Automatizacija poslovnih procesa u građevinskoj industriji
PaperOffice DMS za građevinska preduzeća omogućava nesmetan protok informacija između odeljenja zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, istraživanja, beleške o isporuci i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Integrisani AI omogućava da poslovni procesi budu u velikoj meri automatizovani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u građevinskoj industriji
Građevinske kompanije, korporacije, projektanti nekretnina, menadžeri projekata, inženjeri i projektanti imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima.
Građevinske kompanije svakodnevno generišu važna dokumenta: evidencije građevinarstva, foto dokumentaciju, potvrde, fakture, crteže, beleške o isporuci, brifinge i još mnogo toga.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Najbolje rešenje je korišćenje dobro promišljenog softvera za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS.
U građevinskoj industriji često postoje procesi zasnovani na projektima. U svakom od ovih projekata postoji velika količina različitih informacija, uključujući datoteke i dokumente, kojima se može upravljati centralno odgovarajućim DMS-om kao što je PaperOffice.
PaperOffice DMS kao rešenje za građevinsku industriju vam omogućava da izvršite pretragu uživo kroz svoje projekte, podatke o klijentima i dokumente. Zahvaljujući integraciji PaperOffice DMS-a u građevinsko preduzeće, možete da osvojite poene u odnosu na konkurenciju automatizacijom vaših procesa putem digitalnih tokova posla ili automatskim popunjavanjem svih dokumenata vezanih za projekat, upravljanje pravilom, dodavanje zadataka.
Kako da prođem bez papira u građevinskoj industriji?
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori, fakture, porudžbine, beleške o isporuci tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.
Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i izdavanju odobrenja pomoću tokova posla i pouzdanih obaveštenja putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke i ovlašćena lica mogu lako da ih odobre ili odlože objavljivanje.
Sa PaperOffice DMS softverskim rešenjem, više se ne gube dokumenti. I bez obzira gde se na tobom, možeš da pristupiš važnim dokumentima za nekoliko sekundi.
Naravno, uvek radite sa našim sistemima u skladu sa zakonom i potpuno ste pod kontrolom.
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice vas ovde podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahtevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta .
Na taj način svi procesi dokumenta mogu biti mapirani.
Pored čitavog niza drugih prednosti, PaperOffice DMS je idealan alat za kontrolu različitih faza gradnje.
Svaki dokument, od fakture do pakovanja šrafova iz prodavnice hardvera do različitih građevinskih planova, može se sačuvati ispravnim hronološkim redosledom i pozvati po potrebi.
Verzija je ovde važna. Na primer, originalni plan izgradnje, kasniji izmenjeni plan izgradnje itd. PaperOffice DMS takođe omogućava skladištenje rukopisnih unosa i fotografija statusa gradnje. Uz PaperOffice DMS, moguća je kompletna dokumentacija svih procesa i incidenata tokom izgradnje. Od ceremonije postavljanja kamena do predaje ključeva. I sve to uz minimalan napor.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najviše odgovara ovim zadacima. Zato što je to softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u preduzeću su digitalizovani, što ih čini efikasnijim i transparentnijim i čini ih mnogo fleksibilnijim.
Jer bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Digitalna obrada je osnovna osnova za obezbeđivanje visokog kvaliteta usluga svih usluga u budućnosti
"Zakon o šipkama" bio je jedan od prvih zakona u građevinskoj industriji, a do danas ih je trebalo pratiti još bezbroj. Rodov zakon je zapravo bio štap dugačak 5 m, koji je u srednjem veku korišćen da garantuje uličice i ulice minimalne širine oko 5 m tako što je čoveku omogućio da hoda ulicama sa ovom šipkom koja se drži preko. Gde god je bilo preusko, zgrada koja je isturena predaleko na ulicu morala je da bude srušena. To je imalo manje veze sa saobraćajem u to vreme, a više sa rizikom od požara. To je trebalo da spreči da se zapaljene kuće sa jedne strane ulice šire na drugu stranu.
Danas samo savezni i državni zakon o izgradnji čine oko 1.600 pasusa. Pored toga, tu su i standardi i specifikacije strukovnih udruženja za materijalna svojstva, vrsta upotrebe, način na koji se materijali postavljaju pa čak i sa trgovinskim propisima, kome je dozvoljeno da šta gradi i instalira. Verovatno postoji samo nekoliko zemalja na zemlji koje imaju sličan složen građevinski sistem.
Za izvođače radova, kako civilne tako i strukturne, to podrazumeva konsultacije sa relevantnim specifikacijama za svaki posao i podrazumeva sprovođenje manje ili više obimne papirologije svaki put. Nije retkost da građevinari odu korak dalje i zatraže promene koje nisu predviđene prvobitnim planom izgradnje. Ponekad postoji rukom napisana beleška u planu šta treba promeniti i kako. To može dovesti do lančane reakcije koja utiče na sve trgovine, pa čak i na materijalno planiranje.
Kako da pratim papirni haos?
Naravno, zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Zato što PaperOffice arhivira sva dokumenta generisana u građevinskoj industriji i sve relevantne informacije u skladu sa zakonom i na način revizije.
PaperOffice DMS, u vezi sa NAS (Network Attached Storage), omogućava izgradnju veoma bezbedne interne mreže za internu komunikaciju i prenos podataka. Ovo stvara dvostruko obezbeđenje od napada spolja. Prvo zaštitni zid operativnog sistema, a drugo šifrovanje PaperOffice DMS-a. Istovremeno, preko NAS-a je postavljen poseban oblak, nezavisno od nezavisnih provajdera trećih strana.
Opsežna funkcija toka posla iz PaperOffice DMS-a umnogome olakšava internu komunikaciju. Termin interni takođe uključuje ogranke ili strane lokacije. U slučaju rada vezanog za projekat, na primer, trenutni status se uvek prikazuje i istovremeno prikazuje istorija.
Naravno, uključen je i timski i privatni kalendar, u koji se unose rokovi i događaji vezani za vreme.
Prepoznavanje dokumenta opremljeno AI automatski raspoređuje sve dokumente koji će biti sačuvani u ispravnoj fascikli i kreira indeks ključnih reči i istoriju promena. Interni pretraživač PaperOffice DMS-a pronalazi svaki dokument u delićima sekunde.
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.
Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Produkcija", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne samo da prepoznaje sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom konsultantu ili obrnuto.
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja. Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Kompanije u građevinskoj industriji moraju da obrađuju dokumenta za sve poslovne transakcije. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer se dolazi sa svime što vam je potrebno, na primer:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju u trgovini i proizvodnji sa dobavljačima i kupcima.
Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).
ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS tako može postati organizacioni linč u svakoj kompaniji u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svetlosti.
Kompanije iz građevinske industrije imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Međutim, sa PaperOffice DMS-om postoji daleko više mogućnosti za građevinske kompanije. Na primer, upravljanje zalihama uključujući stalne ili ključne datume zaliha. Osnova za PaperOffice DMS su povezani korisnički nalozi u mreži. Skladištenje podataka ovih korisničkih naloga se kombinuje u centralnoj bazi podataka. Dokumenti se mogu kontrolisati putem AI sa različitim algoritmima, koji se mogu koristiti za pokretanje automatizovanih procesa.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS ima pametnu navigaciju menija koja je logički strukturirana i omogućava intuitivnu rad u mnogim oblastima. Video tutorijali koji su besplatno dostupni na internetu pružaju dodatnu podršku i, naravno, kursevi obuke se takođe mogu održati direktno u sedištu kompanije kupca po želji.
Pored dokumentacije o fazama izgradnje, PaperOffice DMS je podjednako pogodan i za podršku logističkim zadacima za nabavku materijala. Zahvaljujući mogućnostima podešavanja baza podataka u PaperOffice DMS-u, može se pratiti kupovina materijala i potrošnja materijala i dodeliti nivoi upozorenja. Interni AI se može koristiti za kreiranje predložaka koji automatski reaguju ako postoje uska grla ili nestašice, npr. Funkcija toka posla može da se koristi u tu svrhu, sa kojom odgovorni zaposleni u preduzeću mogu da uporede izvršavanje svojih zadataka.
PaperOffice DMS može da ubrza građevinski projekat, spreči pogrešne odluke i smanji troškove. Možda kompanijama koje su izgradile BER i još uvek grade Štutgart21 jednostavno nije nedostajao pravi softver, PaperOffice DMS.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u građevinskoj industriji i građevinarstvu":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava građevinsku industriju i nudi odgovarajuće interfejse za druge softvere, API veze i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.