Automatizacija poslovnih procesa u upravljanju nekretninama i upravljanju nekretninama
PaperOffice DMS za upravljanje nekretninama i upravljanje nekretninama omogućava efikasno rukovanje elektronskim arhiviranjem zakupaca i imovinskih dosijea i brzom obradom upita i preduslov je efikasnosti i uspeha Vaše kompanije.
Savet stručnjaka
Važna dokumenta u postojećem papirnom obliku, kao što su ugovori o iznajmljivanju, računi za komunalije, građevinski dosijei, događaji, komercijalna dokumenta, obaveštenja zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način optimizuju sve radne procese do maksimuma.Informacije o svim zgradama, poslovnim partnerima, stanarima itd. dostupne su odmah na zahtev zahvaljujući PaperOffice DMS-u.
Digitalizacija u upravljanju imovinom i upravljanju imovinom
U okviru upravljanja nekretninama i upravljanja nekretninama postoji veliki broj različitih dokumenata kojima je potrebno upravljati:
Ugovori o iznajmljivanju, izjave o troškovima smeštaja, građevinski dosijei, događaji, poslovna dokumenta, obaveštenja i još mnogo toga. Zbog toga su menadžeri nekretnina i kompanije za nekretnine ti koji imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg softvera za upravljanje dokumentima.
Važna dokumenta svakodnevno generišu menadžeri nekretnina. Sve to mora biti dodeljeno ispravnoj stambenoj imovini, stanaru, stanodavcu, imovini.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Pored toga, svaki dokument je klasifikovan u skladu sa njegovim tipom i može se dodeliti osobama i objektima, kojima zatim možete čak i pristupiti u e-ovima, bez obzira na uređaj. Imate sve informacije i dokumente o svim zgradama, poslovnim partnerima, stanarima itd. Jasno je da je to na jednom mestu, tačnije u vašoj bazi podataka.
Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata.
Da bi se rešili mnogi postojeći administrativni problemi u upravljanju imovinom, trebalo bi primeniti PaperOffice sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će se u budućnosti digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Takođe možete imati koristi od digitalnih administrativnih zadataka i pripaziti na sve ugovore o iznajmljivanju i servisiranju, zvaničnu korespondenciju, koja se stavlja na reaubsionu ili dodeljenu zaposlenima po zadatku.
Automatizovanje poslovnih procesa
Nijedna druga zemlja u EU nema više stanovnika od Nemačke i sa 234 osobe po kvadratnom kilometru ima treću najveću gustinu stanovništva u Evropi posle Holandije i Belgije, sa izuzetkom Monaka. Oko 37 miliona zgrada raspoređeno je na površini od 357.588 kvadratnih kilometara. Nešto više od polovine nekretnina se koristi kao životni prostor, sve ostale nekretnine se koriste komercijalno ili javno. Procenjuje se da oko 8 miliona nekretnina vode menadžeri nekretnina ili menadžeri nekretnina.
Iza impresivnog broja od 8 miliona upravljanih objekata krije se znatna količina radova na održavanju, što ne samo da je rezultat aktivnosti neophodnih da bi zgrada bila operativna, već i od odredbi, uredbi i zakona koji su novi skoro svake godine. Nekretnine u Nemačkoj delimično podležu državnom zakonu, a delom federalnom zakonu. Ali spisak stvari koje su deo dnevnog poslovanja upravljanja nekretninama je iznenađujuće obiman, kao što su:
- Iznajmljivanje
- Zakup
- Izvod o naknadi za servis
- Naplata duga
- Upravljanje depozitom
- Upravljanje prihodima od iznajmljivanja
- Prodaja / kupovina
- Renoviranje
- Renoviranje
- Popravke
- Održavanje objekata
- Održavanje svojstava
- Zimska usluga
- Grejanje / Struja / Voda / Otpad
- Poreski zakon
- Osiguranje
- Registar zemljišta
Iza svakog pojedinačnog termina na ovoj listi često stoji veliki broj veoma različitih procesa. Naravno, postoje kompanije za upravljanje nekretninama koje su ograničene samo na jednu oblast, kao što je isključivo upravljanje nekretninama za iznajmljivanje ili čista kupovina i prodaja ili upravljanje imovinom u vlasništvu zajednice vlasnika. Ali bez obzira na segment, zadaci su toliko raznovrsni da je svakom menadžeru nekretnina potrebno efikasno upravljanje dokumentima.
To je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
Ali šta efektivno znači za menadžere nekretnina?
Najveći sektor od 8 miliona nekretnina pod gore pomenutim menadžmentom su iznajmljeni stanovi, a sledi poslovni prostor. To znači da, u zavisnosti od vrste, postoje fiksni troškovi koji moraju da se plaćaju kvartalno, polugodišnje ili godišnje. Prihod je, s druge strane, obično mesečni. U zavisnosti od upravljanih zaliha, to podrazumeva održavanje stotina do hiljada računa, a svi oni imaju određene rokove i zahtevaju dodatnu administraciju kada dođe do vanrednih promena. Pored toga, tu je i pravilno obračunate prihode i rashoda.
Nesvakidašnji događaji uključuju, na primer, zakup zaostalih troškova. Ovde je poenta da se izračuna kamata nastala dok se ne uplati, ali i da se poštuju zastarelosti i preduzmu odgovarajuće mere.
- Administracija takođe može da uključi planove koji pokazuju da se oblasti parcele skale i, ako je potrebno, omoguće građevinskim kompanijama za renoviranje ili renoviranje.
- Dokaz o pravilnom ulaganju depozitnih sredstava takođe zahteva pravilno knjigovodstvo i prezentaciju u svakom trenutku.
- Unesite izmene zakona o stanarstvu ili kupovini zemljišta u pravo vreme i na taj način budite spremni na vreme kada stupaju na snagu.
Ovo su samo četiri primera šta dobar sistem za upravljanje dokumentima može da uradi, kao što je PaperOffice DMS.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u vašem preduzeću su digitalizovani, čineći ih efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Osnovni okvir za digitalnu transformaciju u upravljanju nekretninama i nekretninama
Zahvaljujući integrisanom AI, aktiviraju se automatska pravila. Ovaj AI automatski sortira dokumente u fascikle kao što su "Faktura" i "Beleške o isporuci", skladišti odgovarajuće ključne reči i pokreće digitalni tok posla uskladišten za odgovarajući tip dokumenta.
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.
Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Produkcija", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne samo da prepoznaje sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom konsultantu ili obrnuto.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Rešenja toka posla i AI integritet - ALL-IN-ONE rešenje sa PaperOffice DMS-om
Preduzeća u oblasti upravljanja nekretninama i menadžeri nekretnina moraju da obrađuju dokumenta u svim poslovnim transakcijama. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer ima sve što je potrebno industriji nameštaja i proizvodnje, kao što su:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR/li>
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
Funkcija toka posla PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju. Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice DMS vam omogućava da lako uzmete u obzir primenljive periode zadržavanja i brisanja. Digitalni tokovi posla su integrisani u poslovne procese, što obezbeđuje usklađenost sa suštinskim koracima procesa i na taj način usaglašenost.
PaperOffice to podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahtevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.
Na taj način se relevantni metapodaci mogu uskladištiti i nakon procesa arhiviranja dokumenata. Pored vrste dokumenta, može se navesti period arhiviranja i povezane informacije o kupcu.
Industrija nameštaja i trgovina proizvodnjom imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Sistem za upravljanje dokumentima omogućava posebno kreiranje baza podataka za svaku pojedinačnu oblast i istovremeno može da kreira veze. Analogni dokumenti, kao što su prosleđene zanatske fakture, skeniraju se pomoću PaperOffice DMS-a i čuvaju se i kao fotografija i kao konvertovani tekst pomoću OCR softvera. Svi postojeći podaci, na primer o stanaru, mogu se jasno i nedvosmisleno prikazati, zbog čega nijedan dosije ne mora da se nosi sa sobom radi zakazivanja van kuće. Upravljanje bazama podataka pod kontrolom AI kreira predloške iz glavnih podataka ili statistički upotrebljivih lista po potrebi.
Istovremeno, neophodna zaštita podataka održava se putem hijerarhijskog upravljanja lozinkom i 1024-bitnog šifrovanja.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
Odličan odnos cena i performansi PaperOffice DMS-a, kao i jednostavna implementacija u postojećim Microsoft operativnim sistemima i intuitivna učinost čine softver nezamenljivim pomagačem u svakoj kući ili upravljanju nekretninama u kratkom roku, bez obzira na to koliko je veliki inventar kojim će se upravljati.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u upravljanju nekretninama i upravljanju nekretninama":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava upravljanje nekretninama i upravljanje nekretninama i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku po vašoj želji. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.