PaperOffice Insider Newsletter
PaperOffice Insider Newsletter
Zelimo postati prijatelji

Najviše moguće ponude za popust.

Exkluzivne unutrašnje vesti

Besplatna nadogradnja bonustnih opcija

Najviše moguće ponude za popust.

Exkluzivne unutrašnje vesti

Besplatna nadogradnja bonustnih opcija

Prijateljstvo Poverenje Reč časti
Nikada nećemo davati vašu email adresu drugim osobama i svaki email sadrži link za jedan klik za odjavu.

Sertifikacija i usklađeno čuvanje dokumenata prema GOBD standardu

Kroz sertifikaciju i odobrenje za oba najviša svetska standarda digitalizacije GOBD (ranije GDPDU) i DSGVO (EU-GDPR), sa PaperOffice ste garantovano na sigurnoj strani.

Istaknuto

100% GOBD kroz reviziju sigurnosti

Zbog bezbednosti revizije u dokumentaciji procesa, ona je uvek vidljiva i verifikovana, zaštićena od manipulacije i gubitka, kako bi se ispunili zahtevi testova i revizija i kako bi se dugoročno zadržala njihova važnost.

100% GDPR kao ni jedno oblak skladištenje

Čuvanje podataka lokalno, bez skladištenja u oblaku, pojednostavljuje dokumentaciju procesa, omogućava veću kontrolu pristupa informacijama i omogućava lakši pristup starijim verzijama, kao i sigurno deljenje dokumentacije i informacija prilikom saradnje sa ostalim članovima tima.

100% Kontrola pristupa

Zahvaljujući kontroli pristupa PaperOffice DMS, osigurano je da samo oni koji su ovlašćeni da koriste sistem za upravljanje dokumentima mogu pristupiti podacima kojima je njihovo pravo pristupa ograničeno. Osim toga, osigurano je da se lični podaci ne mogu čitati, kopirati, menjanjati ili uklanjati bez ovlašćenja tokom obrade, korišćenja i skladištenja.

Arhiviranje dokumenata objašnjeno pravno

Vodimo vas kroz pravnu džunglu, otkrivamo marketinške poluistine i objašnjavamo vam zašto je PaperOffice vaš savršeni dokumentacioni osnov za sve pravne zahteve.

Proceduralna dokumentacija

To vam je potrebno: Procedura dokumentacije prema GoBD

Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen, izdat od strane Saveza saveznih revizora (BStBK) u saradnji sa Nemačkim udruženjem revizora (DStV)

Obaveza pružanja dokaza

Šta proceduralna dokumentacija kaže?

Da sve ide prema planu

Pružanjem pomoći sa proceduralnom dokumentacijom, preduzeća mogu dokazati da njihov finansijski računovodstvo i skladištenje podataka i dokumenata, koje podržava IT tehnologija, zadovoljavaju principe redovnosti definisane u GoBD.

Da se na zahtev može obezbediti svaki dokument

Cilj je da se računovodstvo i arhiviranje dokumenata u preduzeću razumeju i verifikuju u razumnom roku za stručnjaka, na primer, tokom revizije.

U tu svrhu, opisuje se u detalje kako se vaučeri i dokumenti evidentiraju, primaju, digitalizuju, obrađuju, izdaju i čuvaju. Odgovornost za izradu proceduralne dokumentacije snosi korisnik poreske IT rešenja ili sam preduzetnik.

Procesna dokumentacija

Na šta treba obratiti pažnju pri proceduralnoj dokumentaciji?

Za svaki IT sistem trebalo bi da postoji jasno struktuirana dokumentacija postupka. Sadržaj, struktura i rezultati IT procesa trebalo bi da budu potpuno i ubedljivo očigledni.
Da bi se potvrdila pratljivost, potrebna je sveobuhvatna i ažurirana proceduralna dokumentacija koja dokumentuje sve sistemske i tehnološke promene u pogledu sadržaja i vremena bez ikakvih praznina.

Proceduralna dokumentacija takođe treba prikazati kako se elektronski dokumenti prikupljaju, obrađuju, izdaju i skladište.
Opis postupka sigurnosnog kopiranja koji je integrisan u PaperOffice aplikaciju za lokalnu bazu podataka takođe je važan deo dokumentacije procesa.

Dokumentacija procesa opisuje željeni organizacioni i tehnički proces. Od stvaranja informacija preko indeksiranja, obrade i čuvanja, pa do jednostavnog pronalaženja.

Na bezbednoj strani

Resenje: PaperOffice za cuvanje dokumenata u skladu sa GOBD-om

PaperOffice zadovoljava GOBD putem sertifikacije i testiranja svih softverskih zahteva, ispunjavajući sve potrebne standarde.

Zahtev1/6

PRINCIPI TRAŽNOSTI I PROVERLJIVOSTI (GOBD POG. 3.1)

Prema GoBD, poreski obveznik je dužan da obezbedi da IT sistem bude zaštićen od gubitka (npr. nedostupnosti) i da bude zaštićen od neovlašćenih unosa i promena.

Zahtev2/6

PRINCIPI ISTINE, JASNOĆE I KONTINUIRANIH ZAPISA SA POJEDINAČNIM OBJEKTIMA (GOBD ODELJAK 3.2)

DMS server komponente su obično podložne istim bezbednosnim zahtevima kao i ostale IT komponente. Relevantne teme su nadgledanje i bezbednost podataka.

Zahtev3/6

POTPUNOST (GOBD- POGLAVLJE 3.2.1)

Kao stvar principa, svako dokument koji treba zadržati mora biti zabeležen pojedinačno i sa svim svojim komponentama (potpunost i potpunost praznina).

Zahtev4/6

TACNOST (GOBD-POGLAVLJE 3.2.2)

Sledeći princip ispravnosti, DMS mora obezbediti da dokumenta i podaci koji treba da budu arhivirani imaju potrebni stepen usaglašenosti sa originalnim dokumentom (u pogledu slike ili sadržaja).

Zahtev5/6

PORUDŽBINA (GOBD POGLAVLJE 3.2.4)

Smatra se da su principi urednog računovodstva ispunjeni uvek kada se koristi DMS, ukoliko se usklađenost sa kriterijumima uređenosti može obezbediti tokom celog perioda zadržavanja.

Zahtev6/6

NEPODLOŽNOST PROMENAMA (GOBD POGLAVLJE 3.2.5)

GoBD zahteva da postupak obrade podataka koji se koristi mora biti osmišljen na način da sve informacije koje su ušle u postupak obrade više ne mogu biti potisnute ili prepisane, izbrisane, promenjene ili falsifikovane bez identifikacije (GoBD poglavlje 3.1; 58-60).

Česta pitanja
Ko pomaže sa dokumentacijom procesa?

Ako imate apsolutno poverenje u sopstvene procese, verovatno možete proći bez poreskog savetnika. Međutim, preporučujemo da unapred zatražite pomoć od poreskog savetnika ili bar jednom tokom izrade dokumentacije procesa. Iz sopstvenog iskustva, uvek je preporučljivo i korisno otvoreno razgovarati sa revizorskim telom, jer uprkos svim specifikacijama i standardima, na kraju je revizor taj koji donosi odluke.

Ko odobrava dokumentaciju procesa?

Budite oprezni sa marketinškim polu-znanjem: Sertifikati bilo koje vrste i od bilo kog izdavaoca nisu prihvaćeni od strane poreskih organa! U slučaju potrebe, jedino što se računa je prezentacija proceduralne dokumentacije prema GoBD-u, a da li sve zaista odgovara odlučuje kontrolno telo, na primer vaši poreski revizori ili poreska uprava.

Zašto samo PaperOffice nije dovoljno?

Kratak i jasan objašnjenje: Ako ste recimo arhivirali račun u PaperOffice na način koji je pravno važeći i siguran od revizije, ipak postoji mogućnost da je račun bio manipulisan ili promenjen PRE skeniranja. Iako čuvate podatke sigurno od revizije, ceo proces sam po sebi nije siguran od revizije i stoga ne odgovara GoBD standardima.

Mogu li da bacim originalne dokumente?

Dokumenti sa pravnom relevantnošću, na primer ugovori, moraju se i dalje čuvati u originalu. Ukratko rečeno: poreska uprava prihvata elektronske dokumente, ali sud prihvata samo originale u slučaju spora. To je zbog činjenice da se potpis može proveriti samo na originalnim dokumentima. Preporučujemo da nikada ne bacate originale.

Zašto mogu brisati PaperOffice dokumente?

Ponovo, tu je dokumentacija procesa. Jer je tehnički nemoguće potpuno isključiti brisanje sve dok su podaci pohranjeni kod vas. Na kraju možete sami izbrisati zapis iz baze podataka. Ili ukloniti hard disk. Ili se zbrinuti s serverom. Ili dignuti zgradu u vazduh.

Kako mogu pronaći tehničke preporuke za DMS?

Bitkom je razvio GOBD kontrolnu listu u vezi sa sistemima za upravljanje dokumentima u skladu sa najnovijom verzijom GOBD od 28.11.2019., koju možete pronaći ovde.

change me
Prvo emitovanje

7 najvažnijih funkcija koje sistem za upravljanje dokumentima mora da ispuni

PaperOffice Academy

Postati profesionalac za 15 minuta.

Brza uvod u PaperOffice 2022

change me
Nova verzija

10 najvažnijih prednosti digitalizacije papirnih dokumenata - Kako to ispraviti

Kako je IDC Construccion revolucijonalizovao upravljanje dokumentima u građevinskoj industriji sa PaperOffice DMS.

Case Study Image