänningstekniker.

PIA har också en omfattande inbyggd ordlista som automatiskt identifierar och jämför felaktigt identifierade termer för att ersätta dem med rätt. Du kan vara säker på att korrekt textigenkänning har registrerats för ditt dokument.

Läsning av relevanta dokumentinformationer

Relevanta dokumentinnehåll som datum, belopp, dokumenttyper, nyckelord och fakturadata upptäcks, extraheras och används för taggning. Dessutom söks och extraheras dokumentrelaterad information, som netto- och bruttosumma, momsats och dokumentvaluta efter fakturadata. Denna intelligent dataidentifiering sker helt automatiskt i PaperOffice.

Tyvärr kan det finnas flera faktorer som påverkar bildkvaliteten vid skanning av pappersdokument, såsom inriktning, veck, textstorlekar, ljusstyrka, handskrivna texter med mera. Detta påverkar både textigenkänningens kvalitet och extraheringen av data. Det kan därför hända att redan inspelade dokumentmallar inte känns igen eller att dokumentinnehåll inte lagras korrekt.

Här kommer reguljära uttryck in i bilden.

Reguljära uttryck (Regex) är ett fantastiskt sätt att söka efter exakta värden i texten.

Vi förklarar i detalj hur du kan använda reguljära uttryck med hjälp av tydliga exempel i den andra delen av artikeln.

Det är enklare att komma igång än du tror.

Har du fortfarande tveksamheter om att du klarar det? Läs våra kundfall om PaperOffice integration i din affärsverksamhet och övertyga dig själv om enkelheten eller begär helt enkelt en testinstallation.