PaperOffice Insider Newsletter
PaperOffice Insider Newsletter
Zelimo postati prijatelji

Najviše moguće ponude za popust.

Exkluzivne unutrašnje vesti

Besplatna nadogradnja bonustnih opcija

Najviše moguće ponude za popust.

Exkluzivne unutrašnje vesti

Besplatna nadogradnja bonustnih opcija

Prijateljstvo Poverenje Reč časti
Nikada nećemo davati vašu email adresu drugim osobama i svaki email sadrži link za jedan klik za odjavu.

Сертификовано и ГОБД компатибилно складиштење докумената

Cертификацијом и одобрењем за два највишег стандарда дигитализације у свету, GOBD (раношњи GDPDU) и DSGVO (EU-GDPR), са PaperOffice-ом сте сигурни.

четке тачке

100% GOBD kroz reviziju sigurnosti

Zbog bezbednosti revizije u dokumentaciji procesa, ona je uvek vidljiva i verifikovana, zaštićena od manipulacije i gubitka, kako bi se ispunili zahtevi testova i revizija i kako bi se dugoročno zadržala njihova važnost.

100% GDPR kao ni jedno oblak skladištenje

Čuvanje podataka lokalno, bez skladištenja u oblaku, pojednostavljuje dokumentaciju procesa, omogućava veću kontrolu pristupa informacijama i omogućava lakši pristup starijim verzijama, kao i sigurno deljenje dokumentacije i informacija prilikom saradnje sa ostalim članovima tima.

100% контрола приступа

Zahvaljujući kontroli pristupa PaperOffice DMS, osigurano je da samo oni koji su ovlašćeni da koriste sistem za upravljanje dokumentima mogu pristupiti podacima kojima je njihovo pravo pristupa ograničeno. Osim toga, osigurano je da se lični podaci ne mogu čitati, kopirati, menjanjati ili uklanjati bez ovlašćenja tokom obrade, korišćenja i skladištenja.

Обрађено правно архивирање документа

Водимо вас кроз правну џунглу, откривамо полувиде маркетинга и објашњавамо зашто је ПаперОффице ваш савршени документарни основ з а све правне захтеве.

Proceduralna dokumentacija

Оно што вам је потребно: Процедурална документација према GoBD

Пример процедурне документације за замену скенирања, објављених Федералном немачком комором порезних саветника (BStBK) у сарадњи са Немачким удружењем порезних саветника (DStV).

Obaveza pružanja dokaza

Šta proceduralna dokumentacija kaže?

Da sve ide prema planu

Pružanjem pomoći sa proceduralnom dokumentacijom, preduzeća mogu dokazati da njihov finansijski računovodstvo i skladištenje podataka i dokumenata, koje podržava IT tehnologija, zadovoljavaju principe redovnosti definisane u GoBD.

Да можете да обезбедите било који документ на захтев

Cilj je da se računovodstvo i arhiviranje dokumenata u preduzeću razumeju i verifikuju u razumnom roku za stručnjaka, na primer, tokom revizije.

U tu svrhu, opisuje se u detalje kako se vaučeri i dokumenti evidentiraju, primaju, digitalizuju, obrađuju, izdaju i čuvaju. Odgovornost za izradu proceduralne dokumentacije snosi korisnik poreske IT rešenja ili sam preduzetnik.

Обрада документације

Na šta treba obratiti pažnju pri proceduralnoj dokumentaciji?

Сваки ИТ систем треба да има доступну јасно структурирану документацију процеса. Садржај, структура и резултати ИТ процеса треба да буду потпуно и убедљиво очигледни.
Da bi se potvrdila pratljivost, potrebna je sveobuhvatna i ažurirana proceduralna dokumentacija koja dokumentuje sve sistemske i tehnološke promene u pogledu sadržaja i vremena bez ikakvih praznina.

Proceduralna dokumentacija takođe treba prikazati kako se elektronski dokumenti prikupljaju, obrađuju, izdaju i skladište.
Опис процедуре резервне копије података, која је интегрисана у PaperOffice у случају локалне базе података, такође је важан део документације процедуре.

Документација о поступку описује намеравани организациони и технички процес. Од извора информација до индексирања, обраде и складиштења, као и једнозначног повратка.

Na bezbednoj strani

Решење: PaperOffice у складу са GOBD за смештање докумената

PaperOffice zadovoljava GOBD putem sertifikacije i testiranja svih softverskih zahteva, ispunjavajući sve potrebne standarde.

Zahtev1/6

PRINCIPI TRAŽNOSTI I PROVERLJIVOSTI (GOBD POG. 3.1)

Законом GoBD, обвезник је дужан да омогући осигурање ИТ система од губитка (нпр. непратљивост) и заштите од неовлашћених уноса и измена.

Zahtev2/6

PRINCIPI ISTINE, JASNOĆE I KONTINUIRANIH ZAPISA SA POJEDINAČNIM OBJEKTIMA (GOBD ODELJAK 3.2)

Компоненте сервера DMS-а опште су подложне истим безбедносним захтевима као и други IT компоненти. Релевантне теме су надзор и безбедност података.

Zahtev3/6

ПУНОТА (ГЛАВА 3.2.1 GOBD)

Kao stvar principa, svako dokument koji treba zadržati mora biti zabeležen pojedinačno i sa svim svojim komponentama (potpunost i potpunost praznina).

Zahtev4/6

ПРАВИЛНОСТ (ГОБД ПОГЛАВЉЕ 3.2.2)

Sledeći princip ispravnosti, DMS mora obezbediti da dokumenta i podaci koji treba da budu arhivirani imaju potrebni stepen usaglašenosti sa originalnim dokumentom (u pogledu slike ili sadržaja).

Zahtev5/6

PORUDŽBINA (GOBD POGLAVLJE 3.2.4)

Smatra se da su principi urednog računovodstva ispunjeni uvek kada se koristi DMS, ukoliko se usklađenost sa kriterijumima uređenosti može obezbediti tokom celog perioda zadržavanja.

Zahtev6/6

НЕПРОМЕЊИВОСТ (ГОБД поглавље 3.2.5)

GoBD zahteva da postupak obrade podataka koji se koristi mora biti osmišljen na način da sve informacije koje su ušle u postupak obrade više ne mogu biti potisnute ili prepisane, izbrisane, promenjene ili falsifikovane bez identifikacije (GoBD poglavlje 3.1; 58-60).

Česta pitanja
Ko pomaže sa dokumentacijom procesa?

Ako imate apsolutno poverenje u sopstvene procese, verovatno možete proći bez poreskog savetnika. Međutim, preporučujemo da unapred zatražite pomoć od poreskog savetnika ili bar jednom tokom izrade dokumentacije procesa. Iz sopstvenog iskustva, uvek je preporučljivo i korisno otvoreno razgovarati sa revizorskim telom, jer uprkos svim specifikacijama i standardima, na kraju je revizor taj koji donosi odluke.

Ko odobrava dokumentaciju procesa?

Budite oprezni sa marketinškim polu-znanjem: Sertifikati bilo koje vrste i od bilo kog izdavaoca nisu prihvaćeni od strane poreskih organa! U slučaju potrebe, jedino što se računa je prezentacija proceduralne dokumentacije prema GoBD-u, a da li sve zaista odgovara odlučuje kontrolno telo, na primer vaši poreski revizori ili poreska uprava.

Zašto samo PaperOffice nije dovoljno?

Кратко и кратко објашњено: Ако сте на пример, саставили рачун у PaperOffice-у на законит и аудитно прилагодљив начин, рачун можда и да је манипулисан или промењен отпред него што је она скенирани. Можете га сачувати на аудитно прилагођен начин, али сам процес није аудитно прилагођен и зато не задовољава ГоБД.

Могу ли бацити оригиналне документе?

Dokumenti sa pravnom relevantnošću, na primer ugovori, moraju se i dalje čuvati u originalu. Ukratko rečeno: poreska uprava prihvata elektronske dokumente, ali sud prihvata samo originale u slučaju spora. To je zbog činjenice da se potpis može proveriti samo na originalnim dokumentima. Preporučujemo da nikada ne bacate originale.

Zašto mogu brisati PaperOffice dokumente?

Ponovo, tu je dokumentacija procesa. Jer je tehnički nemoguće potpuno isključiti brisanje sve dok su podaci pohranjeni kod vas. Na kraju možete sami izbrisati zapis iz baze podataka. Ili ukloniti hard disk. Ili se zbrinuti s serverom. Ili dignuti zgradu u vazduh.

Kako mogu pronaći tehničke preporuke za DMS?

Bitkom je razvio GOBD kontrolnu listu u vezi sa sistemima za upravljanje dokumentima u skladu sa najnovijom verzijom GOBD od 28.11.2019., koju možete pronaći ovde.

change me
Prvo emitovanje

Управљање документима и складиштење података на NAS уређајима: Ефикасна решења за предузећа и организације

PaperOffice Academy

Postati profesionalac za 15 minuta.

Brza uvod u PaperOffice 2022

change me
Ново

Управљање документима за компаније: Како створити ред и структуру

PaperOffice rešava svaki problem: Garantovano.

Студија случаја

Put do digitalne gradske skupštine - digitalizacija administracije

"Laka integracija i rad PaperOffice DMS-a pružili su celokupno rešenje koje je ovoj industriji bilo potrebno: smanjiti potrošnju papira, ubrzati procese pretrage, automatizirati dodeljivanje službenicima i omogućiti skladištenje podataka vezanih za procese."

Karlos A. Garsija. Menadžer marketinga i komunikacija