Digitalizacija za advokatske firme, advokate i konsultante za menadžment

Digitalizacija za advokatske firme, advokate i konsultante za menadžment

Uz današnju poplavu digitalnih i papirnih podataka, važno je osigurati da se važna dokumenta ne izgube i da budu dostupna u pravo vreme.

Advokati, pravna odeljenja, advokatske firme i konsultanti za menadžment, kao i beležnici, imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima.

Važna dokumenta akumuliraju se u advokatskim kancelarijama na dnevnoj bazi: molbe, dokumenta klijenata, nacrti, spoljna sudska pisma, istraživanja, mišljenja stručnjaka i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, mnoga pisma klijenata takođe stižu putem e-pošte.

Efficient work thanks to digitization

Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.

Zato što visoko tehnički procesi u automobilskoj industriji zahtevaju savršen protok informacija i strukturirano izvršenje. Neophodne prednosti se mogu ostvariti samo zahvaljujući digitalizaciji.

Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata.

PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.

PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će se u budućnosti digitalno upravljati u PaperOffice-u.

Radite efikasno zahvaljujući digitalizaciji

Biti u pravu i biti u pravu nije uvek jedno te isto. Situacija je slična preduzetničkim odlukama o tome kojim putem treba ći u uspešnu budućnost. Industrije koje se bave pružanjem pomoći svojim korisnicima da dobiju svoja prava ili da pronađu pravi put za kompaniju su advokati i konsultantske kuće za upravljanje.

Advokati kao članovi javnog prava imaju poseban status, ali i posebnu odgovornost. U menadžment konsultantskim kućama, na primer, često postoje i advokati pored inženjera i poslovnih ekonomista. U veoma složenoj društvenoj i ekonomskoj strukturi kao što je ona u Nemačkoj, praktično svaki korak je praćen mogućim pravnim posledicama. Verovatno najvažniji temelj za ove strukture je, idealno, kompletna dokumentacija svih procesa.

Upravo to je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od samo upravljanja dokumentima.

Digitization with PaperOffice brings immense advantages

Ne postoji način da se zaobiđe automatizacija za advokate i konsultante menadžmenta

Za advokate & menadžment konsultacije, to podrazumeva održavanje veoma obimnog klijenta ili korisničkog fajla, koji takođe mora imati nekoliko posebnih funkcija. Na primer, principi GDPR-a se moraju poštovati i, naravno, advokati su vezani apsolutnom dužnošću poverljivosti, koja se ne odnosi samo na oralne izjave, već i na bezbedno skladištenje dokumenata zaštićenih od neovlašćenih lica. Takođe postoji obaveza ispoštovanja zakonskih i ugovorenih rokova.

U nekim slučajevima nepridržavanje ovih rokova može imati krivične posledice, ali uglavnom samo građanske posledice. Za konsultantske usluge menadžmenta, zaštita poslovnih tajni njihovih klijenata je takođe od izuzetnog značaja.

PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom, različiti nivoi pristupa i dodeljivanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake na potpuno isti način kao što se sprovode u preduzeću, npr.

Odgovornost se može dodeliti ne samo pojedincima, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Advokati stanarstva" kako bi kolega mogao odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.

OCR tehnologija ne samo da prepoznaje sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.

Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti klijentu ili obrnuto. Njima se takođe mogu obezbediti lozinke.

The process-oriented DMS supports you with digital workflow solutions and task management functions

Savršeni tokovi posla za advokate i konsultante menadžmenta

U Nemačkoj trenutno postoji oko 150.000 pojedinačnih propisa iz saveznih i državnih zakona i propisa. Svaka oblast društvenog i ekonomskog života je regulisana. Da bi savladali džunglu pasusa, advokati su specijalizovani za određene oblasti baš kao i konsultantske kuće za upravljanje, a opet ne postoji advokat ili konsultant za menadžment koji zna sve zakonske zahteve svoje posebne oblasti. Pogotovo što novi zakoni ili presude stalno menjaju trenutnu situaciju u svakom trenutku. Potreban mu je pravi softver, sposoban za učenje, brz i bezbedan.

PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno advokatima i konsultantima za menadžment, na primer:

• Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR-a
• Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
• Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
• Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
• Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
• Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju

Digitalna transformacija sa PaperOffice DMS-om revolucionarizuje pravni sektor

Paperless law firm - there is no way around automation for lawyers and management consultants

Funkcija toka posla PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju između sekretarijata i advokata. Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora.

PaperOffice to podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.

Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.

Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahtevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta. Što je apsolutna musta u pravnom sektoru.

Digitalizacija sa PaperOffice-om donosi ogromne prednosti

Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.

Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.

Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja.

Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima.

Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.

PaperOffice DMS nije samo obiman u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savetima i obukom po želji. Sve to po stvarno dobrom odnosu cena i performansi.