Digitalizacija u industriji reciklaže i odlaganja otpada

Digitalizacija u industriji reciklaže i odlaganja otpada

Kompanije iz industrije reciklaže i odlaganja otpada imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima.

Trend, kao i ekonomska situacija i konkurentna situacija sve više se kreću ka digitalizaciji dokumenata umesto da ih drže isključivo u papirnoj formi.

Ovako se svakodnevno generišu važni dokumenti u kompanijama u industriji reciklaže i odlaganja otpada. Industrije su takođe poznate po velikom broju dokumenata. Posebno, odmeravanje slipova, primopredaja i propratnih iskliznuća, ali i slipovi za isporuku i fakture čine veliki deo ovog obima dokumenata.

Naravno, to podrazumeva visok ručni napor od arhiviranja papirnih dokumenata do traženja potrebnih dokumenata, sortiranja svih skupova dolaznih i odlaznih dokumenata i opsežnog arhiviranja potvrda.

Ali nikako svaka faktura dobavljača ili svaka napomena o isporuci nije dostupna kao datoteka od samog početka. U skladu sa tim, pouzdani, visokokvalitetni i moćni skeneri i korišćenje odgovarajućeg rešenja za upravljanje dokumentima su ključni za uspešnu digitalizaciju.

Pošto svi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, oni zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.

Veoma je važno da se važni rokovi iskaћu i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata. PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.

PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i kreira jasan pregled važnih dokumenata, kao što su fakture ili beleške o pošiljanju, tako što će ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u.

Sa uobičajenim DMS-om, na primer, skenirana pošta može da se arhivira, važne e-poruke mogu da se čuvaju i da se dokumenti arhiviraju. Pored toga, različiti korisnici mogu da pristupe ovim dokumentima i rade na njima.

PaperOffice DMS creates clear advantages for companies in the recycling and waste disposal industry

Kako proći bez papira?

PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme, dovodi do uštede troškova, kao što je eliminisanje papirnih dokumenata i kreira jasan pregled važnih dokumenata, kao što su potvrde, ugovori, beleške o isporuci ili druga pisma, tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u .

Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.

Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i odobrenjima pomoću tokova posla i pouzdanim obaveštenjima putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke, a ovlašćena lica mogu lako da odobre ili odlože odobrenje.

Sa PaperOffice DMS softverskim rešenjem, više se ne gube dokumenti. I bez obzira gde se na tobom, možeš da pristupiš važnim dokumentima za nekoliko sekundi.

Naravno, uvek radite sa našim sistemima u skladu sa zakonom i potpuno ste pod kontrolom.

Priznanice, računi i slična dokumenta više ne moraju da se šalju putem pošte između crkvenih okruga i parohija. Interna pošta se takođe može slati digitalno na ovaj način. Na taj na ovaj naиe se иuva papir, koљta za dodatno skladištenje podataka i putovanja u arhive. Dokumentima se mogu obezbediti ključne reči (urednik, tema, status, datum itd.) i zatim se lakše pronaći.

Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces

Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice vas ovde podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.

Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.

Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahteva digitalno odobravanje, već i automatski pokreće dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.

Na taj način svi procesi dokumenta mogu biti mapirani.

Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.

Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.

Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success

Vremenski dobitak za važne stvari, ušteda troškova eliminisanjem vaših papirnih arhiva, poboljšanjem vaše usluge kroz mogućnost brzog pružanje informacija i proverom i digitalnim arhiviranjem volumena vašeg dokumenta - to garantuje PaperOffice DMS.

PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno kompanijama za reciklažu i odlaganje, kao što su:

• Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR-a
• Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
• Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
• Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
• Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
• Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju

Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja. Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.

Traceability of important relationships thanks to digital folders and document folders

PaperOffice DMS stvara jasne prednosti za kompanije za reciklažu i odlaganje

PaperOffice DMS ima veoma prednost u odnosu cene i performansi i to sa mogućnošću povezivanja do 800 terminala (display workstations).

Svi digitalni podaci su šifrovani u PaperOffice DMS-u sa 1024 bita i format se konvertuje. To rezultira tako velikim preprekama za hakere i špijune da su svi do sada podbacili sa PaperOffice DMS-om. Istovremeno, hijerarhijski sistem za upravljanje lozinkama sprečava sve da imaju pristup svemu.

Companies from all sectors benefit from digital document management

Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.

Digitalna obrada faktura je takođe povoljna za mnoge kompanije u industriji reciklaže i odlaganja otpada. Dolazne fakture se mogu automatizisati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosleđivanje odgovornom zaposlenom. Proces kontrole i puštanja u rad putem digitalnog puštanja u rad takođe se može voditi brzo i efikasno putem sistema.

Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti u poreskog savetnika ili obrnuto.

Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO

With digital stamps, documents can be supplemented with additional information and even control detailed workflows.

PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.

Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.

Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).

ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.

PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS može postati organizaciono čvorište u svakoj kompaniji i to gotovo brzinom svetlosti.

Kompanije iz industrije reciklaže i odlaganja otpada imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima

38% svih anketiranih kompanija jednostavno nema vremena da digitalizuje svoje procese. Preporučujemo proceduru koja počinje osnovnim procesom, skeniranje analognih dokumenata u isto vreme kada se obrađuju. Na taj način, grupi ljudi koji svakodnevno rade sa kopir-kopirom takođe bi se moglo naložiti, koliko je to moguće, da skeniraju arhivu malo po malo.

Zahvaljujući automatskom prepoznavanju dokumenata sa doslednim karakteristikama, PaperOffice DMS uvek može da dodeli sve skenirane dokumente ispravnoj lokaciji za skladištenje u digitalnoj memoriji. Ima smisla početi skeniranje arhive najnovijim stavkama kako bi se dodatno smanjila veličina analogne arhive kako periodi zadržavanja ističu. Pored toga, imamo mnogo vodiča kako da postignete kancelariju bez papira zahvaljujući skeneru.

PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem putem skenera i digitalizuje ih, čime se tekstovi konvertuju u fontove pomoću OCR-a koji se mogu menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.

Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.

Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.

Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.

Dostupni mehanizmi procene, koje kontroliše AI integrisan u PaperOffice DMS, omogućavaju procene i statistička istraživanja tokova materijala koji se dešavaju u kompaniji.

Ovo je korisno u identifikovanju određenih oblasti fokusa u reciklaži koje se po potrebi mogu kontrolisati u obimu. PaperOffice DSM ubrzava ciklus reciklažnih materijala u preduzeću.