Digitalizacija u industriji nameštaja i proizvodnim preduzećima

Digitalizacija u industriji nameštaja i proizvodnje

Sa današnjom poplavom digitalnih i papirnih podataka, važno je osigurati da se važni dokumenti ne izgube i da budu dostupni kada bude pravo vreme.

Kompanije iz industrije nameštaja i proizvodne industrije imaju značajnu korist od korišćenja odgovarajućeg upravljanja podacima, jer svakodnevno dobijaju papirna dokumenta.

U proizvodnoj industriji, važna dokumenta se generišu svakog dana: molbe, skice, nacrti, spoljna pisma, istraživanja, stručna mišljenja i još mnogo toga. Ova ne samo da stižu poštom, mnoga pisma takođe stižu e-poštom.

Digitization in the furniture industry and manufacturing increased efficiency

Svi ovi dokumenti moraju biti digitalizovani ako stignu u papirnom obliku, zahtevaju strukturirano popunjavanje, dodeljivanje zadatka i toka posla i moraju biti odmah dostupni na zahtev.

Zato što svi procesi u industriji nameštaja i proizvodnoj trgovini zahtevaju savršen protok informacija i strukturirano izvršenje. Neophodne prednosti se mogu ostvariti samo zahvaljujući digitalizaciji.

Zato što digitalna arhiva dokumenata omogućava neposredan pristup svim neophodnim dokumentima i učešće u procesima odobravanja. Nije bitno da li ste u kancelariji, radite od kuće ili na poslovnom putu.

Upravljanje digitalnim dokumentima vam može pomoći u ovome: da li su mašinski fajlovi, uputstva za rad, katalozi rezervnih delova i evidencije održavanja - sve se može arhivirati u DMS-u i ponovo pronaći za nekoliko sekundi.

Veoma je važno da se iskaћu vaћni rokovi i da se uuzmu zakonske mere za čuvanje dokumenata.

PaperOffice DMS vam daje jasnu strukturu u dokumentima i pomaže vam da se izborite sa poplavom informacija.

PaperOffice eliminiše sva uska grla koja oduzimaju vreme i stvara jasan pregled važnih dokumenata kao što su ugovori ili pisma tako što će se u budućnosti digitalno upravljati u PaperOffice-u.

Digitalizovani procesi stvaraju jasnu prednost

U industriji nameštaja i proizvodnoj industriji svakodnevno se koristi mnogo papira. S jedne strane, pošto su procesi prilično složeni, to dovodi do velikih planina papira, ogromne količine podataka, ali i do dugog procesa pretrage.

Sistem za upravljanje dokumentima PaperOffice donosi organizaciju i zaštitu podataka pod jednom haubom. Inovativni sistem obezbeđuje efikasnije alatke za pretragu i preuzimanje koje smanjuju vreme odziva i obezbeđuju da se dokumenti nikada ne izgube, što je uvek zadovoljstvo za preduzeća.

To je PaperOffice DMS, softver za upravljanje dokumentima koji može da uradi mnogo više od upravljanja dokumentima.

Jer, bez obzira u kom obliku dokumenti stižu u kompaniju, bilo kao papirni dokumenti, PDF fajlovi, mejlovi ili fotografije, oni se automatski arhiviraju i skladište u bezbednoj bazi podataka.

Važni ugovori se tako mogu prepoznati i raskinuti u dobrom vremenu ili ponovo pregovarati. Izdavanje dokumenta digitalnim potpisom i obaveštenjem putem e-pošte umesto spore papirne pošte, nesigurna e-pošta doprinosi lojalnosti korisnika.

The document management system PaperOffice brings organization, data protection and optimization of business processes under one hood

Automatizacija zahvaljujući AI i rešenjima toka posla

Zahvaljujući integrisanom AI, aktiviraju se automatska pravila. Ovaj AI automatski sortira dokumente u fascikle kao što su "Faktura" i "Beleške o isporuci", skladišti odgovarajuće ključne reči i pokreće digitalni tok posla uskladišten za odgovarajući tip dokumenta.

PaperOffice zadovoljava najviše bezbednosne standarde kao što su upravljanje autorizacijom ili odobravanje ovlašćenja za pristup. Korisnik definiše pojedinačne radne korake tačno onako kako bi se pokrenuti, npr.

Odgovornost se ne može dodeliti samo pojedinačnim osobama, već i korisničkim grupama kao što su "Računovodstvo" ili "Produkcija", tako da kolega može odmah da se umeša ako je zaposleni odsutan.

OCR tehnologija ne prepoznaje samo sadržaj dokumenta, već i sva polja podataka vezana za porez, kao što su broj dokumenta, datum, neto, porez i bruto iznos. Uvezeni podaci su dostupni za kontrolu procena, platnih transakcija i finansijskog knjigovodstva. Na taj način se čuva zamorni rad stavke i smanjuju greške pri knjiženju.

Samo jednim klikom miša, podaci uključujući lokaciju arhiviranja mogu se izvesti kupcu, poreskom savetniku ili obrnuto.

PaperOffice DMS revolutionizes your administration by merging all documents and all associated information in one place, namely in the document management system

All-in-One zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a

Kompanije iz industrije nameštaja, kao i proizvodne trgovine, moraju da obrađuju dokumenta za sve poslovne transakcije. Stalni dalji razvoj poslovnih modela konstantno stvara nove izazove. Ono što im treba je dobar sistem za upravljanje dokumentima.

PaperOffice DMS je pravi softver jer ima sve što je potrebno industriji nameštaja i proizvodnje, kao što su:

• Skladištenje dokumenata u svim digitalnim formatima po principima GDPR/li>
• Funkcije za prosleđivanje i ponovno podnošenje kasnih dokumenata koji zahtevaju radnju
• Funkcija samostalnog učenja skladištenja podataka sa tagovačem i unutrašnjim pretraživačem
• Automatsko dodeljivanje novododatih dokumenata ispravnoj fascikli
• Jednostavno kreiranje baze podataka i povezivanje baze podataka uključujući pojedinačno prilagodljivu masku
• Automatizovano kreiranje predložaka za procese i operacije koji se ponavljaju

Integrisanje digitalnih tokova posla u poslovne procese

Everyone involved can find and edit the information quickly and easily at any time and add new documents

Funkcija toka posla PaperOffice pojednostavljuje komunikaciju. Upravljanje dokumentima orijentisanim na proces osigurava da ti dokumenti ostanu auteskti uz malo napora. PaperOffice DMS vam omogućava da lako uzmete u obzir primenljive periode zadržavanja i brisanja. Digitalni tokovi posla su integrisani u poslovne procese, što obezbeđuje usklađenost sa suštinskim koracima procesa i na taj način usaglašenost.

PaperOffice to podržava sa opsežnim zadatkom i modulom toka posla.

Na taj način se mogu kreirati određeni lanci procesa i postojeći operativni procesi se mogu definisati na elektronskim dokumentima i delimično izvršiti automatski.

Ovo predstavlja optimizaciju procesa bez grešaka, jer zadatak ne može biti dodeljen samo zaposlenima sa određenim korisničkim pravima i periodima dovršenja, zahtevati digitalno izdanje, već i automatski pokrenuti dalje radnje, kao što su obaveštenja putem e-pošte ili promene statusa dokumenta.

Na taj način se relevantni metapodaci mogu uskladištiti i nakon procesa arhiviranja dokumenata. Pored vrste dokumenta, može se navesti period arhiviranja i povezane informacije o kupcu.

Industrija nameštaja i trgovina proizvodnjom imaju koristi od upravljanja digitalnim dokumentima

Optimizujte svoje radno vreme za do 7,5% u poređenju sa radom zasnovanim na papiru zahvaljujući korišćenju PaperOffice DMS-a.

Uštedite vreme na pronalaženju, usmeravanju i deljenju dokumenata.

Naravno, PaperOffice DMS omogućava migraciju i integraciju postojećih digitalnih podataka iz postojećih softverskih rešenja.

Istovremeno, PaperOffice DMS je interfejs između analognog i digitalnog. Koristeći funkciju skeniranja, softver može da čita analogne dokumente, planove i fotografije u sistem i digitalizuje ih pomoću skenera, ali i snimke sa mobilnih telefona, čime se tekstovi konvertuju u pisanje pomoću OCR-a i mogu se menjati u Office programima.

Vremenske oznake i kreiranje verzija obezbeđuju da digitalni dokument odgovara analognom originalu.

PaperOffice DMS nije samo obiman u svojim funkcijama, već je i jednostavan za učenje, vođen video tutorijalima, ali i individualnim savetima i obukom po želji. Sve to po stvarno dobrom odnosu cena i performansi.