Product Development, Processes and Support Butterfly Engineers S.L.
Mr. Antonio Jesús Sánchez, Managing Director and Product and Process Engineer at Butterfly Engineers S.L.
Početna pozicija
Kompanija koja je isključivo posvećena razvoju proizvoda, procesu inženjeringa i uključena je u sve proizvodne faze - od prve ideje do krajnjeg proizvoda - svakodnevno je preplavljena fajlovima i dokumentacijom, kao što su tehnički listovi sa podacima, podaci o kupcima, proračuni i planovi.< /p>
Informacije o projektu, koje tokom godina zauzima sve više skladišnog prostora i koje više nije lako pronaći, posebno u administrativnim kancelarijama, postepeno postaju fatalne.
Cilj kompanije je bio da digitalizuje postojeće papirne dokumente, donese optimizaciju procesa i kontrolu toka posla nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizuje veliki deo procesa u pozadini i na taj način optimizuje proces.
Postojeći problemi i zadaci
U prošlosti su informacije čuvane samo u papirnom obliku, kao što su dizajn i planiranje ili specifikacije razvoja proizvoda ili proizvoda, ali danas postoji mnoštvo izvora informacija i dokumenata u mnogim organizacijama: mejlovi, obrasci, skice su jednako deo toga koliko i elektronske fakture i papirne potvrde, pisma, pošta, beleške o isporuci, ugovori itd.
Srećom, zahvaljujući aktuelnim IT razvojima, ova vrsta posla je sada digitalno vođena. Mnogi procesni koraci sada postaju deo 100 odsto digitalne i automatizovane prakse, što potvrđuje i Industrija 4.0.
Međutim, papir je često nezamenljiv kada su u pitanju crteži ili ideje slobodnom rukom, kao i informacije o administraciji, fakturama ili kupcima.
Pored projektovanja i proizvodnje, stručnjaci za inženjere leptira takođe moraju da kreiraju dokumentaciju kao što su montažni priručnici, bezbednosna uputstva i tehnička dokumentacija za proučavanje izvodljivosti projekata.
Agilnost i brzina u rukovanju dosijeima su fundamentalni u savremenim kompanijama, a još više kada praćenje projekata, analiza njihovih troškova ili različite studije koje ih čine profitabilnim zavise od ove dokumentacije.
Stoga je cilj Inženjera leptira bio da se prilagode industriji i da budu u stanju da deluju digitalno kao industrijska kompanija 4.0.
"Imali smo izbegnute troškove skladištenja dokumenata u fasciklama. Pored toga, potraga za dokumentima je oduzimala mnogo vremena",
priseća se gospodina Antonija Jesusa Sančeza, izvršnog direktora i inženjera procesa u Butterfly Engineersu.
Zašto su inženjeri leptira izabrali PaperOffice DMS
Kompanija Butterfly Engineers posvećena je razvoju proizvoda, procesu inženjeringa i inženjeringa podrške, rukovodi velikom količinom dokumentacije koju treba digitalizirati, ali najvažnije tačke za implementaciju DMS-a kao što je PaperOffice su bezbednost i brzina indeksiranja i proces pretrage.
Osim što imaju potpuno uverenje da je digitalna kancelarija bez papira moguća.
"Radimo sa puno tehničkih informacija svakog dana. Skladištenje svih informacija u papirnom formatu je glomazno i skupo za nas. Buduća potraga za njim je takođe veoma zamodna.
PaperOffice nam omogućava da mu lako pristupimo sa bilo kog mesta, da lako pronađemo određene datoteke ili dokumente i pre svega da osiguramo njihovu bezbednost."
Inženjeri leptira su takođe svesni da PaperOffice-jev metod šifrovanja omogućava da se zaštite najosetljiviji dokumenti od mogućih curenja, špijunaže ili nesreća. Naročito kada kompanija sa ovim karakteristikama prolazi kroz standarde i patente, štiteći elemente koji su od suštinskog značaja za kompaniju.
Security and trust in archived data - Immediate access and perfect workflow solutions are the key to success
Štaviše, operativni detalji softvera postaju još atraktivniji kada imate tim za podršku najvišeg kvaliteta, pridržavajući se svih najstrožih pravnih evropskih direktiva (GDPR, RGPD i GoBD) i šifrovanje fajlova apsolutno je neranjivo. Takođe je vredno pažnje da se podaci mogu izvesti u bilo kom trenutku od strane ovlašćenih lica, a baza podataka je dostupna IT osoblju i administratorima preduzeća u bilo kom trenutku.
Prebacivanje na automatizaciju kroz PaperOffice: ciljevi i raspored
Za inženjere leptira bilo je jasno da će pre ili kasnije morati da pređu na digitalizaciju kako bi stvorili konkurentsku prednost.
Kao kompanija koja je više povezana sa tehnološkim razvojem nego druge industrije, Inženjeri leptira su verovali u pozitivan uticaj uvođenja DMS-a i uspešne implementacije u kancelariji bez papira.
"Sistem upravljanja dokumentima nam omogućava da efikasno upravljamo informacijama kompanije brzo i lako. U tom smislu, PaperOffice je veoma obiman i prilično razumljiv sistem. Jednostavan je za korišćenje i dostupan za mala i srednja preduzeća kao što je naša."
Uspešna implementacija: prednosti digitalizacije sa PaperOffice DMS-om
Zahvaljujući uvođenju digitalizacije PaperOffice-a, kompanija je uspela da:
- Umanjivanje korišćenja papira
- Uštedite troškove i prostor za skladištenje
- Automatizovanje administrativnih zadataka
- Izvršite optimizaciju procesa zahvaljujući nadgledanju fascikli
- Obezbedite bezbednu isporuku dokumenata
Ali zahvaljujući digitalizaciji PaperOffice-a, Inženjeri leptira su takođe bili u mogućnosti da:
- Uštedite vreme i resurse
- Obezbeđivanje kontrole i verifikacije administrativnih procesa
- Omogućavanje jednostavnog pristupa dokumentima i datotekama
- Dostupnost dokumenata za svakog ovlašćenog zaposlenog
- Omogućavanje bezbednog i dugoročnog arhiviranja dokumenata, osetljivih podataka, patenata, industrijskih priručnika ili razvoja
"Bezbednost podataka, digitalizacija dokumenata i laka integracija PaperOffice-a u industrijsko okruženje dali su kompaniji ono što joj je bilo potrebno za indeksiranje fajlova i traženje dokumenata."
Lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata je promena procesa preduzeća fundamentalno i trajno. Administrativno znanje je sada organizovano transparentno i dostupno u pravo vreme.
Krajnji rezultat
PaperOffice je pronašao način da stavi tačku na jedan od glavnih problema sa kojima se kompanije trenutno suočavaju:
Administracija dokumenata (upravljanje dokumentima) i digitalizacija procesa.
Neugodnost obima podataka je ograničena na uklanjanje administrativnih prepreka, kako bi se osiguralo da samo ovlašćeni zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u i da izbegnu izmenu dokumenata ili čak curenje tehničkih informacija.
Kompanija takođe planira da dodatno proširi ovu uspešnu saradnju, s obzirom da PaperOffice savršeno ispunjava opcije koje su mu na raspolaganju.
Zahvaljujući integritetu PaperOffice DMS-a, brzo se pronađu tehnički listovi, planovi, podaci, fakture i skice - to omogućava kompaniji Butterfly Engineers da locira podatke projekta u roku od nekoliko sekundi i pomogne svojim korisnicima sa velikom preciznošću.
