Proizvođač rendeta
K60-Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
G. Stephan Reichel, generalni direktor K60 Gitterrostsysteme GmbH & Co.KG
Početna pozicija
Kao proizvođač rendeta, K60 sistemi za rendanje imaju dosta važnih dokumenata za upravljanje:
Beleške o isporuci, fakture, ugovori, skice ili planovi i još mnogo toga.
Mnoge istrage dolaze e-poštom i štampaju se, što iznosi ogromnu količinu papira tokom godine. Porudžbine se uvek štampaju sa podacima dobavljača, a zatim se skladište na polici zajedno sa fakturom nakon isporuke.
Ovaj kompletan proces podrazumeva izuzetnu količinu papira i naravno nedostatak prostora.
Kako bi pretraga bila lakša i efikasnija i kako bi se poplava papira svela na najmanju moguću stvar, K60 Gitterrostsysteme je planirao da digitalizuje dokumentaciju i unese sadržaj u bazu podataka interne arhive - kompanija je tražila odgovarajući sistem za upravljanje dokumentima.
Ručna obrada je vremenom postala previše dugotrajna, zbog čega je traženo automatizovano arhiviranje i vađenje informacija.
Najveći izazov za kompaniju bio je da informacije učini lako dostupnim i, pre svega, upotrebljivim za veći broj zaposlenih i grupa zaposlenih i grupa ljudi (zaposlenih, poslovnih partnera, kupaca, građana).
Cilj kompanije je bio da digitalizuje postojeće papirne dokumente, donese optimizaciju procesa i kontrolu toka posla nad svim dolaznim i odlaznim dokumentima, automatizuje veliki deo procesa u pozadini i na taj način optimizuje proces.
Postojeći problemi i zadaci
Ranije su informacije čuvane samo u papirnoj formi, ali danas postoji mnoštvo izvora informacija i dokumenata u mnogim organizacijama: mejlovi, obrasci, skice su jednako deo toga koliko i elektronske fakture i papirne potvrde, pisma, beleške o isporuci, ugovori itd.
Cela poplava informacija postala je nedoslednija. Zato je najvažniji zadatak da spojite analogne i digitalne jedinice. Dokumenti koji postoje u papirnom obliku moraju biti digitalizovani i spojeni sa drugim informacijama, kao što su povezane e-poruke.
Studija slučaja, koja je sprovedena zajedno sa sistemom za upravljanje dokumentima PaperOffice, imala je cilj minimiziranje potrošnje papira u cilju uštede troškova i skladišnog prostora.
Pored toga, bilo je veoma važno pronaći rešenje za zajedničku arhivu svih dokumenata procesa proizvodnje, kako bi se odmah napravile informacije o dokumentima / porudžbinama vezanim za projekat.
Baš kao i izvršavanje automatizovanog arhiviranja dokumenata i dolaznih e-poruka, koje bi trebalo da arhiviraju dokumente u odgovarajućim fasciklama u skladu sa određenim navedenim kriterijumima i izazovu dodatne tokove posla, kao što je dodeljivanje odgovarajućem službeniku.
Drugi cilj je bio da budemo u mogućnosti da brzo tražimo dokumente od kolega sa mreže.
"Imali smo izbegnute troškove skladištenja dokumenata u fasciklama. Pored toga, potraga za dokumentima je oduzimala mnogo vremena",
priseća se g. Stefana Reichela, izvršnog direktora K60 Gitterrostsysteme.
"Upravo smo pomerili rad napred i sada imamo prednost."
Zašto je K60 Gitterrostsysteme izabrao PaperOffice DMS
G. Reichel, izvršni direktor K60 Gitterrostsysteme, prvi je ispitao razne softverske ponude u vezi sa upravljanjem dokumentima i na kraju odlučio da prvo testira PaperOffice DMS.
PaperOffice DMS nudi tačno uslove koje je g. Reichel tražio. Među njima su:
1. Rešenje za internu centralnu bazu podataka na kojoj je zasnovan sistem za upravljanje dokumentima. Podatke ne bi trebalo čuvati na računaru sa jednim korisnikom.Rešenje: Postavljen je namenski server MAX sa maksimalnim performansama za K60 grating sisteme, na kojima je baza podataka izgrađena. To je omogućilo centralni i jednostavan pristup ovoj relevantnoj dokumentaciji i mogućnost da više strana sarađuje na istom dokumentu.
Centralno skladište dostupno svim administrativnim službenicima.
G. Stefanu Reichelu je rano bilo jasno da nema načina da se digitalizuje njegova kompanija:
"Dugo sam bio svestan da nema načina da se zaobiđe digitalizacija, ali smo joj se dugo opirali. Promene u procesima preduzeća se obično guraju sve dalje i dalje u daljinu, kao što je odlazak kod stomatologa. Nakon što je integracija sistema upravljanja dokumentima ostvarena, definitivno mogu da kažem da je to trebalo da uradim mnogo ranije."
2. Rukovanje i automatizacija administrativnih poslova. Softver mora da omogućava distribuciju zadataka preko mreže i da bi njihovu obradu obavljao odgovarajući službenik.
Rešenje: PaperOffice DMS ima sveobuhvatnu funkciju toka posla koja omogućava slanje podsetnika, poruka i informacija na povezani računar sa prethodno utvrđenom grupom zaposlenih .
Uključeno je digitalno korisničko ovlašćenje i potvrda lozinke.
Istovremeno, svi zaposleni koji su zabrinuti su informisani o statusu obrade. Skladište verzija omogućava praćenje koraka obrade koji su izvršeni kada i od koga.
"Već na prvom sastanku sa PaperOffice-om primećujete 20 godina paperOffice iskustva u oblasti upravljanja dokumentima."
3. Preuzimanje i ušteda vremena. Tražilo se jednostavniji način digitalizacije analognih dokumenata i njihovog lakog pronalaženja kada je to potrebno.
Rešenje: To je osnovni segment PaperOffice DMS-a, digitalizacija analognih dokumenata. Sve što vam je potrebno je skener sa interfejsom za računar i PaperOffice DMS. Dokumenti se ne skeniraju samo. Ako je potrebno, oni se konvertuju u tekst koji se može uređivati pomoću integrisanog OCR softvera i automatski se ispravno čuvaju.
4. Objedinjavanje dokumenata /porudžbina vezanih za projekat. Softver bi trebalo da bude u mogućnosti da zajedno sačuva dokumente vezane za procese ili da omogući veze jedni sa drugima.
Svim dokumentima za poslovnu transakciju, kao što su proces nabavke ili instalacija sa odgovarajućom notom isporuke, fakturom, skicama, planovima i svim pritužbama na nedostatke, treba upravljati centralno.
Rešenje: PaperOffice ima digitalne fascikle u kojima svi dokumenti procesa proizvodnje mogu da se skladište u digitalnoj fascikli. Struktura fascikle, koja se sastoji od glavne fascikle i potfascikli, obezbeđuje optimalan pregled.
Na taj način, beleške o isporuci, fakture i sve što pripada poslovnom procesu čuvaju se u fascikli ili potfascikli. Ovlašćenja za pristup mogu biti dodeljena za svaku fasciklu, za grupe zaposlenih ili za pojedinačne zaposlene.
Pored toga, hiperveze ka fascikli mogu da se kreiraju i šalju zaposlenima.
Na taj način ovlašćeni zaposleni i partneri za saradnju mogu da mu pristupe sa bilo kog mesta u bilo kom trenutku. Zahvaljujući kontroli verzija, pošialac i vreme svake pojedinačne promene dokumenta mogu se pratiti prozirno: upiti se brzo razjašnjaju i izbegavaju se nepotrebne greške.
"Tema digitalizacije postaje sve primetnija u industriji rešetki. To se, na primer, odnosi na naše liste delova ili na naše planove, crteže i konfiguratore. Posle uvođenja PaperOffice DMS-a, ručni napor bi mogao da bude smanjen. Sada smo pioniri kao proizvođač digitalnih gratinga."
PaperOffice takođe ima virtuelni prikaz dokumenata u drugim fasciklama. Na taj način, dokumenta se mogu prikazati virtuelno u različitim fasciklama, a da originalni dokument ne mora biti dupliran. Ova funkcija je veoma korisna ako, na primer, dokument treba da se pojavi u različitim projektima, ali ne želite da duplirate dokument.
Mogućnost pristupa informacijama iz različitih perspektiva obezbeđuje viši nivo jasnoće za sve učesnike projekta i poboljšava sposobnost zaposlenih da pruže informacije.
PaperOffice DMS je ispunio sve potrebne kriterijume.
Prednosti kroz digitalizaciju pomoću PaperOffice-a
Zahvaljujući digitalizaciji PaperOffice-a, k60 Grating Systems je već bio u mogućnosti da:
- Uštedite vreme i resurse
- Jednostavan pristup dokumentu
- Dostupnost dokumenata za svakog ovlašćenog zaposlenog
- Obezbeđivanje jasnog popunjavanja
Lakša i brža dostupnost podataka i dokumenata je promena procesa preduzeća fundamentalno i trajno. Administrativno znanje je sada organizovano transparentno i dostupno u pravo vreme.
U tom smislu, osnova za digitalizaciju svih procesa zasnovanih na dokumentu je postavljena sa PaperOffice DMS-om.
Pored opšteg procesa arhiviranja:
- Arhiviranje otporno na reviziju
- Optimizacija organizacionih procesa
- Bolja organizacija dokumentacije
- Brža pretraga dokumenata
- Pojednostavljena komunikacija i rešavanje zadataka
Garantovano.
Krajnji rezultat
PaperOffice DMS danas mapira ceo tok posla digitalno.
Za sada se svi dokumenti o isporuci i fakturi snimaju moćnim skenerima, PaperOffice automatski prepoznaje kontakt podatke i skladišti dokumente u skladu sa elektronskom arhivom.
Zaposleni zatim mogu da pristupe dokumentima putem jednostavnog korisničkog interfejsa i da uđu u različite termine za pretragu - dostupna je i pretraga celog teksta.
Zahvaljujući doslednom korišćenju DMS-a, proizvođač rendgena je uspeo da značajno skrati vreme obrade potrebno za fakturu, a istovremeno se broj neizmirenih potraživanja znatno smanjio.
