Automatizacija poslovnih procesa u javnoj upravi i vlasti
PaperOffice DMS za javne institucije i organe omogućava efikasno rukovanje bilo kojom vrstom dokumenta, kao i brzu obradu upita i preduslov je efikasnosti i uspeha unutar administracije.
Savet stručnjaka
Pisana dokumenta, ugovori, nacrti, istraživanja, mišljenja stručnjaka i još mnogo toga zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način se svi radni procesi maksimalno optimizuju.Uz pomoć rešenja za upravljanje dokumentima, sve informacije na centralnoj platformi čuvate i arhivirate na način koji je dokaz revizije.
Digitalizacija u javnoj upravi i vlasti
Od poreske uprave do KITA, lokalne samouprave, vlasti ili javnog prevoza do odeljenja za održavanje puteva.
Zvanične i javne institucije povezuju i takođe stabilizuju strukture u opštinama, gradovima, okruzima, ali i saveznim državama, sve do Savezne Republike Nemačke kao političke zajednice.
Dokumenti i podaci se kreiraju u više različitih odeljenja autoriteta. Ovako se važna dokumenta generišu svakog dana:
Pisanja, ugovori, nacrti, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, mnogi dokumenti takođe stižu e-poštom.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Pored toga, svaki dokument je klasifikovan u skladu sa njegovim tipom i može se dodeliti osobama i objektima, kojima zatim možete čak i pristupiti u e-ovima, bez obzira na uređaj. Dakle, imate sve informacije i dokumente o svim informacijama jasno na jednom mestu, tačnije u bazi podataka.
Uz pomoć rešenja za upravljanje dokumentima, sve informacije na centralnoj platformi čuvate i arhivirate na način koji je dokaz revizije.
Da bi se rešili mnogi postojeći administrativni problemi u upravljanju imovinom, trebalo bi primeniti PaperOffice sistem za upravljanje dokumentima.
Na taj način, dnevni rad se može pojednostaviti, optimizovati i unaprediti uz pomoć digitalizacije. PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će se u budućnosti digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Takođe možete imati koristi od digitalnih administrativnih zadataka i obratiti pažnju na zvaničnu korespondenciju koja se stavlja na ponovnu emisiju ili dodeljuje zaposlenima po zadatku.
Sve informacije dostupne odmah
Dobar softver za upravljanje dokumentima ne može da donosi političke odluke, ali može da bude od velike pomoći u mnogim oblastima javne uprave u raznim procesima, jer velika većina takozvanih administrativnih dosijea nema suvereni prioritet.
Osim toga, digitalni dokumenti ne moraju da zamenjuju originale, ali olakšavaju rad.
Pomoću PaperOffice DMS-a, dokumenti se mogu digitalizirati u mnogim vlastima i javnim institucijama i arhivirati centralno na takav način da se pristup može izvršiti sa bilo kog računara bez potrebe da se ide u arhivu ili da se prvo istraži koji/ Vaš kolega trenutno obrađuje fajl.
PaperOffice DMS ne samo da digitalizuje analogne dokumente, softver za upravljanje dokumentima čuva svaku promenu u dokumentu hronološkim redosledom. Original ostaje neugrožen. Funkcija toka posla može da se koristi, na primer, za dodeljivanje određenih aktivnosti tokom projektnog rada i svaki zaposleni ima pregled trenutnog statusa.
Istovremeno, ideje ili predlozi mogu da se podnesu bez potrebe da svaki put sazivate sastanke. Arhivirani dokumenti mogu da se pretražuju po ključnim rečima ili datum ili referentni brojevi i automatizovani predlošci mogu da se kreiraju pomoću AI u PaperOffice DMS-u.
Moguće upotrebe za PaperOffice DMS rezultate na različitim nivoima zvanične i javne administracije, na primer u:
- Љkole
- Vrtići
- Biblioteke
- Univerziteta
- Bolnice
- Opštinske uprave
- poreske službe
- Starački domovi
Naravno, zahvaljujući sofisticiranom skladištenju podataka sa 1024-bitnim šifrovanjem kao i specijalnim unutrašnjim oblikovanjem i zaštitnim zidom, održava se bezbednost u skladu sa GDPR-om. PaperOffice DMS takođe impresionira svojom lakoćom učenja, mogućnošću da postavi do 800 povezanih terminala i veoma dobrim odnosom cena i performansi.
To je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu upravljanja dokumentima, vaši prethodni procesi u javnim institucijama i vlastima su digitalizovani, što ih čini efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Optimizacija poslovnih procesa zahvaljujući PaperOffice DMS-u
Zahvaljujući integrisanom AI, aktiviraju se automatska pravila. Ova AI automatski sortira dokumente u fascikle kao što su "Faktura" i "Ugovor", skladišti odgovarajuće ključne reči i pokreće digitalni tok posla uskladišten za odgovarajući tip dokumenta.
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.
Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Produkcija", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka vezana za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
Važni argumenti za uključivanje PaperOffice DMS-a u planiranje budžeta. Na kraju, PaperOffice DMS takođe ubeđuje u činjenicu da se održivost i zaštita životne sredine uzimaju u obzir. Pre ili kasnije doći će do potpune konverzije iz analognih dokumenata u digitalnu formu i onda će javna institucija, koja će tada već koristiti PaperOffice DMS, biti dobro pripremljena.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom konsultantu ili obrnuto.
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja. Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima. Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Digitalna obrada je osnovna osnova za obezbeđivanje visokog kvaliteta usluga opštinskih usluga u budućnosti
Javne institucije i organi moraju da obrađuju dokumenta za sve poslovne transakcije. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno vlastima i javnim institucijama, kao što su:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR/li>
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Reviziono-usaglašeno i bezbedno arhiviranje: PaperOffice DMS tehnički ispunjava zakonske uslove GoBD, GDPDU i DSGVO
Opsežne funkcije toka posla PaperOffice su veoma interesantne vlastima i javnim administracijama. Sadržaj projektskih sastanaka se beleži i mogu ga dopuniti učesnici u bilo kom trenutku, sve na ekranu i sa različitih lokacija. Arhiviranje dokaza revizije je zagarantovano u svakom trenutku, kao i optimizacija organizacionih procesa.
PaperOffice to podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Javne institucije i organi imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Sistem za upravljanje dokumentima omogućava posebno kreiranje baza podataka za svaku pojedinačnu oblast i istovremeno može da kreira veze. Analogni dokumenti, kao što su prosleđene zanatske fakture, skeniraju se pomoću PaperOffice DMS-a i čuvaju se i kao fotografija i kao konvertovani tekst pomoću OCR softvera. Svi postojeći podaci, na primer o stanaru, mogu se jasno i nedvosmisleno prikazati, zbog čega nijedan dosije ne mora da se nosi sa sobom radi zakazivanja van kuće. Upravljanje bazama podataka pod kontrolom AI kreira predloške iz glavnih podataka ili statistički upotrebljivih lista po potrebi.
Istovremeno, neophodna zaštita podataka održava se putem hijerarhijskog upravljanja lozinkom i 1024-bitnog šifrovanja.
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Pomoću digitalnih oznaka, dokumenti se mogu dopuniti dodatnim informacijama, pa čak i kontrolisati detaljne tokove posla. Zauzvrat, zadatak i funkcija toka posla obezbeđuju ispunjenje i dovršavanje rokova.
PaperOffice DMS nije samo obiman u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savetima i obukom po želji. Sve to po stvarno dobrom odnosu cena i performansi.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u javnoj upravi i vlasti":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava vlasti i javne administracije i nudi odgovarajuće interfejse sa drugim softverom, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.