Automatizacija poslovnih procesa u zajednicama i opštinama
PaperOffice DMS za zajednice i opštine omogućava nesmetan protok informacija zahvaljujući digitalizaciji i automatizaciji poslovnih procesa.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, fakture, beleške o isporuci i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji, čime se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Integrisani AI omogućava da poslovni procesi budu u velikoj meri automatizovani, ubrzavajući vaše procese i povećavajući uspeh i zadovoljstvo.
Digitalizacija u zajednicama i opštinama
Crkve, parohije i opštine u velikoj meri zavise od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima.
Ovako se svakodnevno akumuliraju važna dokumenta u opštinama i opštinskim udruženjima:
Zapisi, fakture, radne verzije, aplikacije, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Ova ne samo da stižu poštom, mnoga pisma takođe stižu putem e-pošte.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Veoma je važno da se važni rokovi iskaћu i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata. PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
Zajedno sa sistemom za upravljanje digitalnim dokumentima PaperOffice, radni procesi unutar crkava, parohija i opština treba da se pojednostave i uštede vreme i troškovi.
Sa uobičajenim DMS-om, na primer, skenirana pošta može da se arhivira, važne e-poruke mogu da se čuvaju i da se dokumenti arhiviraju. Pored toga, različiti korisnici mogu da pristupe ovim dokumentima i rade na njima.
Ako su dokumenti dostupni u digitalizovanom obliku, ne moraju uvek da budu poslati e-poštom zajedno u okviru priprema za prezbiterija sesije i druge sastanke.
Kako proći bez papira?
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme, dovodi do uštede troškova, kao što je eliminisanje papirnih dokumenata i kreira jasan pregled važnih dokumenata, kao što su potvrde, ugovori, beleške o isporuci ili druga pisma, tako što će se ubuduće digitalno upravljati u PaperOffice-u .
Hvatanje, obrada, deljenje, pretraživanje i praćenje dokumenata postaje veoma lako uz korišćenje paperOffice-a.
Zahvaljujući kontrolisanom pristupu, detaljnim listama zadataka, kao i odobrenjima pomoću tokova posla i pouzdanim obaveštenjima putem e-pošte, zaposleni mogu efikasno da dovrše dodeljene zadatke, a ovlašćena lica mogu lako da odobre ili odlože odobrenje.
Sa PaperOffice DMS softverskim rešenjem, više se ne gube dokumenti. I bez obzira gde se na tobom, možeš da pristupiš važnim dokumentima za nekoliko sekundi.
Naravno, uvek radite sa našim sistemima u skladu sa zakonom i potpuno ste pod kontrolom.
Priznanice, računi i slična dokumenta više ne moraju da se šalju putem pošte između crkvenih okruga i parohija. Interna pošta se takođe može slati digitalno na ovaj način. Na taj na ovaj naиe se иuva papir, koљta za dodatno skladištenje podataka i putovanja u arhive. Dokumentima se mogu obezbediti ključne reči (urednik, tema, status, datum itd.) i zatim se lakše pronaći.
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces
Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice vas ovde podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahtevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.
Na taj način svi procesi dokumenta mogu biti mapirani.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, fakturama, izveštajima i korespondenciji e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u Kompanijama su digitalizovani, čineći ih efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Ne radi se samo o verskim ili društvenim strukturama kada govorimo o crkvama i zajednicama. U mnogim oblastima oni su "sam" društveni život. To uključuje ljude, često u dobrovoljnom radu, koji brinu o drugim ljudima u teškim okolnostima, na primer. Tu su i razni zadaci, koji su sa jedne strane podeljeni na pastoralne dužnosti i administrativne aktivnosti sa druge strane.
U Nemačkoj postoji velika crkvena tradicija, baš kao što briga o zajednici osigurava koheziju stanovnika sela, ali i gradova. Naročito danas, u vremenima sve veće izolacije i anonimnosti, postoje kontakt tačke za širok spektar zabrinutosti u crkvama i zajednicama. Naravno, vrlo praktična strana crkve ne sme biti zaboravljena.
Registar, registar stanovništva, kancelarija za pasoše, škole, vrtići, javni prevoz, vatrogasna brigada, razvojne oblasti, kancelarija za izgradnju puteva, odlaganje otpadnih voda i obezbeđivanje sveže vode, a ponekad i snabdevanje električnom energijom.
Ovo su obavezni zadaci. Ali postoji i slobodni stil u svakoj zajednici. To su, na primer, sportski tereni, dečija igrališta, muzeji, klubovi starijih građana i omladinski centri. Crkve sprovode krštenja, prate ljude na poslednjem putovanju i takođe su lokacija za veliko venčanje u belom, koje ponovo uživa veliku popularnost. Ovo ubedljivo nije sve.
U mnogim političkim i crkvenim zajednicama softver za upravljanje dokumentima, kao što je PaperOffice DMS, može da pruži dragocenu podršku u dovršavanja zadataka. To se odnosi na superordinatne strukture, kao i na klubove, vlasti i kompanije koje učestvuju.
Pre svega, PaperOffice DMS je praktično rešenje za donošenje analognih arhiva, bilo da se radi o lokalnom udruženju vatrogasnih brigada ili arhivi crkve sa krštenjima, venčanjima i sahranama, u digitalno doba. PaperOffice DMS je strukturiran tako da se poštuju sve smernice GDPR-a, Opšte uredbe o zaštiti podataka.
PaperOffice DMS stvara jasne prednosti za zajednice, crkve i opštine
Zahvaljujući odličnoj tehnologiji baze podataka i lako naučenom radu, PaperOffice DMS se može koristiti gde god podaci kao što su dokumenti ili fotografije nisu samo sačuvani, već i da se rasporede hronološki, na primer, i da se koriste sa različitim filterima kako bi se automatski kreirali obrasci ili statistika.
Odgovoran za to je veštačka inteligencija (AI) integrisana u PaperOffice DMS sa lepim imenom PIA. On kreira veliki izbor predložaka iz postojeće baze podataka i popunjava ih prethodno definisanim glavnim podacima. To mogu biti članske karte, pisma čestitke za prekretnički rođendan ili maske sa podacima za tekuće ili ključne zalihe datuma u opštinskim komunalnim preduzećima.
OCR softver integrisan u PaperOffice DMS pravi razliku između logotipa i normalnog teksta. Fakture ili prijemnice se mogu brzo pronaći u bilo kom trenutku, npr.
Arhiviranje se takođe može sprovesti na takav način da se svi naredni dokumenti pošiljaoca prepoznaju i automatski dodeljuju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Digitalna obrada faktura je takođe povoljna za mnoge zajednice i opštine. Dolazne fakture se mogu automatizisati zahvaljujući PaperOffice DMS-u i prosleđivanje odgovornom zaposlenom. Proces kontrole i puštanja u rad putem digitalnog puštanja u rad takođe se može voditi brzo i efikasno putem sistema.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti u poreskog savetnika ili obrnuto.
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
PaperOffice DMS omogućava povezivanje drugog softvera, kao što je ERP, i naravno prenos dokumenata iz sistema Microsoft Office putem odgovarajućih interfejsa. PaperOffice DMS ubrzava komunikaciju.
Rokovi i zakazane obaveze se prate i radnje se automatski pokreću u zavisnosti od željene postavke. Procesi porudžbina mogu biti automatizovani, pa čak i promene koje su planirane za budućnost mogu da se unesu na takav način da stupaju na snagu u željeno vreme.
Zahvaljujući svojim opsežnim funkcijama, PaperOffice DMS se definitivno može svrstati u viši segment upravljanja sadržajem preduzeća (ECM).
ECM uključuje celokupno upravljanje celokupnim sadržajem u organizaciji sa odgovarajućom hijerarhijom pristupa. PaperOffice DMS je u stanju da sačuva bilo koji sadržaj u digitalnom obliku, promeni sadržaj i format i učini ga dostupnim.
PaperOffice DMS ima sve funkcije ECM-a i to u odličnom odnosu cenovnih performansi kao i intuitivno učeljiv oblik rada koji skupu spoljnu ili unutrašnju obuku čini nepotrebnom. Umesto toga, besplatna video uputstva su dostupna za navikanje na različite menije. PaperOffice DMS tako može postati organizacioni linč u svakoj kompaniji u trgovini i proizvodnji i to gotovo brzinom svetlosti.
Crkve, zajednice i opštine imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Međutim, sa PaperOffice DMS-om postoji mnogo više mogućnosti za zajednice. Na primer, upravljanje zalihama uključujući stalne ili ključne datume zaliha. Osnova za PaperOffice DMS su povezani korisnički nalozi u mreži. Skladištenje podataka ovih korisničkih naloga se kombinuje u centralnoj bazi podataka. Dokumenti se mogu kontrolisati putem AI sa različitim algoritmima, koji se mogu koristiti za pokretanje automatizovanih procesa.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS je prilagodljiv koliko i zadaci u parohijama & crkvama. Projekti se mogu obrađivanje zajedno sa različitih lokacija pomoću funkcije toka posla. Dokumenti koji se trenutno obrađuju nisu blokirani za druge osobe, već se čuvaju u odgovarajućim verzijama sa vremenskom oznakom.
Na kraju krajeva, poslednja sačuvana verzija uključujući sve promene je uvek dostupna.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u zajednicama, crkvama i opštinama":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava zajednice, crkve i opštine i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.