Digitalna specijalistička rešenja u finansijama
Automatizacija poslovnih procesa i specijalistička rešenja za finansije su preduslovi za efikasnost i uspeh. Potreba za tim više nije opcioni luksuz, već moranje da bi dugoročno ostala konkurentna.
Savet stručnjaka
Važna dokumenta u postojećem papirnom obliku, kao što su molbe, izvodi računa, ugovori, eksterna pisma, računi, izveštaji zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način optimizuju sve radne procese do maksimuma.PaperOffice ne samo da omogućava upravljanje dokumentima, već mu omogućava i neposredan pristup digitalnim datotekama klijenata i kredita.
Digitalizacija u finansijama i bankarstvu
Sa današnjom poplavom digitalnih i papirnih podataka, mora se obezbediti da se važna dokumenta ne izgube i da budu dostupna u pravo vreme, jer finansijske institucije i banke imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima - dobijaju važna dokumenta sa visokim nivoom klasifikacije i neposrednim zahtevima za završetak.
Finansijske institucije i banke imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima koje ispunjava sve zahteve.
Važni dokumenti kao što su molbe, ugovori, računi i spoljna pisma ne pristiћu samo poštom. Mnoga pisma klijenata takođe stižu putem e-pošte. Pri tome se mora održati kompletan pregled odgovornosti, rokova, troškova i zadataka i moraju se održati bezbednosni standardi.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Zato što svi procesi u finansijama zahtevaju savršen protok informacija i strukturirano izvršenje. Neophodne prednosti se mogu ostvariti samo zahvaljujući digitalizaciji.
Zato što digitalna arhiva dokumenata omogućava neposredan pristup svim neophodnim dokumentima i učešće u procesima odobravanja. Nije bitno da li ste u kancelariji, radite od kuće ili na poslovnom putu.
Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata.
PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će se u budućnosti digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Konvertovanje dokumenata u rešenja
U finansijskoj industriji i bankama se svakodnevno koristi mnogo papira i proizvodi se ogroman broj dokumenata. S jedne strane, pošto su procesi prilično složeni, to dovodi do velikih planina papira, ogromne količine podataka, ali i do dugog procesa pretrage. Pored toga, dokumenti moraju biti sačuvani, indeksirani, poverljivi i, ako je potrebno, deljeni sa kolegama.
Sistem za upravljanje dokumentima PaperOffice donosi organizaciju i zaštitu podataka pod jednom haubom. Inovativni sistem obezbeđuje efikasnije alatke za pretragu i preuzimanje koje smanjuju vreme odziva i obezbeđuju da se dokumenti nikada ne izgube, na šta su finansijske institucije uvek zadovoljne.
To je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u vašem preduzeću su digitalizovani, čineći ih efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Kontrola pristupa i veća transparentnost
Zahvaljujući integrisanom AI, aktiviraju se automatska pravila. Ovaj AI automatski sortira dokumente u fascikle kao što su "Faktura" i "Izvodi iz banke", skladišti odgovarajuće ključne reči i pokreće digitalni tok posla uskladišten za odgovarajući tip dokumenta.
Za finansijske institucije i banke, to podrazumeva održavanje veoma obimnog klijenta ili datoteke klijenta, koja takođe mora imati nekoliko posebnih karakteristika. Na primer, moraju se poštovati principi GDPR-a i, naravno, finansijske institucije podležu bezuslovnoj dužnosti poverljivosti, koja se ne odnosi samo na oralne izjave, već i na bezbedno skladištenje dokumenata zaštićenih od neovlašćenih lica. Takođe postoji obaveza ispoštovanja zakonskih i ugovorenih rokova.
U nekim slučajevima nepridržavanje ovih rokova može imati krivične posledice, ali uglavnom samo građanske posledice. Zaštita trgovinskih tajni njihovih klijenata takođe je od primarnog značaja za finansijske institucije.
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.
Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "IT odeljenje", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne samo da prepoznaje sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu ili obrnuto.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Savršeni finansijski tokovi posla
Finansijske institucije, kao i pružaoci usluga i banke moraju da obrađuju dokumenta za sve poslovne transakcije. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno finansijskim institucijama i bankama, kao što su:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR/li>
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Integrisanje digitalnih tokova posla u poslovne procese
Funkcija toka posla PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju. Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice DMS vam omogućava da lako uzmete u obzir primenljive periode zadržavanja i brisanja. Digitalni tokovi posla su integrisani u poslovne procese, što obezbeđuje usklađenost sa suštinskim koracima procesa i na taj način usaglašenost.
PaperOffice to podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahtevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta. Što je apsolutna musta u finansijskom sektoru.
Na taj način se relevantni metapodaci mogu uskladištiti i nakon procesa arhiviranja dokumenata. Pored vrste dokumenta, može se navesti period arhiviranja i povezane informacije o kupcu.
Pružaoci finansijskih usluga imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja.
Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima.
Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
PaperOffice DMS nije samo obiman u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savetima i obukom po želji. Sve to po stvarno dobrom odnosu cena i performansi.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u finansijama i bankarstvu":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava pružaoce finansijskih usluga i banke i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku u skladu sa vašim željama. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.