Najviše moguće ponude za popust.
Exkluzivne unutrašnje vesti
Besplatna nadogradnja bonustnih opcija
Najviše moguće ponude za popust.
Exkluzivne unutrašnje vesti
Besplatna nadogradnja bonustnih opcija
Prijateljstvo Poverenje Reč časti
Nikada nećemo davati vašu email adresu drugim osobama i svaki email sadrži link za jedan klik za odjavu.
Sektor
Industrija i trgovina
Regiona
Langenberg, Severna Rajna-Vestfalija, Nemačka
Odeljenja
Prodaje
Obračunski
Sektor
Industrija i trgovina
Regiona
Langenberg, Severna Rajna-Vestfalija, Nemačka
Odeljenja
Prodaje
Obračunski
G. Stephan Reichel, generalni direktor K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Savet stručnjaka
Sektor
Industrija i trgovina
Regiona
Langenberg, Severna Rajna-Vestfalija, Nemačka
Odeljenja
Prodaje
Obračunski
Kao proizvođač rendeta, K60 sistemi za rendanje imaju dosta važnih dokumenata za upravljanje:
Beleške o isporuci, fakture, ugovori, skice ili planovi i još mnogo toga.
Mnoge istrage dolaze e-poštom i štampaju se, što iznosi ogromnu količinu papira tokom godine. Porudžbine se uvek štampaju sa podacima dobavljača, a zatim se skladište na polici zajedno sa fakturom nakon isporuke.
Ovaj kompletan proces podrazumeva izuzetnu količinu papira i naravno nedostatak prostora.
Kako bi pretraga bila lakša i efikasnija i kako bi se poplava papira svela na najmanju moguću stvar, K60 Gitterrostsysteme je planirao da digitalizuje dokumentaciju i unese sadržaj u bazu podataka interne arhive - kompanija je tražila odgovarajući sistem za upravljanje dokumentima.
Ručna obrada je vremenom postala previše dugotrajna, zbog čega je traženo automatizovano arhiviranje i vađenje informacija.
Najveći izazov za kompaniju bio je da informacije učini lako dostupnim i, pre svega, upotrebljivim za veći broj zaposlenih i grupa zaposlenih i grupa ljudi (zaposlenih, poslovnih partnera, kupaca, građana).
Cilj kompanije je bio da digitalizuje postojeće papirne dokumente, donese optimizaciju procesa i kontrolu toka posla nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizuje veliki deo procesa u pozadini i na taj način optimizuje proces.
Ranije su informacije čuvane samo u papirnoj formi, ali danas postoji mnoštvo izvora informacija i dokumenata u mnogim organizacijama: mejlovi, obrasci, skice su jednako deo toga koliko i elektronske fakture i papirne potvrde, pisma, beleške o isporuci, ugovori itd.
Cela poplava informacija postala je nedoslednija. Zato je najvažniji zadatak da spojite analogne i digitalne jedinice. Dokumenti koji postoje u papirnom obliku moraju biti digitalizovani i spojeni sa drugim informacijama, kao što su povezane e-poruke.
Studija slučaja, koja je sprovedena zajedno sa sistemom za upravljanje dokumentima PaperOffice, imala je cilj minimiziranje potrošnje papira u cilju uštede troškova i skladišnog prostora.
Pored toga, bilo je veoma važno pronaći rešenje za zajedničku arhivu svih dokumenata procesa proizvodnje, kako bi se odmah napravile informacije o dokumentima / porudžbinama vezanim za projekat.
Baš kao i izvršavanje automatizovanog arhiviranja dokumenata i dolaznih e-poruka, koje bi trebalo da arhiviraju dokumente u odgovarajućim fasciklama u skladu sa određenim navedenim kriterijumima i izazovu dodatne tokove posla, kao što je dodeljivanje odgovarajućem službeniku.
Drugi cilj je bio da budemo u mogućnosti da brzo tražimo dokumente od kolega sa mreže.
priseća se g. Stefana Reichela, izvršnog direktora K60 Gitterrostsysteme.
G. Reichel, izvršni direktor K60 Gitterrostsysteme, prvi je ispitao razne softverske ponude u vezi sa upravljanjem dokumentima i na kraju odlučio da prvo testira PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS nudi tačno uslove koje je g. Reichel tražio. Među njima su:
1. Rešenje za internu centralnu bazu podataka na kojoj je zasnovan sistem za upravljanje dokumentima. Podatke ne bi trebalo čuvati na računaru sa jednim korisnikom.Centralno skladište dostupno svim administrativnim službenicima.
G. Stefanu Reichelu je rano bilo jasno da nema načina da se digitalizuje njegova kompanija:
2. Rukovanje i automatizacija administrativnih poslova. Softver mora da omogućava distribuciju zadataka preko mreže i da bi njihovu obradu obavljao odgovarajući službenik.
Uključeno je digitalno korisničko ovlašćenje i potvrda lozinke.
Istovremeno, svi zaposleni koji su zabrinuti su informisani o statusu obrade. Skladište verzija omogućava praćenje koraka obrade koji su izvršeni kada i od koga.
3. Preuzimanje i ušteda vremena. Tražilo se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i njihovog lakog pronalaženja kada je to potrebno.
4. Objedinjavanje dokumenata /porudžbina vezanih za projekat. Softver bi trebalo da bude u mogućnosti da zajedno sačuva dokumente vezane za procese ili da omogući veze jedni sa drugima.
Svim dokumentima za poslovnu transakciju, kao što su proces nabavke ili instalacija sa odgovarajućom notom isporuke, fakturom, skicama, planovima i svim pritužbama na nedostatke, treba upravljati centralno.
Na taj način, beleške o isporuci, fakture i sve što pripada poslovnom procesu čuvaju se u fascikli ili potfascikli. Ovlašćenja za pristup mogu biti dodeljena za svaku fasciklu, za grupe zaposlenih ili za pojedinačne zaposlene.
Pored toga, hiperveze ka fascikli mogu da se kreiraju i šalju zaposlenima.
Na taj način ovlašćeni zaposleni i partneri za saradnju mogu da mu pristupe sa bilo kog mesta u bilo kom trenutku. Zahvaljujući kontroli verzija, pošialac i vreme svake pojedinačne promene dokumenta mogu se pratiti prozirno: upiti se brzo razjašnjaju i izbegavaju se nepotrebne greške.
PaperOffice takođe ima virtuelni prikaz dokumenata u drugim fasciklama. Na taj način, dokumenta se mogu prikazati virtuelno u različitim fasciklama, a da originalni dokument ne mora biti dupliran. Ova funkcija je veoma korisna ako, na primer, dokument treba da se pojavi u različitim projektima, ali ne želite da duplirate dokument.
Mogućnost pristupa informacijama iz različitih perspektiva obezbeđuje viši nivo jasnoće za sve učesnike projekta i poboljšava sposobnost zaposlenih da pruže informacije.
PaperOffice DMS je ispunio sve potrebne kriterijume.
Zahvaljujući digitalizaciji PaperOffice-a, k60 Grating Systems je već bio u mogućnosti da:
Lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata je promena procesa preduzeća fundamentalno i trajno. Administrativno znanje je sada organizovano transparentno i dostupno u pravo vreme.
U tom smislu, osnova za digitalizaciju svih procesa zasnovanih na dokumentu je postavljena sa PaperOffice DMS-om.
Pored opšteg procesa arhiviranja:
Garantovano.
PaperOffice DMS danas mapira ceo tok posla digitalno.
Za sada se svi dokumenti o isporuci i fakturi snimaju moćnim skenerima, PaperOffice automatski prepoznaje kontakt podatke i skladišti dokumente u skladu sa elektronskom arhivom.
Zaposleni zatim mogu da pristupe dokumentima putem jednostavnog korisničkog interfejsa i da uđu u različite termine za pretragu - dostupna je i pretraga celog teksta.
Zahvaljujući doslednom korišćenju DMS-a, proizvođač rendgena je uspeo da značajno skrati vreme obrade potrebno za fakturu, a istovremeno se broj neizmirenih potraživanja znatno smanjio.
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Proizvođač rendeta
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG":
Koje savete biste dali budućim PaperOffice korisnicima?
Nikada nije rano ili prekasno da se bavite temom digitalizacije.
Najvažnije je da dobijete ideju o softveru ali i o samoj kompaniji. Bilo je važno da se ne osećamo primoranim da kupimo softver ili da se prijavimo za bilo kakve pakete usluga i podrške.
Čak i pre nego što smo nabavili PaperOffice DMS, razgovarali smo sa svim odeljenjima kompanije i nikada se nismo osećali loše tretirano. Naprotiv: PaperOffice ima lep, mučan i kompetentan tim.
Za nas kao javnu instituciju, proces postaje sve komplikovaniji i podrazumeva mnogo birokratije. Zbog toga je poverenje u sistem i softver bilo veoma važno. Naravno, takođe je bilo veoma važno da softver bude lako razumeti.
Kome biste preporučili PaperOffice?
Preporučićemo PaperOffice svim drugim kompanijama koje bi želele da digitalizuju i automatizuju.
Šta vam se posebno dopada kod PaperOffice-a?
Veoma smo zadovoljni svime.
PaperOffice je lagan, ali moćan sistem za upravljanje dokumentima.
Funkcije koje u početku deluju besmisleno, kao što je automatsko čitanje sadržaja dokumenta, ispostave se kao najvažnije funkcije koje ne želite više da propustite u dužem vremenskom periodu.
"Ručna obrada dokumenata u tako velikoj zajednici koštala bi nas mnogo vremena.
Sa automatizovanim rešenjem iz PaperOffice DMS-a, manuelni napori bi mogli da budu znatno smanjeni, istovremeno su uložena ulaganja u tehnologiju orijentisanu na budućnost. Mi smo pioniri u upravljanju digitalnom imovinom."
Gospodin Alehandro Kampos
IT specijalista i menadžer projekta u upravi nekretnina El Guijo
