Procesi digitalne kompanije u industriji i proizvodnji nameštaja
Automatizacija poslovnih procesa i specijalističkih rešenja u industriji i proizvodnji nameštaja su preduslovi za efikasnost i uspeh. Potreba za tim više nije opcioni luksuz, već moranje da bi dugoročno ostala konkurentna.
Savet stručnjaka
Važna dokumenta u postojećem papirnom obliku, kao što su molbe, izvodi računa, ugovori, eksterna pisma, računi, izveštaji zamenjuju se elektronskim dokumentima zahvaljujući digitalizaciji i na taj način optimizuju sve radne procese do maksimuma.PaperOffice ne samo da omogućava upravljanje dokumentima, već mu omogućava i neposredan pristup digitalnim datotekama klijenata i kredita.
Digitalizacija u industriji nameštaja i proizvodnje
Sa današnjom poplavom digitalnih i papirnih podataka, važno je osigurati da se važni dokumenti ne izgube i da budu dostupni kada bude pravo vreme.
Kompanije iz industrije nameštaja i proizvodne industrije imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima, jer svakodnevno dobijaju papirna dokumenta.
U proizvodnoj industriji, važna dokumenta se generišu svakog dana: molbe, skice, nacrti, spoljna pisma, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Ova ne samo da stižu poštom, mnoga pisma takođe stižu e-poštom.
Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.
Zato što svi procesi u industriji nameštaja i proizvodnoj trgovini zahtevaju savršen protok informacija i strukturirano izvršenje. Neophodne prednosti se mogu ostvariti samo zahvaljujući digitalizaciji.
Zato što digitalna arhiva dokumenata omogućava neposredan pristup svim neophodnim dokumentima i učešće u procesima odobravanja. Nije bitno da li ste u kancelariji, radite od kuće ili na poslovnom putu.
Upravljanje digitalnim dokumentima vam može pomoći u ovome: da li su mašinski fajlovi, uputstva za rad, katalozi rezervnih delova i evidencije održavanja - sve se može arhivirati u DMS-u i ponovo pronaći za nekoliko sekundi.
Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata.
PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.
PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će se u budućnosti digitalno upravljati u PaperOffice-u.
Digitalizovani procesi stvaraju jasnu prednost
U industriji nameštaja i proizvodnoj industriji svakodnevno se koristi mnogo papira. S jedne strane, pošto su procesi prilično složeni, to dovodi do velikih planina papira, ogromne količine podataka, ali i do dugog procesa pretrage.
Sistem za upravljanje dokumentima PaperOffice donosi organizaciju i zaštitu podataka pod jednom haubom. Inovativni sistem obezbeđuje efikasnije alatke za pretragu i preuzimanje koje smanjuju vreme odziva i obezbeđuju da se dokumenti nikada ne izgube, što je uvek zadovoljstvo za preduzeća.
To je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.
PaperOffice ne pravi razliku između tipova dokumenata, bez obzira na to da li vam je potrebna pomoć u upravljanju ugovorima, molbama i korespondenciji putem e-pošte: zahvaljujući PaperOffice sistemu za upravljanje dokumentima, vaši prethodni procesi u vašem preduzeću su digitalizovani, čineći ih efikasnijim, transparentnijim i znatno fleksibilnijim.
Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.
Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.
Automatizacija zahvaljujući AI i rešenjima toka posla
Zahvaljujući integrisanom AI, aktiviraju se automatska pravila. Ovaj AI automatski sortira dokumente u fascikle kao što su "Faktura" i "Beleške o isporuci", skladišti odgovarajuće ključne reči i pokreće digitalni tok posla uskladišten za odgovarajući tip dokumenta.
PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.
Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Produkcija", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.
OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka vezana za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.
Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom savetniku ili obrnuto.
Rešenje: dokazano know-how
Zar nema smisla odmah koristiti softver za upravljanje u praksi? koji ne samo da ispunjava sve zahteve, već je i lak za učenje i jeftin?
PaperOffice DMS je isprobano i testirano kompletno rešenje za digitalni rad i, sa preko 20 godina tržišnog iskustva, jedan od prvih DMS pionira.
All-in-One zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a
Kompanije iz industrije nameštaja, kao i proizvodne trgovine, moraju da obrađuju dokumenta za sve poslovne transakcije. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.
PaperOffice DMS je pravi softver jer ima sve što je potrebno industriji nameštaja i proizvodnje, kao što su:
- Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR/li>
- Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
- Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
- Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
- Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
- Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju
Integrisanje digitalnih tokova posla u poslovne procese
Funkcija toka posla PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju. Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice DMS vam omogućava da lako uzmete u obzir primenljive periode zadržavanja i brisanja. Digitalni tokovi posla su integrisani u poslovne procese, što obezbeđuje usklađenost sa suštinskim koracima procesa i na taj način usaglašenost.
PaperOffice to podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.
Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.
Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahtevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.
Na taj način se relevantni metapodaci mogu uskladištiti i nakon procesa arhiviranja dokumenata. Pored vrste dokumenta, može se navesti period arhiviranja i povezane informacije o kupcu.
Industrija nameštaja i trgovina proizvodnjom imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima
Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.
Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.
Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja.
Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima.
Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.
PaperOffice DMS nije samo obiman u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savetima i obukom po želji. Sve to po stvarno dobrom odnosu cena i performansi.
FAQs
Konačno, odgovaramo na još nekoliko često postavljanih pitanja na temu. "Digitalizacija u industriji nameštaja i proizvodnim preduzećima":
Kako zaposleni mogu da pristupe PaperOffice-u?
Zbog decentralizovane i moderne programske arhitekture, PaperOffice se može koristiti na gotovo svakom uređaju - od klasičnih računara do pametnih telefona / tableta do televizora.
Šta će se desiti sa podacima ako PaperOffice ne postoji?
To se neće desiti, ali da vas uverim: podatke možete da izvezete bilo kada, jer je PaperOffice zasnovan na otvorenoj strukturi baze podataka, možete da pristupite podacima u bilo kom trenutku.
Zaštita podataka teme: Gde se čuvaju svi dokumenti?
PaperOffice će uskladištiti sva dokumenta u kući sa šifrovanjem na visokom nivou, što će ga učiniti imunim na krađu podataka, na primer, i premašiti sve GDPR i GOBD zahteve.
Izbegnite greške: Nikada ne čuvaj podatke u oblaku treće strane!
Da li PaperOffice može tačno da se prilagodi specifikacijama?
Da, PaperOffice može biti 100% prilagođen predviđenoj upotrebi kako bi se obezbedila besprekorna integracija u postojeće procese i sisteme. Čak i programski interfejs može biti u potpunosti dizajniran i slobodno prilagođen.
Zaključak
PaperOffice DMS podržava kompanije iz industrije nameštaja kao i proizvodne kompanije i nudi odgovarajuće interfejse drugim softverima, API vezama i može se proširiti u bilo kom trenutku po vašoj želji. Softver se lako uči i može se lako integrisati u svakodnevnu praksu bez izazivanja izostanaka u svrhu obuke.
PaperOffice DMS preporučuje korišćenje NAS (skladištenje podataka koje podržava mreža) sa funkcijom pravljenja rezervne kopije tako da važni podaci nisu ni izgubljeni ni špijunirani u oblacima nezavisnih proizvođača.
U krajnjoj liniji, PaperOffice DMS impresionira veoma dobrim odnosom cene i performansi i ogromnog znanja kroz preko 20 godina praktičnog iskustva.