Automatizacija poslovnih procesa za baštovanstvo i uređenje prostora
PaperOffice DMS za baštovanstvo i uređenje prostora omogućava nesmetan protok informacija zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, fakture, beleške o isporuci i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Integrisani AI omogućava da poslovni procesi budu u velikoj meri automatizovani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u industriji baštovanstva i uređenja prostora
Kompanije za baštovanstvo i uređenje prostora imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima, jer svakodnevno dobijaju papirna dokumenta.
Ovako kompanije za baštovanstvo i uređenje prostora svakodnevno akumuliraju važna dokumenta:
Zapisi, skice, nacrti, spoljna pisma, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Ova ne samo da stižu poštom, mnoga pisma takođe stižu e-poštom.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Veoma je važno da se važni rokovi iskaћu i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata. PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će se u budućnosti digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Rešenja za upravljanje dokumentima su važna u svakoj industriji, za kompanije u industriji baštovanstva i uređenja prostora, posledice pogrešne odluke u upravljanju dokumentima mogu biti fatalne. Netačni recepti, netačni rezultati testa ili zastareli umeci paketa mogu dovesti do zdravstvenih rizika. Nepravilno izvršavanje upita nad podacima tokom nadgledanja takođe može dovesti do neuspeha ili gubitka certifikacionog certifikata.
Dakle, u farmaceutskoj industriji postoji mnogo stvari koje treba uzeti u obzir za optimalno upravljanje kvalitetom i nivo informacione bezbednosti.
U industriji baštovanstva i uređenja prostora svakodnevno se koristi mnogo papira. S jedne strane, pošto su procesi prilično složeni, to dovodi do velikih planina papira, ogromne količine podataka, ali i do dugog procesa pretrage.
Zajedno sa konsultantskom kompanijom nezavisnog proizvođača, godišnja vrednost dodatnih dokumenata obračunata je na do deset miliona evra (od 2020. godine).
Sa prosečnim vremenskim ulaganjem od pet minuta za održavanje strukture fascikli i popunjavanja, deset pretraga po zaposlenom nedeljno i deset minuta za svaku pretragu, to je rezultiralo troškovima istraživanja do dva miliona evra godišnje.
Zašto je softver za upravljanje dokumentima savršeno rešenje?
Sistem za upravljanje dokumentima PaperOffice donosi organizaciju i zaštitu podataka pod jednom haubom. Inovativni sistem obezbeđuje efikasnije alatke za pretragu i preuzimanje koje smanjuju vreme odziva i obezbeđuju da se dokumenti nikada ne izgube, što je uvek zadovoljstvo za preduzeća.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama, naplati i korespondenciji e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi se pretvaraju u Vašu kompaniju digitalizovani, čineći vas efikasnijim, transparentnijim i mnogo fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Zahvaljujući integrisanom AI, aktiviraju se automatska pravila. Ovaj AI automatski sortira dokumente u fascikle kao što su "Faktura" i "Beleške o isporuci", skladišti odgovarajuće ključne reči i pokreće digitalni tok posla uskladišten za odgovarajući tip dokumenta.
Kako proći bez papira?
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme, dovodi do uštede troškova, kao što je eliminisanje papirnih dokumenata i kreira jasan pregled važnih dokumenata, kao što su potvrde, ugovori, beleške o isporuci ili druga pisma, tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u .
Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.
Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i odobrenjima pomoću tokova posla i pouzdanim obaveštenjima putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke, a ovlašćena lica mogu lako da odobre ili odlože odobrenje.
Sa PaperOffice DMS softverskim rešenjem, više se ne gube dokumenti. I bez obzira gde se na tobom, možeš da pristupiš važnim dokumentima za nekoliko sekundi.
Naravno, uvek radite sa sistemom za upravljanje dokumentima u skladu sa zakonom i potpuno ste pod kontrolom.
Potvrde, izjave i slični dokumenti više ne moraju da se šalju putem pošte. Interna pošta se takođe može slati digitalno na ovaj način. Na taj na ovaj naиe se иuva papir, koљta za dodatno skladištenje podataka i putovanja u arhive. Dokumentima se mogu obezbediti ključne reči (urednik, tema, status, datum itd.) i zatim se lakše pronaći.
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice vas ovde podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahteva digitalno odobravanje, već i automatski pokreće dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.
Na taj način svi procesi dokumenta mogu biti mapirani.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Vremenski dobitak za važne stvari, ušteda troškova eliminisanjem vaših papirnih arhiva, poboljšanjem vaše usluge kroz mogućnost brzog pružanje informacija i proverom i digitalnim arhiviranjem volumena vašeg dokumenta - to garantuje PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno industriji baštovanstva i uređenja prostora, kao što su:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR-a
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja. Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Bezbednost podataka je izuzetno važno pitanje, posebno u industriji baštovanstva i uređenja prostora. Zato PaperOffice DMS radi sa 1024bit kodom za šifrovanje, ali ne samo to.
Svi podaci se konvertuju u sopstveni format koji je nezavisan od operativnog sistema. Kao rezultat toga, hakeri i iznuđivanje prvo moraju da razbiju zaštitni zid operativnog sistema, zatim enkripciju i na kraju strani format, što se do sada nije dogodilo. PaperOffice DMS ima veoma efikasan sistem za upravljanje lozinkama tako da na kraju krajeva ljudsko biće, koje treba posmatrati kao najveću slabu tačku svakog računara, ne može da izazove nikakvu štetu.
Svi digitalni podaci su šifrovani u PaperOffice DMS-u sa 1024 bita i format se konvertuje. To rezultira tako velikim preprekama za hakere i špijune da su svi do sada podbacili sa PaperOffice DMS-om. Istovremeno, hijerarhijski sistem za upravljanje lozinkama sprečava sve da imaju pristup svemu.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada faktura je takođe prednost za mnoge kompanije u industriji baštovanstva i uređenja prostora. Dolazne fakture se mogu automatizisati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosleđivanje odgovornom zaposlenom. Proces kontrole i puštanja u rad putem digitalnog puštanja u rad takođe se može voditi brzo i efikasno putem sistema.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti u poreskog savetnika ili obrnuto.
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.
Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).
ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS može postati organizaciono čvorište u svakoj kompaniji i to gotovo brzinom svetlosti.
Kompanije iz industrije baštovanstva i uređenja prostora imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
38% svih anketiranih kompanija jednostavno nema vremena da digitalizuje svoje procese. Preporučujemo proceduru koja počinje osnovnim procesom, skeniranje analognih dokumenata u isto vreme kada se obrađuju. Na taj način, grupi ljudi koji svakodnevno rade sa kopir-kopirom takođe bi se moglo naložiti, koliko je to moguće, da skeniraju arhivu malo po malo.
Zahvaljujući automatskom prepoznavanju dokumenata sa doslednim karakteristikama, PaperOffice DMS uvek može da dodeli sve skenirane dokumente ispravnoj lokaciji za skladištenje u digitalnoj memoriji. Ima smisla početi skeniranje arhive najnovijim stavkama kako bi se dodatno smanjila veličina analogne arhive kako periodi zadržavanja ističu. Pored toga, imamo mnogo vodiča kako da postignete kancelariju bez papira zahvaljujući skeneru.
PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem putem skenera i digitalizuje ih, čime se tekstovi konvertuju u fontove pomoću OCR-a koji se mogu menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
Dostupni mehanizmi procene, koje kontroliše AI integrisan u PaperOffice DMS, omogućavaju procene i statistička istraživanja tokova materijala koji se dešavaju u kompaniji.
PaperOffice DMS, sa svojim brojnim alatima za upravljanje, idealan je softver za industriju baštovanstva i uređenja prostora, koji omogućava i bezbedan i munjevito brz pristup svim podacima potrebnim za najbolje moguće savete korisnika. Istovremeno, PaperOffice DMS se može koristiti za upravljanje svim pitanjima koja se inače pojavljuju u poslovanju.
Kako ne bi postojala samo raznovrsnost u upravljanju dokumentima i zaštiti podataka, PaperOffice DMS preporučuje upotrebu internog mrežnog skladišta (NAS) sa funkcijom rezervne kopije, što smanjuje verovatnoću potpunog gubitka na minimum i istovremeno predstavlja unutrašnji oblak koji, za razliku od oblaka spoljnih provajdera, zaista štiti od neželjenog pristupa vladinih ili nevladinih tela.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija za baštovanstvo i uređenje prostora":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava digitalizaciju u industriji baštovanstva i uređenja prostora i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.