Lisabonska patrijaršija

Zašto je Lisabonska patrijaršija izabrala PaperOffice DMS

Zbog postojećih izazova, g. Pedro Silva, administrativni službenik Patrijaršije, tražio je sistem za upravljanje dokumentima (DMS) koji bi omogućio bezbedno i prilagodljivo skladištenje podataka. Jednostavna integracija svih radnih stanica u kancelariji administracije, uključujući i one koje rade na daljinu, trebalo bi da bude rešena nekomplikovanim softverom.

"Tražili smo buduće rešenje koje bi u početku moglo da sprovede sve naše zahteve, ali je istovremeno ponudilo laku skalabilnost i dobar odnos troškova i beneficija i moglo bi da se nadogradi na druga odeljenja u budućnosti."

Pored PaperOffice DMS-a, gospodin Pedro Silva je testirao i druge softverske proizvode iz drugih sistemskih kuća i u početku ispitivao razne softverske ponude u vezi sa upravljanjem dokumentima.

Gospodin Silva naglašava da se već duže vreme traži odgovarajući sistem. Međutim, nijedan od prethodno testiranih prodavaca softvera nije bio dovoljno skalabilan ili fleksibilan za posao koji je trebalo da obavi sistem za upravljanje dokumentima.

"Većina rešenja ne nudi jednostavan način kreiranja baze podataka kao što je PaperOffice DMS, jer koriste samo cloud koji nudi serversko rešenje."

1. Skladištenje i dostupnost podataka. Centralni i jednostavan pristup svim relevantnim dokumentima i mogućnost saradnje više strana na istom dokumentu.

Interno, centralno skladište kojem mogu da pristupe svi zaposleni. Podatke ne treba skladištiti u oblaku nezavisnog proizvođača ili na računaru sa jednim korisnikom.

2.Vrednost za novac. Softver bi trebalo da ima dobar odnos cena i performansi.

Za Lisabonska patrijaršiju je bilo veoma važno da se posle inicijalne investicije softver lako i lako skalira na druga odeljenja i da to ne podrazumeva velike troškove.

Broj kupljenih korisničkih licenci može se povećati u bilo kom trenutku. Na taj način patrijarhat može da izbegne preteranu posvećenost kapitalu.

3. Lako se rukuje. Softver treba da bude samoobjašnjiv i da zahteva što manje obuke ali istovremeno da bude spreman za budućnost.

Na ovaj način spoljni konsultanti mogu da se izbegnu. Naravno, PaperOffice DMS nudi i individualnu obuku za module, po želji. Međutim, na osnovu iskustava Lisabonske patrijaršije, PaperOffice je uglavnom samoobjašnjiv.

Nema spoljnih i skupih "konsultanata" na licu mesta i niko ne mora nigde da putuje na obuku. Svako može sam da definiše vremenski okvir za učenje navigacije menija po potrebi i u smislu budućnosti, PaperOffice DMS je dobro pozicioniran zahvaljujući svojoj modularnom strukturi.

"Odabrali smo PaperOffice DMS zato što smo lično testirali softver i bili impresionirani lakoćom korišćenja Integracije u Windows okruženje i čistim korisničkim interfejsom za rad sa inspiracijama."

4. Preuzimanje i ušteda vremena. Tražio se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i da se oni lako ponovo pronađu kada je to potrebno.

Zahvaljujući integrisanoj AI funkciji, svaki dokument se može naučiti, sav željeni sadržaj se može izdvojiti na ciljani način i uskladištiti sa ključnim rečima na potpuno automatizovan način.

PaperOffice DMS nudi tačno ono što je patrijaršija tražila.

Kako je integrisan PaperOffice DMS?

U vreme pandemije, patrijarhat je odlučio da arhivira svakodnevna dokumenta i mejlove u PaperOffice DMS-u.

Zahvaljujući moćnom skeneru i skeneru u PaperOffice-u, konverzija analognih papira bi mogla da počne. Svi dokumenti su postepeno čitani i digitalizovani putem PaperOffice OCR interfejsa skenera. Indeks ključnih reči se kreira za svaki dokument dok se čita u njemu, koji se može koristiti za pronalaženje u trenu pomoću PaperOffice pretraživača.

Analogue documents are scanned with PaperOffice DMS and saved both as a photo and as converted text using OCR software.

Postojeće fascikle u visećim datotekama preuzete su preko 1:1 i jednostavno konvertovane u "digitalne fascikle".

Svi postojeći mejlovi su sačuvani direktno u PaperOffice DMS-u, mogu biti povezani sa postojećim dokumentima i neće morati da se štampaju na papiru u budućnosti. I svi dolazni e-mailovi se automatski arhiviraju u PaperOffice nadgledanjem fascikli putem podešavanje upravljanja pravilom

Koji su sledeći koraci?

Sledeći korak koji Patrijaršija Lisabona planira je digitalizacija postojećeg fizičkog arhiva pre 2021. godine i proširenje upotrebe PaperOffice DMS-a na druge oblasti/odeljenja Patrijaršije.

Pored toga, Patrijaršija bi želela da u velikoj meri automatizuje arhiviranje dokumenata zahvaljujući upotrebi KI PIA.

"Uzbuđeni smo posle rada sa PaperOffice DMS-om godinu i po dana, iako smo bili zatvoreni samo u jednom odeljenju i nismo u potpunosti istražili ovo fantastično remek-delo."

Rezime ukupnog iskustva

PaperOffice DMS je ispunio sve neophodne kriterijume i danas mapira kompletan tok digitalnih dokumenata u patrijaršiji.

Za sada su svi dokumenti zabeleženi skenerima visokih performansi i digitalno uskladišteni u digitalnoj arhivi PaperOffice-a. Istovremeno, dolazne i postojeće e-poruke se prenose direktno na PaperOffice DMS i povezane sa arhiviranim dokumentima.

Osoblje uprave Patrijaršije zatim može da pristupi dokumentima i mejlovima putem korisničkog interfejsa PaperOffice i unošenjem različitih termina za pretragu - dostupna je i pretraga celog teksta.

Zahvaljujući doslednom korišćenju DMS-a, patrijaršija je uspela da značajno skrati vreme obrade potrebno za fakture i druge vrste dokumenata.