Digitalna specijalistička rešenja za advokate i advokatske firme
Automatizacija poslovnih procesa i optimizacija procesa su preduslovi za efikasnost i uspeh. Potreba za tim više nije opcioni luksuz, već moranje da bi dugoročno ostala konkurentna.
Savet stručnjaka
Važni dokumenti u postojećem papirnom obliku, kao što su molbe, klijentska dokumenta, nacrti, spoljna sudska pisma, istraživanja, stručna mišljenja zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način se svi radni procesi maksimalno optimizuju.PaperOffice ne samo da omogućava upravljanje dokumentima, već omogućava i trenutni pristup autokompju i tačnim klijentskim datotekama.
Digitalizacija za advokatske firme, advokate i konsultante za menadžment
Uz današnju poplavu digitalnih i papirnih podataka, važno je osigurati da se važna dokumenta ne izgube i da budu dostupna u pravo vreme.
Advokati, pravna odeljenja, advokatske firme i konsultanti za menadžment, kao i beležnici, imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima.
Važna dokumenta akumuliraju se u advokatskim kancelarijama na dnevnoj bazi: molbe, dokumenta klijenata, nacrti, spoljna sudska pisma, istraživanja, mišljenja stručnjaka i još mnogo toga. Oni ne stižu samo poštom, mnoga pisma klijenata takođe stižu putem e-pošte.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Zato što visoko tehnički procesi u automobilskoj industriji zahtevaju savršen protok informacija i strukturirano izvršenje. Neophodne prednosti se mogu ostvariti samo zahvaljujući digitalizaciji.
Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata.
PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će se u budućnosti digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Radite efikasno zahvaljujući digitalizaciji
Biti u pravu i biti u pravu nije uvek jedno te isto. Situacija je slična preduzetničkim odlukama o tome kojim putem treba ći u uspešnu budućnost. Industrije koje se bave pružanjem pomoći svojim korisnicima da dobiju svoja prava ili da pronađu pravi put za kompaniju su advokati i konsultantske kuće za upravljanje.
Advokati kao članovi javnog prava imaju poseban status, ali i posebnu odgovornost. U menadžment konsultantskim kućama, na primer, često postoje i advokati pored inženjera i poslovnih ekonomista. U veoma složenoj društvenoj i ekonomskoj strukturi kao što je ona u Nemačkoj, praktično svaki korak je praćen mogućim pravnim posledicama. Verovatno najvažniji temelj za ove strukture je, idealno, kompletna dokumentacija svih procesa.
Upravo to je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od samo upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima klijenata, izveštajima, izjavama o naknadama, presudama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući sistemu za upravljanje dokumentima PaperOffice, vaši prethodni procesi u vašoj advokatskoj firmi ili preduzeću su digitalizovani, što ih čini efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim. PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili dodeljvanje prava pristupa.
Ne postoji način da se zaobiđe automatizacija za advokate i konsultante menadžmenta
Za advokate & menadžment konsultacije, to podrazumeva održavanje veoma obimnog klijenta ili korisničkog fajla, koji takođe mora imati nekoliko posebnih funkcija. Na primer, principi GDPR-a se moraju poštovati i, naravno, advokati su vezani apsolutnom dužnošću poverljivosti, koja se ne odnosi samo na oralne izjave, već i na bezbedno skladištenje dokumenata zaštićenih od neovlašćenih lica. Takođe postoji obaveza ispoštovanja zakonskih i ugovorenih rokova.
U nekim slučajevima nepridržavanje ovih rokova može imati krivične posledice, ali uglavnom samo građanske posledice. Za konsultantske usluge menadžmenta, zaštita poslovnih tajni njihovih klijenata je takođe od izuzetnog značaja.
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom, različiti nivoi pristupa i dodeljivanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake na potpuno isti način kao što se sprovode u preduzeću, npr.
Odgovornost se može dodeliti ne samo pojedincima, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Advokati stanarstva" kako bi kolega mogao odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne samo da prepoznaje sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka relevantna za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti klijentu ili obrnuto. Njima se takođe mogu obezbediti lozinke.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
Savršeni tokovi posla za advokate i konsultante menadžmenta
U Nemačkoj trenutno postoji oko 150.000 pojedinačnih propisa iz saveznih i državnih zakona i propisa. Svaka oblast društvenog i ekonomskog života je regulisana. Da bi savladali džunglu pasusa, advokati su specijalizovani za određene oblasti baš kao i konsultantske kuće za upravljanje, a opet ne postoji advokat ili konsultant za menadžment koji zna sve zakonske zahteve svoje posebne oblasti. Pogotovo što novi zakoni ili presude stalno menjaju trenutnu situaciju u svakom trenutku. Potreban mu je pravi softver, sposoban za učenje, brz i bezbedan.
PaperOffice DMS je pravi softver jer dolazi sa svime što je potrebno advokatima i konsultantima za menadžment, na primer:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR-a
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Digitalna transformacija sa PaperOffice DMS-om revolucionarizuje pravni sektor
Funkcija toka posla PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju između sekretarijata i advokata. Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora.
PaperOffice to podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahtevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta. Što je apsolutna musta u pravnom sektoru.
Digitalizacija sa PaperOffice-om donosi ogromne prednosti
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja.
Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima.
Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
PaperOffice DMS nije samo obiman u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savetima i obukom po želji. Sve to po stvarno dobrom odnosu cena i performansi.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija za advokatske firme, advokate i konsultante za menadžment":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava advokate i konsultante za upravljanje i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku po vašoj želji. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.