Automatizacija poslovnih procesa u logistici i prosleđivanje
PaperOffice DMS za logistiku i špediciju omogućava nesmetan protok informacija između odeljenja zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, istraživanja, beleške o isporuci i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Integrisani AI omogućava da poslovni procesi budu u velikoj meri automatizovani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u logistici i prosleđivanje
Sve veći globalni lanci snabdevanja predstavljaju logistiku i špedite sa novim izazovima. Lokacija i vremenski nezavisna dostupnost svih važnih podataka i dokumenata je od presudnog značaja u transportnoj i logističkoj industriji, što ne utiče samo na vreme već i na finansijski.
Fakture, ugovori, porudžbine, beleške o isporuci i još mnogo toga - svi dokumenti moraju biti odmah dostupni na zahtev, bez obzira na lokaciju. Stoga su kompanije u ovim industrijama te koje imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima.
Veliki broj dokumenata se generiše svakog dana u logističkoj industriji. Veliki deo dokumenata kao što su beleške o isporuci i dokumenti za isporuku i dalje se kreira u papirnom obliku - ali ručna obrada ovih dokumenata oduzima mnogo vremena, što zauzvrat uzrokuje nepotrebne troškove i ponekad se nepravilno pokreće.
Da bi se informacije koje se tu nalaze učinile brzo dostupnim i pripremile za naredne automatizovane procese, ovi papirni dokumenti moraju biti digitalizovani, a sadržaj pročitan i dostupan.
Za logističku industriju je posebno važno da rokovi budu ispunjeni i da se preduzete zakonske mere za skladištenje dokumenata. Da bi se rešili mnogi postojeći administrativni problemi u industriji logistike i prosleđivanja, trebalo bi sprovesti PaperOffice sistem za upravljanje dokumentima.
Uz pomoć rešenja za upravljanje dokumentima, sve informacije na centralnoj platformi čuvate i arhivirate na način koji je dokaz revizije.
Koliko bez papira u industriji prosleđivanja i logistike?
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori, fakture, porudžbine, beleške o isporuci tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.
Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i odobrenjima pomoću tokova posla i pouzdanim obaveštenjima putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke, a ovlašćena lica mogu lako da odobre ili odlože odobrenje.
Sistem upravljanja dokumentima treba da obuhvati sledeće važne funkcije u industriji prosleđivanja i logistike:
Razumevanje važnih odnosa zahvaljujući digitalnim fasciklama i fasciklama dokumenata
Prilikom ručnog uređivanja dokumenata, važne relacije kao što su beleške i beleške mogu brzo da se izgube. Tako da je posle toga gotovo nemoguće shvatiti vezu. Jednom kada se relacije prate, aktiviraju se duplirani procesi, što oduzima mnogo vremena i košta.
Zahvaljujući PaperOffice implementaciji u vašoj logističkoj kompaniji, logično se rezimira informacija o njima i procesima. Digitalne fascikle sadrže opisna svojstva, imaju unapred određenu unutrašnju strukturu ili prikaz strukture i pružaju mogućnost definisanja dozvola za zaštitu podataka. Virtuelne beleške, beleške i zadaci obezbeđuju da se važne informacije o procesima više ne gube.
Automatizovano popunjavanje
Ručno skeniranje dokumenata je naročito vremenski zahtevan proces i proces sklon greškama. Nakon što su kompanije za prosleđivanje prevoza dostavile gomilu dokumenata, počinje pravi rad: koji je najlakši način za zapisivanje i dodeljivanje dokumenata koji su u papirnoj formi?
Zahvaljujući integrisanoj funkciji skenera i prepoznavanju QR koda, kompanije za prosleđivanje i logistiku mogu da u skener smeste čitav niz beleški o isporuci i drugih dokumenata - PaperOffice prepoznaje ciljno popunjavanje bilo na osnovu priznatog kontakta, učivanja predloška dokumenta ili skladištenjem informacija o QR kodovima.
Na taj način, čitave grupe dokumenata mogu da se automatizuju u jednom režimu i postepeno obrađuju sa integrisanim režimom učenja ili na drugi način, po želji, bez gotovo nikakvih ljudskih resursa.
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice vas ovde podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahteva digitalno odobravanje, već i automatski pokreće dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.
Na taj način svi procesi dokumenta mogu biti mapirani.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najviše odgovara ovim zadacima. Zato što je to softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u preduzeću su digitalizovani , što ih čini efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Digitalna obrada je osnovna osnova za obezbeđivanje visokog kvaliteta usluga opštinskih usluga u budućnosti
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.
Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Produkcija", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne samo da prepoznaje sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
PaperOffice arhivira sva dokumenta generisana u logistici i prosleđivanju i sve relevantne informacije u skladu sa zakonom i na način revizije
PaperOffice DMS, u vezi sa NAS (Network Attached Storage), omogućava izgradnju veoma bezbedne interne mreže za internu komunikaciju i prenos podataka. Ovo stvara dvostruko obezbeđenje od napada spolja. Prvo zaštitni zid operativnog sistema, a drugo šifrovanje PaperOffice DMS-a. Istovremeno, preko NAS-a je postavljen poseban oblak, nezavisno od nezavisnih provajdera trećih strana.
Opsežna funkcija toka posla paperOffice DMS umnogome olakšava internu komunikaciju. Termin interni takođe uključuje ogranke ili strane lokacije. U slučaju rada vezanog za projekat, na primer, trenutni status se uvek prikazuje i istovremeno prikazuje istorija.
Naravno, uključen je i timski i privatni kalendar, u koji se unose rokovi i događaji vezani za vreme.
Prepoznavanje dokumenta opremljeno AI automatski raspoređuje sve dokumente koji će biti sačuvani u ispravnoj fascikli i kreira indeks ključnih reči i istoriju promena. Interni pretraživač PaperOffice DMS-a pronalazi svaki dokument u delićima sekunde.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom konsultantu ili obrnuto.
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja. Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Kompanije za logistiku i špedite moraju da obrađuju dokumente za sve poslovne transakcije. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer se dolazi sa svime što vam je potrebno, na primer:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR/li>
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju u trgovini i proizvodnji sa dobavljačima i kupcima.
Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).
ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS tako može postati organizacioni linč u svakoj kompaniji u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svetlosti.
Kompanije za logistiku i prosleđivanje imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Međutim, sa PaperOffice DMS-om postoji daleko više mogućnosti za logističke kompanije, kao i za kompanije povezane sa logistikom ili varehom. Na primer, upravljanje zalihama uključujući stalne ili ključne datume zaliha. Osnova za PaperOffice DMS su povezani korisnički nalozi u mreži. Skladištenje podataka ovih korisničkih naloga se kombinuje u centralnoj bazi podataka. Dokumenti se mogu kontrolisati putem AI sa različitim algoritmima, koji se mogu koristiti za pokretanje automatizovanih procesa.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
Iskusite način na koji možete da povežete protok informacija između proizvodnje i administracije digitalizacijom i automatizacijom dokumenata i poslovnih procesa.
PaperOffice DMS može postati izvor za različite podatke koji igraju posebnu ulogu u prevozu. Na primer, specifikacije za vazdušnu teretnu ili okeansku plovidbu. U krajnjoj liniji, odgovarajući integrisani interfejsi omogućavaju povezivanje sa drugim logističkim softverskim rešenjima, uslovno takođe sa "ATLAS- om", automatizovanom tarifom i lokalnim sistemom carinskog odobrenja.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u logistici i prosleđivanje":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava logistiku i industriju prosleđivanja i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.