Savet stručnjaka
Šta je NAS?
Tajvanska kompanija Synology prodaje različite uređaje za skladištenje (NAS uređaje) prikačene na mrežu pod imenom "Sinologija NAS". Ovi uređaji omogućavaju i kompanijama i privatnim korisnicima da efikasno štite svoje podatke i da ih organizuju i koriste pojedinačno.
NAS je server datoteka sa sopstvenim operativnim sistemom koji čini njegov prostor za skladištenje dostupnim preko mreže.
Sinologija NAS pruža idealne uslove za sva preduzeća, ali posebno SMB-ove, da brzo i lako skladište korporativne podatke.
U sledećem članku ćemo vam pokazati kako možete da izvučete najviše iz svoje Sinologije NAS za vašu kompaniju i kako upravljanje dokumentima može da funkcioniše lako i bez Dokera.
Using Synology NAS devices is highly advisable for any business of any size
Zašto koristiti NAS umesto oblaka?
Skoro svi koji su se bavili temom skladištenja dokumenata u kompaniji svakako su postavili ovo pitanje.
Postoje razni provajderi skladišnog prostora u oblaku na Internetu. Korišćenje ovoga ima prednosti, ali i mane. Najveći nedostatak je nesumnjivo predaja podataka trećim licima. Čak i ako se obeća da su uskladištena dokumenta apsolutno bezbedna, nijedna kompanija na svetu ne može da garantuje e00 odsto.
Ne samo da hakerski napadi mogu da ugroze bezbednost podataka, u zavisnosti od toga gde je sedište provajdera u oblaku, odgovarajući nacionalni zakoni mogu da omoguće nadležnim organima i kompanijama da pristupe sadržaju potpuno legalno. Nažalost, SJEDINJENE Države su loš primer. Već u aprilu 2017. godine, poznati kompjuterski časopis "c't" upozorio je protiv američkih oblaka, pošto su stručnjaci ocenili njihovu zaštitu podataka kao veoma nisku. Međutim, curenje podataka je takođe moguće u bilo kom trenutku u EU ili u Nemačkoj, bilo zbog aljkavost operatera odgovarajućeg oblaka ili zbog tajnih ovlašćenja evropskih tajnih službi.
Mnoge kompanije, posebno velika i velika preduzeća, vide ovo kao prepreku bezbednosti podataka i zato se zalažu za korišćenje sopstvenog servera, kao što je Synology NAS.
Tajvanska kompanija Synology je svetski lider u proizvodnji priključenog skladišta na mreži. Umesto nesigurnog oblaka nezavisnog dobavljača, postoji interna mreža čiji se kapacitet skladištenja može prilagoditi zahtevima.
Razumno rešenje za kompanije je stoga podešavanje interne mreže sa zajedničkim serverom za sve povezane terminale. NAS formira srce hardvera, centralno skladište podataka.
Datenspeicherung in der Cloud ist ein Hindernis für die Datensicherheit vieler Unternehmen
Šta je upravljanje digitalnim dokumentima?
Vremenom se mnogi važni dokumenti akumuliraju u domaćinstvu - a još više u nekoj kompaniji. Efikasno upravljanje ovim dokumentima je od suštinskog značaja za ekonomski uspeh i jednostavan pregled polisa osiguranja, ugovora, dokumenata itd.
Dokumenti se mogu čuvati u papirnom obliku u fasciklama. Međutim, oni tada zauzmu mnogo prostora i, pre svega, teško ih je pretražiti.
Ovo je mesto gde upravljanje digitalnim dokumentima pokazuje svoje prednosti: arhiviranje zahteva malo prostora, podaci takođe mogu da se rezervne snime na drugoj lokaciji i velika prednost: postoji pretraga celog teksta koja pretražuje dokumente i brzo pronalazi sve dokumente koje želite da pronađete.
Pošto smo pojasnili jednu od najvažnijih prednosti korišćenja NAS-a, a to je potpuna kontrola i racionalizacija troškova, vreme je da shvatimo kako treba da se radi upravljanje dokumentima o Sinologiji NAS i kako funkcioniše Sinologija DMS.
Upravljanje digitalnim dokumentima, poznato i kao sistem za upravljanje dokumentima, koristi se za skladištenje, upravljanje i kontrolu protoka dokumenata i informacija unutar organizacije. Pored toga, najvažnija funkcija DMS-a je da služi kao veza između vašeg Sinologije NAS i vaših podataka.
Baze podataka se koriste za komunikaciju između računara povezanih sa mrežom i NAS-a.
All data is stored with high security encryption in the database, which is located on your Synology NAS
Centralni fokus sistema za upravljanje podacima kao što je PaperOffice DMS su logički strukturirane baze podataka, od kojih struktura omogućava najveću moguću bezbednost, ali i munjevito brz pristup dokumentima.
PaperOffice DMS ide bezbednim putem, jer su svi podaci uskladišteni u visoko šifrovanom obliku u bazi podataka, koja se nalazi na vašem Sinologiji NAS. Ovako se kreira upravljanje dokumentima na vašem NAS-u, takozvanom Sinološkom DMS-u.
To znači da uvek imate pristup i kontrolu nad svojim podacima.
Na taj način, svi dokumenti preduzeća su uvek dostupni i to ne samo kada je dotiиni kolega imao pokrenut kompjuter i dozvoli pristup podacima. Naravno, hijerarhijski nivoi su mogući i na NAS-u, već na podešavanju različitih nivoa pristupa zaštićenih lozinkom.
Koliko je složena instalacija i podešavanje baze podataka?
Instalacija i podešavanje baze podataka na vašoj Sinologiji NAS uopšte nije komplikovana i ne zahteva IT specijalistu.
Naročito zato što je poznato da je rad Dokerovih kontejnera nestabilno i nepouzdano rešenje za integraciju, PaperOffice je odlučio da kroz direktnu, domorodačku upotrebu MariaDB obezbedi provereno i pouzdano rešenje za skladištenje podataka.
Za razliku od Docker instalacije, instalacija uz pomoć PaperOffice YouTube videa se obavlja u roku od nekoliko minuta, čak i za laika.
Koje su prednosti neusaglašašenja Dokerovih kontejnera?
Bolja PaperOffice odluka bez Dokera ima ogromne prednosti koje možete koristiti bilo koju Sinologiju NAS a ne skupu Plus seriju.
Što ima pozitivan efekat na vaš novčanik i lako je na budžetu.
Kako podaci dolaze do Sinologije NAS?
Skeniranje dokumenata
Proces je jednostavan: ako podaci još uvek nisu dostupni u digitalnom obliku, papirni dokumenti prvo moraju biti skenirani ili fotografisani.
Pomoću skenera ili drugog uređaja za digitalizaciju dokument se ne konvertuje samo u sliku, već se njegov sadržaj može "čitati" i elektronskim putem. Funkcija skenera integrisana u PaperOffice DMS povezuje se sa skenerom i na taj način prenosi digitalni medijum na softver za upravljanje dokumentima.
O tome kako je najbolje integrisati skener, digitalizovati dokumente, već smo opisali u drugom članku.
Skladište digitalnih dokumenata
Podaci u digitalnom obliku, kao što su e-poruke ili digitalne datoteke, mogu se lako prevući i ispustiti u interfejs PaperOffice. Ako želite da arhivirate nekoliko dokumenata bez ručnog napora, nadgledanje fascikle integrisano u PaperOffice je pogodno za to. Ovo omogućava nesmetano arhiviranje u pozadini.
Postojeći podaci
PaperOffice sistem za upravljanje dokumentima takođe olakšava korisnicima premeštanje digitalnih podataka koji su ranije bili na hard diskovima laptopova ili stonih računara na deljeni uređaj za skladištenje podataka, Sinologija NAS.
Svi postojeći podaci mogu da se uvezu u sistem za upravljanje dokumentima samo jednim klikom.
Postoji i mnogo drugih načina da podatke uvučete u sistem za upravljanje dokumentima, koji su već integrisani u PaperOffice DMS u standardnoj verziji.
Dodata vrednost i prednosti
Evo nekih od najizuzetnijih prednosti upravljanja dokumentima na vašoj Sinologiji NAS:
- Minimalna investicija uz maksimalnu korist za pojedinačne radne stanice i timove
- Zadrži kontrolu nad podacima
- Sve prednosti oblaka, ali bez propratnih troškova i neizvesnosti
- Funkcija za pravljenje rezervne kopije jednostavnih podataka rezervne kopije podataka
- Uštedite vreme tražeći dokumentaciju i troškove upravljanja i skladištenja
- Povećanje produktivnosti pomoću alatki za saradnju
- Da ne zaboravim pozitivan "nuspojava" većeg unutrašnjeg i spoljašnjeg zadovoljstva kupaca
Uštedite sebi ogromne troškove nabavke za skupe servere ili cloud usluge - integrišete Sinologiju NAS u svoju mrežu i povežite PaperOffice sa NAS: Gotovo!
Zbog PaperOffice arhitekture, kombinacija sa Sinologijom NAS je savršeno rešenje za kompletno upravljanje dokumentima u digitalnoj kancelariji.
Sinologija je pogodno rešenje dizajnirano za non-stop rad. Synology supports your PaperOffice to deliver all documents and related information to all network users and OwnCloud technology on the go.
Zahvaljujući lakoj instalaciji baze podataka i nedostatku Doker kontejnera, Synology nudi širok spektar NAS modela koji nesmetano rade sa PaperOffice-om. Dakle, ne samo velike kompanije mogu imati koristi od digitalizacije.
Sinologija ne samo da nudi NAS modele opremljene moćnim CPU-ovima, već nudi i mogućnost stvaranja više RAID grupa i keširanje i sisanje. Primenite tehnologije koje vam omogućavaju da kreirate hibridno rešenje za skladištenje koje omogućava ogroman kapacitet skladištenja, probojne performanse i budžetski svesnu potrošnju.
Ulažete samo jednom u kupovinu NAS-a i sistema za upravljanje dokumentima, imate potpunu kontrolu nad podacima i nemate propratne troškove.
Zahvaljujući paketu Synology Hyper Backup možete automatski da kreirate rezervne kopije baze podataka. Zahvaljujući Radionicama PaperOffice na YouTube-u, postavka se radi u roku od nekoliko minuta.
Agilnost i automatizacija administrativnih zadataka sa kreiranjem tokova posla koji omogućavaju integraciju dokumenata i poslovnih procesa u kontrolisano okruženje i jasno definisane i nadgledane aktivnosti
Prvi koraci su lakši nego što mislite.
Da li si još uvek zabrinut da nećeš ući? Pročitajte studije slučaja naših klijenata o integraciji Synology i PaperOffice DMS-a u različite industrije i pogledajte jednostavnost za sebe.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "":
Za koga je pogodna kancelarija bez papira?
Brz i jednostavan odgovor na pitanje je: za svaku kompaniju. Svi poslovni sektori i veličine imaju koristi od kancelarije bez papira, od malih i velikih preduzeća i start-apova do velikih kompanija. Međutim, konverzija je posebno dragocena za mala i srednja preduzeća: Smanjenjem procesnih napora i troškova oslobađa se budžet neophodan za dalje podsticanje rasta.
Da li mogu da koristim DMS dobavljača usluga zasnovanog na oblaku za kancelariju bez papira?
Ne. Drugi faktor koji je svima na usnama od kada je GDPR na snagu najkasnije 2018. godine je zaštita podataka. Preporučujemo korišćenje vašeg Sinologije NAS.
Zaključak
-
Beneficije opravdavaju trud i troškove
Digitalni rad i unošenje starih dokumenata u novo doba biće najbolja ključna investicija koja će uštedeti neverovatnu količinu vremena, novca i živaca u budućnosti.
-
Treba ti neko ko zna
Nije vam potreban sopstveni IT specijalista da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam je potrebno je pravi partner pored vas koji, zahvaljujući svom iskustvu, može da sprovede tačno ono što vam je potrebno. Izbegavajte zastrašivanje i odaberite probne pozicije umesto fensi PowerPoint prezentacija, a da ih zapravo nisu testirali. -
Hardver je obično već dostupan
Iskustvo je pokazalo da skoro svaka operacija, kompanija i kompanija imaju veliki kopir koji ne koristi svoj potencijal. Ovi uređaji vole masovno skeniranje, tolerantni su na spajalite i mogu biti osnova za digitalni početak bez ulaganja skenera.
-
Jeftinije nego što se očekivalo sa pravim DMS-om
Izbegavajte zamke troškova sa DMS / ECM sistemima gde ste nemilosrdno na milost i nemilost proizvođačima. Nemojte praviti kompromise kada su u pitanju sopstvene opcije administracije, kao što su podučavanje dokumenata i pravljenje samih postavki. Ako vam je potrebna pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali će ostati nezavisan.
-
Digitalna automatizacija je budućnost
Procedure će biti potpuno identične u budućnosti, ali potpuno automatizovane.
Stiže faktura? Tok posla je aktiviran i sve ide svojim definisanim putem.
Pretražujete svih 1000 fascikli? Nema problema, jer imate svoj Google!