Automatizacija poslovnih procesa u ugostiteljstvu i hotelskoj industriji
PaperOffice DMS za gastronomiju omogućava nesmetan protok informacija između odeljenja zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, priznanice, beleške o isporuci i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Integrisani AI omogućava da poslovni procesi budu u velikoj meri automatizovani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u ugostiteljstvu i hotelskoj industriji
Kao ugostiteljska i hotelska industrija, imate mnogo važnih dokumenata za upravljanje:
Potvrde o zabavi, fakture, beleške o isporuci, ugovori i još mnogo toga. Stoga su ugostiteljska i hotelska preduzeća ta koja imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima.
Bez odgovarajućeg sistema za upravljanje dokumentima, postoji mnogo manuelnog napora.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme, dovodi do uštede troškova, kao što je eliminisanje papirnih dokumenata i kreira jasan pregled važnih dokumenata, kao što su potvrde, ugovori, beleške o isporuci ili druga pisma, tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u .
Najbolje rešenje je korišćenje dobro promišljenog softvera za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS.
Takođe možete imati koristi od digitalnih administrativnih zadataka i pripaziti na sve ugovore o iznajmljivanju i servisiranju, zvaničnu korespondenciju, koja se stavlja na reaubsionu ili dodeljenu zaposlenima po zadatku.
Digitalno i revizorski arhiviranje dokumenata i potvrda na kraju dovodi do pravne sigurnosti u skladu sa odredbama GoBD-a.
Koliko bez papira u ugostiteljstvu i hotelskoj industriji?
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme, dovodi do uštede troškova, kao što je eliminisanje papirnih dokumenata i kreira jasan pregled važnih dokumenata, kao što su potvrde, ugovori, beleške o isporuci ili druga pisma, tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u .
Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.
Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i odobrenjima pomoću tokova posla i pouzdanim obaveštenjima putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke, a ovlašćena lica mogu lako da odobre ili odlože odobrenje.
Sa PaperOffice DMS softverskim rešenjem, više se ne gube dokumenti. I bez obzira gde se na tobom, možeš da pristupiš važnim dokumentima za nekoliko sekundi.
Naravno, uvek radite sa našim sistemima u skladu sa zakonom i potpuno ste pod kontrolom.
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice vas ovde podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahteva digitalno odobravanje, već i automatski pokreće dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.
Na taj način svi procesi dokumenta mogu biti mapirani.
Pored čitavog niza drugih prednosti, PaperOffice DMS je idealan alat za kontrolu različitih dokumenata.
Svaki dokument, od fakture za pakovanje pića iz supermarketa do različitih rezervacija, izvršenja usluga i otkazivanja - sve se može sačuvati ispravnim hronološkim redosledom i pozvati po potrebi.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najviše odgovara ovim zadacima. Zato što je to softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u preduzeću su digitalizovani , što ih čini efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Slaviti žurke, jesti dobro, a da ne treba da kuvaš, doživljavaš nešto neobično, susret sa prijateljima, to je u krvi ljudi.
Nije uzalud što je udruženje restorana DEHOGA zabeležilo ukupno skoro 158.000 kompanija u restoranskoj industriji za 2020. godinu, ne računajući noćni smeštaj kao što su hoteli ili pansioni. U Nemačkoj, na primer, postoji jedna kompanija iz Gastro & Event sektora na svakih 518 stanovnika.
Nijedna druga trgovina u Nemačkoj ne može da se pohvali tako velikom gustinom.
Čak i ako je ugostiteljska industrija veoma popularna kao preduzeće, to nikako nije lako, pogotovo što je zakonski okvir povezan sa sve više propisa, kao što je obaveza da se obezbedi uplatnica ili obaveza korišćenja kase. Po pravilu, "odraslim" porodičnim preduzećima je malo lakše, a Nemačka ima dugu tradiciju u tom pogledu.
Kada je reč o sadržaju, mnogo toga se desilo u smislu gastronomije i događaja u današnjem globalizovanom svetu, od tada do 21. Kao što postoje razne različite gastronomske ponude, tako se održavaju i manifestacije svih vrsta. U skladu sa tim, organizacioni napori su ogromni i zahtevaju odgovarajuću administraciju kako bi se održao pregled.
Postoji veliki izbor gastronomskog softvera koji se uglavnom koristi za rezervisanje porudžbina, kreiranje prijemnica i pravilno izračunavanje poreza. Ali љta je sa svim ostalim? Nije retkost da organizatori događaja ili restauratori pronađu upravljanje fiokama sa prilično haotičnim izgledom.
Jedan od razloga za to je što papir i dalje igra glavnu ulogu u gastronomiji i upravljanju događajima. Beleške o isporuci, fakture, ugovori, ponude i druge stvari bukvalno lepršaju u kuću, jednostavno zato što je u ugostiteljskoj industriji lični kontakt sa restauratorom važniji za dobavljače i predstavnike nego u bilo kojoj drugoj industriji. Beleške o isporuci i slično mogu odmah da se ponesu sa stobom. Ali koji je najlakši način da se kreira red i zadrži pregled? PaperOffice DMS je odgovor na ovo pitanje.
PaperOffice DMS stvara jasne prednosti u ugostiteljskoj industriji
Zahvaljujući PaperOffice DMS-u, besprekorna integracija DMS softvera u postojeću IT infrastrukturu hotelske i ugostiteljske industrije može se sprovesti bez ikakvih problema, što podrazumeva i optimizaciju poslovnih procesa.
Softver za upravljanje dokumentima konvertuje analognu papirologiju u digitalne podatke, čak i sa kamerom mobilnog telefona. Zato što upravljanje potvrdama o gostoprimstvu i beleškama o isporuci ne bi trebalo potcenjivati u ovoj industriji.
Zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a i skeneru koji je dostupan iz fabrike, zaposleni mogu da digitalizuju dolazna analogna dokumenta bez mnogo napora. Ovim se obezbeđuje da se svi važni dokumenti mogu pronaći u bilo kom trenutku.
Pored toga, papirni dokumenti se mogu snimati pametnim telefonom ili tabletom i oni se mogu slati direktno na laptop sa Operativnim sistemom Windows, na primer zahvaljujući integrisanoj funkciji "Dropmail" pošte. Ovde, zauzvrat, PaperOffice DMS omogućava uvoz slika i pretvara ih u tekstualne formate, naravno da se zadržava format fotografije.
OCR softver integrisan u PaperOffice DMS pravi razliku između logotipa i normalnog teksta. Beleške o isporuci od partnerskih kompanija ili potvrde o gostoprimstvu mogu se naći brzo u bilo kom trenutku, na primer tokom istraživanja, korišćenjem OCR pretrage, čime se obezbeđuje najveća moguća transparentnost i pravna izvesnost.
Arhiviranje se takođe može sprovesti na takav način da se svi naredni dokumenti pošiljaoca prepoznaju i automatski dodeljuju.
Pored toga, PaperOffice DMS nudi restauratorima i menadžerima događaja druge praktične alatke kao što su funkcija toka posla, idealne za kontrolu na događajima, automatizovano kreiranje predložaka, kao što su meniji i statističke procene, kao što su učestalost kupaca ili potrošnja pića.< /p>
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada faktura je takođe povoljna za mnoge kompanije u ugostiteljstvu i hotelskoj industriji. Dolazne fakture se mogu automatizisati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosleđivanje odgovornom zaposlenom. Proces kontrole i puštanja u rad putem digitalnog puštanja u rad takođe se može voditi brzo i efikasno putem sistema.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom konsultantu ili obrnuto.
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju u trgovini i proizvodnji sa dobavljačima i kupcima.
Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).
ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS tako može postati organizacioni linč u svakoj kompaniji u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svetlosti.
Kompanije iz ugostiteljske i hotelske industrije imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Međutim, sa PaperOffice DMS-om postoji mnogo više mogućnosti za restauratore. Na primer, upravljanje zalihama uključujući stalne ili ključne datume zaliha. Osnova za PaperOffice DMS su povezani korisnički nalozi u mreži. Skladištenje podataka ovih korisničkih naloga se kombinuje u centralnoj bazi podataka. Dokumenti se mogu kontrolisati putem AI sa različitim algoritmima, koji se mogu koristiti za pokretanje automatizovanih procesa.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS ima pametnu navigaciju menija koja je logički strukturirana i omogućava intuitivnu rad u mnogim oblastima. Video tutorijali koji su besplatno dostupni na internetu pružaju dodatnu podršku i, naravno, kursevi obuke se takođe mogu održati direktno u sedištu kompanije kupca po želji.
Pored dokumentovanja različitih vrsta faza, PaperOffice DMS je podjednako pogodan za podršku logističkim zadacima za nabavku materijala. Zahvaljujući mogućnostima podešavanja baza podataka u PaperOffice DMS-u, može se pratiti kupovina materijala i potrošnja materijala i dodeliti nivoi upozorenja. Interni AI se može koristiti za kreiranje predložaka koji automatski reaguju ako postoje uska grla ili nestašice, npr. Funkcija toka posla može da se koristi u tu svrhu, sa kojom odgovorni zaposleni u preduzeću mogu da uporede izvršavanje svojih zadataka.
PaperOffice DMS u ugostiteljstvu i hotelskoj industriji, tako da kontakt sa gostom nije zapostavljen zbog sve papirologije.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u gastronomiji i hotelskoj industriji":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava ugostiteljsku i hotelsku industriju i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.