Automatizacija poslovnih procesa za pružaoce usluga i dilere multifunkcionalnih sistema
PaperOffice DMS za pružaoce usluga i prodavce multifunkcionalnih sistema omogućava nesmetan protok informacija zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, fakture, beleške o isporuci i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Integrisani AI omogućava da poslovni procesi budu u velikoj meri automatizovani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspeh i zadovoljstvo.
Digitization at service providers & dealers for copyrs
Specijalistički dileri za kancelarijsku tehnologiju, štamparska rešenja i kancelarijske sisteme imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima.
Trend, kao i ekonomska situacija i konkurentna situacija sve više se kreću ka digitalizaciji dokumenata umesto da ih drže isključivo u papirnoj formi.
Ovako većina specijalističkih dilera za kancelarijsku tehnologiju i štamparska rešenja svakodnevno generiše važna dokumenta:
Zapisi, ugovori, beleške o isporuci, radne verzije, fakture za dobavljače i još mnogo toga. Ova ne samo da stižu poštom, mnoga pisma takođe stižu e-poštom.
Ali nikako svaka faktura dobavljača ili svaka napomena o isporuci nije dostupna kao datoteka od samog početka. U skladu sa tim, pouzdani, visokokvalitetni i moćni skeneri i korišćenje odgovarajućeg rešenja za upravljanje dokumentima su ključni za uspešnu digitalizaciju.
Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata. PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
Industrija za kancelarijsku tehnologiju i kancelarijske sisteme je ta koja ima koristi od sistema za upravljanje dokumentima PaperOffice u vidu rešenja za oblast digitalizacije ali i kao partnera.
Jer koji medijum je bolji od multifunkcionalnog uređaja za transformaciju papirnih dokumenata iz analognog u digitalni?
Sa uobičajenim DMS-om, na primer, skenirana pošta može da se arhivira, važne e-poruke mogu da se čuvaju i da se dokumenti arhiviraju. Pored toga, različiti korisnici mogu da pristupe ovim dokumentima i rade na njima.
Kako proći bez papira?
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme, dovodi do uštede troškova, kao što je eliminisanje papirnih dokumenata i kreira jasan pregled važnih dokumenata, kao što su potvrde, ugovori, beleške o isporuci ili druga pisma, tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u .
Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.
Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i odobrenjima pomoću tokova posla i pouzdanim obaveštenjima putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke, a ovlašćena lica mogu lako da odobre ili odlože odobrenje.
Sa PaperOffice DMS softverskim rešenjem, više se ne gube dokumenti. I bez obzira gde se na tobom, možeš da pristupiš važnim dokumentima za nekoliko sekundi.
Naravno, uvek radite sa našim sistemima u skladu sa zakonom i potpuno ste pod kontrolom.
Priznanice, računi i slična dokumenta više ne moraju da se šalju putem pošte između crkvenih okruga i parohija. Interna pošta se takođe može slati digitalno na ovaj način. Na taj na ovaj naиe se иuva papir, koљta za dodatno skladištenje podataka i putovanja u arhive. Dokumentima se mogu obezbediti ključne reči (urednik, tema, status, datum itd.) i zatim se lakše pronaći.
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice vas ovde podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahteva digitalno odobravanje, već i automatski pokreće dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.
Na taj način svi procesi dokumenta mogu biti mapirani.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, fakturama, izveštajima i korespondenciji e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u Kompanijama su digitalizovani, čineći ih efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Danas, u 21. Kopir je postao multifunkcionalni uređaj u kompanijama, administracijama i privatnim domaćinstvima. Pored funkcije kopir aparata, uređaji mogu da štampaju i faksom, da konvertuju digitalni sadržaj direktno u analogni obrazac putem interfejsa na računar, a takođe i obrnuto skeniranjem.
Upravo u ovoj funkciji kopirmeri će sada imati najveći potencijal za upotrebu, ali sve više u bliskoj budućnosti. Skeniranje i konverzija analognog u digitalne informacije.
Prema istraživanju 3.500 kompanija DIHK iz 2020. godine, njihov stepen digitalizacije je u proseku oko 50 odsto. Sve kompanije su svesne prednosti koje digitalizacija donosi sa sobom. Kompanije vide najveće probleme u sledećim oblastima:
- Složenost ponuđenih sistema i procesa
- Visoka cena
- Bezbednosni rizici
- Nedostatak vremena
- Opsežna obuka
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR-a
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Praktično sve kompanije imaju bar osnovni hardver, kopir ili multifunkcionalni uređaj sa skenerom i jednim ili više računara. Ono što je još uvek potrebno je pravi softver i može se naći u PaperOffice DMS-u.
Uz PaperOffice DMS, navigacija menija je intuitivna i laka za učenje. Meniji pomoći vas vode kroz svaku aplikaciju i istovremeno su dostupna video uputstva koja objašnjavaju određene procese korak po korak. Obuka van sajta za zaposlene nije neophodna, ali se obuka može održati direktno u kompaniji po želji.
PaperOffice DMS stvara jasne prednosti za dilere i pružaoce usluga multifunkcionalnih uređaja
PaperOffice DMS je pravi softver jer uključuje sve što je specijalističkim dilerima potrebno za kancelarijsku tehnologiju i rešenja za štampanje, kao što su:
PaperOffice DMS ima veoma prednost u odnosu cene i performansi i to sa mogućnošću povezivanja do 800 terminala (display workstations).
Svi digitalni podaci su šifrovani u PaperOffice DMS-u sa 1024 bita i format se konvertuje. To rezultira tako velikim preprekama za hakere i špijune da su svi do sada podbacili sa PaperOffice DMS-om. Istovremeno, hijerarhijski sistem za upravljanje lozinkama sprečava sve da imaju pristup svemu.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Obrada digitalnih faktura je takođe prednost za mnoge pružaoce usluga i prodavce sistema kopiranja. Dolazne fakture se mogu automatizisati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosleđivanje odgovornom zaposlenom. Proces kontrole i puštanja u rad putem digitalnog puštanja u rad takođe se može voditi brzo i efikasno putem sistema.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti u poreskog savetnika ili obrnuto.
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.
Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).
ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS tako može postati organizacioni linč u svakoj kompaniji u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svetlosti.
Pružaoci usluga i prodavci multifunkcionalnih sistema imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
38% svih anketiranih kompanija jednostavno nema vremena da digitalizuje svoje procese. Preporučujemo proceduru koja počinje osnovnim procesom, skeniranje analognih dokumenata u isto vreme kada se obrađuju. Na taj način, grupi ljudi koji svakodnevno rade sa kopir-kopirom takođe bi se moglo naložiti, koliko je to moguće, da skeniraju arhivu malo po malo.
Zahvaljujući automatskom prepoznavanju dokumenata sa doslednim karakteristikama, PaperOffice DMS uvek može da dodeli sve skenirane dokumente ispravnoj lokaciji za skladištenje u digitalnoj memoriji. Ima smisla početi skeniranje arhive najnovijim stavkama kako bi se dodatno smanjila veličina analogne arhive kako periodi zadržavanja ističu. Pored toga, imamo mnogo vodiča kako da postignete kancelariju bez papira zahvaljujući skeneru.
PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem putem skenera i digitalizuje ih, čime se tekstovi konvertuju u fontove pomoću OCR-a koji se mogu menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
Dakle, sve što vam je potrebno je kopir i PaperOffice DMS da biste ubrzali operativnu digitalizaciju ili čak počeli. Put koji se definitivno isplati.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija kod pružalaca usluga i dilera za multifunkcionalne uređaje":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava dobavljače usluga i dilere za kopir-računare i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.