Automatizacija poslovnih procesa u preduzećima za brigu o sluhu
PaperOffice DMS za kompanije za slušni aparat omogućava efikasno rukovanje bilo kojom vrstom dokumenta, kao i brzu obradu upita i preduslov je efikasnosti i uspeha unutar administracije.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, istraživanja, mišljenja stručnjaka i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Uz pomoć rešenja za upravljanje dokumentima, sve informacije na centralnoj platformi čuvate i arhivirate na način koji je dokaz revizije.
Digitalizacija za kompanije za brigu o sluhu
Kao kompanija u stručnoj industriji za brigu o sluhu, imate mnogo važnih dokumenata za upravljanje:
Fakture, dokumentacija, korespondencija, ponude, popravke, zdravstvene knjižice i još mnogo toga. Zbog toga su profesionalci za brigu o sluhu ti koji imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima.
Ovako profesionalci za brigu o sluhu svakodnevno akumuliraju važna dokumenta. Sve ovo treba da se podudara sa pravim kupcem, agencijom ili proizvođačem uređaja.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Pored toga, svaki dokument je klasifikovan u skladu sa njegovim tipom i može se dodeliti osobama i proizvođačima uređaja, kojima zatim možete čak i pristupiti u e-ovima, bez obzira na uređaj. Dakle, imate sve informacije i dokumente o svim slušnom aparatu jasno na jednom mestu, tačnije u bazi podataka.
Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata. PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
Uz pomoć rešenja za upravljanje dokumentima, sve informacije na centralnoj platformi čuvate i arhivirate na način koji je dokaz revizije.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su fakture, ugovori, izveštaji o prodaji, ankete, procene, zakupi ili druga pisma tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Takođe možete imati koristi od digitalnih administrativnih zadataka, digitalnih pečata i lepljivih beleški i pripaziti na sve ugovore o servisiranju, zvaničnu prepisku koja se stavlja na reaubsionu ili dodeljenu zaposlenima po zadatku.
Bezbednost revizije je zagarantovana sve vreme.
Sve informacije dostupne odmah
Pomoću PaperOffice DMS-a, dokumenti se mogu digitalizirati u mnogim kompanijama za akustiku slušnog aparata i arhivirati centralno na taj način da im se može pristupiti sa bilo kog računara bez potrebe da idu u arhivu ili prvo istražuju koji kolega trenutno obrađuje dokumente ili fascikle.
PaperOffice DMS ne samo da digitalizuje analogne dokumente, softver za upravljanje dokumentima čuva svaku promenu u dokumentu hronološkim redosledom. Original ostaje neugrožen. Funkcija toka posla može da se koristi, na primer, za dodeljivanje određenih aktivnosti tokom projektnog rada i svaki zaposleni ima pregled trenutnog statusa.
Istovremeno, ideje ili predlozi mogu da se podnesu bez potrebe da svaki put sazivate sastanke. Arhivirani dokumenti mogu da se pretražuju po ključnim rečima ili datum ili referentni brojevi i automatizovani predlošci mogu da se kreiraju pomoću AI u PaperOffice DMS-u.
To je impresivan broj. Samo u Nemačkoj oko 16 miliona ljudi pati od gubitka sluha. Zanimljivo je da se gubitak sluha prilično ravnomerno raspoloћuje u skoro svim starosnim grupama od 30 do preko 70 godina, a gubitak sluha je sve veći problem. U proteklih 20 godina broj ljudi sa gubitkom sluha povećao se za oko 4 odsto. Međutim, samo polovina pogođenih koristi slušni aparat.
Svako ko ga koristi obično je došao u kontakt sa zanatom koji nije dobro poznat, stručnjakom za brigu o sluhu, koji je još pre 2017. bio profesionalac za negu sluha. Zanat sa trogodišnjom obukom i mogućnošću dalje obuke da postane master zanatlija i završetkom diplome iz tehnologije sluha i audiologije. Akustičari sluha bave se proizvodnjom slušnih aparata i zaštitom sluha u vidu takozvane otoplastike, pojedinačno napravljenih uređaja po meri. Profil posla akustičara slušnog aparata može se uporediti sa profilom zubnog tehničara.
Za profesionalce koji se brinu o sluhu, to podrazumeva auteskju podatke o pacijentu ili klijentu. Istovremeno, to su veoma osetljivi podaci, jer mnogi ljudi sa oštećenjem sluha ovo vide kao manu koju njihovo lično okruženje ne bi trebalo da iskusi. Zato je zaštita podataka važna prilikom skladištenja podataka. U većini slučajeva, prvotimcima posreduju profesionalci koji se brinu o nezi od ENT lekara koji su dijagnostikovali gubitak sluha, zbog čega je održavanje podataka takođe od velikog značaja ovde i dobro promišljena arhiva na kraju ubrzava proces rada.
Softver za upravljanje dokumentima kao što je PaperOffice DMS najviše odgovara ovim zadacima. Zato što je to softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u preduzeću su digitalizovani , što ih čini efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
PaperOffice arhivira sva dokumenta generisana u vašoj kompaniji za brigu o sluhu i sve relevantne informacije u skladu sa zakonom i na način revizije
Pre svega, Paperoffice DMS se može koristiti za konvertovanje analogne arhive, možda tradicionalnog visećeg sistema datoteka, u digitalnu arhivu. Ovo je važan korak koji ne samo da ubrzava administraciju u kompaniji, već i poboljšava prenos podataka od ENT lekara i obrnuto. Na primer, podaci poslati e-poštom mogu se čitati direktno i automatski preneti u elektronsku datoteku klijenta.
U PaperOffice DMS-u, osetljivi podaci o pacijentima su šifrovani i zaštićeni lozinkom, pri tom se može podesiti ko sme da vidi koliko podataka ima u kompaniji.
Pozivanje prave fascikle se takođe obavlja veoma brzo u PaperOffice DMS-u, a interni pretraživač beleži različite parametre koji su uključeni u pretragu. Ako broj kupca ili čak ime više puta nije poznato ili postoji, određene ključne reči mogu da ograniče pretragu na odgovarajući rezultat.
Zahvaljujući integrisanom AI, aktiviraju se automatska pravila. Ova AI automatski sortira dokumente u fascikle kao što su "Faktura" i "Ugovor", skladišti odgovarajuće ključne reči i pokreće digitalni tok posla uskladišten za odgovarajući tip dokumenta.
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.
Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Produkcija", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne samo da prepoznaje sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja. Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom konsultantu ili obrnuto.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Digitalna obrada je osnovna osnova za obezbeđivanje visokog kvaliteta usluga opštinskih usluga u budućnosti
Činjenica da akustika slušni aparat nije svima na usnama i svakako ne na svačijim ušima je zato što u Nemačkoj postoji samo 6.600 kompanija ovog tipa. To je nešto više od 1% svih zanatskih biznisa u Nemačkoj.
Ipak, njihova klijentela uključuje oko 8 miliona ljudi, zbog čega prosečan korisnički dosije profesionalca za negu sluha uključuje preko 1200 ljudi. Za svakog kupca mora da se zabeleži mnogo različitih podataka, jer je sluh veoma složena stvar, a oštećenja ne utiču samo na uho ili uši. Svako ko je ikada imao ušni kanal zapušen ušnim vosakom može imati grubu predstavu o tome šta znači biti težak sluh. Posledice mogu biti:
- Iscrpljenost
- Glavobolja
- Stres
- Depresije
- Vrtoglavica
- Poremećaji spavanja
U cilju otklanjanja ovoga, audiometrijski podaci se beleže od pacijenta i na osnovu toga se proizvodi pojedinačni slušni aparat. Gluvoća je podložna promenama. Stepen gubitka sluha obično se povećava sa godinama, što zauzvrat čini neophodnim prilagođavanje slušnog aparata novim uslovima. Samo uvo je takođe podložno anatomskim promenama tokom života usled relaksacije vezivnog tkiva.
Preduzeća za slušanje akustike moraju da obrađuju dokumente u svim poslovnim transakcijama. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno industriji nege sluha, kao što su:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR/li>
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
Opsežne funkcije toka posla paperOffice su veoma interesantne za kompanije za slušni aparat. Sadržaj projektskih sastanaka se beleži i mogu ga dopuniti učesnici u bilo kom trenutku, sve na ekranu i sa različitih lokacija. Arhiviranje dokaza revizije je zagarantovano u svakom trenutku, kao i optimizacija organizacionih procesa.
PaperOffice to podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Kompanije koje čuju akustiku imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Sistem za upravljanje dokumentima omogućava posebno kreiranje baza podataka za svaku pojedinačnu oblast i istovremeno može da kreira veze. Analogni dokumenti, kao što su prosleđene fakture, skeniraju se pomoću PaperOffice DMS-a i čuvaju se i kao fotografija i kao konvertovani tekst pomoću OCR softvera. Svi postojeći podaci mogu se jasno i nedvosmisleno prikazati, zbog čega nijedan dosije ne mora da se nosi sa sobom radi zakazivanja van kuće. Upravljanje bazama podataka pod kontrolom AI kreira predloške iz glavnih podataka ili statistički upotrebljivih lista po potrebi.
Istovremeno, neophodna zaštita podataka održava se putem hijerarhijskog upravljanja lozinkom i 1024-bitnog šifrovanja.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS nije samo obiman u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savetima i obukom po želji. Sve to po stvarno dobrom odnosu cena i performansi.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija za kompanije za slušni aparat":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava kompanije za slušni aparat i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.