Digitalizacija za osiguravajuće kuće i agencije
PaperOffice DMS za osiguranje omogućava nesmetan protok informacija zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Digitalizacija u osiguravajućim društvima i agencijama
Verovatno nijedna druga industrija nije toliko vezana zakonskim odredbama i zahtevima osiguravajućih društava i agencija.
Istovremeno, kompanije u ovoj oblasti moraju biti u mogućnosti da svojim korisnicima ponude mnoštvo različitih ponuda kako bi bili konkurentni.
U idealnom slučaju, ove ponude su precizno prilagođene odgovarajućim okolnostima kupca. Jedino je moguće da pojedini zaposleni u osiguravajućoj agenciji ili investicionoj konsultantskoj kući zadrže kontrolu i da slučajno ne pređu granicu u džungli tarifa i investicija ili da daju neadekvatne savete uz pomoć dobro promišljenog softvera.
Samo u oblasti osiguranja imovine i žrtava postoji 10 različitih segmenata, od kojih svaki ima svoje tarife.
Na kraju krajeva, postoje stotine pojedinačnih tarifa, prilagođenih individualnim očekivanjima privatnih i komercijalnih kupaca. Ne treba zaboraviti da su osiguravajuće kuće i agencije usko povezane.
Osiguravajuće kuće su u zakonskoj obavezi da istovremeno ulažu doprinose svojih klijenata bezbedno i profitabilno. To znači da osiguravajuće kuće indirektno postaju veoma važni investitori u ekonomiju.
Zašto je softver za upravljanje dokumentima savršeno rešenje?
Često je slučaj da savetnici za osiguranje ili investicije konsultuju različite izvore kako bi pronašli odgovarajuće tarife i investicione ponude za odgovarajućeg kupca. S obzirom na to da ovo može da bude prilično zamostrana afera, opšti kriterijumi se ponekad koriste kao osnova, koja pojednostavljuje potragu, ali teško da prikazuje idealnu ponudu.
PaperOffice DMS omogućava kreiranje biblioteke iz spoljnih i unutrašnjih izvora sa najrazličitijim specifikacijama. Baze podataka kreirane u tu svrhu mogu se automatski popuniti i automatski izračunati.
Ovo je moguće AI u upravljanju podacima kompanije PaperOffice, koja traži unapred definisane ključne reči u dolaznim dokumentima i dodeljuje ih. Na taj način, munjevito brza pretraga naniže ili naviše je na kraju moguća kako bi se pronašla idealna tarifa ili idealan vid ulaganja.
Može se prilagoditi mnogo preciznije od zakonskih uslova za procenu rizika.
PaperOffice DMS može da koristi javne baze podataka, kao i interne dokumente u tu svrhu, naravno uzimajući u obzir zahteve za zaštitu podataka.
Jednako je lako upravljati bazom kupaca u PaperOffice-u, s tim što je broj upravljanih kupaca neograničen. Naravno, svim podacima se može pristupiti i uređivati sa računara sa Operativnim sistemom Windows, kao i sa pametnog telefona ili tableta. Veoma korisno za radnike na terenu.
Kako proći bez papira?
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme, dovodi do uštede troškova, kao što je eliminisanje papirnih dokumenata i kreira jasan pregled važnih dokumenata, kao što su potvrde, ugovori, beleške o isporuci ili druga pisma, tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u .
Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.
Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i odobrenjima pomoću tokova posla i pouzdanim obaveštenjima putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke, a ovlašćena lica mogu lako da odobre ili odlože odobrenje.
Sa PaperOffice DMS softverskim rešenjem, više se ne gube dokumenti. I bez obzira gde se na tobom, možeš da pristupiš važnim dokumentima za nekoliko sekundi.
Naravno, uvek radite sa sistemom za upravljanje dokumentima u skladu sa zakonom i potpuno ste pod kontrolom.
Potvrde, izjave i slični dokumenti više ne moraju da se šalju putem pošte. Interna pošta se takođe može slati digitalno na ovaj način. Na taj na ovaj naиe se иuva papir, koљta za dodatno skladištenje podataka i putovanja u arhive. Dokumentima se mogu obezbediti ključne reči (urednik, tema, status, datum itd.) i zatim se lakše pronaći.
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice vas ovde podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahteva digitalno odobravanje, već i automatski pokreće dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.
Na taj način svi procesi dokumenta mogu biti mapirani.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, fakturama, molbama i dopisivanju putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi se pretvaraju u industriju reciklaže i odlaganja otpada, što ih čini efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Vremenski dobitak za važne stvari, ušteda troškova eliminisanjem vaših papirnih arhiva, poboljšanjem vaše usluge kroz mogućnost brzog pružanje informacija i proverom i digitalnim arhiviranjem volumena vašeg dokumenta - to garantuje PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno osiguravajućim kućama i agencijama, kao što su:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR-a
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja. Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Bezbednost podataka je izuzetno važna tema, posebno u sektorima osiguranja i agencije. Zato PaperOffice DMS radi sa 1024bit kodom za šifrovanje, ali ne samo to.
Svi podaci se konvertuju u sopstveni format koji je nezavisan od operativnog sistema. Kao rezultat toga, hakeri i iznuđivanje prvo moraju da razbiju zaštitni zid operativnog sistema, zatim enkripciju i na kraju strani format, što se do sada nije dogodilo. PaperOffice DMS ima veoma efikasan sistem za upravljanje lozinkama tako da na kraju krajeva ljudsko biće, koje treba posmatrati kao najveću slabu tačku svakog računara, ne može da izazove nikakvu štetu.
Svi digitalni podaci su šifrovani u PaperOffice DMS-u sa 1024 bita i format se konvertuje. To rezultira tako velikim preprekama za hakere i špijune da su svi do sada podbacili sa PaperOffice DMS-om. Istovremeno, hijerarhijski sistem za upravljanje lozinkama sprečava sve da imaju pristup svemu.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada faktura je takođe povoljna za mnoge osiguravajuće kuće i agencije. Dolazne fakture se mogu automatizisati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosleđivanje odgovornom zaposlenom. Proces kontrole i puštanja u rad putem digitalnog puštanja u rad takođe se može voditi brzo i efikasno putem sistema.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti u poreskog savetnika ili obrnuto.
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.
Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).
ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS može postati organizaciono čvorište u svakoj kompaniji i to gotovo brzinom svetlosti.
Kompanije iz industrije osiguranja imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
38% svih anketiranih kompanija jednostavno nema vremena da digitalizuje svoje procese. Preporučujemo proceduru koja počinje osnovnim procesom, skeniranje analognih dokumenata u isto vreme kada se obrađuju. Na taj način, grupi ljudi koji svakodnevno rade sa kopir-kopirom takođe bi se moglo naložiti, koliko je to moguće, da skeniraju arhivu malo po malo.
Zahvaljujući automatskom prepoznavanju dokumenata sa doslednim karakteristikama, PaperOffice DMS uvek može da dodeli sve skenirane dokumente ispravnoj lokaciji za skladištenje u digitalnoj memoriji. Ima smisla početi skeniranje arhive najnovijim stavkama kako bi se dodatno smanjila veličina analogne arhive kako periodi zadržavanja ističu. Pored toga, imamo mnogo vodiča kako da postignete kancelariju bez papira zahvaljujući skeneru.
PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem putem skenera i digitalizuje ih, čime se tekstovi konvertuju u fontove pomoću OCR-a koji se mogu menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
Dostupni mehanizmi procene, koje kontroliše AI integrisan u PaperOffice DMS, omogućavaju procene i statistička istraživanja tokova materijala koji se dešavaju u kompaniji.
PaperOffice DMS, sa svojim brojnim administrativnim alatima, idealan je softver za osiguravajuće agencije i investicione konsultante, koji omogućava i bezbedan i munjevito brz pristup svim potrebnim podacima za najbolji mogući savet korisnika. Istovremeno, PaperOffice DMS se može koristiti za upravljanje svim pitanjima koja se inače pojavljuju u poslovanju.
Kako ne bi postojala samo raznovrsnost u upravljanju dokumentima i zaštiti podataka, PaperOffice DMS preporučuje upotrebu internog mrežnog skladišta (NAS) sa funkcijom rezervne kopije, što smanjuje verovatnoću potpunog gubitka na minimum i istovremeno predstavlja unutrašnji oblak koji, za razliku od oblaka spoljnih provajdera, zaista štiti od neželjenog pristupa vladinih ili nevladinih tela.
